人事檔案管理制度范本

1、精品文檔人事檔案管理制度1.目的 將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化 維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。2.適用范圍 適合公司總部及全國各辦事處及分支機構(gòu)3.人事檔案分類員工人事檔案分為以下四大類：3.1 入職檔案3.1.1 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級 證書、計算機等級證書、各類資格證書復(fù)印件等個人入職基本信息。3.1.2 勞動合同、保密合同、補充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習(xí)協(xié)議等。3.2 培訓(xùn)檔案 新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。 參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。 培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議

2、。3.3 職位檔案 職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)任命書。 職務(wù)變動申請、職位職務(wù)變更記錄。3.4 薪酬考核檔案 試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。 季度 /年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。 工作記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪 /降薪記錄。3.5 其他檔案個人黨、團相關(guān)資料。 各類獎勵、處罰記錄。 離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議等、 其他補充協(xié)議。4.人事檔案的歸檔 歸檔的程序如下： 首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。 按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。 將新材料放入檔案。5.人事檔案的核查核對檢查和核對

3、時保證人事檔案完整、 安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的， 既包括對人事 檔案材料本身進行檢查， 如查看有無霉爛， 蟲蛀等， 也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查， 如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對： 突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。 發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。6.人事檔案的轉(zhuǎn)遞檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下： 取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。在檔案底賬上注銷。 填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單 。按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循

4、保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。 另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。7.人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式：7.1 查閱設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。 相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進行查看， 無關(guān) 人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。7.2 借出使用相關(guān)人員為完成某項人事工作任務(wù)， 必須將人事檔案借出使用時采用的方式。 借閱人必須履 行嚴格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸 還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。7.3 出具證明材料精品文檔一般由于使用人因入黨

5、、 入團、提升、招工、 出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的， 由管理部門向證明人核實情況， 可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認真校對、 審查，經(jīng) 主管部門審批，加蓋公章后方能生效。8.人事檔案利用的手續(xù)在通過以上方式利用人事檔案時， 必須符合一定的手續(xù)。 這是維護人事檔案完整安全的 重要保證8.1 查閱手續(xù)查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容： 首先， 由申請查閱者寫出查檔申請， 在申請中寫明查閱的對象，目 的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核 批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。8.2 外借手續(xù) 首先，借檔人員寫出借檔申

6、請，內(nèi)容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責(zé) 人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批準然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材 料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。8.3 出具證明材料的手續(xù)單位、 部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)： 首先， 由有關(guān)人員（部門）提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié) 合利用者的要求， 提供證明材料； 最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱， 加蓋公章， 然后登記、發(fā)出。9.人事檔案保密規(guī)定及保存期限9.1 公司設(shè)專人負責(zé)各類人事檔案的保管工作，保

7、管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂 改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。9.2 公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工 離職之日起3 年后方可銷毀。員工跨部門流動管理規(guī)定1.目的1.1 從公司全局利益角度出發(fā)，優(yōu)化公司崗位配置，為員工發(fā)展提供公開、公平、公正的機 會。1.2 為保證員工內(nèi)部流動的有序性，解決員工流動過程中產(chǎn)生的工作銜接問題，特制訂本規(guī) 定。2.適用范圍公司所有勝任工作的員工。3.員工個人提出調(diào)動申請的條件3.1 在同一部門連續(xù)工作滿 3 年以上的員工，可直接向所在部門和人力資源部提出申請，部 門應(yīng)創(chuàng)造條件，支持員工的調(diào)動。原則上，部門

8、經(jīng)理不得限制員工流動。3.2 在同一部門連續(xù)工作滿 2 年不滿 3 年的員工，必須征得本部門經(jīng)理同意后，向人力資源 部提出申請3.3 在同一部門連續(xù)工作不滿 2 年的員工，原則上不能因個人原因申請內(nèi)部流動。3.4 申請流程3.4.1 員工可通過公司內(nèi)部主頁或人力資源部咨詢崗位需求信息，填寫“跨部門調(diào)動申請 表”，本部門總經(jīng)理簽字同意后向人力資源部提交申請。4.公司業(yè)務(wù)需要 提出人員調(diào)動申請的條件遵循滿足公司級業(yè)務(wù)和員工職業(yè)發(fā)展需要的原則， 公司會進行員工 崗位的調(diào)整，保證每一年比列的流動。4.1 對于公司級業(yè)務(wù)需要，如內(nèi)部招聘大區(qū)外派人員、公司投資的合資企業(yè)的人員派出或?qū)?新成立的部門的人員支

