文書(shū)檔案的歸檔與整理(青海電力)方

1、 方方 鳴鳴 國(guó)家檔案局教育中心副主任國(guó)家檔案局教育中心副主任 研究館員研究館員E: 一、檔案工作的關(guān)系定位一、檔案工作的關(guān)系定位n檔案工作千頭萬(wàn)緒，事無(wú)巨細(xì)，檔案工作千頭萬(wàn)緒，事無(wú)巨細(xì)，n但歸納起來(lái)即三個(gè)字：但歸納起來(lái)即三個(gè)字：收、收、管管、用用 檔案工作關(guān)系示意圖檔案工作關(guān)系示意圖 收收管管用滿滿足足需需求求n收收基礎(chǔ)；基礎(chǔ)；n管管手段；手段；n用用目的。目的。 應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)n收得齊全；收得齊全；n管的科學(xué)；管的科學(xué)；n用著方便。用著方便。 二、文書(shū)檔案的來(lái)源二、文書(shū)檔案的來(lái)源1、文書(shū)檔案文書(shū)檔案 是由公務(wù)文書(shū)（文件）轉(zhuǎn)化而來(lái)；是由公務(wù)

2、文書(shū)（文件）轉(zhuǎn)化而來(lái)； 2、公文的、公文的種類(lèi)種類(lèi)： （1）命令（令）；（）命令（令）；（2）決定；）決定； （3）公告；）公告； （4）通告；）通告； （5）通知；）通知； （6）通報(bào)；）通報(bào)； （7）議案；）議案； （8）報(bào)告；）報(bào)告； （9）請(qǐng)示；）請(qǐng)示； （10）批復(fù)；）批復(fù)； （11）意見(jiàn)；（）意見(jiàn)；（12）函；）函； （13）會(huì)議紀(jì)要）會(huì)議紀(jì)要通通用用行行政政類(lèi)類(lèi)公公文文 常用事務(wù)性常用事務(wù)性 公公 文文1.計(jì)劃（規(guī)劃）計(jì)劃（規(guī)劃）2.方案方案3.總結(jié)總結(jié)4.情況匯報(bào)情況匯報(bào)5.調(diào)研報(bào)告調(diào)研報(bào)告6.簡(jiǎn)報(bào)簡(jiǎn)報(bào)7.會(huì)議主報(bào)告會(huì)議主報(bào)告8.領(lǐng)導(dǎo)講話領(lǐng)導(dǎo)講話9.典型材料典型材料10.規(guī)章制

3、度規(guī)章制度 3、文件是檔案的前身，、文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿；檔案是文件的歸宿； 今天的文件今天的文件 明天的檔案；明天的檔案； 今天的檔案今天的檔案 將來(lái)的歷史。將來(lái)的歷史。4、公文公文與與檔案檔案的區(qū)別的區(qū)別 處在文件生命周期的不同生命階段；處在文件生命周期的不同生命階段；5、檔案工作應(yīng)與文書(shū)工作緊密結(jié)合，、檔案工作應(yīng)與文書(shū)工作緊密結(jié)合， 不能分家，不能分家， 要努力做到要努力做到“文檔一體化文檔一體化”； 文檔一體化：文檔一體化：（1）管理體制上）管理體制上（2）工作制度上）工作制度上（3）操作流程上）操作流程上（4）人員配置上）人員配置上（5）時(shí)間安排上）時(shí)間安排上（6）網(wǎng)

4、絡(luò)運(yùn)行上）網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行上 三、歸檔工作的三、歸檔工作的基本原則基本原則1、記錄本單位歷史的真實(shí)面貌；、記錄本單位歷史的真實(shí)面貌；2、遵循文件的形成規(guī)律；、遵循文件的形成規(guī)律；3、保持文件之間的歷史聯(lián)系；、保持文件之間的歷史聯(lián)系；4、區(qū)分不同價(jià)值；、區(qū)分不同價(jià)值；5、使用科學(xué)、便捷的操作方法；、使用科學(xué)、便捷的操作方法； 6、嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)、規(guī)范和制度；、嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)、規(guī)范和制度；7、方便今后的保管和利用。、方便今后的保管和利用。 四、科學(xué)劃分四、科學(xué)劃分歸檔范圍歸檔范圍 1、做好檔案價(jià)值的鑒定工作、做好檔案價(jià)值的鑒定工作 具備具備4種眼光種眼光 歷史的眼光歷史的眼光 發(fā)展的眼光發(fā)展的眼光 全

5、面的眼光全面的眼光 科學(xué)的眼光科學(xué)的眼光 確定確定歸檔范圍歸檔范圍要堅(jiān)持要堅(jiān)持 “以我為主以我為主”的的 “ “ 職能職能“原則原則： 以突出反映本單位的工作特色。以突出反映本單位的工作特色。五、堅(jiān)持五、堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理原則原則”各部門(mén)按規(guī)定向檔案部門(mén)各部門(mén)按規(guī)定向檔案部門(mén)移交移交檔案；檔案；不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；集中統(tǒng)一管理包括集中統(tǒng)一管理包括 、文件的歸檔文件的歸檔 、業(yè)務(wù)指導(dǎo)業(yè)務(wù)指導(dǎo) 注意注意 要堅(jiān)持要堅(jiān)持文書(shū)部門(mén)文書(shū)部門(mén)或各或各業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)的立卷的立卷歸檔制度。歸檔制度。 誰(shuí)形成，誰(shuí)立卷；誰(shuí)形成，誰(shuí)立卷； 誰(shuí)整理，誰(shuí)受益；誰(shuí)整理，誰(shuí)受益； 最

