4.項目全過程檔案管理

1、丿II省高速公路監(jiān)控結(jié)算中心和災(zāi)備中心改造工程全過程咨詢服務(wù)項會<*管理成都勵精工程項q管理有限公司叨川省嘉速衣路監(jiān)控結(jié)算中心和戎務(wù)中心改老工程項目部二O 八年七月四q四川省高速公路監(jiān)!算中心和災(zāi)備中心改逍工程全過程咨詢農(nóng)務(wù)項目檔案管理四川省高速公路監(jiān)!算中心和災(zāi)備中心改逍工程全過程咨詢農(nóng)務(wù)項目檔案管理建設(shè)工程檔案管理制度管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)二. 檔案分類及歸檔范圍、要求-3 -三. 檔案移交、整理.編號5四. 檔案的利用6五. 檔案的保管7六. 檔案的銷毀9七. 檔案保密制度9一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)（一）、全過程咨詢服務(wù)單位專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向建設(shè)單位后勤部 負責(zé)

2、。（二）、建設(shè)單位后勤組負責(zé)審批檔案銷毀登記表、文件丟失損毀報告表。（三）、建設(shè)單位后勤組負責(zé)審核檔案銷毀登記表、文件丟失損毀報告表、 檔案借閱審批表、檔案查閱審批單、檔案復(fù)制審批單，以及對檔案意外損毀事件組織調(diào)查，由全過程咨詢服務(wù)單位提出報告。（五）、監(jiān)理單位、施工單位負責(zé)審核本項目檔案借閱審批表、檔案復(fù)制 審批單、檔案查閱審批單和明確相關(guān)人員負責(zé)收集保管本項目部的檔案 資料，對項目部資料的完整性負責(zé)。（六）、全過程成咨詢服務(wù)單位專員負責(zé)：1、制度的推進與執(zhí)行；各參建單位檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；2、督促檔案資料的移交；3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編

3、研 等；4、檔案的提供利用、登記；5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護；6、負責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護。（七）、監(jiān)理單位資料員、施工單位資料員1、制度在項目部的執(zhí)行；2、按城建檔案館要求建立本項目部的資料管理系統(tǒng)并運作；3、負責(zé)收集整理本項目部形成的歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用；4、推進本項目部對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；（八）、檔案管理工作作為全過程咨詢服務(wù)單位、監(jiān)理單位、施工單位工作評 價的考核內(nèi)容之一。二、檔案分類及歸檔范圍、要求1、文書檔案1.1歸檔范圍：111、參建單位公司資料(1) 各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、投標文件、合同等(2) 公司

4、章程(手冊)(3) 項目有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文1.1.2, 紅頭文件公司下發(fā)和上報的各類正式行文1.1.3, 外來文件各政府機關(guān)部門、協(xié)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通 知、邀請等文件1.1.4, 會議資料(1) 會議紀要必須會簽后存檔(2) 專題會議紀要1.1.5, 法律文件(1) 合同、協(xié)議審核；(2) 索賠材料2、工程檔案2.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于全過程咨詢單位、監(jiān)理單位、EPC施工單位：2.1. 1 EPC施工、工程監(jiān)理的招投標文件、合同(協(xié)議)。2.1.2設(shè)計階段：2.1.3清單編制階段2.1.4施工準備及施工階段2

5、.1.5竣工驗收備案登記階段2.1.6綜合驗收階段2.1.7質(zhì)量保修階段2.2、歸檔要求2.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取 得后3日內(nèi)組卷歸檔。2.2.2施工圖紙及圖紙會審紀要由全過程咨詢服務(wù)資料員統(tǒng)一下發(fā)。2. 2. 3各單位招投標文件、合同文件，全過程咨詢服務(wù)單位均應(yīng)存檔備份, 竣工后移交建設(shè)單位。3、實物檔案3.1、歸檔范圍：3.1. 1.照片、音像類(1) 反映項目建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。(2) 交通廳及單位領(lǐng)導(dǎo)參加與項目檢查的有關(guān)的重大公務(wù)活動。(3) 建設(shè)單位組織或參與的重大外事活動。(4 )記錄項目重大事件。(5) 與其他

6、檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。(6) 其他具有保存價值。3.1.2. 公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等3.1.3. 上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌 匾、字畫、工藝品等3.1.4. 公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中 形成的紀念品、其它有保存價值的實物32、歸檔要求：3.2. 1.數(shù)碼影像及電子文檔統(tǒng)一存入全過程咨詢服務(wù)單位項目電腦，竣 工后提交光盤。3.2.2. 其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責(zé)移交全過程咨詢 服務(wù)資料員。三、檔案移交、整理、編號1、移交11、建設(shè)過程中簽字蓋章資料，應(yīng)在收發(fā)文薄中登記，由經(jīng)

