設(shè)備采購控制程序

1、北京金州工程有限公司Beijing Golden State Engineering Co.,Ltd.設(shè)備采購控制程序Process Control of Equipment Procurement（ materials ）編制部門：水務(wù)部編制日期：二零零四年六月目錄一、 管理原則二、 設(shè)備采購程序三、 設(shè)備付款程序四、 設(shè)備采購質(zhì)量管理程序五、 相關(guān)文件六、 質(zhì)量記錄（相關(guān)表格）.一、管理原則規(guī)范采購程序，提高設(shè)備質(zhì)量，降低工程成本，完善的售后服務(wù)和質(zhì)量保證。二、設(shè)備采購程序規(guī)范采購程序，提高設(shè)備質(zhì)量，降低工程成本，設(shè)備采購應(yīng)嚴(yán)守以下程序：（ 1）確定采購范圍和編制采購計(jì)劃主合同采購清單項(xiàng)目

2、采購程序非公司名錄的廠商采購經(jīng)理編制采購計(jì)劃項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)公司廠商名錄（ 2）編制供貨廠商列表、詢價(jià)及評審，獲得業(yè)主認(rèn)可設(shè)計(jì)、采購、項(xiàng)目管理人員項(xiàng)目供貨廠商列表采購工程師采購經(jīng)理編制詢價(jià)文件設(shè)計(jì)提供設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)范報(bào)價(jià)文件設(shè)備廠商水務(wù)部、采購、項(xiàng)目經(jīng)理商務(wù)評審綜合評審報(bào)告設(shè)計(jì)部門技術(shù)評審、評比初擬定設(shè)備供貨商業(yè)主認(rèn)可項(xiàng)目經(jīng)理提交.（ 3）供貨商澄清會(huì)、合同評審及簽訂設(shè)計(jì)的技術(shù)澄清設(shè)備廠商澄清會(huì)采購及項(xiàng)目的商務(wù)澄清設(shè)計(jì)訂貨版文件訂貨版文件采購及項(xiàng)目訂貨版商務(wù)文件主管領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)及公司相關(guān)部門合同評審主管的部門經(jīng)理法律部門供貨廠商簽訂合同采購經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理（ 4）與廠商協(xié)調(diào)、車間檢驗(yàn)、試驗(yàn)、現(xiàn)場檢驗(yàn)和

3、驗(yàn)收設(shè)計(jì)部門項(xiàng)目經(jīng)理供貨廠商廠商設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會(huì)采購部門供貨廠商生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度采購負(fù)責(zé)人供貨廠商檢驗(yàn)通知單采購負(fù)責(zé)人供貨廠商檢試驗(yàn)人員車間檢驗(yàn)，測試采購部門工程師設(shè)計(jì)部門專業(yè)負(fù)責(zé)人業(yè)主工程師供貨廠商出廠、發(fā)貨運(yùn)輸業(yè)主供貨廠商接收、現(xiàn)場開箱檢驗(yàn)與交接采購負(fù)責(zé)人安裝分包方項(xiàng)目經(jīng)理部.（ 5）設(shè)備安裝、現(xiàn)場測試及單機(jī)驗(yàn)收報(bào)告供貨廠商工程師設(shè)備安裝供貨廠商工程師單機(jī)試車業(yè)主設(shè)備安裝分包商項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備安裝分包商項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備供應(yīng)商業(yè)主設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理部三、設(shè)備付款程序項(xiàng)目經(jīng)理部提交用款計(jì)劃設(shè)備采購部門審批財(cái)務(wù)部門審批主管領(lǐng)導(dǎo)審批付款.四、設(shè)備采購質(zhì)量管理設(shè)備采購質(zhì)量管理的五個(gè)環(huán)節(jié)包括：設(shè)備采購的前期準(zhǔn)備（

