VISIO畫職能流程圖規(guī)范性培訓文檔(內附模版)

1、 本資料在AMT咨詢的文檔控制范圍之內，在得到許可后方可使用2021-12-21流程描述規(guī)范培訓聯合項目組聯合項目組AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 2 頁 共 頁目錄目錄為什么做流程梳理第一部分第二部分如何進行流程梳理第三部分流程梳理注意事項AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 3 頁 共 頁1.流程梳理及描述的意義流程梳理及描述的意義n流程描述為什么？將我們的經驗總結出來、傳遞下去、共享開來。流程描述為什么？將我們的經驗總結出來、傳遞下去、共享開來。n流程描述做什么？流程不能停留在人的頭腦中，必須外化，書面化來規(guī)范流程描述做什么？流程不能停留在人的頭

2、腦中，必須外化，書面化來規(guī)范流程描述流程描述書面流程書面流程部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門部門AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 4 頁 共 頁n1.對于做之間事情的人：知道為什么要做這件事情？了解做這件事情對于做之間事情的人：知道為什么要做這件事情？了解做這件事情的價值和目的是什么？的價值和目的是什么？n2.對于做這件事情的人：知道這件事情從什么活動開始，什么活動結對于做這件事情的人：知道這件事情從什么活動開始，什么活動結束？以及我們可以提供哪些方面的服務束？以及我們可以提供哪些方面的服務?n3.對于參與這個流程的部門：知道各自的責、權、利對

3、于參與這個流程的部門：知道各自的責、權、利n4.對于流程管理者：可以知道企業(yè)各項業(yè)務之間的相互關系（這個流對于流程管理者：可以知道企業(yè)各項業(yè)務之間的相互關系（這個流程和其他流程的關系）程和其他流程的關系）n5.對于管理者和操作者：知道流程中的關鍵點和這些關鍵點應該怎么對于管理者和操作者：知道流程中的關鍵點和這些關鍵點應該怎么做，做到什么程度？做，做到什么程度？n6.對于參與者：知道流程業(yè)務存在的問題。比如哪些事情可以同時做，對于參與者：知道流程業(yè)務存在的問題。比如哪些事情可以同時做，哪些事情必須先做，哪些事情必須審批？哪些事情必須先做，哪些事情必須審批？2.通過流程我們能夠知道什么？通過流程我

4、們能夠知道什么？AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 5 頁 共 頁看看這些流程描述是否能夠給我們這些信息看看這些流程描述是否能夠給我們這些信息AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 6 頁 共 頁目錄目錄為什么做流程梳理第一部分第二部分如何進行流程梳理第三部分流程梳理注意事項AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 7 頁 共 頁1.流程描述內容規(guī)范流程描述內容規(guī)范變更記錄變更記錄意義：？意義：？可追溯，可積累可追溯，可積累版本變更說明詳細描述版本變更版本變更說明詳細描述版本變更的原因，或者是變更的內容的原因，或者是變更的內容變更記錄：變更記錄

5、：記錄每次版記錄每次版本變更本變更單位：填單位：填入責任部入責任部門門流程清單中流程清單中的流程編號的流程編號填入編制人填入編制人員姓名員姓名填入審核人填入審核人員姓名員姓名填入批準人填入批準人員姓名員姓名AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 8 頁 共 頁2.流程描述內容規(guī)范流程描述內容規(guī)范流程圖流程圖n責任部門：即流程的主要職責有責任部門：即流程的主要職責有誰負責推動和完成，一般在流程誰負責推動和完成，一般在流程圖甬道圖的最左邊圖甬道圖的最左邊n目的目的：我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情，：我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情，這件事情能夠帶來什么價值？這件事情能夠帶來什么價值？n范圍范圍：這個

6、流程的起點和終點是：這個流程的起點和終點是什么，適用于哪些業(yè)務類型？什么，適用于哪些業(yè)務類型？n角色：流程中涉及到哪些部門？角色：流程中涉及到哪些部門？這些部門的工作內容是什么？這些部門的工作內容是什么？n邏輯關系邏輯關系：每個流程活動之間的：每個流程活動之間的邏輯關系；流程和流程之間的關邏輯關系；流程和流程之間的關系系n輸入輸出物：流程中涉及到哪些輸入輸出物：流程中涉及到哪些信息的傳遞信息的傳遞n流程的客戶：即流程最終產出是流程的客戶：即流程最終產出是給誰的，通常情況下客戶都放在給誰的，通常情況下客戶都放在甬道圖的最右邊甬道圖的最右邊AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 9

