《微軟文檔管理解決方案2007》之二設(shè)置及使用

1、微軟文檔管理解決方案2007之二：設(shè)置及使用原文連接：在上一篇文檔（微軟文檔管理解決方案2007之一：安裝部署）中，講述了如何安裝部署“文檔管理解決方案”這次我們通過將該子網(wǎng)站作為“Windows中文站”的一個(gè)文檔資料庫來看看如何使用該解決方案首先，進(jìn)入到“共享文檔”文檔庫。刪除里面的測試文檔。（可以使用“操作”“使用Windows資源管理器打開”進(jìn)行批量的操作）。一、創(chuàng)建欄在“設(shè)置”菜單下拉列表中選擇“文檔庫設(shè)置”。首先刪除方案里面自帶的幾個(gè)測試的欄（紅色框部分）。然后點(diǎn)擊下面的“創(chuàng)建欄”。輸入欄目為：分區(qū)。類型為：選項(xiàng)。在“要求此欄包含信息”下選中“是”，表示這是一個(gè)必須填寫的欄。在選項(xiàng)框

2、中輸入可供選擇的項(xiàng)目：基礎(chǔ)架構(gòu)、溝通與協(xié)作、其他。根據(jù)上面的步驟添加兩個(gè)相同的欄。一個(gè)名為“版塊”，可供選擇項(xiàng)目為：Windows Server、Exchange Server、SharePoint Server。一個(gè)名為“文檔類別”，可供選擇項(xiàng)目為：安裝部署、備份恢復(fù)、其他。二、設(shè)置“元數(shù)據(jù)導(dǎo)航樹”在“文檔管理”網(wǎng)站中點(diǎn)擊“管理元數(shù)據(jù)導(dǎo)航樹”進(jìn)入導(dǎo)航樹管理頁面，分別有“樹根管理”、“增枝”、“修枝”、“剪枝”四個(gè)功能。點(diǎn)擊“剪枝”，進(jìn)入“刪除節(jié)點(diǎn)”頁面，將方案原來自帶的一些測試的節(jié)點(diǎn)全部刪除。點(diǎn)擊“增枝”，進(jìn)入“創(chuàng)建新節(jié)點(diǎn)”頁面，按照下圖在根節(jié)點(diǎn)下新增一個(gè)“按分區(qū)查看資料”節(jié)點(diǎn)。接著再新建一

3、個(gè)下級的節(jié)點(diǎn)，命名為“基礎(chǔ)架構(gòu)”根據(jù)前面的步驟創(chuàng)建多個(gè)節(jié)點(diǎn)，完成后如下圖所示。在導(dǎo)航樹管理頁面，點(diǎn)擊“樹根管理”，進(jìn)入“樹形管理”頁面，這里可以修改樹根的名稱，例如我們修改為“文檔庫”。還可以設(shè)置需要關(guān)聯(lián)的庫，這里還是使用默認(rèn)的“共享文檔”庫。修改完成后可以看到樹名稱已經(jīng)更新了。全部設(shè)置完成后，返回“文檔管理”網(wǎng)站，可以看到文檔樹按照設(shè)置創(chuàng)建成功。三、文檔管理解決方案操作1、創(chuàng)建文檔我們上傳一個(gè)文檔到文檔庫中，系統(tǒng)會要求分別填寫三個(gè)相關(guān)的欄，以便對文檔進(jìn)行分類。完成后可以看到上傳的文檔，同時(shí)也顯示該文檔在不同欄中所屬的選項(xiàng)。如果是在文檔中新建一個(gè)文件，同樣會要求我們輸入相關(guān)信息。最后我們可以在

4、網(wǎng)站上看到如下的效果。2、下載文檔通過“文檔屬性樹”，我們可以方便的根據(jù)我們規(guī)劃的屬性快速的找到相關(guān)的文檔。如果我們需要對文檔進(jìn)行編輯或者下載，可以直接點(diǎn)擊該文檔，在彈出的窗口選擇直接打開還是保存文檔。該解決方案還提供了一個(gè)批量下載的功能，我們可以勾選需要下載的文檔前面的小方框，然后點(diǎn)擊“下載選中的文檔”，批量進(jìn)行下載。使用批量下載，系統(tǒng)會把選中的文檔打包成一個(gè)ZIP文件，把所選的文件包含在壓縮包中。另外，解決方案還提供了一個(gè)“下載列表”的功能，類似于購物網(wǎng)站的購物車，讓我們可以在不同的分類中找到我們需要的文檔后，一個(gè)個(gè)的添加到下載列表中，最后再一次下載所有的文檔。當(dāng)我們下載文件后，系統(tǒng)會對其進(jìn)行記錄，通過列表，我們可以知道每一個(gè)文件被下載的次數(shù)，方便我們進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3、文檔評分除了下載量的統(tǒng)計(jì)，方案中還提供了一個(gè)對文檔進(jìn)行評分的功能，當(dāng)我們查看一篇文檔后，可以在后面的評分中的星星圖標(biāo)上拖動鼠標(biāo)，給文檔進(jìn)行評分，4、文檔訂閱我們還可以通過“訂閱”功能來實(shí)時(shí)的關(guān)注文檔發(fā)生的變化，點(diǎn)擊文檔后面的“訂閱”系統(tǒng)會彈出一個(gè)窗口告訴我們已經(jīng)訂閱了該文檔，當(dāng)文檔變更時(shí)會發(fā)郵件通知我們當(dāng)然，也可以使用“取消訂閱”的功能來取消文檔變化時(shí)的郵件通知。5、查看文檔詳細(xì)信息在文檔列表