4、設(shè)備選型、設(shè)計(jì)評審等）、設(shè)備分承包商的選擇與訂貨、設(shè)備制造過程中的監(jiān)制與檢驗(yàn)、庫場保管、安裝調(diào)試和試運(yùn)行檢驗(yàn)的現(xiàn)場服務(wù)等。為保證設(shè)備質(zhì)量自始至終得以控制，不斷提高，設(shè)備采購部必須將質(zhì)量管理的五個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)貫穿于設(shè)備供應(yīng)管理的全過程，不僅加強(qiáng)對設(shè)備訂貨、制造過程、到貨等環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，而且要做好定貨前期和設(shè)備的現(xiàn)場服務(wù)工作。1. 設(shè)備采購的前期準(zhǔn)備1.1 編制設(shè)備采購單A. 設(shè)備采購單由設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)編制。設(shè)計(jì)部門提出設(shè)備采購單，設(shè)備采購部應(yīng)與設(shè)計(jì)部密切聯(lián)系，參與設(shè)計(jì)審核，對設(shè)備選型及設(shè)備清單及時(shí)提出意見，為確保設(shè)備質(zhì)量及采購利潤創(chuàng)造先決條件。B.設(shè)備采購單應(yīng)標(biāo)明設(shè)備詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，名稱、數(shù)量和材質(zhì)，

5、不允許在圖紙上或以書面形式指定唯一設(shè)備廠家。對于需預(yù)先確定設(shè)備尺寸才能進(jìn)行設(shè)計(jì)的設(shè)備，也不允許在圖紙上注明廠家，只能與設(shè)備采購部進(jìn)行溝通，并做好保密工作。C. 對于復(fù)雜設(shè)備的技術(shù)要求，應(yīng)以設(shè)備采購單附件的形式提出。D. 對于非標(biāo)設(shè)備，應(yīng)繪制詳細(xì)加工圖紙。E. 對于業(yè)主要求（如指定廠家、材質(zhì)、國產(chǎn)或進(jìn)口、備品備件等）應(yīng)在設(shè)備采購單中標(biāo)明。F. 所有采購單均應(yīng)經(jīng)編制、校對、審核簽字后方能發(fā)出。G. 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對設(shè)計(jì)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供的設(shè)備采購單進(jìn)行復(fù)核，并提供設(shè)備采購預(yù)算給設(shè)備采購部。1.2設(shè)備采購部接受采購單A. 設(shè)備采購部接收設(shè)備采購單后，應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙對采購單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)入下一道

6、程序。B. 如設(shè)備采購單未滿足采購要求，應(yīng)就相關(guān)問題請?jiān)O(shè)計(jì)人員明確，對于相關(guān)變更應(yīng)形成文字記錄作為設(shè)備采購單附件留存。C. 項(xiàng)目經(jīng)理提交的設(shè)備采購預(yù)算應(yīng)當(dāng)作為設(shè)備采購部實(shí)施設(shè)備采購的依據(jù)。.1.3采購前期準(zhǔn)備A、設(shè)備采購部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行采購前期的實(shí)際調(diào)查工作，分析、研究各種影響設(shè)備供應(yīng)的有關(guān)因素，特別是大型主體設(shè)備以及技術(shù)復(fù)雜、制造周期長的設(shè)備，在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下， 確保設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃相銜接。保證項(xiàng)目按進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施。B、避免三邊工程（邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊訂貨）的產(chǎn)生，以減少失誤、降低風(fēng)險(xiǎn)，確保設(shè)備質(zhì)量。2. 設(shè)備分承包商的選擇和訂貨訂貨步驟：發(fā)出設(shè)備材料詢價(jià)書；組織報(bào)價(jià)、議標(biāo)或談判；

7、簽定訂貨合同及技術(shù)協(xié)議。2.1 設(shè)備招標(biāo)招標(biāo)形式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)及談判招標(biāo)等。招標(biāo)原則：程序公開、公平競爭、符合慣例、機(jī)會(huì)均等（ 1）設(shè)備招標(biāo)由設(shè)備采購部完成。（ 2）采購人員根據(jù)采購單，編制設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價(jià)書。（ 3）設(shè)備采購部在合格分承包商名錄中對各類設(shè)備至少選擇3 家廠商，將設(shè)備材料詢價(jià)書傳遞廠家，進(jìn)行招標(biāo)。（ 4）可以傳真和當(dāng)面提交方式發(fā)出設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價(jià)書，廠家必須以文字形式回復(fù)，對于廠家回復(fù)文件應(yīng)存檔。（ 5）對于專業(yè)要求較強(qiáng)的設(shè)備（如電氣、自控設(shè)備），應(yīng)由設(shè)計(jì)人員共同對廠商進(jìn)行技術(shù)交底，并形成記錄存檔。（ 6）對于復(fù)雜設(shè)備或首次選用的主要設(shè)備，設(shè)備采購部應(yīng)會(huì)同

