聲像檔案管理規(guī)定

1、聲像檔案管理辦法 (一)總則 第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。 第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。 第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 (二)聲像檔案資料的收集 第四條 收集范圍 1.反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料。 2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料。 3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議

2、，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。 4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。 5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。 6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。 第五條 收集時(shí)間 1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。 2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。 第六條 收集要求 1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失。 2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。 3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要

3、相符。 第七條 聲像檔案資料的征集 1.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料； 2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。 第八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷 本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。 (三)聲像檔案的整理 第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。 第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。 第十一條 分類、編號(hào) 1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)

4、編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)。 2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。 第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 第十三條 文字說明的編寫 1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。 2.編寫文字說明的要求： (1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； (2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶

5、、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： (3)文字簡(jiǎn)潔、語言通順； (4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 第十四條 編制格式1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說明-參見號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。2 音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。 第十五條 案卷要求 1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。 2.卷內(nèi)目錄： 照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄； 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。 第十六條 編目 聲像檔案的著錄依照GB3792.5-8

6、5檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。 (四)聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十八條 保管條件 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在1315之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%45%； 照片庫溫應(yīng)保持1424，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持1824，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%60%。 第十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。 第二十條 對(duì)庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。 第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必

7、須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。 第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。 (五)聲像檔案的開發(fā)利用 第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。 第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。 第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按中華人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。 第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