9、持等，資格條件由牽頭部門事先與人力資源部共同協(xié)商制訂。 用人部門需首先以部門文件的精品文檔形式向人力資源部提出用人申請， 并可以從對公司業(yè)務(wù)負 責(zé)的角度提出候選人，但不允許直接和其他部門的員工面談。人力資源部審核申請并報總裁室審批同意后， 和部門共同組織在公司內(nèi)部進行公開招聘。4.2 對于到崗半年以內(nèi)的新員工，由于招聘時相互之間了解不充分，導(dǎo)致業(yè)務(wù)需要和員工本 人能力不匹配，部門和員工協(xié)商一致后，可以部門文件的形式向人力資源部提出調(diào)整員 工崗位的申請。5.工作交接手續(xù)5.1 同意錄用：根據(jù)以上要求和流程，員工被新部門錄用后，人力資源部將結(jié)果通知本人和 調(diào)出部門，原部門從接到人力資源部通知之日起

10、開始安排工作、相關(guān)文件資料、財、物 等的交接。5.2 交接時間：調(diào)動員工應(yīng)主動配合原部門進行各項工作的交接，原部門安排交接的期限一 般為 30 天。特殊情況下最長可延至 2 個月。5.3 相關(guān)手續(xù)：交接完畢后，調(diào)動者需要到行政部及信息部分別辦理固定資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、電 子郵箱和通訊信息等的變更手續(xù)。5.4 報到：調(diào)動者將全部手續(xù)辦理完畢的“跨部門調(diào)動申請表”交到人力資源部后，到新部 門報到。5.5 特別注意：在上述流程辦理期間，員工必須繼續(xù)做好本職工作；對該員工的日常管理及 考核等仍原部門。待人力資源部將員工到新部門報到的信息通過郵件通知員工本人、原 部門和新部門后，調(diào)動方完成。6.違規(guī)流動的處罰

11、人力資源部接受來自于各方面對不規(guī)范流動的投訴， 對于不遵守上述規(guī)定流程， 給其他部門 工作造成不利影響的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必嚴肅處理。6.1 對于調(diào)動申請未經(jīng)原部門和人力資源部批準即自行確定接收部門的員工本人， 將取消其 調(diào)動資格。6.2 對于員工的調(diào)動申請未被批準即承諾其他部門的員工調(diào)入的部門負責(zé)人，將予以通報， 追究其干部管理的責(zé)任。6.3 對于不辦理交接手續(xù)自行到新部門上班的員工，在原部門的脫崗時間按曠工處理。7.內(nèi)部崗位調(diào)整員工在部門內(nèi)部的崗位調(diào)整由部門根據(jù)業(yè)務(wù)的需要來確認， 部門需將完成的 “部門內(nèi)部崗位 調(diào)動申請表”交到人力資源備案。崗位調(diào)整時間以將表交到人力資源部的時間為準。員工辭

12、職管理規(guī)定及流程1.目的 規(guī)范員工的辭職管理，使之符合國家的法律法規(guī)以及公司的規(guī)章制度。2.名詞解釋 辭職：員工本人提出與公司解除或終止勞動關(guān)系的行為。3.適用范圍全體員工4.辦理流程4.1 員工申請有辭職意向的員工須提前 30 天提交辭職申請 （試用期的員工須提前 3 天）；與公司簽署了服 務(wù)協(xié)議的員工，按公司規(guī)定履行。4.2 上機審批4.2.1 直接上級在收到員工辭職申請的 5 個工作日內(nèi)與員工進行溝通，部門經(jīng)理在收到上級 意見的 5 個精品文檔工作日內(nèi)與員工進行溝通。4.2.2 時間要求：簽批的日期必須在員工離職日期的前 5 天，同意離職的日期最長不嫩超過 員工提出辭職申請日期后的 30

