監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度

1、XXXXXXXXX咨詢有限公司 企業(yè)管理制度監(jiān) 理 企 業(yè) 檔 案 管 理 制 度（內(nèi)部資料）XXXXX有限公司目 錄第一章 行政管理制度1第一節(jié) 公司組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)圖1第二節(jié) 規(guī) 章1第三節(jié) 部門責(zé)任制17第四節(jié) 崗位責(zé)任制21第二章 技術(shù)管理制度26第一節(jié) 總則26第二節(jié) 開(kāi)工前期技術(shù)準(zhǔn)備26第三節(jié) 施工階段技術(shù)管理29第四節(jié) 工程驗(yàn)收技術(shù)管理37第五節(jié) 保修及回訪制度40第六節(jié) 監(jiān)理文件編制要求41第三章 檔案管理制度52第一節(jié) 監(jiān)理資料的管理制度52第二節(jié) 監(jiān)理文件檔案資料收文及登記53第三節(jié) 監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記53第四節(jié) 監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記54第五節(jié) 記錄資料分類存放54第

2、六節(jié) 監(jiān)理文件檔案資料歸檔58第七節(jié) 監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢60第四章 質(zhì)量管理體系及運(yùn)行程序61第一節(jié) 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)61第二節(jié) 現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量監(jiān)理工作管理制度61第三節(jié) 監(jiān)理運(yùn)行工作制度66第四節(jié) 現(xiàn)場(chǎng)安全監(jiān)理管理制度76附：監(jiān)理工作程序81第一章 檔案管理制度第一節(jié) 監(jiān)理資料的管理制度依據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB/T50319-2013）、建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理規(guī)程（DB37/T 5009-2014）、山東省地方標(biāo)準(zhǔn)建筑工程施工技術(shù)資料管理規(guī)程（DBJ14-023-2004）、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）制定公司監(jiān)理資料管理制度?？偙O(jiān)理工程師為

3、項(xiàng)目監(jiān)理部資料的總負(fù)責(zé)人，并指定專職或兼職資料員具體管理；1、監(jiān)理資料應(yīng)滿足“整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序”的要求；2、監(jiān)理資料填寫應(yīng)使用黑色、藍(lán)黑墨水或黑色圓珠筆；3、各專業(yè)工程監(jiān)理工程師應(yīng)隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)度負(fù)責(zé)收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并于每月編制月報(bào)之后次月5日前將資料交于資料管理員存放保管；4、資料管理員應(yīng)按時(shí)驗(yàn)收各專業(yè)的監(jiān)理資料，并按分類、各專業(yè)建立案卷盒（袋），按規(guī)定編號(hào)整理，做到存放有序、整齊；5、對(duì)于已歸檔資料員的監(jiān)理資料，如果項(xiàng)目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時(shí)歸還；其他人員借用需經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負(fù)責(zé)收回；6、在工程竣工時(shí)，由總監(jiān)理工程師組織項(xiàng)

4、目監(jiān)理人員對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行整理、裝訂，監(jiān)理資料在移交公司檔案資料部門前必須由總監(jiān)理工程師審核簽字；7、監(jiān)理資料整理合格后，報(bào)送公司檔案資料部門辦理移交、歸檔手續(xù)（包括監(jiān)理部軟盤）；8、公司檔案資料部門對(duì)各項(xiàng)目部負(fù)有指導(dǎo)、檢查的責(zé)任?？偣こ處煘楣镜谋O(jiān)理檔案總負(fù)責(zé)人。第二節(jié) 監(jiān)理文件檔案資料收文及登記記錄內(nèi)容：文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門）、文件編號(hào)、收文人員簽字。要求：所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記；各項(xiàng)內(nèi)容填寫和記錄真實(shí)完整；用碳素墨水填寫。表-1序號(hào)文件名稱摘要信息發(fā)放單位文件編號(hào)收文日期收文人員第三節(jié) 監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定

5、文件、記錄是否傳閱，并在傳閱紙上認(rèn)真填寫。表-2文件名稱收發(fā)文日期責(zé)任人（總監(jiān)）傳閱期限至傳閱人員李某某（簽字）王某某（簽字）趙某某（簽字）第四節(jié) 監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。發(fā)文應(yīng)留有底稿，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸相應(yīng)的資料盒（袋）中，并在目錄清單中予以記錄。表-3編碼文件名稱摘要信息發(fā)文日期接受文件單位名稱接收人接受日期第五節(jié) 記錄資料分類存放資料管理人員應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目部規(guī)模規(guī)劃各資料盒（袋）內(nèi)容。文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，文件整潔、不

6、破損?；緝?nèi)容及編號(hào)（暫定）1、合同文件（A類）（1） 委托監(jiān)理合同（含招投標(biāo)文件）（2） 建設(shè)工程施工合同（3） 工程分包合同、各類建設(shè)單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務(wù)的合同（4） 有關(guān)合同變更的協(xié)議文件（5） 工程暫停及復(fù)工文件（6） 費(fèi)用索賠處理的文件（7） 工程延期及工程延誤處理文件（8） 合同爭(zhēng)議調(diào)解文件（9） 違約處理文件2、勘察、設(shè)計(jì)文件（B類）（1） 可行性研究報(bào)告（2） 設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)（3） 工程測(cè)繪資料、地形圖（4） 工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告（5） 測(cè)量基礎(chǔ)資料（6） 施工圖及說(shuō)明文件（7） 圖紙會(huì)審有關(guān)記錄（8） 設(shè)計(jì)交底有關(guān)記錄及會(huì)議紀(jì)要（9） 工程變更文件3、監(jiān)理工作指導(dǎo)文件