7、辦人或移交人確 認簽字。12、各參建單位按進度移交資料時在全過程咨詢服務(wù)項目部收文薄中登記, 并確認簽字。2、整理全過程咨詢服務(wù)項目資料員：鑒定分類一掃描成電子文件-錄入卷內(nèi)目錄一錄入軟件系統(tǒng)一印臨時檔號一裝訂一對號裝盒-入檔案柜3、編號四川省高速公路監(jiān)!算中心和災(zāi)備中心改逍工程全過程咨詢農(nóng)務(wù)項目檔案管理名稱一年度一保管期限一件號四、檔案的利用1、查閱11、查閱的授權(quán)范圍(1) 建設(shè)單位有權(quán)查閱全部范圍檔案。(2) 各參建單位有權(quán)查閱本項目本單位產(chǎn)生的所有檔案。(3) 各單位資料員有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。(4) 跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準。(5) 由建設(shè)單位親自密封的絕密檔案只有其

8、本人可以取用，其他任何人未得 到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。12、檔案查閱程序要求(1) 權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。(2) 權(quán)限外的檔案查閱，由全過程咨詢服務(wù)資料員收到查閱者完成審批的“檔 案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。2、借閱21、借閱程序要求(1) 員工憑經(jīng)審批的檔案借閱審批表外借檔案原件資料；(2) 全過程咨詢服務(wù)資料員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在檔案借閱登記表上簽字，備查。2.2.檔案的歸還(1) 借出的檔案原件，全過程咨詢服務(wù)資料員應(yīng)定期進行整理和跟蹤，督促 各使用人及時歸還，歸還

9、時在檔案借閱登記表上簽字確認。(2) 檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押 檔案。23、其他規(guī)定會計檔案原則上不借出。3、檔案復(fù)制申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由全過程咨詢服務(wù)資料員調(diào)取檔案原 件進行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用” 字樣的印章。所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當(dāng)事人 自行復(fù)印，必須按程序辦理。五、檔案的保管1、檔案的保管期限全過程咨詢服務(wù)資料員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃 分為永久保存、長期保存兩類。保管期限明細參見附件。2、專項檔案的保管規(guī)定2.1、該項目工程檔案：應(yīng)指定專人保管，整

10、理立卷，裝訂成冊，存放在專門 的檔案柜內(nèi)。建設(shè)單位后勤組每月對各參建單位的檔案資料進行檢查。2.3.電子版檔案的傳遞和保存(1) 原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同 時保存電子版檔案。(2) 全過程咨詢服務(wù)資料員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序 一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。(3) 每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)3、k裝訂要求：參照成都市及雙流區(qū)檔案管理裝訂的統(tǒng)一標準進行。3.2. 裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時間：全過程咨詢服務(wù)資料員于每年進行檔案的正 式裝盒造冊及系統(tǒng)調(diào)整

11、工作。4、檔案的存放檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標明類別、 檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右， 自上而下地排列。5、檔案室環(huán)境檔案室內(nèi)應(yīng)放置滅火器（干粉或1211）,全過程咨詢服務(wù)資料員要了解其 性能并能熟練使用。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇）， 以防檔案損壞。全過程咨詢服務(wù)資料員負責(zé)對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等 情況進行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。6、檔案意外損毀的處理檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，全過程咨詢服務(wù)資料員應(yīng)立即將事件情況 填寫文件丟失損毀報

12、告表，報建設(shè)單位后勤組經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。檔案丟失、或損毀無法進行修補、復(fù)原，全過程咨詢服務(wù)資料員或借用 人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。在進行補救工作的同時，建設(shè)單位后勤 組經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的銷毀1、目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。2、程序及要求2.1. 全過程咨詢服務(wù)資料員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保 管期屆滿的檔案，并填寫檔案銷毀登記表，交建設(shè)單位后勤組經(jīng)理及行政 財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。2.2. 正式銷毀前全過程咨詢服務(wù)資料員應(yīng)再次進行核對；銷毀時應(yīng)有全過程 咨詢服務(wù)資料員和監(jiān)銷人同時在場；銷毀后全過程咨詢服務(wù)資料員在銷毀登 記表上簽字確認。2.3. 檔案銷毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。七、檔案保密制度1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談?wù)撁孛?事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容；2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、 資料由建設(shè)單位后勤組定期回收和銷毀；3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密 內(nèi)容；4、嚴禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處 理；5、嚴禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)