企業(yè)管理信息系統(tǒng)自行開發(fā)還是外購

1、自行開發(fā)，還是外購?隨著業(yè)務(wù)的不斷開展，越來越多的企業(yè)管理者感覺到需要一個強(qiáng)大的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，以便滿足加快信息 交流、降低成本、提高客戶響應(yīng)速度等至關(guān)重要的目標(biāo)。為了建立自己的信息系統(tǒng)，企業(yè)有兩種選擇：一是自行 開發(fā)，二是外購。所謂外購就是從市場上購買商品化的軟件。外購有兩種可能，一種是購買國外軟件，另一種是 購買國內(nèi)軟件。這些選擇各有利弊，那么如何規(guī)避風(fēng)險、作出最有利于企業(yè)的選擇，請看下面的分析。方案一：自行開發(fā)項目收益1 .多方組成的軟件開發(fā)人員參與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，有利于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組具體軟件實現(xiàn)。2 .從企業(yè)最需要信息化的環(huán)節(jié)出發(fā)，可以只進(jìn)行必要功能模塊的開發(fā)，使新系統(tǒng)更有針

2、對性。3 .充分考慮了優(yōu)化后業(yè)務(wù)流程的需求，更加切合企業(yè)發(fā)展需要；4 .企業(yè)內(nèi)部IT人員參與了 ER瞰件開發(fā)全過程，所以一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或需改進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部人員能夠進(jìn)行 快速地自我支持與維護(hù)。5 .如果購買商業(yè)ERP軟件，則每年支付給軟件公司的維護(hù)費用一般為軟件購置費用的15%。如果采用定制開發(fā)，則將減少年維護(hù)費用的投入。6 .企業(yè)IT部門鍛煉了一支隊伍，人員素質(zhì)在計算機(jī)應(yīng)用、管理水平、團(tuán)隊協(xié)作等方面都會有較大的提升。風(fēng)險分析不能得到領(lǐng)導(dǎo)層的一以貫之的全力支持ERP是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)層的全力支持是必不可少的。由于子方案1有相當(dāng)一段時間用于軟件開發(fā)，企業(yè)不能在短時間內(nèi)看到明顯的效益和回報，所以，領(lǐng)

3、導(dǎo)層可能會在中途對自行參與開發(fā)的方案產(chǎn)生懷疑態(tài)度，在資金、人力的持續(xù)投入方面力度不足。因此，必須盡一切可能得到領(lǐng)導(dǎo)層一以貫之的關(guān)心和支持，才能使項目得以順利 進(jìn)行下去。規(guī)避途徑：1 . 一定不能忽視對領(lǐng)導(dǎo)層的管理培訓(xùn)I,使領(lǐng)導(dǎo)層了解ERP的管理理念、應(yīng)用步驟與效益風(fēng)險關(guān)系，促使領(lǐng)導(dǎo)層對ERP整體實現(xiàn)方案的系統(tǒng)性、條理性和規(guī)范性產(chǎn)生持續(xù)的理解與信任；2 .仔細(xì)考慮各級項目組的人選，確定后在整個項目期間不輕易變動;3 .認(rèn)真落實例會制度和文檔整理工作，項目核心小組組長定期或不定期，口頭或書面向領(lǐng)導(dǎo)層匯報項目情 況；4 .在考慮解決方案時要兼顧信息共享和數(shù)據(jù)的安全保密性，保證領(lǐng)導(dǎo)層及時準(zhǔn)確地得到所需

4、要的數(shù)據(jù)，使 領(lǐng)導(dǎo)層切身感受到新系統(tǒng)帶來的改進(jìn)，同時兼顧企業(yè)業(yè)務(wù)活動的相對獨立性。最終用戶不能做到積極參與最終用戶的積極參與是項目成功的重要條件，因為他們是項目的使用者和受益者。但是在整個項目過程中，他們將面臨業(yè)務(wù)流程改變、新老系統(tǒng)并行、業(yè)務(wù)技能更新、工作量和工作壓力增加等挑戰(zhàn)，而且子方案1的周期較其他子方案均較長，所以保證最終用戶的解決參與就顯得尤為重要。如果對這個問題重視不夠，將導(dǎo)致項目面 臨較大風(fēng)險。規(guī)避途徑：積極引導(dǎo)和幫助他們克服暫時的困難，看到新系統(tǒng)將給他們帶來的好處。例如：1 .通過企業(yè)宣傳欄、內(nèi)部報刊、各種會議等方式，大力宣傳實施本項目給企業(yè)將會帶來的好處；2 .選擇適當(dāng)?shù)拿嫦蜃?/p>

