企業(yè)會(huì)議管理體系

1、知行易信息科技會(huì)議管理體系黃曉龍（擬稿）行政 20131001 第一章 總則1.1 、加強(qiáng)溝通，通力合作 ；會(huì)議是企業(yè)部各部門、各崗位、各環(huán)節(jié)有效溝通的重要方式之一，有效 的會(huì)議可以加強(qiáng)相互間的深層溝通，減少和縮短協(xié)作間的時(shí)間，做到通力合作。1.2 、加深理解，改進(jìn)作風(fēng) ；我們?cè)诠ぷ髦须y免會(huì)有不順暢、不和諧之處，而通過會(huì)議上開誠布公的 溝通會(huì)使我們之間加深了解和體諒，從而改進(jìn)或各自為政、或獨(dú)善其身、或自已為是的工作作風(fēng)。1.3 、目標(biāo)統(tǒng)一、 高效管理 ；有效的會(huì)議是把企業(yè)各項(xiàng)工作目標(biāo)統(tǒng)一在一個(gè)戰(zhàn)略框架的重要方式之一， 在所有目標(biāo)統(tǒng)一的前題下，可以提高公司各部門執(zhí)行工作計(jì)劃、完成工作目標(biāo)的效率，

2、更好追蹤各部門 工作進(jìn)度。1.4 、目標(biāo)分解、職責(zé)明確 ；在公司戰(zhàn)略目標(biāo)明確后，所有行動(dòng)計(jì)劃的時(shí)限，各部門領(lǐng)受應(yīng)完成的任 務(wù)，確認(rèn)行動(dòng)步驟、計(jì)劃方案、明確分工后反饋公司，由公司協(xié)調(diào)各部門間的工作，以及與總目標(biāo)間的 邏輯性；做到人人有事干、人人知道干，事事有時(shí)限、事事有結(jié)果。1.5 、集思廣益、回避風(fēng)險(xiǎn) ；通過有效的會(huì)議組織，在特定的時(shí)間，就特定的問題進(jìn)行研究討論，讓 與會(huì)者提出改進(jìn)性及開展性的工作方案，不僅體現(xiàn)著企業(yè)文化中重要的團(tuán)隊(duì)精神，同時(shí)也能夠有效的回 避一些風(fēng)險(xiǎn)。1.6 、高度規(guī)、有效協(xié)調(diào) ：通過有效的會(huì)議溝通，不僅可規(guī)我們的工作，統(tǒng)一我們的行動(dòng)準(zhǔn)則，體現(xiàn) 我們共有價(jià)值觀的；而且還可以有

3、效的協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。1.7、制度，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，是用以規(guī)我們工作，統(tǒng)一我們的行動(dòng)準(zhǔn)則，體現(xiàn)我們共有價(jià)值觀的 有力保障；而制度本身是隨著企業(yè)發(fā)展需要而與時(shí)俱進(jìn)的完善的。因此，在未進(jìn)一步修改之時(shí)，請(qǐng)依照 本制度執(zhí)行。1.8 、試行期限： 2013 年 11 月 1 日至 2014 年 3 月 30 日。1.9、本制度為試行，在試行過程中如有不足之處，與行政人事部聯(lián)系，請(qǐng)幫助我們完善企業(yè)的各項(xiàng)管理體系。1.10、制度規(guī)的執(zhí)行原則是“先執(zhí)行，后申訴”。第二章會(huì)議類別及容提要我們知行易信息科技（以下簡稱公司）會(huì)議歸納為三大類。2.1、 第一類公司級(jí)會(huì)議：主要包括公司

4、董事會(huì)旬例會(huì)、公司周工作例會(huì)、公司月度綜合 業(yè)務(wù)分析會(huì)、公司或部門臨時(shí)組織的公司級(jí)其他會(huì)議（如員工大會(huì)、公司技術(shù)人員會(huì)以及各種代表 大會(huì)）。2.1.1. 公司董事會(huì)旬例會(huì) 容提要2.1.1.1會(huì)議時(shí)間： 每月5號(hào)、15號(hào)、25號(hào)下午14:00召開。 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，董事會(huì)旬例會(huì)可以與其他會(huì)議一同召開。 如有變更由行政人事部另行通報(bào)。2.1.1.2會(huì)議組織： 由行政人事部提前會(huì)議三日下發(fā)會(huì)議通知（請(qǐng)見表“行會(huì)01 ”）。 接道會(huì)議通知的參會(huì)人需提前會(huì)議二日回復(fù)會(huì)議通知給行政人事部。 行政人事部在會(huì)議前一日下發(fā)最終 會(huì)議議程安排表（請(qǐng)見表“行.會(huì)02 ”）予參會(huì)人。2.1.1.3會(huì)議主持人：

