報銷管理制度公司

1、報銷管理制度（一） 請款單證規(guī)定：A 采購類：1. 原紙請購時應(yīng)提交的各種單證：訂購單、進倉單、對賬單、發(fā)票、過磅單、賬款差異分析表、退貨單（若有退貨）；2. 輔料（含辦公用品）請款時應(yīng)提交的各種單證：請購單、訂購單、進倉單、對賬單、發(fā)票，其中煤、淀粉、硼砂、片堿還需附有過磅單、退貨單（若有退貨）；3. 設(shè)備請款時應(yīng)應(yīng)提交的各種單證：請購單、訂購單（或合同復(fù)印件）、驗收單、發(fā)票。4. 要求以上單證齊全，若請款時尚缺某一單證，應(yīng)用聯(lián)絡(luò)單說明缺何種單證；5. 以上所有單證均要有相關(guān)經(jīng)辦授權(quán)人簽名；保證所有單證金額、數(shù)量的正確性：1） 請款單：要求內(nèi)容填寫正確，完整，字跡清楚。2） 請購單（外協(xié)單）

2、：需要有公司按相應(yīng)授權(quán)中及權(quán)限人審批簽字同意；請購單應(yīng)詳細描述擬請購物品的規(guī)格、型號、質(zhì)量要求、要求達到的性能指標、具體用途及交貨期等；外協(xié)單內(nèi)容若是委外來廠維修、基建等不需將物品帶出場外的，則應(yīng)詳細描述擬外協(xié)項目地點、內(nèi)容、達到要求（驗收標準）、完成時間及費用；外協(xié)單內(nèi)容若是需將物品帶出場外加工或是我司提供原料、成品、半成品等，則應(yīng)詳細描述擬外協(xié)項目費用、運輸方式及其費用歸屬、品質(zhì)標準、明確相關(guān)消耗指標等；同時要求運送外出加工物品開具送貨單，送腳背委托單位簽收交回開單單位（倉庫）；加工完畢進廠后，經(jīng)驗收合格重新辦理入倉手續(xù)；申請報支外協(xié)加工費用時，應(yīng)附有以上“外協(xié)加工單”、運送外出加工物品開

3、具“送貨單”經(jīng)驗收合格重新辦理入倉手續(xù)“入庫單”；3） 訂購單：詳細描述擬請物品的標準單位價格、數(shù)量、金額，需要有公司按形影授權(quán)終極權(quán)限人審批，且訂購數(shù)量及金額應(yīng)應(yīng)小于或等于請購單上的數(shù)量及金額。4）進倉單：須有倉管員、品管及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字。原紙類統(tǒng)一用藍聯(lián)，輔料及辦公用品統(tǒng)一用綠聯(lián)；5）過磅單：過磅單背面均應(yīng)有保安、倉管員簽名，以示對過磅單數(shù)據(jù)真實負責(zé)。6）驗收單：對于外購設(shè)備、配件及外協(xié)加工項目等金額達到符合規(guī)定的必須辦理對該物品外協(xié)加工項目的結(jié)果確認、判定是否符合要求，并經(jīng)按相應(yīng)權(quán)限審批簽字。所有外購機器設(shè)備、配件單項價值在 500 元（含）以上均需填寫“驗收單”；所有外修機械設(shè)備及配件

4、、基建維修等，單項價值在 100 元（含）以上均需填寫“驗收單”；特殊機械設(shè)備、大型建設(shè)工程等需要著呢功夫?qū)I(yè)部門驗收方可使用的，除自身且也的“驗收單”外，還應(yīng)出具政府專業(yè)部門驗收報告。7）對賬單：除當月可結(jié)款或零星費用外，所有請款均應(yīng)提供供需雙方對賬單確定請購對賬單，及應(yīng)予請購單、訂購單、進倉單一一核對。大型建設(shè)工程應(yīng)提供雙方工程造價結(jié)算書， 標明項目總造價、 工程增減量，經(jīng)雙方公司蓋章確認；8）發(fā)票：所有請購，外協(xié)項目原則上均應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票，發(fā)票金額及數(shù)量及供應(yīng)商均應(yīng)與以上各種單證相符，無法提供增值稅專用發(fā)票或無正式發(fā)票的均應(yīng)事先報公司總經(jīng)理或財務(wù)經(jīng)理審批后送財務(wù)備案，否則無法提供增