5、終用戶的培訓(xùn)以增強(qiáng)信心；3 .鼓勵最終用戶對項目的關(guān)心和參與，在討論各種業(yè)務(wù)解決方案時注意和征求最終用戶的需求和看法；4 .在大量整理和錄入校對財務(wù)數(shù)據(jù)時，適當(dāng)增加臨時人員幫助工作；5 .制定獎罰措施，包括競爭上崗，培訓(xùn)證書，榮譽和獎金等。例如，實行過限期通過新系統(tǒng)上崗培訓(xùn)和考 試、否則下崗的措施，可以大大促進(jìn)職工學(xué)習(xí)進(jìn)修的積極性。項目開發(fā)人員協(xié)調(diào)不善，開發(fā)進(jìn)程受挫，甚至導(dǎo)致項目流產(chǎn)。由于子方案1中定制軟件的開發(fā)班子由多方組成，在技術(shù)風(fēng)格、進(jìn)度協(xié)調(diào)方面可能產(chǎn)生很多問題，處理不當(dāng) 的話，會使開發(fā)過程一拖再拖，屢次挫傷開發(fā)人員和用戶的積極性，甚至?xí)?dǎo)致項目不了了之，以失敗告終。規(guī)避措施：1 .對于

6、來自多方的軟件開發(fā)隊伍，需設(shè)立一位總協(xié)調(diào)人，熟悉軟件開發(fā)的整個流程，對多方開發(fā)人員的工 作風(fēng)格均有一定了解，有著突出的組織能力、協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力。2 .軟件開發(fā)的每個階段都須建立規(guī)范的文檔，明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及各方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。規(guī)范一經(jīng)各方確認(rèn)，則 對各方均產(chǎn)生嚴(yán)肅的約束力。項目組人員變更影響到項目進(jìn)度由于子方案1的實施周期較長，項目組人員變更的可能性較大。如何防止人員變更對項目實施的影響，是需 要認(rèn)真考慮的問題。規(guī)避措施：1 .所有項目組人員所作的工作都應(yīng)有相應(yīng)的文檔記錄；經(jīng)某方確認(rèn)的文檔應(yīng)交由專人保管，包括紙張和電 子介質(zhì)。2 .所有的需求，承諾和解決方案等均以書面簽字準(zhǔn)。不得隨便更改其中的內(nèi)

7、容，除非通過同樣的審批程序 進(jìn)行。這樣新的實施人員可以通過閱讀上述文檔，很快進(jìn)入工作狀態(tài)。對前任工作成果的修改控制可避免一些不 必要的返工。3 .企業(yè)內(nèi)部人員在參加過 ERP項目開發(fā)與實施后，素質(zhì)與技能提高，人員流動可能性加大。因此應(yīng)與參加 項目的企業(yè)內(nèi)部人員簽訂某種協(xié)議，減少這種流動對企業(yè)造成的損害。軟件每年的升級問題，會牽涉到多方面的工作由于子方案1中的定制軟件針對性較強(qiáng)，通用性較弱，一般不在軟件開發(fā)商通用商業(yè)軟件的升級范圍之內(nèi)。隨著時間的推移，每年的軟件升級工作或者是由企業(yè)自身IT人員來完成，或者需要軟件開發(fā)商進(jìn)行專門的升級。規(guī)避措施：1 .與軟件開發(fā)公司簽訂軟件開發(fā)協(xié)議時，考慮添加與升

8、級問題有關(guān)的條款。2 .企業(yè)自身IT人員不斷進(jìn)行新技術(shù)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)軟件升級工作的需要方案二：外購國外軟件項目收益：1 .國外ER瞰件往往本身蘊涵了許多管理的先進(jìn)思想和手段，為企業(yè)流程優(yōu)化與重組提供了可借鑒的"參考模型"，能夠較顯著地提高流程優(yōu)化與重組的效率。2 .國外ER瞰件一般全面集成性、技術(shù)穩(wěn)定性、功能靈活性、系統(tǒng)開放性較強(qiáng)，為企業(yè)的不斷發(fā)展與改變 留有較大的空間。3 .國外ER瞰件一般比較重視售后服務(wù)，在問題響應(yīng)等方面比較規(guī)范。4 .國外ER瞰件公司在升級維護(hù)方面的支持比較及時，有利于企業(yè)信息系統(tǒng)的更新。5 .國外ER瞰件廠商的咨詢合作伙伴較多，有助于企業(yè)找到合適的