13、 天。4.2.3 延期說明：若確因工作需要員工的離職日期需超過 30 天的，須與員工協(xié)商一致后， 填寫員工的離職日期，并說明延遲原因。4.2.4 審計：若因工作需要需對離職員工進行審計的，部門經(jīng)理可向?qū)徲嫴刻岢鰧徲嬓枨螅?并按“干部離任審計辦法”辦理審計手續(xù)后，再按本規(guī)定辦理離職手續(xù)，若審計未結(jié) 束，員工須推遲相應(yīng)離職日期。4.3 員工確認員工在收到部門經(jīng)理審批通過的辭職申請后， 核準確認相關(guān)信息； 員工的辭職申請獲得批準 后，需按公司要求在離職前辦理工作交接及離職手續(xù)； 員工的直接上級配合員工進行工作交 接，并保證工作交接的效果。4.4 人力資源面談4.4.1 在部門經(jīng)理簽批通過員工的辭職申

14、請后，人力資源部需主動與員工取得聯(lián)系，核準員 工的離職信息（特別是服務(wù)協(xié)議部門） ，并進行離職面談。4.4.2 時間要求：人力資源部須于員工離職前面談完畢，并在員工辭職申請表上簽字；負責(zé) 面談的人力資源部工作人員在面談完畢后 5 個工作日內(nèi)須填寫面談記錄表。4.4.3 職責(zé)劃分： 員工離職由所在系統(tǒng) /分區(qū)的人力資源專崗負責(zé)離職面談， 經(jīng)理離職由系統(tǒng) /區(qū)域總部的人力資源總監(jiān)負責(zé)離職面談，總監(jiān)級（含）以上干部離職由人力資源部負 責(zé)干部管理的總監(jiān)進行離職面談。4.5 員工離職手續(xù)辦理員工于離職日期前 3 個工作日，憑辭職申請表到人力資源部/分區(qū)人力資源專崗處領(lǐng)取“員工離職手續(xù)辦理單” ，開始辦理

15、離職手續(xù)。離職手續(xù)須在員工離職之日辦理完畢，離職手續(xù) 包括但不限于以下方面：4.5.1 由直接上級確認工作交接是否完成。4.5.2 歸還公司物品（包括固定資產(chǎn)、借用物品、部門資產(chǎn)等） 。4.5.3 結(jié)算財務(wù)（包括借款、報銷等） 。4.5.4 履行相關(guān)協(xié)議，服務(wù)期限未滿的員工，須按協(xié)議約定向公司交納違約金：簽訂了“應(yīng) 屆畢業(yè)生接收協(xié)議”且服務(wù)期未滿，因公司辦理解決戶口、兩地分居等原因而簽訂的 服務(wù)協(xié)議未到期限，公司出資外派培訓(xùn)、出國等原因而簽訂的服務(wù)協(xié)議未到期限。4.5.5 辦理人事相關(guān)手續(xù)：辦理檔案 /戶口的轉(zhuǎn)移，辦理相關(guān)證件的轉(zhuǎn)移或清理，交還IC 卡，辦理解除勞動關(guān)系等手續(xù)。4.6 員工的離

16、職手續(xù)未能按規(guī)定辦理的處理方法4.6.1 直接上級代辦：如員工在離職日期后 2 個工作日內(nèi)仍沒有辦理完離職手續(xù)，由離職員 工的直接上級代為辦理。公司有權(quán)追究員工未按規(guī)定辦理離職手續(xù)而給公司帶來損失 的責(zé)任。4.6.2 代辦“員工離職手續(xù)辦理單”的期限和流程：4.6.2.1沒有未結(jié)清的項目，務(wù)必在該員工離職后 10 個工作日內(nèi)辦理完畢。4.6.2.2有資產(chǎn)和物品的項目未結(jié)清，按照以下流程辦理：部門追繳：員工所在部門在員工離職后 10 個工作日內(nèi)追繳。如追繳未果，報人力資源 部核減工資。核減后的損失在 1000 元（含）以下，由本部門自行承擔(dān)；超過 1000 元由本部 門提交情況報告給行政后勤部保

