交通大學(xué)公文處理實(shí)施細(xì)則(WORD12頁)

1、交通大學(xué)公文處理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條 為進(jìn)一步明確公文辦理程序，規(guī)范公文管理，提高辦文效率，保證公文質(zhì)量，更好地發(fā)揮公文在學(xué)校管理工作中的重要作用， 促進(jìn)公文處理工作規(guī)范化、 制度化、 科學(xué)化， 根據(jù)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 、國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制訂本細(xì)則。第二條 校黨政辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)學(xué)校各部門和校屬各單位的公文處理工作。校屬各單位都應(yīng)有一位負(fù)責(zé)人分管公文處理工作，并設(shè)專（兼）職文書人員具體管理本單位日常公文處理工作。第二章公文種類和格式第三條根據(jù)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例、國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的有關(guān)規(guī)定及學(xué)校公文辦理的

2、實(shí)踐，學(xué)校常用的公文主要種類如下：（一）請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（二）報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（三）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，印發(fā)有關(guān)規(guī)章制度，傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示和要求下級機(jī)關(guān)辦理及需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（四）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議主要精神、會議情況和議定事項(xiàng)。（五）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（六）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（七）決定：適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷

3、下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（八）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（九）通告：行政機(jī)關(guān)公文中用于公布一定范圍內(nèi)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（十）決議：黨的機(jī)關(guān)公文中用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。（十一）批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。第四條 公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印制時(shí)間等部分組成。（一）發(fā)文字號，一般包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。（二）公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明文種名稱( 如通知、決定、請示或報(bào)告等) ，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)2明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)

4、、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（三）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱（比如：中共重慶市委教育工委、重慶市教育委員會，中共重慶交通大學(xué)委員會可簡寫為“ 校黨委” 、重慶交通大學(xué)行政可簡寫為“ 校行政” ）。一般不得越級請示和報(bào)告；除上級領(lǐng)導(dǎo)本人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級領(lǐng)導(dǎo)本人報(bào)送“ 請示” 、“ 意見” 和“ 報(bào)告” ；“ 報(bào)告” 不得夾帶請示事項(xiàng)；“ 請示”應(yīng)當(dāng)一文一事、 一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)（不得多頭請示） 。（四）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示” 以及用于商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)的“函”，應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)系人的姓名和電話、電子郵箱。

5、（五）如有附件，應(yīng)當(dāng)寫在正文之后，落款之前，并注明附件的名稱和件數(shù)。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件： 1”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。（六）成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。應(yīng)將成文日期的年、月、日寫全，行政公文成文時(shí)間用漢字書寫、“零” 寫為“ ” ，黨的機(jī)關(guān)公文成文時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。（七）除會議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性文件外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（八）為傳遞或存檔方便，公文應(yīng)按上級機(jī)關(guān)和公文主題詞表的要求標(biāo)注主題詞，一份文件標(biāo)引的主題詞最多不超過73個(gè)。（九）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

6、（十）保密公文、緊急公文，應(yīng)根據(jù)密級、緊急程度注明。（十一）凡以學(xué)校名義發(fā)文，擬制公文的第一頁一律使用校黨政辦統(tǒng)一印制的發(fā)文擬稿紙(附后 )；凡報(bào)送學(xué)校的請示、 報(bào)告等，公文的第一頁一律使用校黨政辦統(tǒng)一印制的校內(nèi)公文處理簽（附后）。（十二）制發(fā)公文還應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1.人名、地名、數(shù)字引用準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。2.文中如使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。3.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、” ，第二層為“ （一）” ，第三層為“ 1” ，第四層

7、為“ （ 1）” 。4.公文中的數(shù)字， 除成文日期、 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5. 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則等，應(yīng)參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式 國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（校黨委上行文，根據(jù)上級機(jī)關(guān)要求可采用16 開紙），左側(cè)裝訂。文4字從左至右橫寫、橫排。公文標(biāo)題用2 號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要注意詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。正文用 3 號仿宋體字。第三章公文處理第五條發(fā)文辦理（一）發(fā)文辦理指以學(xué)校名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記