6、終實(shí)現(xiàn)最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享。檔案資源共建共享。 誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔，誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔， 隨辦隨歸檔。隨辦隨歸檔。 理由理由 文件承辦人最了解文件的來(lái)龍去脈。文件承辦人最了解文件的來(lái)龍去脈。 六、共同遵守歸檔制度六、共同遵守歸檔制度1 1、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)間（1）第二年的第一季度前；）第二年的第一季度前；（2）隨辦隨歸檔。）隨辦隨歸檔。2 2、歸檔要求、歸檔要求 （1）齊全；）齊全； （2）完整；）完整； （3）規(guī)范；）規(guī)范； （4）及時(shí)。）及時(shí)。 3 3、歸檔手續(xù)、歸檔手續(xù)（1）各部門(mén)預(yù)整理；）各部門(mén)預(yù)整理；（2）檔案人員檢查、指導(dǎo)；）檔案人員檢查、指導(dǎo)；（3）調(diào)整、改進(jìn)；）調(diào)整、改進(jìn)；（4）正式向檔案

7、室移交；）正式向檔案室移交；（5）辦理手續(xù)，清點(diǎn)、檢驗(yàn)、）辦理手續(xù)，清點(diǎn)、檢驗(yàn)、 移交清單、簽字。移交清單、簽字。 七、歸檔整理的新方法七、歸檔整理的新方法 以國(guó)家檔案局發(fā)布的以國(guó)家檔案局發(fā)布的 為依據(jù)為依據(jù) 1、整理要求整理要求在計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下，在計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下， 文件實(shí)行以文件實(shí)行以為單位的為單位的 單份文件編號(hào)整單份文件編號(hào)整 理，理， 努力做到努力做到“隨辦隨歸檔隨辦隨歸檔”， “ “誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔誰(shuí)辦誰(shuí)歸檔”。 2、整理的原則整理的原則（八字方針）（八字方針） 簡(jiǎn)化整理，簡(jiǎn)化整理， 深化檢索。深化檢索。3 3、適用范圍、適用范圍 只能應(yīng)用于只能應(yīng)用于文書(shū)檔案文書(shū)檔案的整理。的整理。

8、4、整理的、整理的（一）確定整理單位（一）確定整理單位 每份文件（自然件）為一件。每份文件（自然件）為一件。其中：其中： 正本與稿本為一件；正本與稿本為一件； 正文與附件為一件；正文與附件為一件； 來(lái)文與復(fù)文為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。（二）劃分保管期限（二）劃分保管期限 1 1、三分法；、三分法； 2 2、兩分法。、兩分法。 （三）裝訂加固（三）裝訂加固 去掉易生銹的金屬釘；去掉易生銹的金屬釘； 文件左側(cè)或左上角裝訂、固定；文件左側(cè)或左上角裝訂、固定； 若文件原裝訂基礎(chǔ)較好則可留用。若文件原裝訂基礎(chǔ)較好則可留用。裝訂時(shí)：裝訂時(shí)： 正本在前，定稿

9、在后；正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；正文在前，附件在后； 復(fù)文在前，來(lái)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 請(qǐng)注意 文件處理單、發(fā)文稿紙：文件處理單、發(fā)文稿紙： 與檔案同樣重要！與檔案同樣重要！ 放文件前放文件前 與文件裝訂在一起。與文件裝訂在一起。（四）編填頁(yè)號(hào)（四）編填頁(yè)號(hào) 若原文件頁(yè)號(hào)齊全，則不必做。若原文件頁(yè)號(hào)齊全，則不必做。 （五）簡(jiǎn)單分類(lèi)（五）簡(jiǎn)單分類(lèi) 按按年度保管期限組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題年度保管期限組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 分類(lèi)法將文件歸類(lèi)；分類(lèi)法將文件歸類(lèi)；（六）排序（六）排序 在分類(lèi)最后一層的文件，按時(shí)間（問(wèn)題）在分類(lèi)最后一層的文件，按時(shí)間（問(wèn)題） 大流水順序大流水順序排序；排序；（七）蓋歸檔章（七）蓋歸檔章 在文件首頁(yè)上方空白處在文件首頁(yè)上方空白處 加蓋歸檔章。加蓋歸檔章。 歸檔章式樣歸檔章式樣全宗號(hào)全宗號(hào)年度年度室室 編編 件件 號(hào)號(hào)問(wèn)題或機(jī)問(wèn)題或機(jī)構(gòu)構(gòu)保保 管期管期 限限館館 編編 件件 號(hào)號(hào)66200888辦公室辦公室永久永久 （八）編號(hào)（八）編號(hào) 1、由檔案室將歸檔章的各個(gè)項(xiàng)目、由檔案室將歸檔章的各個(gè)項(xiàng)目 依次填寫(xiě)；依次填寫(xiě)； 2、“室編件號(hào)室編件號(hào)”按文件排列順序大流水按文件排列順序大流水 逐件編號(hào)。逐件編號(hào)。 （九）編制文件級(jí)目錄（九）編制文件級(jí)目錄逐件填寫(xiě)目錄表格的項(xiàng)目