5、值稅專用發(fā)票或無正式發(fā)票一律不予付款。9）賬款差異分析表：詳細描述各項差異情況（格式見附件）；10）凡涉及采購進料品質(zhì)不良扣款、特采扣款、外協(xié)項目不符合要求扣款等扣款項目，均應(yīng)有供應(yīng)商書面確認，以避免發(fā)生糾紛，同時請款應(yīng)將上述書面確認單附在請款單之后；品管部在發(fā)生上述情況發(fā)出書面通知供應(yīng)商同時抄送財務(wù)一份；6.以以越安全庫存請購的， 對單月申請請購量但月份批次送貨， 跨越請購單尚未送貨的或為送完，未送請購量自動無效，不能要求繼續(xù)送貨；B:費用及其他類:1. 市內(nèi)交通費： 報支應(yīng)在公司規(guī)定的時間內(nèi)報支， 預(yù)期沒有正當理由原則上不予報支；在報支時應(yīng)填寫“市內(nèi)交通明細表”；請款單經(jīng)其部門主管及其助總

6、審批后，在規(guī)定時間內(nèi)送交財務(wù)；2. 出查查旅費：應(yīng)在出差后兩天內(nèi)辦理出差報銷手續(xù)，列明出差費用明細，具體出差費用標準，按出差管理規(guī)定標準辦理（“出差管理規(guī)定”另行制定）；請款單經(jīng)其部門主管及助總審批后， 在規(guī)定時間內(nèi)送交財務(wù)； 逾期沒有正當理由原則上不予報支；3. 行政公務(wù)車報支過路過橋費、停車費的應(yīng)填寫“車輛費用明細表”（格式見附件）；4. 車隊貨車報支過路過橋費、停車費的，應(yīng)填寫每部車輛“車輛費用明細表”，同時車隊主管應(yīng)將各部門車輛從公司到各家客戶送貨所必經(jīng)路線所經(jīng)過的收費站站點、收費標準金額陳列一覽表，送財務(wù)備案，財務(wù)據(jù)之為報銷審核標準；5. 車輛油費應(yīng)統(tǒng)一由公司辦理加油卡， 統(tǒng)一到指定

7、的定點加油， 每月報支油料款時，應(yīng)附上每部車的“車輛百公里友好明細表”，具體油耗考核管理規(guī)定由車隊制定；6. 由公司承擔的車輛養(yǎng)路費、運管費、季檢費、年檢費，統(tǒng)一由車隊陳列標準一覽表，送財務(wù)備案，財務(wù)部財務(wù)據(jù)之為報銷審核標準；7. 因公務(wù)需要，請客人到食堂用餐或招待飲料或外出請客人用餐，均應(yīng)填寫“客餐申請表”，按公司授權(quán)相應(yīng)由權(quán)限審批人審批，報銷時據(jù)之為報銷憑證之一；客人到公司食堂用餐或備用飲料具體業(yè)務(wù)阿布 “食堂客餐管理規(guī)定( HX-WI-AD-06 )執(zhí)行；8. 報支水、 電費時除提供增值稅發(fā)票外， 還應(yīng)提供公司內(nèi)部各分表的用水用電情況分析表及總表與外部收費總表差異分析表；9. 確因公需要

8、配備通訊工具所報支通訊費用， 應(yīng)事先報備每月費用報支標準， 超支部分由使用人本人承擔；10. 政府行政事業(yè)單位收費 (如： 排污費、 資源費、 商檢費、 鍋檢費、 進口報關(guān)等)均應(yīng)出示收費文件標準或事先包皮標準；11. 其他零星發(fā)生費用報支的，均應(yīng)在開支前提出書面申請，列明預(yù)計列支明細、標準，報公司授權(quán)相應(yīng)有權(quán)限審批人審批后，財務(wù)方可給予報支。請款時間的規(guī)定：所有支出項目均應(yīng)在當月內(nèi)報支，不允許跨越請款或超期限請款；1. 采購類：1) 原、輔料原則上實行集中采購，要求實行月結(jié)形式付款：輔料類(含辦公用品)采購經(jīng)辦人應(yīng)于次月 5 日前將上月所有供應(yīng)商為我公司供貨按結(jié)賬賬期進行對賬，根據(jù)上述要求的

