費用報銷制度及流程

1、費用報銷制度及流程( 試行）第一章總則第一條 為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務報銷行為，合理控制費用支出，特制訂本制度。第二條 本制度根據(jù)公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、薪酬福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等，以下分別說明相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。第三條本制度適用公司全體員工。第二章借支管理規(guī)定及借支流程第四條借款管理規(guī)定( 一）出差借款：出差人員憑審批后的出差申請單按批準額度辦理借款，出差返回 5 個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。( 二）其他臨時借款：如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報賬，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。( 三）各

2、項借款金額超過5000 元的，應至少提前一天通知財務部備款。原則上單筆支出超過2000 元的不宜采用現(xiàn)金支付。( 四）借款銷賬規(guī)定： （ 1）借款銷賬時應以借款申請單據(jù)為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷賬； （ 2）借領支票者原則上應在 5 個工作日內(nèi)辦理銷賬手續(xù)。( 五）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從個人工資中扣回。第五條借款流程（一）借款人或費用申請人按規(guī)定填寫付款審批單（附件 2，注明借款或費用申請事由、金額（大小寫須完全一致，不得涂改、支付方式。（二）一般審批流程： 申請人行政人事部審核分管領導確認總經(jīng)理審批。（

3、三）財務付款：憑審批后的付款審批單到財務部辦理領款手續(xù)。（四）財務從收到己由分管領導簽字的付款申請起，正常3個工作日內(nèi)辦結 （含申請當天；對于緊急的、 臨時的付款申請，員工可使用郵件方式進行申請， 財務以相關領導回復為依據(jù)， 經(jīng)財務總監(jiān)確認， 1 個工作日內(nèi)進行及時打款。（五）無法辦理書面申請借款的， 以郵件方式走完所有審批流程，財務以打印郵 件內(nèi)容作為付款的附件。第三章日常費用報銷制度及流程第六條日常費用主要包括差旅費、電話費、市內(nèi)交通費、辦公費、低值易耗品 及備品備件、 業(yè)務招待費、 培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)， 各項費用的累計 支出原則上不得超出預算。第七條 報銷費用的一般規(guī)定：

4、（一）報銷人必須取得相應的、合法有效的報銷單據(jù)，且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名 （原則上要求應取得機打發(fā)票并要求對方提供明細清單。以下憑證視為合法、有效據(jù)，準予報銷：1. 有全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的稅務發(fā)票；2. 財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；3. 郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、 支出證明單；4. 機打發(fā)票上必須開具公司全稱、 納稅人識別號， 開戶行及賬號，公司地址等，定額發(fā)票除外。（二）費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1. 報銷單據(jù)填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；2. 封面和托紙之 外（票據(jù)過大時應按封面大小折疊好 ；3. 各票據(jù)應均勻貼在報銷單封面后的托紙上， 整份報銷單各部分厚度

5、應盡量保 持一致；4. 若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等 ，需有層次序列張貼；5. 報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等 ，應盡量張貼在一塊，并按發(fā)生時 間順序排列；6. 報銷票據(jù)在粘貼時， 確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7. 報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8. 報銷單各項目應填寫完整， 大小寫金額一致， 并經(jīng)部門領導有效批準；9. 有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單 據(jù)應附入庫單；10. 根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)，簡述費用內(nèi)容。（三）按規(guī)定的審批程序報批第八條在一個預算期內(nèi)，各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算納入對部門負責人的考

6、核，特殊情況需公司負貴人審批并執(zhí)行追加預算程序。第九條費用報銷的一般流程（1）一般流程：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單一須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單一部門負責人審核簽字一分管領導確認簽字一財務部門復核一總經(jīng)理審批一到出納處報銷。2市場服務部流程：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單行政人事部審核簽字分管領導確認簽字總經(jīng)理審批一到出納處報銷。（3）不在公司木部上班的員工申請費用報銷的，一律通過郵件方式將電子版費用報銷單（附件7發(fā)給相關部門領導審核并抄送財務部，部門領導審核同意并經(jīng) 財務部門確認后將紙質版費用報銷單寄到公司本部財務部報賬。（4）財務部從收到員工審批

