新時期辦公自動化管理系統(tǒng)功能分析設(shè)計.doc

1、新時期辦公自動化管理系統(tǒng)功能分析p 設(shè)計打開文本圖片集【摘要】：p ：數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等計算機技術(shù)的快速發(fā)展促進了辦公自動化普及和推廣，許多企事業(yè)單位已經(jīng)開發(fā)了辦公自動化管理系統(tǒng)，其可以有效滿足企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務、日常辦公需求，實現(xiàn)了業(yè)務流程的電子化、信息化和自動化，創(chuàng)造了一個高效率的集成辦公環(huán)境，可以大大地提升企事業(yè)單位的信息化水平，具有重要的作用。文章重點介紹了辦公自動化系統(tǒng)的主要功能，詳細地分析p 了工作流技術(shù)的應用?！娟P(guān)鍵詞】：p ：辦公自動化；公文管理；郵件管理；工作流1引言網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的快速發(fā)展和改進，有力地促進了辦公自動化管理系統(tǒng)的拓展，其已經(jīng)在電子政務、電子商務、通信運營、

2、金融證券等行業(yè)得到了廣泛的應用。辦公自動化管理系統(tǒng)又叫OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)是一個動態(tài)概念，其伴隨著通信技術(shù)、計算機技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)開發(fā)了更多的功能，充實了系統(tǒng)。隨著新時期的到來，信息化已經(jīng)成為當前社會發(fā)展的主要動力，辦公自動化管理系統(tǒng)結(jié)合了先進的計算機技術(shù)而發(fā)生了非常大的變化。辦公自動化管理系統(tǒng)不但在技術(shù)上進行了變革，而且引入了更新的管理理念和管理思想，其面對復雜易變的外部環(huán)境時，打破了傳統(tǒng)的、嚴格的部門分工，使企業(yè)在飛速發(fā)展的過程中表現(xiàn)的跨區(qū)域、多項目以及集團化的發(fā)展受到地域、時間以及部門間的制約帶的信息性孤島得以打破，提高了企業(yè)整體的前進速度與整體的競爭力。2辦公自動化管理系統(tǒng)功能分析

3、p 辦公自動化管理系統(tǒng)在不同的企業(yè)擁有不同的功能，其可以根據(jù)企業(yè)的具體工作事務進行修改，但公文管理、工作管理、郵件管理和綜合事務管理是辦公自動化系統(tǒng)的通用功能。（1）工作管理。工作管理可以根據(jù)員工自身的辦公情況，為員工設(shè)計一種協(xié)同、共享、自動和流程的功能，可以方便員工工作。常見的工作管理系統(tǒng)包含代辦事務管理、工作進程跟蹤管理、流程傳閱管理、績效考核管理等功能。（2）綜合事務管理。綜合事務管理可以讓員工更好地管理公司的綜合事務、公共事務，比如可以實現(xiàn)公司的合同管理、用車管理等，確保公司高效化運轉(zhuǎn)。具體的，綜合事務管理的關(guān)鍵功能分別是請假管理功能、合同會簽管理功能、用車管理功能、內(nèi)部人事審批管理功

4、能、內(nèi)部審批管理功能等五個重要方面，以便幫助用戶實現(xiàn)綜合業(yè)務處理。（3）公文管理。公文管理可以有效地幫助企業(yè)規(guī)范公文收發(fā)管理流程，并且可以有效地保管曾經(jīng)發(fā)送的公文，能夠提高公文業(yè)務管理的智能化、流程化和自動化，可以非常方便地管理公文信息。公文管理子系統(tǒng)的主要功能包括發(fā)文管理、收文管理、轉(zhuǎn)發(fā)間管理等3個關(guān)鍵功能模塊。（4）電子郵件管理。電子郵件管理可以有效地幫助企業(yè)員工管理相關(guān)的郵件信息，主要功能包括新建郵件、收件箱管理和垃圾箱管理等主要功能。（5）新聞信息資管理。新聞信息資管理可以有效地幫助企業(yè)員工管理相關(guān)的新聞數(shù)據(jù)資，實現(xiàn)企業(yè)新聞信息資的共享，以便能夠提高企業(yè)新聞資管理的信息化水平。具體的，