7、 頁 共 頁2.1如何描述流程目的如何描述流程目的流程目的思考流程目的思考方式方式n充分考慮流程的客戶需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶是充分考慮流程的客戶需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶是誰？誰？n充分考慮流程的下一個環(huán)節(jié)需要提供的需求？對于難以辨別客戶的，充分考慮流程的下一個環(huán)節(jié)需要提供的需求？對于難以辨別客戶的，需要思考流程最終的產出是向哪個環(huán)節(jié)提供的，而哪個環(huán)節(jié)對我們有需要思考流程最終的產出是向哪個環(huán)節(jié)提供的，而哪個環(huán)節(jié)對我們有什么要求？什么要求？n通過實施一系列管理措施以后，能夠為企業(yè)帶來什么？主要針對管理通過實施一系列管理措施以后，能夠為企業(yè)帶來什么？主要針對管理類流

8、程類流程流程目的描述流程目的描述舉例舉例n及時準確的提供信息，為及時準確的提供信息，為業(yè)務提供參考依據業(yè)務提供參考依據n管理管理業(yè)務業(yè)務/事情，從而提升事情，從而提升整體水平整體水平n加強加強業(yè)務的管理，以降低業(yè)務的管理，以降低風險風險n及時提供及時提供產品產品/服務服務/數據數據辨別是否正確的描述目的的關鍵是要打破砂鍋問到底辨別是否正確的描述目的的關鍵是要打破砂鍋問到底為什么要做這項工作？管理這些業(yè)務有什么價值和意義？為什么要做這項工作？管理這些業(yè)務有什么價值和意義？這項工作是為誰服務，為哪些環(huán)節(jié)提供產品？這項工作是為誰服務，為哪些環(huán)節(jié)提供產品？AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您

9、著想 第 10 頁 共 頁2.2確定流程適用范圍確定流程適用范圍n明確流程的起點和終點明確流程的起點和終點n明確流程適合哪些類型的業(yè)務明確流程適合哪些類型的業(yè)務采購采購材料采購材料采購設備采購設備采購勞保用品勞保用品生產原材料生產原材料辦公用品辦公用品生產設備生產設備試驗設備試驗設備辦公設備辦公設備部門部門1部門部門2部門部門3部門部門4輸輸入入輸輸出出流程的起點和終點流程的起點和終點n流程適用的業(yè)務類型，首先需要對業(yè)務進行分類流程適用的業(yè)務類型，首先需要對業(yè)務進行分類n業(yè)務分類后再判斷這個流程適合于哪些業(yè)務類型。業(yè)務分類后再判斷這個流程適合于哪些業(yè)務類型。如招標采購可能適用于生產原材料、生產

10、設備、試驗設備的采購如招標采購可能適用于生產原材料、生產設備、試驗設備的采購如某個績效管理流程可能適用于公司領導、中層員工的績效管理如某個績效管理流程可能適用于公司領導、中層員工的績效管理AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 11 頁 共 頁n分類（分類（Classification）l流程分類：按照流程運轉的異同對流程進行分類，劃分為不同的類別，如設備采購、材料采購流程分類：按照流程運轉的異同對流程進行分類，劃分為不同的類別，如設備采購、材料采購l流程分級：按照流程運行的先后順序或者階段進行分級，如采購：采購申請、定點定價、采購合同管流程分級：按照流程運行的先后順序或者階段

11、進行分級，如采購：采購申請、定點定價、采購合同管理理人男人老人人男人已婚人士人男人未婚女士北大學生男生女生女博士人男人已婚女人未婚女人分類標準不統(tǒng)一越級分類子類相容不完全分類多子類分類人男人女人已婚男人未婚男人已婚男人未婚男人標準統(tǒng)一：每個層次的分類必須按照同一標準或準則進行層次一致：必須按照事物的屬種包含關系分層次進行子項互不相容：分類得出的兩個流程之間必須是不相容（相互獨立）的子項窮盡母項：分類所產生的各項流程之和必須等于上級流程所包含的內容2.2如何確定流程適合的類別如何確定流程適合的類別性別性別年齡年齡性別性別性別性別+狀態(tài)狀態(tài)AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 1

