合同存檔、查閱管理辦法參考word

1、XX有限公司合同檔案管理辦法一、總 則為進一步優(yōu)化XX有限公司（以下簡稱“公司”）合同檔案管理，規(guī)范日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本辦法。二、適 用本辦法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關(guān)事宜。三、定 義本辦法所稱“合同”是指：在公司日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中，對內(nèi)、對外訂立的不同性質(zhì)的協(xié)議、資料，包括但不限于以下文件：3.1 人事類：勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議、離職協(xié)議等。3.2 經(jīng)營類：招投標(biāo)合同、合作協(xié)議、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險合同、租賃協(xié)議等。3.3 購銷類：采購合同、供貨合同及其補充協(xié)議等。3.4 工程類：項目建設(shè)合同、工程承包合同、承攬合同、

2、維護保養(yǎng)合同等。3.5 技術(shù)類：技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)服務(wù)合同、委托代理合同（資質(zhì)申報）、代理報關(guān)協(xié)議等。3.6 訴訟類：判決書、調(diào)解書、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。3.7 其他具備合同性質(zhì)的文件。四、職 責(zé)管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任合同檔案管理員，負(fù)責(zé)日常合同檔案管理工作。具體如下：4.1 負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理、更新合同檔案目錄。4.2 負(fù)責(zé)合同查閱手續(xù)辦理、維護合同檔案查閱審批表。 4.3 負(fù)責(zé)合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作。4.4 工作變動時，應(yīng)辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單。4.5對管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和

3、推薦精選抽查。4.6 其他合同檔案管理事宜。五、歸 檔5.1 合同經(jīng)我方加蓋印章后，合同檔案管理員應(yīng)跟蹤合同去向，監(jiān)督業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交存檔已經(jīng)各方蓋章之終版合同。5.2 經(jīng)辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于合同檔案目錄進行更新錄入，經(jīng)辦人員于合同檔案目錄簽字確認(rèn)。合同檔案管理員應(yīng)于接收前對合同進行相應(yīng)的核實工作，確認(rèn)對方是否已蓋章，是否漏頁、缺頁等。5.3 合同檔案管理員將合同檔案存放于專用文件柜內(nèi)，注意防火防潮。存放時，遵循合同的形成規(guī)律和特點，分門別類。5.4 合同以原件或正本歸檔。特殊情況不能留存原件或正本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，并于合同檔案目錄注明原件或正本所在。六、查 閱6.1

4、需查閱合同檔案的人員，應(yīng)至合同檔案管理員處領(lǐng)取合同檔案查閱審批表，經(jīng)所在部門主管簽批后，方可進行查閱。查閱地點限于公司辦公場所內(nèi)。 6.2 合同檔案不予外借、掃描，且查閱過程需由合同檔案管理員陪同監(jiān)督。如有復(fù)印必要，可進行合同文件的復(fù)印。6.3 查閱或復(fù)印合同檔案時，應(yīng)確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀。6.4 查閱涉及公司經(jīng)營決策、發(fā)展規(guī)劃、訴訟文書、重要合同等重要的或應(yīng)予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.5查閱合同交還時，合同檔案管理員查須當(dāng)面核對，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)。七、期 限常規(guī)性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司

5、重大經(jīng)營管理活動和商業(yè)機密，對企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的合同，則為永久保存。八、處 罰為了確保合同檔案的完整與安全，對于發(fā)生下列行為之一的人員，公司有權(quán)視情給予通報批評、適當(dāng)經(jīng)濟處罰或與其解除勞動合同，構(gòu)成犯罪的則轉(zhuǎn)送司法機關(guān)嚴(yán)肅處理推薦精選。8.1 損毀、丟失或者擅自銷毀公司合同檔案的；8.2 擅自抄錄、復(fù)印、公布公司保密合同的；8.3 擅自涂改、篡改、偽造、變造公司合同檔案的；8.4 違法違規(guī)出賣、倒賣公司合同檔案的；8.5 合同檔案管理人員、經(jīng)手人員其他玩忽職守情形的。九、其他9.1 本辦法由行政中心負(fù)責(zé)制訂、解釋、及修改。9.2 本辦法自公布之日起生效。附件1.合同檔案目錄2.合同檔案查閱審批表 行政中心二零一二年五月二日推薦精選附件1合同檔案目錄 NO.序號交存日期合同名稱交存人