5、 董事長或公司總經(jīng)理。 董事長或總經(jīng)理若因公出差無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定的公司高級(jí)干部代行會(huì)議職權(quán)。2.1.1.4會(huì)議參加人： 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理。2.1.1.5列席人員： 各部門管理層。 視實(shí)際需要，可指定其他有關(guān)人員出席。 梳理和分析公司各部門一旬工作狀態(tài)，點(diǎn)評(píng)優(yōu)劣、得失，給予指導(dǎo)方針、工作方法。 公司各部門工作計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)糾偏，及時(shí)支持 公司各項(xiàng)工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)契合度的及時(shí)糾偏，及時(shí)支持。 研究、部署公司運(yùn)營、經(jīng)營、行政工作，討論決定公司各項(xiàng)重大工作問題。2.1.1.7會(huì)議記錄和容整理： 除特殊會(huì)議外，會(huì)議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會(huì)議記

6、要（請(qǐng)見表“行.會(huì)04 ” 會(huì)議記錄、記要整理后上報(bào)主持人審核、審批。 會(huì)議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會(huì)議記要同時(shí)下發(fā)的還有會(huì)議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請(qǐng)見表“行.會(huì)05 ”。2.12公司周工作例會(huì)容提要2.121會(huì)議時(shí)間： 每周一上午09:00召開。 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司周例會(huì)可以與其他會(huì)議一同召開。 如有變更由行政人事部另行通報(bào)。2.1.2.2會(huì)議組織： 最晚在公司例會(huì)前的每周五下午17:00前，各部門上報(bào)例會(huì)提要到行政人事部（請(qǐng)見表 “行.會(huì)03 ”和周工作計(jì)劃表（請(qǐng)見表“行.計(jì)01 ”。 由行政人事部整理，在會(huì)議前下發(fā)最終 會(huì)議議程安排表（請(qǐng)見表“行.會(huì)02 ”

7、予參會(huì)人 2.1.2.3會(huì)議主持人： 各部門總監(jiān)或分管副總輪流主持。 董事長或總經(jīng)理若因公無法參加時(shí)，則指定的公司其干部代行會(huì)議權(quán)力。2.1.2.4會(huì)議參加人： 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理。 各部門經(jīng)理及管理團(tuán)隊(duì) 視實(shí)際需要所邀請(qǐng)的其他人員2.126會(huì)議容: 協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使各項(xiàng)工作、經(jīng)營活動(dòng)按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。 對(duì)涉及部門較多，對(duì)公司整體有較大影響的問題集體探討； 集思廣益，尋求解決間題的方法。 追蹤并改進(jìn)日常管理工作，對(duì)各部門工作執(zhí)行情況及時(shí)糾偏，及時(shí)支持。 不能達(dá)成共識(shí)時(shí)，上報(bào)董事長或總經(jīng)理辦公會(huì)，請(qǐng)董事長或總經(jīng)理裁決。2.1.2.7會(huì)議記錄和容整理： 每周例

8、會(huì)的會(huì)議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會(huì)議記要 （請(qǐng)見表“行.會(huì)04”, 會(huì)議記錄、記要整理后上報(bào)主持人審核、審批。 會(huì)議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會(huì)議記要同時(shí)下發(fā)的還有會(huì)議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請(qǐng)見表“行.會(huì)05 ”。2.1.3. 公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會(huì) 容提要2.131會(huì)議時(shí)間： 每月29日上午09:00召開。 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會(huì)可以與其他會(huì)議一同召開。 如有變更由行政人事部另行通報(bào)。2.1.3.2會(huì)議組織： 由行政人事部提前會(huì)議三日下發(fā)會(huì)議通知（請(qǐng)見表“行.會(huì)01 ”。 接道會(huì)議通知的參會(huì)人需提前會(huì)議二日回復(fù)會(huì)議通知給行政人事部。 行政人

9、事部在會(huì)議前一日下發(fā)最終 會(huì)議議程安排表（請(qǐng)見表“行.會(huì)02 ”予參會(huì)人。2.133會(huì)議主持人： 董事長或總經(jīng)理。 董事長或總經(jīng)理若因公出差等原因無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定的公司高級(jí)干部代行會(huì) 議職權(quán)。公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理2.135列席人員： 各部門管理層。 視實(shí)際需要，可指定其他有關(guān)人員出席。2.1.3.6會(huì)議容： 公司各部門匯報(bào)上月各自業(yè)務(wù)狀況，匯報(bào)優(yōu)劣、得失，提交對(duì)策、措施，提供解決問題建議。 公司各部門匯報(bào)下月各自業(yè)務(wù)工作排序、計(jì)劃、步驟，匯報(bào)所需支持、資源。 討論、研究、部署、決定公司有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作問題，及時(shí)糾偏、協(xié)調(diào)，及時(shí)配合、支持。 主要業(yè)務(wù)議題有

