辦公室管理試題庫大全

1、辦公室管理試題庫大全11.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？ （ B ）cB.決策性2 .辦公室布置要注意（ D ）。D.各種溝通、保密3 .文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C ）。C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在 各種物品的下方4 .以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（ B ）。B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得 滿一些5 .在辦公室里，（D ）的位置是上座。D.靠近窗戶6 .傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的？ （ B ）。B.隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7 .在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？（A ）。A.接通電源可立即復(fù)

2、印操作8 .以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ A ）。A.錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置9 .以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ D ）。D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10 .以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？（ B ）B.制11 .以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ B ）。B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品12 .以下文員的工作順序中， 哪一項(xiàng)是正確的？ （ B ）。B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力13 .文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜 的？（ D ）。D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14 .文員必須管理

3、好自己的時間， 以下利用時間的行為中哪 一項(xiàng)是不適宜的？ （ C ）。C.每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力15 .以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的?D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16 .以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ C ）。C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名17 .文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A ）。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見18 .文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適 宜的？ （ B ）。B.應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己19 .以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？

4、（ C ）C.應(yīng)隨時使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系20 .以下哪個接打電話的行為是不正確的？ （ A ）。A .受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?1 .文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）。B.在電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立 即記錄下來22 .以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的?B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛 電話23 .以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C ）。C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.換郵件重要性分揀24 .文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）。A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25 .文員如果誤拆

5、了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）。A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，弁把信 重新封好弁退回去26 .郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回 辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？ （ D ）。D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27 .郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？ （D ）。D.愛好28 .文員打印寄往歐美國家的信封， 收信人內(nèi)容的打印順序 應(yīng)該是（ C ）。C.姓名、部門、地址、國名29 .傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（D.感謝信30 .以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。C.雙方有很多人時，可以交叉握手31 .文員在處理信訪工作時，由收信人（單

6、位）復(fù)信的情況 是以下哪一種？ （ A ）。A.初次寫信，或有過激言行的32 .文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不 應(yīng)（C ）。C.處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、 交辦或自辦33 .在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)模?（ C ）。C.作會議記錄時離開會議室接聽電話34 .文員進(jìn)行會議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（） oA.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是 否方便B.什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C.會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費(fèi)多少作決D.文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作35 .文員做會議

7、記錄時，可以在會議記錄中（ C ）。C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一36 .會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理， 這時文員應(yīng)（D ）。D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37 .上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（ A ）。A.只在便箋上寫好會議名稱38 .以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議?（C ）。C.圓桌型39 .以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備 的？ （ A ）。A.審查功能40 .有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容 不是文員的任務(wù)？ （ B ）。B.發(fā)表意見41 .文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？ （

8、D ）。D.如果上司出差，可以在他回來的當(dāng) 天安排約會42 .文員制作日程安排計(jì)劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D ）。D.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43 .在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時可能獲得上司 的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕 重緩急；另一是具有（B ）, 了解要求約會者的心理。B.說話的技巧44 .以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ A ）。A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以 書面形式確認(rèn)45 .文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ B ）。B.代替上司制定約

9、會計(jì)劃46 .以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（D ）。D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證 明47 .上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時，以下哪一種做法不正確？(D )。D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48 .照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？(D )。D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié) 助49 .以下關(guān)于名片的使用方式， 哪項(xiàng)是錯誤的？ ( D )。D.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50 .文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)(D )。D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？ ”51.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適

10、宜的？(D )。D.穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持 挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52 .社交場合很講究次序禮儀，一般( B )。B.以右 為尊53 .當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)( D )0D.查 證消息的可靠性54 .文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮(D D.有無休息室55 .以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（C ）。C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可56 .以下關(guān)于文 員的宴會禮 儀中，哪一項(xiàng)是 正確的？ （D ）。D.吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再 用湯匙輕輕由里向外舀去57 .以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。C.用來

11、擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里58 .文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打 印在（B ）B、左上角59 .以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。C.未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉 尖向上，刀刃向內(nèi)60 .上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A ）。A .通知上司家人把衣服送達(dá)61 .以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（B.由過程先說62 .接受忠告的正確反應(yīng)是（D ）。D.切勿感情用事63 .辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？ （ A ）。A.有共同利益的話題64 .將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，

12、從首頁到末頁，在頁 邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。A.騎邊章65 .值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？ （ A ）。A.簽發(fā)文件66 .文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A ）。A.下級單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等67 .以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 如問函與復(fù)函等用（A ）。A.按通訊者特征立卷一定的制度，包括以下方面（B ）。B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A ）和歸檔要求。A.歸檔時間70傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的（ B ） B.隨時隨地可向 對方發(fā)送71在會議

13、開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不 恰當(dāng)?shù)模– ）。C.作會議記錄時離開會議室接聽電話72以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適 宜的（B）o B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品73以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的（B ）。B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力74文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?（ A ）。A.最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量弁不重要75文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適 宜的（B）B.應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己76以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的（A）。A.審查功能77文員制作

14、日程安排計(jì)劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免 （ D ）D.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以 廢棄78文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序 應(yīng)該是（C）C、姓名、部門、地址、國名79有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B ） B、發(fā)表意見80郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回 辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（ D ） D、 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦81以下哪些接打電話的行為是不正確的（ A ） A、受到 通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?2、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法 是錯誤的（ D

15、） D、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安 排約會83、以下關(guān)于名片的使用方式， 哪些是錯誤的（ D ） D、 名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的84、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A ） A、下級單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等85、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（ A ） A、簽發(fā)文 件86、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D） D、切勿事感用事二、判斷題1 .辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）2 .辦公室的燈光照明要避開自然光， 最好用人工燈光。（X）3 .在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（X）4 .沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但 像核對文員