7、手續(xù)齊全、票據(jù)符合規(guī)范的報銷單據(jù)起， 7 個工作曰內(nèi)予以報銷。第十條差旅費的報銷制度及流程（具體詳見差旅費報銷制度( 一）因公出差的辦理程序1. 因公出差的員工必須事先填寫出差申請單，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數(shù)、預計費用，經(jīng)部門負責人、分管領導、公司總經(jīng)理審批簽字。2. 出差人員無法提交書面出差申請單的，一律以電子郵件方式走審批流程并抄送行政人事部， 出差人員返回后 1 個工作日內(nèi)憑回程發(fā)票到行政人事部確認實際 出差天數(shù)；無法當面確認回程日期的，應以電 +郵件方式回復主管領導確認回程日期并抄送行政人事部，以便行政人事部統(tǒng)計考勤。3. 出差人員借款需持批準后的出差申請單填寫付款審批

8、單由部門負責人批準分管領導確認財務負責人核準公司總經(jīng)理審批后方可借款，原則上前 次出差沒有報銷，本次出差不予借款。4. 凡與原出差申請單規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門負責人、分管領導簽署意見后方可報銷。5. 出差期間發(fā)生的共同費用報銷， 報銷單需有同行人員簽名確認。6. 出差人員應在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜， 根據(jù)差旅費標準填寫差旅費用報銷單 ，后附出差申請單 、出差支出明細表，執(zhí)行費用報銷流程。( 二）差旅費說明1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票， 原則上要求機打發(fā)票并附住宿清單及收費標準，

9、實際發(fā)生額未達到住宿標準金額的， 差額不予補償，超出住宿標準的部分由出差人自行承擔。2. 報銷天數(shù)按照交通工具出發(fā)時間到返回時間計算，12 點之前出發(fā)及12 點之后返回按一天計算，反之則按半天計算。3. 出差期間招待客戶需要事先按業(yè)務招待費管理辦法的規(guī)定走流程，同意后方可報銷招待費，回來后補辦招待申請手續(xù)。4. 出差時由對方單位提供餐飲、 住宿及交通工具等， 將不再報銷相關費用。5. 不同級別的人員一同出差， 所乘交通工具可享受高級別所使用的工具（即根據(jù)實際情況，就高或就低均可 。6. 部門負責人以下（含部門負責人）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可乘坐飛機。( 三）差旅費

10、報銷流程1. 出差申請：擬出差人員首先填寫出差申請單，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計出差費用等，由部門負責人及分管領導簽字確認后，由總經(jīng)理審批。2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請單交財務部，按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。3. 購票：如需統(tǒng)一訂票的，由出差人員持審批過的出差申請單，到行政部訂票原則上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的， 需事先書面說明情況， 經(jīng)審批人簽字后報財務備案。4. 返回報銷：（1）般流程：出差人員應在回公司后5 個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單（附件8并附出差支出明細表 行政人事部審核簽字分管

11、領導確認簽字總經(jīng)理審批。（2）市場服務部流程： 出差人員根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單并附出差支出明細表行政人事部審核簽字分管領導確認簽字總經(jīng)理審批。（3）不在公司本部上班的員工申請費用報銷的，一律通過郵件方式將電子版的 差旅費報銷單 發(fā)給相關部門領導審核并抄送財務部，部門領導審核同意并經(jīng)財務部門確認后將紙質的差旅費報銷單寄到公司本部財務部報賬。( 四）具體要求詳見差旅費報銷制度第十一條 通訊費報銷制度及流程( 一）費用標準1 、移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的移動通訊費報銷采用與崗位相關制， 即依據(jù)不同崗位， 根據(jù)員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準， 具體如下（單位：人民

12、幣，元/ 月：級別通訊費補助備注部門負責人200外聯(lián)員工1002. 轉正后外聯(lián)的員工方可享受通訊費補助。( 二）通訊費報銷流程1. 公司行政人事部每月初 10 日前將本月員工通訊費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部。2. 公司本部員工于每季度 20 日前將上季度通訊費發(fā)票統(tǒng)一交至行政人事部， 行政人事部根據(jù)收到的通訊費發(fā)票按報銷標準制表填單后報財務部。3. 財務部按日常費用的審批程序集中辦理員工通訊費報銷手續(xù)。第十二條市內(nèi)交通費報銷制度及流程(一）費用標準為兼顧效率與公平的原則， 員工因外出辦公一律使用公司統(tǒng)一公交卡，如遇特殊情況產(chǎn)生的交通費用據(jù)實際發(fā)生報銷。( 二）報銷流程1. 因外出辦公產(chǎn)