9、相關(guān)單證收集齊全，并填寫完整請款單， 按請款單上注明的相應(yīng)順序及審批權(quán)限后， 于次月 10 日送交財務(wù)部審核；原紙類采購經(jīng)辦人應(yīng)與當月 30 日之前將當月供應(yīng)商為我公司供貨按結(jié)賬賬期進行對賬，并根據(jù)對賬結(jié)果通知供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票，于當月30 日之前送達我公司， 以利認證申報抵扣， 并根據(jù)上述要求的相關(guān)單證收集齊全，并填寫完整請款單，按請款單上注明的相應(yīng)順序及審核權(quán)限審批后，于次月 3 日前送交財務(wù)審核。2) 設(shè)備采購請款時間：具體經(jīng)辦人應(yīng)于設(shè)備到貨后，積極組織有關(guān)人員進行安裝調(diào)試；設(shè)備到貨7 天內(nèi)具體經(jīng)辦人根據(jù)上述要求的相關(guān)單證收集齊全，并填寫完整請款單，按請款單上注明的相應(yīng)順序及權(quán)限審批后

10、，設(shè)備到貨 10 天內(nèi)送交財務(wù)部審核；3) 零星采購、現(xiàn)金采購應(yīng)按每周一次對當周采購單據(jù)收集，于當周周六填寫完整請款單，按請款單上注明的相應(yīng)順序及審批權(quán)限后，提交財務(wù)審核，逾期無正當理由的，不予請款或該款項由相關(guān)責(zé)任人承付；4) 卻又正當理由暫無法收集齊全相關(guān)單證的，也應(yīng)按時填寫完整請款單，同時以聯(lián)絡(luò)單的形式注明尚缺何種單據(jù)、 何因尚缺、 預(yù)計何時能收集齊全，按請款單上注明的相應(yīng)權(quán)限有審批后，按上述相關(guān)規(guī)定期限內(nèi)隨附請款單一起報送財務(wù)部；5) 對款項由部分或全部已預(yù)付的，在填寫請款單時，應(yīng)在請款單的第一聯(lián)(黃聯(lián))下方支付明細欄上填寫何時支付，每次支付金額、付款方式，請款經(jīng)辦人；2. 費用及其他

11、類：1) 出查查旅費應(yīng)在出差回來后 2 天內(nèi)出差人填寫完整請款單，按請款單上注明的相應(yīng)順序及權(quán)限審批后，于出差回來后 5 天內(nèi)送交財務(wù)審核，逾期無正當理由的，不予請款或該款項由相關(guān)負責(zé)人承付；2) 市內(nèi)交通費、過橋費、停車費、現(xiàn)金支付油費、餐費及其他零星發(fā)生費用報支一律以 10 天為報銷周期，即每月 1-5 、 11-15、 21-25 日為前十天內(nèi)所發(fā)生的費用報銷期，經(jīng)辦人填寫完整請款單，按請款單上注明的相應(yīng)順序及權(quán)限審批后，交財務(wù)審，逾期無正當理由的，不予付款或該款項由相關(guān)責(zé)任人承付；3) 專項費用、大額支出項目等應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生完畢之后 3 天內(nèi)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)填寫完整請款單，按請款單上注明的

