網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館功能建設(shè)探析

1、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館功能建設(shè)探析 【摘要】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,高校檔案館功能建設(shè)呈現(xiàn)出數(shù)字化,信息化,對對象的需求重視加大等特點,并與校園文化建設(shè)相結(jié)合。對此,高校檔案館應(yīng)從制度建設(shè),理念更新,優(yōu)化人才隊伍,突出利用工作,加強(qiáng)交流合作等方面,不斷完善自身建設(shè)。 【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò) 高校檔案館 功能建設(shè) 信息技術(shù)的發(fā)展,加速了社會信息化的進(jìn)程,且不斷“侵入”社會的各個領(lǐng)域。由此,高等教育也不斷呈現(xiàn)現(xiàn)代化的特點,并將信息化建設(shè)作為發(fā)展的重要手段。目前我國高等教育的信息化已逐步發(fā)展,截止2006年,“中國教育科研網(wǎng)(CERNET)工程已得到延伸和擴(kuò)展,已建成2萬公里的DWDM/SDM高速傳輸網(wǎng),其傳輸容量高達(dá)4

2、0G400G,覆蓋200個主要城市,主干網(wǎng)傳輸速率達(dá)到2.5G,并有多條國際和地區(qū)性信道。”1為高等教育信息化的發(fā)展奠定了一定的基礎(chǔ)。從目前各校的發(fā)展來看基本實現(xiàn)了校園網(wǎng)絡(luò)化,辦公自動化,將信息技術(shù)與教學(xué)、科研有機(jī)結(jié)合起來,將圖書館、檔案館納入校園數(shù)字化的范圍。 高校檔案館承擔(dān)著服務(wù)學(xué)校辦公,輔助教學(xué)科研,協(xié)助教師評級,方便學(xué)生學(xué)習(xí)等責(zé)任,因而除具備檔案館應(yīng)具有的提供利用,傳播文化等功能外,還呈現(xiàn)特有之處。面對社會發(fā)展的新形勢,高教建設(shè)的新進(jìn)展,高校檔案館自當(dāng)重新定位形象,轉(zhuǎn)變工作方式,優(yōu)化信息服務(wù),在發(fā)揮檔案館應(yīng)有的作用的同時,充分體現(xiàn)高校檔案館這一特殊身份。長久以來,高校檔案館都活動在“幕

3、后”,并因其隱性的服務(wù)工作,未得到足夠的重視。新的環(huán)境下,如何借網(wǎng)絡(luò)之力,乘信息整合之勢,實現(xiàn)各項功能的合理構(gòu)建,提高高校檔案館的用戶滿意度,需要引起我們的共同關(guān)注。 1 高校檔案館功能建設(shè)的新特點 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了高校檔案館原有的辦公環(huán)境,使檔案的收集、整理、保管、加工、利用等工作烙上現(xiàn)代化的印記。同時,也賦予了高校檔案館新的功能內(nèi)涵,使其呈現(xiàn)出新的特點。歷史的沉淀,卻不意味著記憶的塵封;知識的貯藏,是為了全新的超越。新的環(huán)境為高校檔案館原有功能的實現(xiàn)創(chuàng)造了更為有利的環(huán)境,也為其功能的拓展提供了必備的條件。 1.1 數(shù)字化建設(shè)提上日程,管理實現(xiàn)系統(tǒng)化 高校辦公自動化與電子政務(wù)的發(fā)展,對高校檔案

4、管理工作產(chǎn)生了很大的影響,數(shù)字化成為檔案館發(fā)展必經(jīng)之路。計算機(jī)成為檔案館開展工作的重要工具,網(wǎng)絡(luò)成為文件的重要傳輸途徑。隨著校園網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè),各部門均采用了現(xiàn)代化的辦公手段,文件“與生俱來”的數(shù)字化特性,使其“所到之處”都充滿著現(xiàn)代化的氣息。計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、操作系統(tǒng)、辦公軟件等等各種軟硬件環(huán)境的建立,成為其生存的必要前提。電子文件的廣泛生成,對原有的保管方式提出了挑戰(zhàn)。一方面,手工操作已無法適應(yīng)信息的產(chǎn)生所呈現(xiàn)的量大質(zhì)雜的特點。另一方面,電子文件所要求的保管環(huán)境,也迫使高校檔案館加快數(shù)字化的進(jìn)程。自動編目,自動標(biāo)引,自動檢索等自動化的管理方式十分必須。此外,技術(shù)的進(jìn)步,加速了信息的流通