13、生的市內(nèi)交通費， 在產(chǎn)生前不需要申請， 特殊情況外， 產(chǎn)生后憑發(fā)票及費用明細進行報銷： 員工整理交通發(fā)票，按月填好費用報銷單 并附市內(nèi)交通費報銷明細表 （附件 3）2. 審批 : 按日常費用審批程序審批。3. 車票原則上應取得機打發(fā)票， 在發(fā)票背面注明費用發(fā)生日期、起止地點。第十三條 電腦補貼：公司鼓勵員工自帶電腦辦公， 凡因工作需要使用電腦、 且自行配備了電腦的員工，公司按 100 元 / 月的標準在工資中發(fā)放電腦補貼，從入職當月起發(fā)放，發(fā)滿24 個月截止。第十四條辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程（一）管理規(guī)定為合理控制費用支出， 此類費用由公司行政人事部統(tǒng)一管理，集中購置，并指定專人負責

14、。（二）報銷流程1. 購置申請： 行政人事部負責辦公用品統(tǒng)一采購， 填寫購買辦公用品借款單， 后附“辦公用品請購單” ，執(zhí)行公司借款流程。2. 報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單 （附出入庫單，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù) ( 包括結賬小票 ) 交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。3. 費用歸集：財務部按月根據(jù)行政人事部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。 庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。第十五條 業(yè)務招待費報銷制度及流程( 一）報銷原則1. 公司招待費用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結算。2. 部門因公需招待時， 應事先申請， 經(jīng)公司相關領導批

15、準后方可招待。3. 進行招待申請時應填寫業(yè)務招待申請表 （附件 4，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、我方陪同人員等信息。4. 其它非公招待客人一律由個人承擔。5. 業(yè)務招待費發(fā)票原則上應取得機打發(fā)票并附消費清單， 清單日期與業(yè)務發(fā)生日期必須一致。（二）報銷審批權限及金額級別審批金額權限備注部門負責人單筆 500 元及以下應結合每月的招待費預算表分管領導單筆 501-1000 元應結合每月的招待費預算表總經(jīng)理單筆 1000 元以上應結合每月的招待費預算表( 三）業(yè)務招待費的具體規(guī)定詳見公司 業(yè)務招待管理辦法 。第十六條 培訓費、資料費及其他報銷制度及流程（一）費用標準1. 培訓費 : 為了便

16、于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司行政人事部統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送行政人事部。行政人事部根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。2. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫 資料購買申請表 ，在報銷前必須到行政人事部資料管理人員處進行登記 資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字 。3. 其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。( 二) 報銷流程1. 培訓費由行政人事部根據(jù)審批及報銷程序辦理報銷手續(xù)。2. 資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)， 按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。3. 其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。第四章

17、薪酬福利及相關費用支出制度及流程第十七條 薪酬福利等支出包括工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。第十八條 薪酬福利支付流程( 一）工資支付流程（1）每月 8 日由行政人事部按本月由公司總經(jīng)理審批后的工資支付標準編制工資表 ( 含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息；（2）由財務部對工資表進行審核、把關；（3）按薪酬發(fā)放審批程序審批；（4）每月 15 日由財務部通過銀行代發(fā)形式支付工資， 如遇周末則順延；（5）每月末之前員工到行政人事部領工資條并與工資卡內(nèi)資金進行核實。（二）社會保險及住房公積金支付流程（1）由行政人事部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標準

18、交財務部進行相關的財務處理；（2）住房公積金、社會保險金由行政人事部申請，財務根據(jù)相關附件直接進行網(wǎng)銀支付， 若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。（三）其他福利費支出由公司行政人事部按審批后的支付標準填寫報銷單部門負責人簽字確認報總經(jīng)理審批審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。第五章 專項支出財務報銷制度及流程第十九條 專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。第二十條 軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務制度及流程( 一）填寫購置申請： 按公司資產(chǎn)管理相關規(guī)定填寫資產(chǎn)購置申請單（附件 6并報批。( 二）報銷標準： 相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。( 三）結賬報銷（1）資產(chǎn)驗收 ( 軟件應安裝調試 ) 無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理入庫手續(xù)， 按規(guī)定填寫報銷單 經(jīng)辦人在發(fā)票背而簽字并附入庫單；（2）按資金支出規(guī)定審批程序審批；（3）財務部根據(jù)審批后的付款審批單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。第二十一條 其他專項支出報銷制度及流程（一）費用范圍： 其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。（二）費用標準： 此類費用一般金額較大