17、衛(wèi)處繼續(xù)追繳，并抄送人力資源部備案。行政后勤部保衛(wèi)處追繳：部門協(xié)助行政后勤部保衛(wèi)處在提交情況報告后 20 個工作日內(nèi) 追繳，追繳回來后由本部門將“員工離職手續(xù)辦理單”辦理完畢。如未追繳回來，部門會同 行政后勤部保衛(wèi)處提交精品文檔追繳報告給法務(wù)部、 審計部和未結(jié)清項目相關(guān)的部門， 并抄送人力資 源部備案。會簽處理意見： 部門召集法務(wù)部、 審計部和未結(jié)清項目相關(guān)部門組成鑒定小組， 根據(jù)行 政后勤部保衛(wèi)處的報告， 在 10 個工作日內(nèi)會簽處理意見。 如核減工資后的損失在 5000 元（含） 以下，本部門按照處理意見辦理；如核減工作后的損失在 5000 元以上的需報送本部門和主 管財務(wù)的副總裁共同審批

18、，本部門按照審批意見辦理。4.6.3 如離職員工涉及資產(chǎn)和物品等未結(jié)清項目，由于部門未能及時按照上述時間要求和規(guī) 定開展相關(guān)資產(chǎn)拖欠追繳等原因而發(fā)生的相關(guān)費用及責(zé)任，由離職員工所在部門承 擔(dān)。給公司帶來損失的按核定金額由總經(jīng)理指定的相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。5.各部門相關(guān)職責(zé)5.1 離職員工所在部門 負責(zé)與員工進行溝通。負責(zé)離職員工工作交接，物品清理工作。 負責(zé)離職員工因工作原因而發(fā)生的借用、貸款、借款等事宜的清賬工作。 會同相關(guān)部門處理離職員工未歸還財務(wù)的問題。負責(zé)代辦員工離職手續(xù)。5.2 部門人力資源相關(guān)人員 負責(zé)員工離職面談工作。督辦員工離職手續(xù)，并處理善后事宜。 遇員工不辭而別、涉及追繳情況，負

19、責(zé)牽頭處理。5.3 區(qū)域總部 負責(zé)細化本區(qū)域的離職流程。負責(zé)本區(qū)域員工離職的人事手續(xù)辦理及信息維護。 定期給部門通報離職員工未辦理離職手續(xù)的情況。協(xié)助部門處理員工離職時產(chǎn)生的勞動糾紛。5.4 人力資源部 負責(zé)完善員工離職管理規(guī)定，監(jiān)督規(guī)定的執(zhí)行情況。 負責(zé)總監(jiān)級以上（含）干部的離職面談工作。負責(zé)員工離職的人事手續(xù)辦理及信息維護 定期給部門通報離職員工未辦理離職手續(xù)的情況。協(xié)助部門處理員工離職時產(chǎn)生的勞動糾紛。5.5 信息部 負責(zé)及時刪除 / 關(guān)閉離職員工的網(wǎng)絡(luò)移動、郵箱等相關(guān)賬號。 負責(zé)相關(guān)費用等事項的結(jié)算清理。5.6 行政部 負責(zé)及時對離職員工的辦公位、 資產(chǎn)、 通訊設(shè)備等相關(guān)物品收驗工作

20、（對于金額較大或一人 有多臺固定資產(chǎn)的情況， 須在接收員工離職信息后及時與部門聯(lián)系， 若員工離職前 5 天還未 轉(zhuǎn)移的，須于離職前 5 通知人力資源部，以確保公司不受經(jīng)濟損失） 。 負責(zé)及時清理員工集體宿舍，辦理戶口等相關(guān)手續(xù)的轉(zhuǎn)出。對沒有交還公司物品的情況提出處理意見。 負責(zé)協(xié)助離職員工所在部門對未歸還的公司財務(wù)進行追繳。5.7 財務(wù)部 負責(zé)核查離職員工是否移交個人借款 /貸款、固定資產(chǎn)、資產(chǎn)租賃（對于借款、借用涉及金額超過 2000 元者，須及時與部門聯(lián)系，確保公司不受經(jīng)濟損失）。負責(zé)對離職員工的賬務(wù)進行清理， 對于員工在離職前 5 天還未清理賬務(wù)的情況， 須于離職前 5 天通知人力資源部