5、。信息利用的高速傳輸與精準(zhǔn)性成為信息服務(wù)的重要標(biāo)準(zhǔn),也成為衡量檔案工作的重要指標(biāo)。辦公的自動化,紙質(zhì)文件的數(shù)字化,文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化,電子文件管理的系統(tǒng)化成為檔案館工作的主要特點。 1.2 信息的屬性愈加顯現(xiàn),服務(wù)意識不斷增強(qiáng) 信息資源管理是20世紀(jì)70年代末、80年代初興起的新興領(lǐng)域,可將其劃分為傳統(tǒng)信息管理、信息管理和信息資源管理階段。從傳統(tǒng)管理階段開始,文獻(xiàn)記錄管理就成為信息管理關(guān)注的重要領(lǐng)域2,且隨著網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的發(fā)展,圖書館、檔案館的信息資源建設(shè)與共享模式不斷發(fā)展。檔案信息不再是館內(nèi)的自閉管理,而形成了聯(lián)合圖書館,情報所等機(jī)構(gòu)的面向公眾的信息服務(wù)。高校檔案館作為學(xué)術(shù)資源的集合之處,優(yōu)秀

6、成果的蘊(yùn)藏之所,自然成為人們獲取有價值信息的重要基地。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息呈現(xiàn)出整合與共享的特點。獲得信息的多少,相關(guān)程度的高低,信息價值的大小等因素成為機(jī)構(gòu)、組織、乃至個人活動成功的關(guān)鍵。高校檔案館在服務(wù)學(xué)校,輔助教師,方便學(xué)生的過程中,應(yīng)適應(yīng)環(huán)境的變化發(fā)展,緊跟時代的腳步,充分挖掘檔案信息資源,主動、適時的提供利用。進(jìn)而,保持自身的優(yōu)越性,及發(fā)展的可持續(xù)性。 1.3 對象的需求漸為注重,科研教學(xué)始為要事 高校檔案館是高校所形成檔案的保管之處,更是檔案利用的總后方,為學(xué)校正常辦公,教學(xué)科研活動提供保障。高校檔案館依托高校,服務(wù)高校,并在學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮重要作用。高校檔案館收集、整理、保管的大

7、量資料,既是教師教學(xué)科研的重要素材,也成為學(xué)生學(xué)習(xí)成長的重要輔助。信息的快速增長,在豐富檔案館藏量,滿足師生需要的同時,也提高了對信息鑒定的要求,以及信息篩選的難度。由此,檔案的提供利用工作要在遵循“增收”有價值信息的原則的同時,還要有針對教師、學(xué)生的不同需求有選擇性的收集,突出重點,有所側(cè)重,以此提高檔案工作效率。 1.4 校園文化建設(shè)蓬勃發(fā)展,社會教育功能凸顯 和諧校園的建設(shè)作為和諧社會建設(shè)的重要組成部分,其根本在于構(gòu)建一種和諧的校園文化。和諧校園文化“是以學(xué)生、教師、學(xué)校的發(fā)展為宗旨,以教師和學(xué)生為主體,以社會主義核心價值體系為主線,以先進(jìn)、創(chuàng)新、寬容、和諧的精神文化為核心,是獨特、典雅

8、、人文的物質(zhì)文化,民主、平等、高效的制度文化和理性、誠信的行為文化相統(tǒng)一的,具有時代特征的一種群體文化。”3校園文化的發(fā)展使高校檔案館的文化功能表露無遺,也決定了高校檔案館藏與用并舉,并更加突出“用”。用什么(檔案),怎樣用(檔案),何時用(檔案),用之(檔案)為何(事件),乃至如何(手段)用之,都是高校檔案館要考慮的重要問題。文化,需要宣傳,需要教育。檔案,可用于宣傳,適合于教育。高校檔案作為學(xué)校在日常工作及其進(jìn)行的各項活動中形成的真實記錄,記載了學(xué)校發(fā)展歷程,反映著學(xué)校建立、建設(shè)過程,記錄學(xué)校教學(xué)、科研狀況等,是高校動態(tài)發(fā)展的固化形式,也成為校園文化建設(shè)的重要資源。校史博覽、名人事跡等則以

9、其真實、現(xiàn)實的特點成為教育的重要素材。 2 加強(qiáng)高校檔案館功能建設(shè)的具體措施 高校檔案館功能建設(shè)的新特點,決定了其工作開展進(jìn)入新的篇章。新的形勢下,高校檔案館自應(yīng)審時度勢,以全新的姿態(tài),用全新的方式,演繹蘭臺路上的精彩。 2.1 制度建設(shè),強(qiáng)化指導(dǎo) 由教育部部長周濟(jì)、國家檔案局局長楊冬權(quán)簽署發(fā)布的,教育部和國家檔案局聯(lián)合制定的高等學(xué)校檔案管理辦法(以下簡稱辦法),已于2008年9月1日起正式實施。這一辦法的實施將在推進(jìn)高等教育又快又好的發(fā)展同時,為新時期新階段高校檔案館工作的發(fā)展提供了制度上的規(guī)范。辦法規(guī)定了高校檔案工作校長領(lǐng)導(dǎo)制,強(qiáng)化了高校檔案工作的條件保障,并對高校檔案館工作人員提出具備科

