辦公室副主任職位任務(wù)說明書

1、辦公室副主任崗位任務(wù)說明書編號：002擬制：核準：生效日期：一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱副主任直接上級主任所轄人員本部門員工二、工作說明1、主要職責1、協(xié)助主任做好各項工作。2、負責做好計算機系統(tǒng)建設(shè)、維護工作。3、協(xié)助分管后勤保障、房產(chǎn)管理工作。4、做好公司信息管理工作。2、主要工作內(nèi)容1、參與部門管理，提出部門建設(shè)意見。2、積極主動的協(xié)助主任做好綜合協(xié)調(diào)、會務(wù)安排、后勤保障等管理工作。3、制定公司計算機應(yīng)用和信息管理工作計劃及其費用預(yù)算，經(jīng)部門討論，報領(lǐng)導(dǎo)批準后組織實施。4、制定公司信息化建設(shè)的系統(tǒng)方案，并進行可行性論證。5、制定公司計算機管理制度、操作程序和規(guī)范，經(jīng)審批后執(zhí)行；制定

2、公司信息管理方案和有關(guān)細則，經(jīng)批準后實施。6、組織收集相關(guān)管理軟件的供應(yīng)商資料，負責與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談，提出購買參考性意見。7、提出公司計算機大型硬件設(shè)備購買意見，負責與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談。8、開展對公司辦公自動化設(shè)備的維護保養(yǎng)和內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的軟硬件維護。9、跟蹤、檢驗公司信息化管理軟件的應(yīng)用情況，并進行維護和升級完善。10、組織計算機防病毒和防黑客入侵等工作，負責公司計算機應(yīng)用系統(tǒng)的安全和計算機信息資料的BaoMi工作。11、建設(shè)和維護公司網(wǎng)站。12、對公司員工進行計算機知識和操作技能的指導(dǎo)或培訓(xùn)，提高員工計算機應(yīng)用水平。一三、負責公司電話系統(tǒng)的管理與維護。14、根據(jù)公司管理需要，組織應(yīng)用軟件

3、的開發(fā)。一五、根據(jù)主任授權(quán)，主持完成各項管理工作。16、保持與各部門的溝通和協(xié)作。17、完成上級交辦的其他工作。3、主要工作要求1、工作計劃、總結(jié)1.1在每月第一個工作日，每季度首月的第三個工作日前，制定本職崗位的月度、季度工作計劃，自查落實的情況；每年1月一五日前，制定公司計算機應(yīng)用和信息管理方面的工作計劃，制定部門和全公司信息投資預(yù)算方案、信息設(shè)備采購方案，報批后執(zhí)行。工作計劃的制定要及時、客觀，要具有全面性、科學(xué)性和可操作性；按計劃開展各項工作，要及時跟蹤計劃實施情況，發(fā)現(xiàn)問題立即處理；要根據(jù)實際工作需要及時修改工作計劃，并做修改記錄。1.2協(xié)助主任制定部門工作計劃，要求能夠綜合平衡協(xié)調(diào)

4、。 1.3按計劃完成工作并做好和工作小結(jié)、年度工作總結(jié)。2、制定制度2.1以公司現(xiàn)實情況為依據(jù)，及時制定、修改公司計算機系統(tǒng)管理制度，明確計算機應(yīng)用系統(tǒng)的有關(guān)操作規(guī)范和維護保養(yǎng)的要求等，交主任審核后報送總經(jīng)理室審批，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實施并跟蹤檢查。2.2及時制定、修改公司信息管理制度，明確公司信息管理的分工、信息處理的程序、信息存儲和使用的要求，交主任審核后報送總經(jīng)理室審批，經(jīng)總經(jīng)理室審批后組織實施并跟蹤檢查。3、信息化建設(shè)3.1根據(jù)公司的實際情況，提出公司實施信息化管理的建議。3.2掌握先進信息技術(shù)的應(yīng)用情況，充分了解同行業(yè)信息化實施狀況，結(jié)合公司的實際情況，制定公司信息化方案，明確費用

5、的預(yù)算、實施準備工作要求、實施程序的安排等，進行充分的可行性論證，經(jīng)批準后組織實施。3.3組織調(diào)查、了解計算機軟、硬件的性能和市場行情，收集相關(guān)供應(yīng)商的資料，建立供應(yīng)商檔案，明確供應(yīng)商的信譽、服務(wù)和所供應(yīng)軟硬件的性能優(yōu)缺點。與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談，貨比三家，綜合考慮價格、性能、實用性等因素，為領(lǐng)導(dǎo)做出引進先進信息技術(shù)的決策提供參考意見。4、系統(tǒng)維護4.1掌握計算機硬件、軟件系統(tǒng)的性能和配置，進行正確的安裝調(diào)試。4.2每月會同信息管理員，對公司的電話、傳真等信息設(shè)備和計算機應(yīng)用系統(tǒng)進行一次全面的檢查和維護；對計算機硬件設(shè)備進行維護、保養(yǎng)，對軟件使用情況進行跟蹤檢查和維護、升級；對于各部門在計算機系統(tǒng)