12、2 頁 共 頁2.3邏輯關系邏輯關系n先后關系，即先做什么，后做什么先后關系，即先做什么，后做什么擬定合同擬定合同合同審查合同審查簽訂合同簽訂合同n并列關系，即必須同時完成或者同時開展的工作并列關系，即必須同時完成或者同時開展的工作提出配送提出配送需求需求揀貨揀貨物資配送物資配送組織配送組織配送車輛車輛并并并并n選擇關系，即從多個內容中選擇一個選擇關系，即從多個內容中選擇一個提出質量提出質量問題處理問題處理技術問題技術問題技術改進技術改進生產問題生產問題或或組織生產組織生產AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 13 頁 共 頁2.4流程和流程之間的關系流程和流程之間的關系n由

13、于流程范圍的界定，當下一個流程需要鏈接上一個流程時，需要明確出由于流程范圍的界定，當下一個流程需要鏈接上一個流程時，需要明確出流程和流程之間的關系流程和流程之間的關系需要鏈接上一流程需要鏈接上一流程采購需采購需求管理求管理開始開始活動活動活動活動結束結束需要鏈接下一個流程需要鏈接下一個流程開始開始活動活動活動活動結束結束付款流付款流程程AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 14 頁 共 頁3流程描述內容規(guī)范流程描述內容規(guī)范關鍵控制點工作標準關鍵控制點工作標準部門代碼部門代碼+節(jié)點：活動名稱節(jié)點：活動名稱這個活動能夠實現什么目的這個活動能夠實現什么目的n工作要求：時間要求、質量

14、工作要求：時間要求、質量要求、成本要求要求、成本要求n工作方式：如何做以達到工工作方式：如何做以達到工作要求作要求AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 15 頁 共 頁流程描述基本內容流程描述基本內容流程變更記錄流程變更記錄流程圖流程圖流程關鍵點說明流程關鍵點說明AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 16 頁 共 頁目錄目錄為什么做流程梳理第一部分第二部分如何進行流程梳理第三部分流程描述注意事項AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 17 頁 共 頁在在VISIO途中描述流程的方式途中描述流程的方式n兩個維度兩個維度n活動流轉活動流轉n流程要

15、素流程要素部門部門/崗位維崗位維階段維階段維每一個流程每一個流程都是由不同都是由不同的階段組成的階段組成的，要識別的，要識別每一個流程每一個流程大的階段，大的階段，這是認識流這是認識流程的第一步，程的第一步，不要一開始不要一開始就深入細節(jié)就深入細節(jié)某活動是由哪某活動是由哪個部門或崗位個部門或崗位來完成的來完成的活動的流轉活動的流轉流程的目標流程的目標流程的客戶流程的客戶流程的觸發(fā)事件流程的觸發(fā)事件流程的輸入、輸出流程的輸入、輸出流程的關鍵控制點流程的關鍵控制點流程的要素流程的要素每個網格內的活動是由該部門該崗位在該階段作的活動AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 18 頁 共

16、 頁流程描述格式規(guī)范流程描述格式規(guī)范流程使用符號說明流程使用符號說明n多選一的時多選一的時候用或候用或n必須同時必須同時具備具備n并須同時并須同時做做n當活動為當活動為關鍵控制點關鍵控制點時使用時使用n接入下一接入下一個流程個流程n用于鏈接數據和活動用于鏈接數據和活動的關系的關系n箭頭指向活動，表示箭頭指向活動，表示輸入輸入n箭頭背向活動，表示箭頭背向活動，表示輸出輸出n用于鏈接流程各項用于鏈接流程各項活動活動n用于表示輸入輸出用于表示輸入輸出物等信息物等信息n包括電子版、紙質包括電子版、紙質的表單、數據等的表單、數據等n整個流程圖的內容整個流程圖的內容框架框架AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用