9、管理咨詢伙伴。6 .國外ER瞰件開發(fā)公司的發(fā)展較穩(wěn)健，對選用其產(chǎn)品的企業(yè)來講，是比較理想的長期合作伙伴。風(fēng)險分析軟件購置費用與年維護(hù)費用較高國外ERP軟件的購買費用與年維護(hù)費用一般高于國內(nèi)ER啾件。如果企業(yè)在資金的持續(xù)投入上不能及時到位，則軟件應(yīng)用的效果勢必大打折扣。規(guī)避途徑：1 .進(jìn)入中國的國外成熟 ERP軟件有十余種之多，有著不同的規(guī)模和價位，在功能實現(xiàn)上也各有千秋。企業(yè) 應(yīng)對國內(nèi)外ERP廠商有一個基本的了解，不可 "一葉障目，不見泰山 二最后在這類大型投入上導(dǎo)致決策失誤。2 .并非所有的ERP軟件都能適用于企業(yè)。企業(yè)應(yīng)把自己的規(guī)模與國外大型企業(yè)做一個對比，選擇適用于目 前與將來

10、一段時期發(fā)展的軟件，不能一味求多求貴，為很多根本不必要的功能付費，最后導(dǎo)致企業(yè)寶貴資金的大 量閑置與貶值。3 . ERP項目不是"交鑰匙"工程，而是需要企業(yè)IT人員與業(yè)務(wù)人員的認(rèn)真參與。在項目進(jìn)程中，企業(yè)應(yīng)注意 自身人員的培養(yǎng)，鍛煉出一支能分析和解決某些問題的隊伍。4 .企業(yè)應(yīng)擴(kuò)大信息渠道，與熟悉ER騎域的咨詢?nèi)藛T、業(yè)內(nèi)人士加強(qiáng)交流，避免偏聽偏信導(dǎo)致的片面決策。企業(yè)的管理基礎(chǔ)水平不能適應(yīng)軟件的需要任何一種ERP軟件都不是隨用隨靈的“萬能藥"，ERP的實施成功是需要條件的。從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完備、 各部門的協(xié)同默契程度，到業(yè)務(wù)人員、IT人員的素質(zhì)水平，都會對 ERP

11、的應(yīng)用效果產(chǎn)生影響。特別是國外ERP軟件的管理起點較高，設(shè)計比較復(fù)雜，這就對企業(yè)的管理基礎(chǔ)水平提出了更高的要求。規(guī)避途徑：1 .企業(yè)應(yīng)清醒地認(rèn)識到，IT建設(shè)是一個長期的工程， 將伴隨企業(yè)未來發(fā)展的全過程。在這個長期的過程中，企業(yè)要下力氣練好"內(nèi)功"，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)選擇與企業(yè)管理水平相配套的產(chǎn)品。2 .那種不從企業(yè)實際出發(fā)，認(rèn)為 ERP項目就要"一步至"、"反正是50步與100步的問題"的想法是欠考 慮的。隨著IT技術(shù)的不斷出新以及管理技術(shù)的持續(xù)演進(jìn)，企業(yè)應(yīng)有心理準(zhǔn)備，即企業(yè)的ERP系統(tǒng)也必然會進(jìn)行相應(yīng)的“新陳代謝"。用戶化與二

12、次開發(fā)的工作量太大，延誤項目進(jìn)程企業(yè)要把一個通用型的 ERP軟件用到位，同時考慮到適合中國國情的因素，對國外ERP軟件或多或少地會進(jìn)行一些用戶化甚至二次開發(fā)的工作。如果用戶化或二次開發(fā)的工作一直不能結(jié)束，必將延誤項目進(jìn)程，導(dǎo)致軟件 開發(fā)公司與企業(yè)之間的相互抱怨，甚至造成合作破裂。規(guī)避措施：1 .企業(yè)一味地適應(yīng)軟件，或者軟件一味地遷就企業(yè)，都是"短視"的做法。企業(yè)應(yīng)該在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組的基礎(chǔ)上，利用軟件手段把經(jīng)過優(yōu)化的流程確定下來，成為企業(yè)各部門自然而然遵守的工作處理規(guī)程與方法。2 .尋求企業(yè)現(xiàn)狀與國外 ERP軟件通用模式之間的"平衡點”是一個難度較高的工作，由于

13、切身利益的關(guān)系， 由企業(yè)或軟件開發(fā)商來決定是否應(yīng)該進(jìn)行這樣那樣的用戶化與二次開發(fā)的工作都是難有說服力的。應(yīng)尋找既熟悉 中國企業(yè)管理辦法，又了解國外ER瞰件設(shè)計思想的咨詢公司的支持，避免企業(yè)陷入把軟件"改了又改"甚至"改壞改死"的泥潭。軟件文檔或資料沒有漢化，企業(yè)人員學(xué)習(xí)與掌握起來難度大國外的ERP軟件的界面、文檔以及其他的支持資料存在一個漢化的問題。有些國外ERP軟件雖然界面是漢化的，但漢化的質(zhì)量非常粗糙，令人不解其意。而且企業(yè)人員要掌握ERP軟件的話，僅看界面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，而有些國外ERP軟件在文檔和資料方面都是外文的，必然給企業(yè)人員的學(xué)習(xí)和掌握帶來很