8、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)部和最終用戶共同對設(shè)備供貨商進(jìn)行考察，并形成考察報(bào)告。（ 7）首次詢價(jià)結(jié)束后，設(shè)備采購部應(yīng)匯總形成設(shè)備詢價(jià)情況表在此階段，設(shè)備采購單及附件、 設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價(jià)書 、廠商報(bào)價(jià)單、設(shè)備詢價(jià)情況表為此階段留存的設(shè)備采購基礎(chǔ)資料。2.2 、合同談判（ 1）首輪談判A、 首輪談判由設(shè)備采購部進(jìn)行。.B、 對于談判結(jié)果應(yīng)形成記錄，填寫合同談判記錄，內(nèi)容應(yīng)包括價(jià)格、付款方式、到貨周期及相關(guān)技術(shù)材質(zhì)情況等設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價(jià)書中所涉及的問題，并提出綜合評價(jià)意見；提交項(xiàng)目經(jīng)理。（ 2）項(xiàng)目經(jīng)理談判審批由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)設(shè)備采購部提交文件，與設(shè)備分承包商談判，并在采購審批單記錄談判結(jié)果并簽署

9、意見。（ 3）總經(jīng)理核準(zhǔn)由總經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目成本和項(xiàng)目資金情況對項(xiàng)目經(jīng)理提交的談判結(jié)果進(jìn)行審核：符合，在采購審批單上簽字交項(xiàng)目經(jīng)理簽定合同；不符合，總經(jīng)理責(zé)成項(xiàng)目經(jīng)理與供貨商進(jìn)行談判至滿足要求后，在采購審批單簽字交項(xiàng)目經(jīng)理簽定合同。（ 4）如單項(xiàng)合同價(jià)款超出項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)權(quán)限，則根據(jù)設(shè)備采購程序規(guī)定，繼續(xù)實(shí)施總經(jīng)理審批程序，并依據(jù)最終批準(zhǔn)結(jié)果簽定設(shè)備采購合同。2.3 、合同簽定1）合同起草合同起草由設(shè)備采購部根據(jù)最終審批結(jié)果進(jìn)行，設(shè)備采購部在合同聯(lián)系人一欄簽字。合同內(nèi)容應(yīng)一經(jīng)書就，生效即具有法律效力，受法律保護(hù)。合同執(zhí)行過程中如發(fā)生技術(shù)或商務(wù)方面的問題，應(yīng)正式行文通知對方，共同商定處理意見。2）合同

10、簽署由項(xiàng)目經(jīng)理對合同文本進(jìn)行審核，并在委托代理人處簽字。3）蓋合同章項(xiàng)目經(jīng)理簽字后，由人事行政部負(fù)責(zé)合同蓋章。2.4 、合同管理（ 1）設(shè)備采購合同正本及采購審批單原件由人事行政部負(fù)責(zé)存檔。（ 2）項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)備采購部、財(cái)務(wù)部留存合同復(fù)印件（ 3）設(shè)備采購單 、設(shè)備招標(biāo)書或設(shè)備材料詢價(jià)書、廠商報(bào)價(jià)單 、合同談判記錄、采購審批單等原始資料由設(shè)備采購部和項(xiàng)目經(jīng)理各保存一份。（ 4）設(shè)備采購部應(yīng)按照工程項(xiàng)目分別建立設(shè)備臺(tái)帳2.5設(shè)備款支付1. 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)設(shè)備采購合同和工程進(jìn)度計(jì)劃，編制付款計(jì)劃。2. 根據(jù)付款計(jì)劃，設(shè)備采購部審核設(shè)備撥款單，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)。.3. 財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)資金狀況，統(tǒng)籌安排。4.

11、 設(shè)備采購部需留存設(shè)備撥款的相關(guān)憑證復(fù)印件。2.6設(shè)備催交由設(shè)備采購部負(fù)責(zé)設(shè)備日常的催交工作，并根據(jù)需要向項(xiàng)目經(jīng)理和工程管理部提交設(shè)備計(jì)劃到場日期，以便工程總體進(jìn)度的協(xié)調(diào)。3. 設(shè)備監(jiān)制和驗(yàn)收3.1設(shè)備監(jiān)制程序當(dāng)根據(jù)合同及相關(guān)的技術(shù)規(guī)定 （如技術(shù)協(xié)議、 標(biāo)準(zhǔn)或制造圖紙等的規(guī)定） 需要對設(shè)備進(jìn)行監(jiān)制時(shí)， 由設(shè)備采購部指派監(jiān)制人員， 監(jiān)制人員應(yīng)向公司有關(guān)部門定期或不定期提交書面報(bào)告和監(jiān)制記錄。3.2設(shè)備驗(yàn)收程序1） 合同簽定后，由設(shè)備采購部向工程現(xiàn)場代表提交采購設(shè)備技術(shù)清單，主要內(nèi)容包括型號、數(shù)量、配件及合同到貨日期。2） 設(shè)備到場后，由項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)人員根據(jù)采購設(shè)備技術(shù)清單和廠商裝箱單對到場設(shè)備進(jìn)