16、的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工 作。（V）5 .文員第一次做一項(xiàng)工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再 做一遍。（x）6 .善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊 重和理解，即不能違反同事的意愿。（X） 7.文員對支票管理要 謹(jǐn)慎，支票箭與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（x）8 .文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票箭與印 章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X） 9.文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少， 以個人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（X）10 .文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因?yàn)楫?dāng)這個信差很困難， 所以要拖到最后一刻行動。 因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣 也應(yīng)該變成上司的

17、語氣。（X）11 .如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（V）12 .文員對報(bào)紙和雜志的處理， 可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和 雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（V）13 .文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（V）14.文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。(X)15 .文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（V）16 .男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（X）17 .按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（X

18、）18 .如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（X）19 .如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓 客人進(jìn)入。（X）20 .如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會客室后， 文員立即換手握住室內(nèi)的門把手， 以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)， 輕輕 關(guān)上門。（V）21 .如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室， 等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（V） 22.介紹地位相同的人時， 應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹 年紀(jì)較輕的人。（V）23 .文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X）24

19、.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（V）25 .同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（V）26 .如果是你主持會議，則要做好筆記弁把每次會議紀(jì)要的 打印件存放進(jìn)一個會議文件夾， 如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆 記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（V）27 .為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間， 只要弄清有多少人數(shù)即可。（X ）28 .假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉， 以免干擾其他事情。（X）29 .如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉 茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛

20、。（V）30 .會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者） 把所需用設(shè)備都送過來，弁在會議開始前有足夠的時間布置好， 這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。 （X ）31 .代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方 為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（V） 32.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（V）33 .受到直屬上司以外的指派時， 假如是文員自己能夠安排 辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（V）34 .如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用

21、的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 （X） 35.上司自己安排的 約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他 自己安排的那一位。（x）36.文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，弁給對方留了言，即是已經(jīng)完 成任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（X）37 .對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上 “該地址不對”，弁把它退回去。（X） 38.假如對方所要求的日 期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕， 應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會的重要 事情。（V）39 .拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片， 以作通報(bào)。（V）40 .當(dāng)上司

22、要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利 用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（V）41 .即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地 去協(xié)助。（V）42 .如果是沿著人行道走，兩個人弁行， “尊貴的位置”是 在右邊，三個人弁行，則在中間。 （V） 43.文員坐下時，腳尖 在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（X）44 .女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離(V)45 .當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途 離坐時，都要招呼一聲。（V）46 .交際應(yīng)酬要講求時效，若時機(jī)錯過再來補(bǔ)救，不但無法 表達(dá)誠意，還會破壞彼

23、此關(guān)系。（V） 47.宴請的菜譜應(yīng)符合對 方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（X） 48.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議 論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（V）49 .用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用 舌頭去舔。（X）50 .宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出， 以便客人及早安 排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。 （X） 51.無論何種禮 服都應(yīng)考慮宴會的地點(diǎn)、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)” ： 便表示穿無尾正式禮服。（V）52 .雞尾酒會一般要安排好座次， 在請柬上注明對著裝的要 求。（X）53 . 口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不

24、同，對上 司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（X）54 .要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可 以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（X）55 .如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程 度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（）56 .合適的話題可以有雙方都感興趣的、 有共同利益的話題、 比較高雅的話題和夸耀自己的話題。 （X） 57.凡是單位撤消， 原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。 （X）58 .監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X）59 .文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。

25、（X）60 .值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（x）61 .面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采 取臨時應(yīng)急措施。（X）62 .辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（X）63 .列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確 定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（V）64 .注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注 明公文辦理的結(jié)果。（V）65 .檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具 有保存價值的文書。（V）66 .即使客觀形勢發(fā)生變化，也

26、不應(yīng)變更檔案的密級、期限。 （X）67 .文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管， 稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（X）68.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目， 將已經(jīng) 處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)， 即為年終 歸卷工作。（X）三、簡答題：1、文員所作的的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時 間；（4）會議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者 名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)資料；（10）下次 會議預(yù)定日期。2、辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做， 要領(lǐng)

27、有哪些？答：（1）清楚地知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏 輯分析自己的意向，弁對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住 重點(diǎn)。（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機(jī)。（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、 資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意 聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（5）主動發(fā)問，了解對方的 想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（7） 讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣；（8）不可傷害對方的

28、自尊心。3、什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)該怎樣運(yùn)用受 意方法？答：（1）受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。（2） 一種是直接 受意，另一種是間接受意。（3）文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上 司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授 意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄 本，記錄下批示要點(diǎn)。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時 可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見， 可以公開提出，但要言之有理，弁要注意方式、態(tài)度。接受指示 后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。4、公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請寫出這些項(xiàng)目。答：（1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（2）密級

29、、緊急程 度。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標(biāo)題；（5）主送機(jī)關(guān)；（6）正文、 附件；（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范 圍。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發(fā)說明。5、提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、 減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、 控制會議經(jīng)費(fèi)、分析會議成本。6、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？ 具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)； 電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃及其他提示事項(xiàng)，文 員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示

30、系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提 示性備忘錄、準(zhǔn)備約會表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。7、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程 序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。答：（1）擬稿；（2）核稿。指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿 的審查和核實(shí)。（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽 字發(fā)出。（4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文 字號。（5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印或排版 印制。（6）校對。指將文件的譽(yù)寫稿、打印稿或清樣按定稿核對 校正。（7）用印。指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記;（9）分發(fā)。8、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？ 決定時間、地點(diǎn)時要注意什么？答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點(diǎn)、方式、所需要的時間等。 約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，弁填寫在日程安排計(jì)劃表上。 還應(yīng)準(zhǔn)備約會