14、多麻煩。規(guī)避措施：1 .在選擇軟件時，對文檔漢化支持的數(shù)量與質(zhì)量進(jìn)行考察。2 .項目范圍內(nèi)的企業(yè)IT人員與業(yè)務(wù)骨干最好有較強(qiáng)的外語閱讀與理解能力。即便在有漢化支持的情況下， 也能通過外文與中文的對比理解，來加強(qiáng)對軟件的領(lǐng)悟，而且這樣可學(xué)習(xí)的文檔范圍也會大大擴(kuò)展。3 . ERP實施咨詢顧問一般具有深入淺出地介紹軟件應(yīng)用的能力，而且形式通俗易懂，圖文并茂。所以，在管 理培訓(xùn)以及技術(shù)培訓(xùn)中由咨詢顧問擔(dān)當(dāng)教員，往往能起到事半功倍的效果。國內(nèi)軟件項目收益：1 .國內(nèi)ER瞰件的支持網(wǎng)點（如地區(qū)分公司或辦事處）較國外ERP軟件為多，企業(yè)可以得到比較方便的當(dāng)?shù)仨憫?yīng)，當(dāng)然在響應(yīng)人員的費用方面也會有較大的節(jié)省；2

15、 .國內(nèi)ER瞰件復(fù)雜程度低，更符合中國人的思維習(xí)慣，在易學(xué)易用方面表現(xiàn)較為出色；3 .國內(nèi)ER瞰件的文檔資料不存在漢化的工作，可以直接應(yīng)用;4 .國內(nèi)ER瞰件對企業(yè)管理基礎(chǔ)水平以及人員素質(zhì)等要求較低，對于基礎(chǔ)相對薄弱的企業(yè)來講不失為信息 系統(tǒng)上臺階的選擇；5 .國內(nèi)ER瞰件在適合我國企業(yè)的管理規(guī)范與處理慣例方面有較多的考慮，從而在這些方面的用戶化工作 比較少（但并不排除因功能方面的某些不完善而造成的用戶化工。）6 .國內(nèi)ER瞰件在購置與維護(hù)方面的價位一般比較低，對企業(yè)的資金投入壓力小。風(fēng)險分析軟件功能的全面集成性、穩(wěn)定性不能滿足某些企業(yè)需要國內(nèi)ERP軟件的發(fā)展歷史比較短，仍在不斷積累企業(yè)管理方

16、面的經(jīng)驗。某些企業(yè)在應(yīng)用國內(nèi)ERP軟件的過程中，有可能發(fā)現(xiàn)軟件的全面集成性、穩(wěn)定性等方面不能很好地滿足企業(yè)的需要。規(guī)避途徑：1 .從企業(yè)的需求出發(fā)來選擇 ERP軟件，而不是一味地考慮價格因素。軟件開發(fā)商在進(jìn)行軟件演示時，一般 展示的通用的軟件標(biāo)準(zhǔn)功能，而不是針對具體企業(yè)的具體功能。當(dāng)企業(yè)提出一些模棱兩可的問題時，軟件銷售人 員往往可以輕易地作出令企業(yè)滿意的回答。企業(yè)購買ER瞰件不是為了把錢花出去，而是要解決企業(yè)現(xiàn)實的問題，繼而把錢賺回來。只有在企業(yè)認(rèn)真進(jìn)行了需求分析之后，找到企業(yè)的現(xiàn)實問題所在，才有可能由"看熱鬧"變成"看門道"，向軟件開發(fā)商提出真正有價

17、值的令他們"為難"的問題，從而甄別這個軟件是否能切實解決企業(yè)的這些問題。2 .當(dāng)企業(yè)認(rèn)為軟件功能不滿足需要時，原因可能是多方面的。企業(yè)有的需求是遷就了傳統(tǒng)不經(jīng)濟(jì)的處理方 式，對于這種需求，應(yīng)該是 "改企業(yè)"而不是"改軟件"；企業(yè)有的需求可以通過軟件現(xiàn)有功能加以變通來實現(xiàn)，實 際上是可以滿足的。某些國內(nèi)ERPT商發(fā)展不是十分穩(wěn)健，長期合作存在隱患較之國外ERP軟件廠商，國內(nèi)某些 ERP軟件廠商規(guī)模偏小，長期是否能穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展還未有定論。企業(yè)購買 ERP軟件的同時，其實也決定了一定時間內(nèi)要購買同一家軟件開發(fā)廠商的服務(wù)。一旦軟件開發(fā)廠商的經(jīng)營出現(xiàn)問 題，甚至人去樓空，那么企業(yè)只有自嘗苦果。規(guī)避途徑：1 .在選擇ER瞰件產(chǎn)品時，還要關(guān)注 ERP廠商的信譽程度以及發(fā)展態(tài)勢，以建立長期的合作關(guān)系。2 .與軟件廠商簽定