12、行開箱檢驗(yàn)，并填寫開箱檢查單。3） 設(shè)備隨箱文件由現(xiàn)場代表登記保存。3.3驗(yàn)收內(nèi)容包括驗(yàn)收、核對憑證和檢驗(yàn)實(shí)物三個(gè)方面的工作。驗(yàn)收準(zhǔn)備1）編制驗(yàn)收計(jì)劃組織驗(yàn)收人員。對重點(diǎn)設(shè)備、成套設(shè)備或大批量設(shè)備的開箱驗(yàn)收，必須編制驗(yàn)收計(jì)劃。如需設(shè)計(jì)、施工、使用部門以及供方代表參加開箱驗(yàn)收者，應(yīng)預(yù)先按計(jì)劃通知，有組織進(jìn)行。2）準(zhǔn)備相應(yīng)的檢驗(yàn)工具和開箱工具。所有檢驗(yàn)工具、量具，必須事先檢查校正，保證準(zhǔn)確。3）收集整理、熟悉檢驗(yàn)憑證和有關(guān)資料。4）對設(shè)備驗(yàn)收后的維護(hù)保管預(yù)先做出合理安排，尤其是重要設(shè)備，成套設(shè)備和大批量的設(shè)備。如確定存放地點(diǎn)、保管方法，計(jì)算和準(zhǔn)備搬運(yùn)裝卸設(shè)備，工具及人力等，對特殊設(shè)備需準(zhǔn)備防護(hù)設(shè)施

13、。.核對資料、憑證凡到貨及入庫設(shè)備必須核對下列憑證和資料：1）訂貨合同、有關(guān)的監(jiān)制報(bào)告、出廠會(huì)檢記錄等。2）供方單位提供的質(zhì)量證明書、合格證、裝箱單、圖紙、發(fā)貨明細(xì)單等。3） 運(yùn)輸部門提供的運(yùn)單，如在到貨入庫前或運(yùn)輸途中發(fā)生設(shè)備殘損等情況時(shí)，應(yīng)有商務(wù)記錄或承運(yùn)單位的貨運(yùn)記錄。4） 國內(nèi)供貨部分，其質(zhì)量要求有國家或行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)者，應(yīng)該對國家或部門、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)實(shí)物核對資料、證件都相符后，再進(jìn)行實(shí)物檢驗(yàn)。檢驗(yàn)人員一般負(fù)責(zé)外觀質(zhì)量和數(shù)量的檢驗(yàn)；對于設(shè)備的內(nèi)在質(zhì)量和性能的檢驗(yàn)，驗(yàn)收人員應(yīng)配合專業(yè)檢驗(yàn)人員和有關(guān)各方共同進(jìn)行，必要情況下，如需進(jìn)行通電試驗(yàn)、耐壓試驗(yàn)、絕緣檢測、探傷、材質(zhì)化驗(yàn)、金相檢

14、驗(yàn)等現(xiàn)場不能進(jìn)行的測試項(xiàng)目時(shí)，須聯(lián)系專業(yè)檢驗(yàn)單位進(jìn)行。對于不合格的設(shè)備，要與質(zhì)量合格的分開，并做好識(shí)別標(biāo)記，以待進(jìn)一步處理。3.4拒付、退貨、索賠在驗(yàn)收中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)到貨設(shè)備型號規(guī)格不符，數(shù)量不足，配套件短缺，技術(shù)資料不齊和質(zhì)量不合格等問題時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)做好驗(yàn)收記錄并上報(bào)。設(shè)備供應(yīng)部門拒此與供方單位或承運(yùn)部門進(jìn)行交涉，提出拒付、補(bǔ)交、賠償、退貨、換貨等要求。特別對進(jìn)口設(shè)備，更要按合同規(guī)定嚴(yán)格檢驗(yàn)，不可掉以輕心。對外索賠經(jīng)開箱檢驗(yàn)確認(rèn)的設(shè)備質(zhì)量問題或其它問題，需據(jù)實(shí)完成書面檢驗(yàn)記錄，由需方檢驗(yàn)代表與外商代表談判，明確產(chǎn)生問題的責(zé)任方，商定處理方案，對外索賠須在一定期限內(nèi)向責(zé)任方提出，這個(gè)期限應(yīng)在