8、、分發(fā)等程序。（二）草擬公文應(yīng)符合黨和國家方針、政策、法律及上級部門、學(xué)校的有關(guān)規(guī)定。要情況確實(shí)，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，文字通順，篇幅力求簡短。（三）主辦部門擬稿人應(yīng)在發(fā)文擬稿紙“擬稿” 欄簽名，部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真審核（重要文件應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人審核）并在擬文稿紙的“ 核稿” 欄簽名。對涉及其他部門或單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門（單位）協(xié)商，取得一致意見后行文，并在擬文稿紙“核稿”欄簽名時(shí)注明已經(jīng)哪些部門會商同意（重要文件應(yīng)請主要會商部門負(fù)責(zé)人在“ 部門負(fù)責(zé)人會簽” 欄簽字），然后交校黨政辦公室秘書科核稿。如協(xié)商時(shí)有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列

9、明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門（單位）會簽后呈報(bào)學(xué)校。（四）校黨政辦公室秘書科核稿，經(jīng)校黨政辦負(fù)責(zé)人審核后呈校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。各單位不得將待簽發(fā)公文直接呈送校領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。5秘書科核稿的主要內(nèi)容為：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，是否符合公文格式，內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)，同上級有關(guān)部門以及學(xué)校有關(guān)規(guī)定是否矛盾，是否切實(shí)可行，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、規(guī)范、簡練。對不符合要求的文稿，秘書科可以退回?cái)M稿單位進(jìn)行修改，也可以請擬稿單位來人共同商量修改。（五）校內(nèi)發(fā)文，一般事項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)問題的公文，由分管該項(xiàng)工作的校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，如事項(xiàng)涉及其他校領(lǐng)導(dǎo)分管工作

10、的，需先經(jīng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)會簽；全局性事項(xiàng)或重大問題的公文，分管校領(lǐng)導(dǎo)審核會簽后，黨委文件由校黨委主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)、行政公文由校行政主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。向校外發(fā)文，呈報(bào)上級部門的請示、報(bào)告等公文，分管校領(lǐng)導(dǎo)審核會簽后，黨委文件由校黨委主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)、行政公文由校行政主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；向?qū)W校合作或兄弟單位遞送的函件等，一般事項(xiàng)，由分管該項(xiàng)工作的校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，如事項(xiàng)涉及其他校領(lǐng)導(dǎo)分管工作的，需先經(jīng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)會簽；重大事項(xiàng)，需經(jīng)校黨政主要負(fù)責(zé)人審閱同意。公文中涉及重大事項(xiàng)或問題時(shí)，根據(jù)有關(guān)規(guī)定 ,應(yīng)先按程序經(jīng)校務(wù)會研究、校教代會審議或校黨委會集體討論決定。（六）校黨政辦根據(jù)校黨委和行政授權(quán)，可以向全?；?qū)W校合作及兄

11、弟單位行文；除一般性通知或函件外，校黨政辦發(fā)文均須經(jīng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽批。6學(xué)校黨政職能部門，一般不得向全校發(fā)布指示性公文；經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)同意，可在各自職權(quán)范圍內(nèi)向校內(nèi)發(fā)布日常例行工作通知等一般性公文，由部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。未經(jīng)授權(quán)，校屬各單位不得對校外正式行文。確因具體工作或業(yè)務(wù)聯(lián)系需向有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門或單位發(fā)文， 可根據(jù)具體情況，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)同意后由該單位主要負(fù)責(zé)人簽批后發(fā)出。（七）公文正式印制前，校黨政辦秘書科應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序復(fù)審。主辦部門負(fù)責(zé)對公文樣稿進(jìn)行認(rèn)真校對并簽字后付印

12、。重要文件付印前應(yīng)經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人和校黨政辦負(fù)責(zé)人復(fù)核。第六條收文辦理（一）收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。（二 )上級部門或校外其他單位來文，由校黨政辦秘書科簽收、登記。日常例行工作通知等一般性公文，由校黨政辦負(fù)責(zé)人擬辦后交相關(guān)部門承辦。重要公文由校黨政辦負(fù)責(zé)人擬辦、呈有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批示后，再交相關(guān)部門承辦。有關(guān)部門參加有關(guān)會議、通過信件等收到上級或其他校外單位來文的，一般性公文可按要求自行組織辦理，重要公文必須經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)批示后才能辦理；需要學(xué)校收文的應(yīng)及時(shí)交校黨政辦7按收文程序辦理。有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)參加會議等收到的上級或其他校外單位來文，應(yīng)及時(shí)