7、（C類）（1） 工程項(xiàng)目記錄大綱（2） 工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃（3） 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（4） 監(jiān)理機(jī)構(gòu)編制的其他文件4、施工工作指導(dǎo)文件（D類）（1） 施工組織設(shè)計(jì)（2） 分部施工方案（3） 分項(xiàng)施工方案（4） 季節(jié)性施工方案（冬季、雨季）5、資質(zhì)資料（E類）（1）總包單位資質(zhì)資料及人員上崗證（2）分包單位資質(zhì)資料及人員上崗證（3）材料、構(gòu)配件、設(shè)備供應(yīng)單位資質(zhì)資料（4）工程實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)資料6、工程進(jìn)度文件（F類）（1）工程開(kāi)工報(bào)審文件（2）工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審文件（3）工程竣工報(bào)審文件（4）其他有關(guān)工程進(jìn)度控制的文件7、工程質(zhì)量文件（G類）（1）建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審文件（2）施工測(cè)量放線報(bào)審文件（3）

8、施工試驗(yàn)報(bào)審文件（4）有見(jiàn)證取樣送檢試驗(yàn)報(bào)審文件（5）分項(xiàng)工程質(zhì)量報(bào)審文件（6）分部、單位工程質(zhì)量報(bào)審文件（7）工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄及質(zhì)量事故處理報(bào)告（8）其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件8、工程造價(jià)審批文件（H類）（1）工程施工概預(yù)算報(bào)驗(yàn)資料（2）工程量申報(bào)及報(bào)批資料（3）工程預(yù)付款報(bào)批文件（4）工程款報(bào)批文件（5）工程變更費(fèi)用報(bào)批文件（6）工程竣工結(jié)算報(bào)批文件（7）其他有關(guān)工程造價(jià)控制的資料9、會(huì)議紀(jì)要（I類）（1）第一次工地會(huì)議紀(jì)要（2）監(jiān)理例會(huì)會(huì)議紀(jì)要（3）專題工地會(huì)議紀(jì)要（4）其他會(huì)議紀(jì)要文件10、監(jiān)理報(bào)告（J類）（1） 監(jiān)理周報(bào)（2） 監(jiān)理月報(bào)（3） 監(jiān)理專題報(bào)告11、監(jiān)理工作函件（K類

9、）（1） 監(jiān)理工程師通知單、回復(fù)單（2） 監(jiān)理工作聯(lián)系單12、工程驗(yàn)收文件（L類）（1） 工程基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等中間驗(yàn)收文件（2） 單位工程驗(yàn)收記錄（3） 工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表（4） 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告（5） 工程竣工驗(yàn)收備案表及竣工移交證書(shū)13、監(jiān)理日記（M類）（1） 項(xiàng)目監(jiān)理日志（2） 監(jiān)理人員監(jiān)理日記14、監(jiān)理工作總監(jiān)（N類）（1） 階段工作小結(jié)（2） 監(jiān)理工作總結(jié)15、監(jiān)理工作記錄文件（O類）（1） 監(jiān)理巡視記錄（2） 旁站檢查記錄（3） 監(jiān)理抽檢記錄（4） 監(jiān)理測(cè)量資料16、工程管理往來(lái)函件（P類）建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工等單位部門文件17、監(jiān)理內(nèi)部文件（Q類）技術(shù)性、法規(guī)性、管理性文件第六節(jié)

10、監(jiān)理文件檔案資料歸檔一、監(jiān)理檔案的組卷應(yīng)執(zhí)行山東省城市建設(shè)檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。二、監(jiān)理檔案待驗(yàn)收、移交和管理：1、總監(jiān)理工程師組織監(jiān)理資料的歸檔整理工作，負(fù)責(zé)審核并簽字驗(yàn)收；2、工程竣工驗(yàn)收后1月內(nèi)總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱，并于監(jiān)理單位檔案管理人員辦理移交手續(xù)。3、存檔的監(jiān)理檔案需要借閱時(shí)應(yīng)辦理借閱和歸檔手續(xù)。4、一般工程建設(shè)檔案保存期至少為工程保修期結(jié)束后一年，超過(guò)保存期的監(jiān)理檔案，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，但應(yīng)有記錄。5、臨沂市城市建設(shè)檔案館有要求時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、文件保存1、建設(shè)單位保存文件（1）監(jiān)理規(guī)劃（2）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（3）監(jiān)理總控制計(jì)劃文件（4）監(jiān)理月報(bào)中

11、的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題文件（5）監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題文件（6）工程開(kāi)工、復(fù)工審批表（7）工程開(kāi)工、復(fù)工暫停令（8）不合格項(xiàng)目通知（9）質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)（10）工程竣工結(jié)算審核意見(jiàn)書(shū)（11）有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制的監(jiān)理通知（12）工程延期報(bào)告及審批（13）費(fèi)用索賠報(bào)告及審批（14合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)（15）合同變更材料（16）監(jiān)理專題總結(jié)（17）監(jiān)理月報(bào)總結(jié)（18）工程竣工總結(jié)（19）質(zhì)量評(píng)估報(bào)告2、監(jiān)理單位保存文件（1）短期保存文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理部總控制規(guī)劃、監(jiān)理專題總結(jié)、月報(bào)總結(jié)（2）長(zhǎng)期保存文件監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題：工程開(kāi)工、復(fù)工審批表；工程開(kāi)工、復(fù)工暫停令；不合格項(xiàng)目通知；質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)；有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制的監(jiān)理通知；工程延期報(bào)告及審批；費(fèi)用索賠報(bào)告及審批；合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)；合同變更材料；工程竣工總結(jié)；質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。3、送檔案館文件（1）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（2）監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題文件；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題文件（3）工程開(kāi)工、復(fù)工審批表；工程開(kāi)工、復(fù)工暫停令（4）不合格項(xiàng)目；