5、新聞信息資模塊主要功能包括新聞信息發(fā)布管理、新聞資中心管理和新聞傳閱專區(qū)管理等主要功能。3工作流技術(shù)辦公自動化管理系統(tǒng)中的應用工作流技術(shù)已經(jīng)在很多業(yè)務流程管理中得到了大量運用和實踐，目前較為主流的工作流技術(shù)包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理技術(shù)、辦公自動化技術(shù)、企業(yè)資計劃技術(shù)、業(yè)務流程建模與分析p 技術(shù)。工作流管理系統(tǒng)是一種在工作流邏輯帶動下，經(jīng)過軟件的運行來完成定義、管理和執(zhí)行的任務流程。通常情況下，工作流管理系統(tǒng)由兩個非常重要的組件組合而成，分別是工作流執(zhí)行部分和工作流建模部分。工作流建模組件可以為工作流建模人員提供一個非常理想的建模環(huán)境，在這個環(huán)境中用戶可以定義、分析p 、管理相關(guān)的工作流模型；工作流執(zhí)行

6、組件可以為用戶提供一個創(chuàng)建、執(zhí)行和管理工作流的運行環(huán)境，在工作流執(zhí)行過程中，工作流執(zhí)行組件可以為用戶或者外部用戶，從而完成一個工作流執(zhí)行的流程。除此之外，工作流管理系統(tǒng)還能提供一些實例監(jiān)控和跟蹤系統(tǒng)。目前，工作流在辦公自動化管理過程中，可以采用的子系統(tǒng)包括以下幾個方面：（1）電子郵件應用：電子郵件可以為同一個團隊以及不同團隊之間提供一個發(fā)布信息和信息傳遞的功能。工作流技術(shù)可以在電子郵件系統(tǒng)中增加不同的路徑指令，這些命令可以明確郵件接受者的次序，工作流管理系統(tǒng)中的Lotus Notes功能實現(xiàn)了可移植l生強、可變形較高的電子郵件管理機制。（2）群件管理應用：群件管理可以采用工作流技術(shù)，以便能夠提

7、高群件中各個成員的通信能力，實現(xiàn)日志存取、計劃協(xié)調(diào)、公告流轉(zhuǎn)等高效運行，進一步改善辦公自動化水平。（3）文檔管理系統(tǒng)：文檔管理系統(tǒng)可以通過使用工作流方法來管理整個使用周期的電子文書檔案，以便建立修改傳遞存檔，提供用戶查詢檢索催辦和銷毀等技術(shù)。（4）業(yè)務處理工程：業(yè)務處理工程可以用來管理企業(yè)的核心業(yè)務功能，對其進行分析p 、建模和重定義，保證業(yè)務處理工程進行必要的業(yè)務支持，業(yè)務處理工程還可以支持結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)的擴容升級性能。（5）基于事務的應用流程：基于事務的應用流程可以使用工作流控制相關(guān)的工作處理次序，也就是在合適的時間點啟動相關(guān)的業(yè)務處理過程。4辦公自動化管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計4.1系統(tǒng)整體功能架構(gòu)設(shè)

8、計辦公自動化管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)設(shè)計過程中，通常采用2種架構(gòu)模式，分布式C/S體系架構(gòu)和B/S架構(gòu)。C/S體系架構(gòu)是一種常用的軟件體系架構(gòu)，在該架構(gòu)中，服務器是一個網(wǎng)絡(luò)的核心，客戶端是網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)條件和前提，客戶端可以依賴服務器獲取網(wǎng)絡(luò)需要的資和數(shù)據(jù)。目前，許多眾多用戶使用的計算機硬件配置的非常強大，可以有效的幫助服務器處理邏輯業(yè)務，其可以幫助用戶解決服務器的壓力，降低服務器系統(tǒng)的通信需求，降低系統(tǒng)的開銷要求。B/S體系架構(gòu)與C/S架構(gòu)不同，其不需要安裝一個客戶端軟件，用戶登錄瀏覽器，通過輸入辦公自動化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)地址，點擊打開即可完成登錄操作。所有的客戶端層面都不需要安裝，作為一個3層的分布