13、交由校黨政辦按程序辦理。（三）校內(nèi)單位呈報(bào)學(xué)校的請示、報(bào)告等公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容先送學(xué)校職能部門（如內(nèi)容涉及多個(gè)部門的送主辦職能部門；根據(jù)情況也可直接送校黨政辦），收文單位經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，交由校黨政辦秘書科登記、審核，經(jīng)校黨政辦負(fù)責(zé)人擬辦后由秘書科呈送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽批，并根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)意見或?qū)W校研究意見批復(fù)。（四）上級機(jī)關(guān)等校外來文、校內(nèi)請示等公文，在辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，校黨政辦在擬辦時(shí)應(yīng)明確主辦部門、主簽批校領(lǐng)導(dǎo)。一般情況下，由主辦部門牽頭、其他部門協(xié)助（相關(guān)部門必須傳閱者除外）辦理。主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商（在公文處理簽簽署意見，應(yīng)寫明已經(jīng)哪些部門會商同意；重要文件應(yīng)

14、請主要相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽）；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，主辦部門可以提出建設(shè)性意見，并列明協(xié)辦部門的意見及理據(jù)（同時(shí)，將協(xié)辦部門的書面意見或協(xié)調(diào)會議紀(jì)要作為附件呈報(bào)學(xué)校）。（五）呈報(bào)學(xué)校的請示事項(xiàng)，一般事項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)問題由分管該項(xiàng)工作的校領(lǐng)導(dǎo)簽批，如事項(xiàng)涉及其他校領(lǐng)導(dǎo)分管工作的，需先經(jīng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)會簽；全局性事項(xiàng)或重大問題由分管校領(lǐng)導(dǎo)批辦意見后，根據(jù)黨政分開行文原則，分別由校黨政主要負(fù)責(zé)人簽批。公文中涉及重大事項(xiàng)或問題時(shí)，根據(jù)有關(guān)規(guī)定 ,應(yīng)先按程序經(jīng)校務(wù)會研究、校教代會審議或校黨委會集體討論決定。8（六）簽批公文時(shí)，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批

15、日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第七條 擬發(fā)文稿、請示審批事項(xiàng)等，應(yīng)當(dāng)抓緊做好前期工作，事關(guān)重大、涉及學(xué)校發(fā)展和師生員工切身利益的事項(xiàng)，擬文單位及主辦部門應(yīng)廣泛聽取意見、充分調(diào)研論證，提前做好準(zhǔn)備工作并及時(shí)向?qū)W校呈文，給學(xué)校研究論證、討論決策以足夠的時(shí)間，盡量減少急件數(shù)量，以免耽誤工作。第八條各單位收到公文后，一定要及時(shí)處理，不得積壓。一般情況下，承辦部門收到公文，急件隨到隨辦；一般件主辦部門、主批校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在3 個(gè)工作日內(nèi)處理，協(xié)辦部門、會簽校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在 1 個(gè)工作日內(nèi)辦理。有時(shí)限要求的文件必須在規(guī)定日期前辦結(jié)。如有特殊原因需要延時(shí)的應(yīng)向校黨政辦公室說明情況。校黨政

16、辦公室、各單位辦公室負(fù)責(zé)催辦公文，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第四章公文歸檔與管理第九條學(xué)校由黨政辦公室秘書科專職秘書、各單位由專（兼）職文書人員負(fù)責(zé)公文收發(fā)、審核、用印、歸檔或銷毀等。公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔；個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。專（兼）職人員要嚴(yán)格收發(fā)文的登記、編號、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔等手續(xù)。第十條要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)9的主要工作情況；歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第十一條 擬制、修改、審核、擬辦和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求

17、，應(yīng)當(dāng)使用鋼筆或簽字筆、不能使用紅墨水筆、鉛筆和圓珠筆，并署全自己的姓名和年月日。第十二條 上級機(jī)關(guān)的涉密公文，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定專卷登記和運(yùn)轉(zhuǎn)、專柜存放。上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)或者校黨政辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻?。环r(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公開發(fā)布校內(nèi)外公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。第十三條 因工作需要，相關(guān)單位、個(gè)人可查閱已歸檔的公文。查閱有密級的公文，按照相關(guān)保密法規(guī)辦理查閱手續(xù)；查閱其他公文，應(yīng)經(jīng)校黨政辦負(fù)責(zé)人同意，并按照檔案管理有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。第十四條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)各單位辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。第十五條 工作人員調(diào)離工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存