6、應(yīng)用中反映的問題要立即解決處理，不拖延、推諉；對違反操作規(guī)定，損害設(shè)備的行為要提出處置意見，對超出費用的情況及時協(xié)調(diào)，特殊情況要向總經(jīng)理室匯報，提出整改意見。5、系統(tǒng)與信息安全及時檢查計算機防病毒情況，安排做好防毒軟件升級，在病毒爆發(fā)日前要提醒各部門注意防毒，做好防止黑客入侵的技術(shù)工作，保證公司計算機應(yīng)用系統(tǒng)的安全性和計算機信息資料的BaoMi性。6、網(wǎng)站建設(shè)6.1制定公司網(wǎng)站建設(shè)方案，確定網(wǎng)站的容量、功能的區(qū)分、頁面的設(shè)計等內(nèi)容，經(jīng)審批后組織實施。6.2組織網(wǎng)站的維護和網(wǎng)頁的設(shè)計和更新。及時處理網(wǎng)站的系統(tǒng)問題，及時組織收集所要發(fā)布的信息，并對內(nèi)容進行嚴格的審查把關(guān)，每月至少更新一次網(wǎng)頁，有重

7、要信息要立即發(fā)布，保持網(wǎng)站的新穎性和信息的準確性。使網(wǎng)站不斷完善，力求做到功能齊備，頁面美觀。7、培訓(xùn)7.1在日常工作中隨時為公司員工提供計算機應(yīng)用知識方面的指導(dǎo)和幫助。7.2配合有關(guān)部門，開展對公司員工計算機知識和操作技能的培訓(xùn)，精心安排培訓(xùn)內(nèi)容，做好充分的準備，使培訓(xùn)達到良好的效果。8、信息管理8.1協(xié)助主任組織做好收集、整理有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息工作，及時掌握公司相關(guān)的經(jīng)營、管理信息，每月初做書面報告遞交主任共同研討，遇有重要信息，立即匯報。8.2為公司重大決策事項提供信息支撐和專項研究報告：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作或公司管理中需要解決的重點問題，廣泛收集相關(guān)信息，參與專項調(diào)研。9、

8、其他9.1注意平時與各部門的聯(lián)系、溝通，當其他部門需要協(xié)助時，不推諉、扯皮，積極做好協(xié)調(diào)配合。9.2積極主動地協(xié)助主任做好綜合管理工作，了解情況、參與協(xié)調(diào)，提出解決問題的辦法。9.3了解和熟悉辦理會務(wù)及各類公務(wù)活動的具體細節(jié)，辦理小型會務(wù)，分擔大型活動的組織和落實工作。9.4分工管理公司機關(guān)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，檢查指導(dǎo)后勤保障工作，綜合處理通信、網(wǎng)絡(luò)線路、水電管線排布，環(huán)境衛(wèi)生管理。9.5協(xié)助主任做好部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)、管理，及時檢查、指導(dǎo)員工的工作，努力調(diào)動員工的工作積極性，力求形成良好的團隊氛圍，提高部門工作績效。9.6主任外出時，根據(jù)主任的授權(quán)，完成交辦的工作，遇到重大問題要及時加強聯(lián)系，向其匯報

9、和請示，必要時要請示總經(jīng)理室。 三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學(xué)歷B計算機或相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷或相當程度。行業(yè)知識B熟悉航運行業(yè)知識，對行業(yè)發(fā)展趨勢的把握基本準確。專業(yè)知識A掌握計算機軟硬件知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，掌握信息管理知識，熟練運用專業(yè)知識。 能力領(lǐng)導(dǎo)能力C要能夠起到表率作用，能夠合理安排工作，能夠指導(dǎo)、關(guān)心下屬。組織協(xié)調(diào)能力B綜合協(xié)調(diào)能力較強，能協(xié)調(diào)處理與上級、同事之間的工作聯(lián)系。能夠妥善處理各種人際關(guān)系。事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計劃，及時、正確的完成各項工作，能夠解決突發(fā)事件。理解能力B能夠準確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容，比較準確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學(xué)知識能夠較為迅速的理解和掌握。決策能力C決策時要能夠考慮比較全面，方法比較科學(xué)，方案具有準確性和可行性。判斷能力B能迅速、準確的判斷專業(yè)性問題，掌握其實質(zhì)，能較為準確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。開拓創(chuàng)新能力B能夠較迅速地接受新事物，具有較強的創(chuàng)新意識，能夠在工作中提出切實可行的新思路、新觀點、新方法。表達