9、式管理系統(tǒng)軟件，由于其自身的有效性，所有的操作都能夠通過服務器進行處理，在客戶層的用戶瀏覽器上做的操作處理很少，瀏覽器只需要接收用戶的邏輯業(yè)務請求即可，將其轉(zhuǎn)換為web業(yè)務處理流程，發(fā)送到客戶的瀏覽器界面上，就可以實現(xiàn)用戶的使用較為順利。B/S體系架構(gòu)可以把分布式管理系統(tǒng)分為3個邏輯獨立的層次結(jié)構(gòu)，分別是分布式管理系統(tǒng)的客戶端的表示層、Web業(yè)務處理的功能層、數(shù)據(jù)庫處理的數(shù)據(jù)層，在系統(tǒng)運行過程中，B/S模式的每一個層次都可以獨立的完成相關(guān)的邏輯業(yè)務處理工作，其可以把相關(guān)的請求發(fā)送到下一個邏輯業(yè)務請求處理層次，并且把處理得到的結(jié)果返回到上一個層次結(jié)構(gòu)，并且把相關(guān)的業(yè)務集成在一起，就可以實現(xiàn)用戶的

10、請求管理操作，具體的每一個層次的描述如下所示：（1）第1層是表示層：B/S模式中，表示層就是和用戶進行接觸、給用戶提供請求信息輸入的層次，此層功能就是先接受其用戶的業(yè)務請求，且把用戶請求傳送于第二層中間層，也就是邏輯層，之后再接受其邏輯層所返回的處理結(jié)果，并把信息顯示于用戶客戶端，呈現(xiàn)于用戶來瀏覽。此表示層是處于用戶端的，使用方能利用其IE瀏覽頁面來發(fā)送請求，而且能夠接受到處理的結(jié)果。（2）第2層是功能層：該層在WEB服務器之上，功能主要是對表示層所傳送來的應用請求進行處理，并在業(yè)務邏輯的處理過程中，可以實時的檢測到用戶的邏輯業(yè)務請求，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的邏輯業(yè)務處理功能，實現(xiàn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，比如

11、可以解析出來系統(tǒng)相關(guān)的SOL處理語言，并且對系統(tǒng)的程序進行操作，反饋給表示層，并把請求處理的結(jié)果返回到客戶端表示層。（3）第3層是數(shù)據(jù)層：B/S架構(gòu)里，數(shù)據(jù)庫的服務器端就是數(shù)據(jù)層，功能主要是對邏輯層傳送來的應用數(shù)據(jù)請求進行處理，數(shù)據(jù)庫的操作引擎實現(xiàn)了此層數(shù)據(jù)處理的過程，具備龐大的數(shù)據(jù)操作的性能，可以對數(shù)據(jù)庫進行查詢、更新等操作，并且把數(shù)據(jù)操作的結(jié)果返回于系統(tǒng)邏輯層，進而返回給客戶端的表示層，把操作的結(jié)果提供給用戶瀏覽。4.2系統(tǒng)軟硬件部署架構(gòu)設(shè)計辦公自動化管理系統(tǒng)在運行過程中，需要滿足相關(guān)的硬件部署和配置，主要包括靜態(tài)部署和動態(tài)部署兩個重要方面。4.2.1靜態(tài)系統(tǒng)部署由于辦公自動化管理系統(tǒng)的許

12、多靜態(tài)內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)中的各個節(jié)點進行緩存，使用多種方式獲取緩存內(nèi)容，比如，瀏覽器請求的內(nèi)容可以通過其歸屬的客戶端、或者IDC分布式文件服務器、或者附近的CDN網(wǎng)絡(luò)服務器節(jié)點、或者IDC中心服務器進行獲取，IE瀏覽器在獲取靜態(tài)內(nèi)容的過程中，大大地降低IDC中心服務器的數(shù)據(jù)訪問讀寫壓力。4.2.2動態(tài)系統(tǒng)部署對于辦公自動化管理系統(tǒng)來講，其需要滿足用戶訪問動態(tài)信息的功能，動態(tài)內(nèi)容是根據(jù)服務器上的應用系統(tǒng)發(fā)出的某種請求，按照解析規(guī)則生成的響應內(nèi)容，動態(tài)內(nèi)容生成的頻次是無法確定的，并且動態(tài)內(nèi)容生成的時限也是不完全相同的，有的要求的時限短，比如實時生獲取辦公自動化管理系統(tǒng)某種邏輯業(yè)務的請求，有些應用請求的時限比較寬松。對于響應速度要求較高的系統(tǒng)就需要系統(tǒng)具有高效的優(yōu)化過程，以便能夠提高優(yōu)化效果，比如可以進行算法優(yōu)化、數(shù)據(jù)庫連接優(yōu)化、系統(tǒng)部署架構(gòu)優(yōu)化等。通過對辦公自動化管理系統(tǒng)進行認真的需求分析p ，本