21、。負責(zé)依據(jù)人力資源部的通知收取違約金。 負責(zé)對未歸還公司財務(wù)的員工的提出處理意見。5.8 法務(wù)部和審計部 對未歸還公司財務(wù)和違約的情況提出處理意見。 對部門提出審計需求的員工負責(zé)審計。員工辭退管理規(guī)定及流程1.目的 規(guī)范員工辭退工作，完善公司人事管理制度，促進員工合理流動，增強企業(yè)活力。2.適用范圍公司全體員工精品文檔3.辭退的定義和條件3.1 定義：辭退是指因為某種原因， 公司單方提出解除、 終止與員工簽定的勞動合同的行為。3.2 條件3.2.1 符合以下情況之一的人員，公司將予以辭退，應(yīng)提前一個月通知員工辭退信息： 考核辭退。員工患病或者非因工負傷， 醫(yī)療期滿后， 不嫩從事原工作也不能從事

22、另行安排的工作的； 其 中，醫(yī)療期的定義、 具體標注和計算方法按照國家 “企業(yè)職工患病或非因工負傷醫(yī)療期規(guī)定” 的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化， 致使原勞動合同無法履行的， 經(jīng)當事人雙 方協(xié)商部門就變更勞動合同達成協(xié)議的。3.2.2 符合以下情況之一的人員，公司將予以立即辭退： 在試用期內(nèi)被證明不符合錄用條件的。嚴重違反勞動紀律或者公司規(guī)章制度的。 嚴重失職、瀆職，營私舞弊，對公司利益造成重大損失的。被依法追擊刑事責(zé)任的。4.辭退工作流程4.1 提交辭退建議。 對于需要進行辭退的員工， 部門應(yīng)按照 “辭退建議表” 的相關(guān)要求提交辭退建議和相關(guān)材料。4.2 調(diào)查核實。

23、接到部門提交的辭退建議后， 人力資源部應(yīng)在 5 個工作日內(nèi)進行調(diào)查， 核實員工是否滿足辭 退條件，將審核意見及時反饋給用人部門。備注：遇有重大或事實不易認定的事件，可根據(jù)具體情況適當延長調(diào)查時間。4.3 部門辭退預(yù)談。經(jīng)調(diào)查核實確定符合辭退標準的， 用人部門應(yīng)在接到人力資源部反饋處理意見的 3 個工作日 內(nèi)，根據(jù)辭退原因、 結(jié)合員工實際業(yè)績表現(xiàn)進行辭退預(yù)談，聽取員工意見， 并將預(yù)談結(jié)果反 饋給人力資源部。4.4 正式辭退面談。人力資源部應(yīng)在部門預(yù)談后的 5 個工作日內(nèi)， 協(xié)助用人部門負責(zé)人、 員工的直接上級與員工 進行辭退面談，面談后向員工發(fā)出“辭退通知書” 。備注：人力資源部發(fā)出“辭退通知書

24、”后，應(yīng)同時通知資產(chǎn)管理、薪酬福利等相關(guān)部門，以 便這些部門提前做好準備工作。4.5 辦理離職手續(xù)。員工接到“辭退通知書”后 3 個工作內(nèi)到人力資源部領(lǐng)取“員工調(diào)離共走/物品交接單”，辦理離職手續(xù)。員工應(yīng)在收到“員工調(diào)離共走 /物品交接單”后 5 個工作日內(nèi)巴黎完畢交接手續(xù)，將“員工 調(diào)離共走 /物品交接單”交回人力資源部。員工辦理完工作交接手續(xù)， 并結(jié)清欠公司款項后， 應(yīng)在 7 個工作日內(nèi)到人力資源部領(lǐng)取經(jīng)濟 補償金和最后一個月的工資。調(diào)離手續(xù)應(yīng)由本人親自辦理，并在上述規(guī)定的時間內(nèi)辦理完畢，否則，經(jīng)濟補償金/最后一個月的工資不予以發(fā)放。在員工離崗后 5 個工作內(nèi)仍沒有辦理調(diào)離手續(xù)的，由本部門人力資源工作者代為辦理。 特別說明： 對試用期內(nèi)被證明不符合錄用條件的員工，部門可依據(jù) “勞動合同”和相關(guān)勞動 法自行處理，無須執(zhí)行以上步驟，但應(yīng)將辭退人員名單報送人力資源部備案。5.違約金和經(jīng)濟補償金 按照公司員工簽定的“勞動合同”及相關(guān)勞動法規(guī)執(zhí)行。6.職責(zé)分工6.1 各部門經(jīng)理牽頭