15、訂貨合同、運(yùn)輸合同或保險(xiǎn)合同內(nèi)規(guī)定，逾期責(zé)任方可以不受理。因此，進(jìn)口設(shè)備的檢驗(yàn)工作一定要在規(guī)定日期內(nèi)完成，避免超過索賠期限而遭受不應(yīng)有的損失。4、庫場保管經(jīng)過開箱檢驗(yàn)合格的設(shè)備，由驗(yàn)收人員填寫入庫單，并附上檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品合格證、 裝箱單、圖紙等有關(guān)資料憑證，一并交保管人員，以證實(shí)該設(shè)備已檢驗(yàn)合格，可入庫保管。.倉庫是設(shè)備集中保管的重地，對設(shè)備安全和質(zhì)量保護(hù)關(guān)系重大。設(shè)備倉庫必須達(dá)到四個(gè)基本要求，即，帳物相符；合理存放、科學(xué)保管；精心維護(hù)、設(shè)備完好；制度健全執(zhí)行嚴(yán)格。5、設(shè)備安裝和試運(yùn)行檢驗(yàn)的現(xiàn)場服務(wù)設(shè)備安裝過程中，應(yīng)由設(shè)備采購部根據(jù)進(jìn)度情況，及時(shí)通知供貨商到現(xiàn)場指導(dǎo)安裝。主要任務(wù)是：1）參加現(xiàn)

16、場的例會(huì)，具體了解進(jìn)度，密切配合設(shè)計(jì)、施工、使用方對施工過程中出現(xiàn)的設(shè)備質(zhì)量和其他問題研究處理方案并負(fù)責(zé)實(shí)施。2） 參加安裝合同的談判3） 對各承制廠派駐現(xiàn)場的服務(wù)人員進(jìn)行組織協(xié)調(diào)， 協(xié)同進(jìn)行技術(shù)服務(wù)， 并督促完成質(zhì)量處理任務(wù)。4） 對安裝中發(fā)現(xiàn)的缺損件和其他急需的補(bǔ)定件進(jìn)行核實(shí)、申報(bào)和催辦。5） 參加設(shè)備調(diào)試、單機(jī)試車、聯(lián)動(dòng)試車和竣工驗(yàn)收，深入掌握有關(guān)情況和問題。6） 及時(shí)向設(shè)備供應(yīng)部門、項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告重大設(shè)備質(zhì)量問題，為向承制廠反饋信息，進(jìn)行總結(jié)評估提供材料，查看現(xiàn)場實(shí)際情況并征求各方意見；確定處理意見；由責(zé)任方處理問題；檢查處理情況；組織有關(guān)各方做好驗(yàn)收工作并做好質(zhì)量記錄。7） 對存放在現(xiàn)

17、場待安裝設(shè)備的保管情況進(jìn)行監(jiān)督。五、 相關(guān)文件項(xiàng)目管理制度六、質(zhì)量記錄E-1 設(shè)備到貨驗(yàn)收單E-2 設(shè)備（材料）分承包方評價(jià)表E-3 合格供方名錄E-4 不合格供方名錄E-5 采購計(jì)劃表E-6 設(shè)備采購合同評審表設(shè)備到貨驗(yàn)收單.E-1_/_項(xiàng)目名稱編號 ：日期：合同編號：隨機(jī)附備品備項(xiàng)設(shè)備名稱 規(guī)格型號件件單位數(shù)量12345678檢驗(yàn)情況：（請依據(jù)設(shè)備采購合同核對設(shè)備型號、數(shù)量、外觀、材質(zhì)，檢查設(shè)備裝箱單、材質(zhì)單、合格證、使用說明書等隨機(jī)文件是否齊全。并檢查設(shè)備外包裝是否完整）設(shè)備供方代表：設(shè)備需方代表：現(xiàn)場監(jiān)理代表：業(yè)主代表：設(shè)備（材料）分承包方評價(jià)表.E-2_/_廠商名稱建廠時(shí)間地址產(chǎn)品運(yùn)輸方式設(shè)備種類產(chǎn)品特點(diǎn)最近三年產(chǎn)值利潤狀況年份產(chǎn)值銷售額利潤