10、學(xué)文化知識及現(xiàn)代化管理技能的要求。4國家適時的對高校檔案管理辦法進(jìn)行了修訂,為新時期高校檔案管理工作的發(fā)展提供了保障。高校檔案館也要以此為契機(jī),適應(yīng)外部環(huán)境的變化,立足自身特點,對原有制度進(jìn)行修訂,指導(dǎo)具體實踐,以積極采取措施維持自身發(fā)展。 2.2 更新理念,引入技術(shù) 長久以來,檔案的作用未能得到充分的發(fā)揮,其原因就在于以消極的觀念被動的對待外部的“不重視”。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,提倡開放與共享,無論是“被”領(lǐng)入這個趨勢之中,還是一種自身的覺醒,檔案部門首先要做的便是更新理念。用全新的理念,指導(dǎo)新階段的工作。目前有學(xué)者基于企業(yè)形象戰(zhàn)略(CIS:Corporate Identity System)提出了檔

11、案館理念識別系統(tǒng),并將理念系統(tǒng)的基本要素設(shè)定為:檔案館發(fā)展目標(biāo)、人際關(guān)系準(zhǔn)則、工作人員的道德規(guī)范以及檔案館對外行為準(zhǔn)則等等。5高校檔案館的理念通過其具體工作的開展得到體現(xiàn),并融入現(xiàn)代元素。長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo),和諧的人際關(guān)系,系統(tǒng)的管理方式,現(xiàn)代化的技術(shù)手段,高素質(zhì)的人才隊伍,互為前提,也成為檔案工作的基本條件。而先進(jìn)技術(shù)的引入,將助高校檔案館一臂之力?；A(chǔ)工作的進(jìn)行,宣傳活動的開展,反饋信息的收集,工作效率的測評等等,都適用科技的“催化”作用。 2.3 優(yōu)化隊伍,引進(jìn)人才 檔案工作人員是具體檔案行為的實施者,也是檔案工作開展情況的重要決定因素。高校檔案館人員隊伍建設(shè)具有特別的優(yōu)勢,一方面,高校檔案

12、館依托高校,能夠最先接觸到前沿的理論,為館內(nèi)人員理論素養(yǎng)的提高,及其繼續(xù)教育提供了便利,從而避免技術(shù)進(jìn)步與人員知識結(jié)構(gòu)之間的矛盾。實踐經(jīng)驗與理論知識的結(jié)合也是為創(chuàng)新的最好基礎(chǔ)。另一方面,高校得天獨厚的人才優(yōu)勢,是檔案館引進(jìn)高素質(zhì)人才的重要基地。專業(yè)的技術(shù),學(xué)習(xí)的能力,將為高校檔案館的發(fā)展增添活力。此外,還要重視引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀人才進(jìn)館,以促進(jìn)知識的融合與交流。 2.4 強(qiáng)化基礎(chǔ),突出利用 信息社會的發(fā)展,加速了信息的流通,為用戶提供了便利,也為檔案館的發(fā)展提供了契機(jī)。為此,檔案工作需加大“兩個對象”的關(guān)注,一個是工作對象檔案信息,另一個是服務(wù)對象用戶。檔案工作應(yīng)在遵循基本原則的前提下,以“兩

13、個對象”為主線加以展開。高校檔案館應(yīng)準(zhǔn)確把握社會大局,充分認(rèn)識學(xué)科的發(fā)展方向,在考慮用戶的潛在需求的前提下,及時迅速的進(jìn)行信息收集。同時,結(jié)合檔案的特點與信息的屬性,完整安全的貯存信息,系統(tǒng)有序的管理信息,以便在用戶產(chǎn)生利用需求時,提供準(zhǔn)確快速的信息服務(wù)。厚基,廣用,繼而勃發(fā)。高校檔案館將成為學(xué)校,教師,學(xué)生的“好幫手”。 2.5 加強(qiáng)合作,多方參與 信息的共享與整合已經(jīng)成為了一個大趨勢,檔案館不再以一家之力,做自掃門前雪之事。合作與交流成為信息生產(chǎn)與傳播的重要途徑,也成為各項活動不可或缺的重要環(huán)節(jié)。高校檔案館的合作交流應(yīng)表現(xiàn)在一下幾方面:首先,進(jìn)行校內(nèi)的交流,準(zhǔn)確了解各方需求,以便有針對性的開展工作;與各院系交流,了解學(xué)術(shù)發(fā)展動態(tài),及時更新管理理念與方法,捕獲最新的信息;與師生交流,了解對象的需求特點,提高檔案信息的認(rèn)知度;與校內(nèi)圖書館合作,充分發(fā)揮信息機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢,進(jìn)行資源整合。其次,與國內(nèi)外的優(yōu)秀高校進(jìn)行交流,了解高校檔案工作的開展情況,取長補(bǔ)短,增進(jìn)友誼,共同進(jìn)步。再次,與社會組織進(jìn)行交流。把握社會發(fā)展動態(tài),跟蹤社會發(fā)展需要,不斷完善與優(yōu)化自我,集多家之力創(chuàng)效,為學(xué)校建設(shè),教師科研,及學(xué)生就業(yè)提供信息支持。 參考文獻(xiàn) 1 吳啟迪.中國高等教育信息化發(fā)展與展望.上海信息化,2006(5):10-14 2 馬費城,李