17、 為您著想為您著想 第 19 頁 共 頁3流程描述規(guī)范流程描述規(guī)范流程符號使用示例流程符號使用示例動作動作數據線，箭頭的數據線，箭頭的方向代表？方向代表？業(yè)務流業(yè)務流轉線轉線表單，包括紙質表單，包括紙質傳遞及系統(tǒng)中的傳遞及系統(tǒng)中的判斷，一定產判斷，一定產生？個結果生？個結果流程之間流程之間的？關系的？關系和版本變更記錄和版本變更記錄中必須一致中必須一致縱向部門展示了每個部縱向部門展示了每個部門的責、權、利門的責、權、利AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 20 頁 共 頁流程描述規(guī)范流程描述規(guī)范流程圖和版本變更記錄以及流程圖和版本變更記錄以及關鍵點說明的關系關鍵點說明的關系動

18、作動作數據線，箭頭的數據線，箭頭的方向代表？方向代表？業(yè)務流業(yè)務流轉線轉線表單，包括紙質表單，包括紙質傳遞及系統(tǒng)中的傳遞及系統(tǒng)中的判斷，一定產判斷，一定產生？個結果生？個結果流程之間流程之間的？關系的？關系和版本變更記錄和版本變更記錄中必須一致中必須一致AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 21 頁 共 頁流程描述規(guī)范流程描述規(guī)范關鍵點說明關鍵點說明部門代碼部門代碼+節(jié)點：活動名稱節(jié)點：活動名稱這個活動能夠實現什么目的這個活動能夠實現什么目的n工作要求：時間要求、質量工作要求：時間要求、質量要求、成本要求要求、成本要求n工作方式：如何做以達到工工作方式：如何做以達到工作要求作

19、要求AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 22 頁 共 頁D不能 按照你自己的想當然繪制流程按照你自己的想當然繪制流程D不能 把流程圖局限在你自己的部門把流程圖局限在你自己的部門D不能 在真空中工作在真空中工作D不能 在確認起點和結束點前試圖繪制在確認起點和結束點前試圖繪制D不能 陷入太多的細節(jié)陷入太多的細節(jié)D不能 單兵作戰(zhàn)單兵作戰(zhàn)C需要 按實際情況繪制流程按實際情況繪制流程C需要 在整個組織內思考流程在整個組織內思考流程C需要 與流程牽涉的人員溝通與流程牽涉的人員溝通C需要 在開始前確認流程的起點和結束在開始前確認流程的起點和結束C需要 高層級的流程圖高層級的流程圖C需要

20、部門之間協(xié)作繪制部門之間協(xié)作繪制 流程描述注意事項（一）流程描述注意事項（一）AMT咨詢咨詢 專業(yè)實用專業(yè)實用 為您著想為您著想 第 23 頁 共 頁流程描述注意事項（一）流程描述注意事項（一）n業(yè)務流程現狀描述時，首先打開業(yè)務流程現狀描述時，首先打開“寶成儀表寶成儀表_流程管理流程管理_流程描述模板流程描述模板V1.0.vsd”文件，該文件將自動帶有描述符號體系（如果沒有，可以文件，該文件將自動帶有描述符號體系（如果沒有，可以“打開打開”文件，在文件類型處選擇模具，將已存的符號體系打開）。文件，在文件類型處選擇模具，將已存的符號體系打開）。n從從“符號體系符號體系”中，將中，將“部門分隔線部

21、門分隔線”等符號拖至流程圖相應位置。等符號拖至流程圖相應位置。n整個圖表的外框尺寸、各部分的相對位置不應改變。整個圖表的外框尺寸、各部分的相對位置不應改變。n各部分的字體格式用各部分的字體格式用“楷體楷體_GB2312”，大小為，大小為10ptn流程編號、流程名稱、版本號，根據具體情況填寫。流程編號、流程名稱、版本號，根據具體情況填寫。n“部門部門”寫部門名稱，如果是多個部門的，則對這些部門的性質進行歸類，寫部門名稱，如果是多個部門的，則對這些部門的性質進行歸類，然后填入然后填入XX部門，如需求部門部門，如需求部門n如果流程內容太多，建議調整流程圖頁面的大小。文件如果流程內容太多，建議調整流程圖頁面的大小。文件頁面設置頁面設置頁面尺寸頁面尺寸