10、：客戶狀況通報(bào)、評(píng)估、分析；財(cái)務(wù)狀況通報(bào)、評(píng)估、分析；行政人事狀況 通報(bào)、評(píng)估、分析；項(xiàng)目施實(shí)進(jìn)程狀況通報(bào)、評(píng)估、分析；設(shè)計(jì)開發(fā)狀況通報(bào)、評(píng)估、分析；產(chǎn)品、 服務(wù)質(zhì)量狀況通報(bào)、評(píng)估、分析等。2.137會(huì)議記錄和容整理： 除特殊會(huì)議外，會(huì)議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會(huì)議記要（請(qǐng)見表“行.會(huì)04 ” 會(huì)議記錄、記要整理后上報(bào)主持人審核、審批。 會(huì)議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會(huì)議記要同時(shí)下發(fā)的還有 會(huì)議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表（請(qǐng)見表“行.會(huì)05 ”。2.1.4. 其他會(huì)議容提要公司董事長、總經(jīng)理、或其他的公司高管，都可發(fā)起各種臨時(shí)組織的會(huì)議；但需要書面呈報(bào)（請(qǐng) 見表“行.會(huì)

11、06”。董事會(huì)，同意申請(qǐng)后，由行政人事部組織實(shí)施。一般有員工大會(huì)，季度、半年、全年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)，新年工作部署大會(huì)，年度總結(jié)表彰大 會(huì)，階段性的項(xiàng)目總結(jié)、質(zhì)量分析、設(shè)計(jì)工作、營銷運(yùn)營等等專項(xiàng)會(huì)議。2.1.4.1會(huì)議時(shí)間： 由董事長或總經(jīng)理，或會(huì)議發(fā)起人決定召開時(shí)間，行政人事部另行通報(bào)。 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，其他會(huì)議可以與其他會(huì)一同召開。 接道會(huì)議通知的參會(huì)人需提前會(huì)議二日或當(dāng)日回復(fù)會(huì)議通知給行政人事部。 行政人事部在會(huì)議前一日或當(dāng)日下發(fā)最終 會(huì)議議程安排表予參會(huì)人。2.143會(huì)議主持人： 董事長或總經(jīng)理，或會(huì)議發(fā)起人。 董事長或總經(jīng)理若因公出差無法主持時(shí)，則由副總經(jīng)理或指定的公司高級(jí)干部代行會(huì)議

12、職權(quán)。2.144會(huì)議參加人： 由董事長或總經(jīng)理，或會(huì)議發(fā)起人決定。2.1.4.5列席人員： 由董事長或總經(jīng)理，或會(huì)議發(fā)起人決定。2.1.4.6會(huì)議容： 由董事長或總經(jīng)理，或會(huì)議發(fā)起人決定。2.1.4.7會(huì)議記錄和容整理：由董事長或總經(jīng)理，或會(huì)議發(fā)起人決定。22、部門級(jí)會(huì)議：主要包括部門每周例會(huì)、部門專業(yè)類辦工會(huì)、部門專項(xiàng)類業(yè)務(wù)會(huì)等。2.2.1. 各部門周工作例會(huì) 容提要2.2.1.1會(huì)議時(shí)間： 每周五下午13:00召開。 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，部門周例會(huì)可以與其他會(huì)議一同召開。 如有變更由各部總監(jiān)或指定人員另行通報(bào)其部門員工。2.2.1.2會(huì)議組織： 各部門總監(jiān)或指定人員，根據(jù)公司例會(huì)會(huì)議記要

13、所布置的工作任務(wù)，以及本部門應(yīng)完成的常態(tài)性工作，分解到本部門的每個(gè)班組或每位員工，即完成周工作計(jì)劃表（請(qǐng)見表“行.計(jì)01” 就一周工作計(jì)劃，本部門的每位員工參與討論、理解、掌握，并能夠保證很好的實(shí)施完成。 行成最終“周工作計(jì)劃”后最晚在每周五下午17:00前上報(bào)周工作計(jì)劃表到行政人事部 由行政人事部整合所有部門的 部門周工作計(jì)劃表、公司例會(huì)提要，并就各部工作進(jìn)展進(jìn)行跟蹤 由行政人事部最晚于周四中午11:00前下發(fā)會(huì)議議程安排表、會(huì)議決定事項(xiàng)實(shí)施管理表 （請(qǐng)見表“行.會(huì)05 ”）至各部門。221.3會(huì)議主持人： 部門總監(jiān)、負(fù)責(zé)人或指定人主持。 有必要邀請(qǐng)別部門參加會(huì)議時(shí)需提前通知。2.2.1.4會(huì)議參加人： 部門經(jīng)理及管理團(tuán)隊(duì)。 部門員工。2.2.1.5列席人員： 視實(shí)際需要所邀請(qǐng)的其他人員2.2.1.6會(huì)議容： 協(xié)調(diào)各班組、員工間工作進(jìn)度，保證各項(xiàng)工作、經(jīng)營活動(dòng)按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。 對(duì)涉及部門較多，對(duì)公司整體有較大影響的問題集體探討；集思廣益，尋求解決間題的方法。 檢查、總結(jié)、布置日常工作，對(duì)部門工作執(zhí)行情況及時(shí)糾偏，及時(shí)支持工作。 不能達(dá)成共識(shí)時(shí)，上報(bào)董事長或總經(jīng)理辦公會(huì)，請(qǐng)董事長或總經(jīng)理裁決。2.2.1.7會(huì)議記錄和容整理： 每周例會(huì)的會(huì)議記錄由