12、相應(yīng)順序及權(quán)限審批后，于業(yè)務(wù)發(fā)生完畢后5 日那日送交財務(wù)審核，逾期無正當理由的，按專項費用、大額支出項目的10%進行罰款或其他的相關(guān)規(guī)定處理；4) 財務(wù)會計對于接收到請款部門交來的請款單，應(yīng)在5 天內(nèi)審核完畢，審核無誤的單證轉(zhuǎn)送公司授權(quán)審核人審核，公司授權(quán)審核人應(yīng)在6 天內(nèi)審核完畢，最終送呈總經(jīng)理審批；請款單上各職能填寫及審批的內(nèi)容及分工：1. 經(jīng)手人： 應(yīng)認真收集以上請款要求的各種單證， 并在規(guī)定期限內(nèi)完整地填寫請款單上的各要素，認真核對供應(yīng)商所送之物品與我司入庫的物品數(shù)量、單價、金額明細是否一致，做到單單相符(送貨單與入庫單)、單表相符(入庫單與對賬明細表)、對賬明細表與系統(tǒng)(PACKK相

13、符；價格與訂貨單相符；2. 主管欄：1) 復(fù)核其所管轄部門經(jīng)熟人所經(jīng)辦事項、填寫請款內(nèi)容、單證收集完整性、準確性、真實性；2) 復(fù)核采購供應(yīng)商是否列為我司考核合格的供應(yīng)商；3) 核對單價，進行性價比，以取得物美價廉采購方案；3. 助總：審核經(jīng)辦人、主管所復(fù)核內(nèi)容的基礎(chǔ)上，應(yīng)對該分管業(yè)務(wù)內(nèi)所發(fā)生費用是否為必要開支及標準的確認；4. 會計：1) 復(fù)核請款經(jīng)手人所經(jīng)辦事項、填寫請款內(nèi)容、單證收集完整性、準確性2) 復(fù)核報支請款所附送的發(fā)票的合法性及請款金額的準確性；3) 復(fù)核報銷是否復(fù)核相關(guān)規(guī)定；5. 審核欄：1） 復(fù)核以上各職能人員所審核的內(nèi)容；2） 復(fù)核所報支項目發(fā)生業(yè)務(wù)的真實性及費用支出的合理

14、性；3） 復(fù)核所報支項目發(fā)生業(yè)務(wù)開支的必要性；4） 有權(quán)要求所報支項目發(fā)生開支提出進一步補充說明6. 總經(jīng)理：對以上各項報支項目做出終極審批；付款：1. 屬于預(yù)付款， 應(yīng)憑合同或工程合同單位或外協(xié)單的復(fù)印件及經(jīng)審批后的結(jié)款單送交出納付款（比照結(jié)款制度相關(guān)規(guī)定辦理）2. 長期合作供應(yīng)商 （月結(jié)） 請款方式上實行按月付款， 統(tǒng)一由資材集中送交審批，送交審批同意支付貨款后，交財務(wù)部統(tǒng)一安排付款。3. 零星供應(yīng)商或其他特殊情況需付款的， 原則上每周二、 四為送交審批請款時間，經(jīng)審批后交財務(wù)統(tǒng)一安排付款。4. 現(xiàn)金支付：1） 各部門現(xiàn)金借款或現(xiàn)金報銷的， 財務(wù)部統(tǒng)一安排在每周二、 四下午 13：0017

15、： 00，每周六8： 00 17： 00；2） 需領(lǐng)用較大金額的部門（指10， 000 元以上含），應(yīng)在辦理請款審批手續(xù)后，至少提前一個工作日通知財務(wù)，一邊財務(wù)做好備款準備。3） 要求支付現(xiàn)金或現(xiàn)金已付要求沖賬，均要求提供供應(yīng)商出具已收到的憑據(jù)，（如開發(fā)票時，注明現(xiàn)金收訖或現(xiàn)金收款收據(jù)并加蓋公章）4） 現(xiàn)金借款單財務(wù)部已登記入賬后，經(jīng)辦現(xiàn)金還款或沖賬的，統(tǒng)一由出納開具收款收據(jù)，匯集憑之沖抵借款人借款額；5. 銀行支付：1） 款項通過銀行支付的， 具體經(jīng)辦人應(yīng)提供收款單位： 收款單位名稱 （全稱）、開戶行、收款銀行賬號；2） 具體經(jīng)辦人對提供收款單位資料應(yīng)準確無誤；否則款項發(fā)生錯誤造成公司損失的

16、應(yīng)由具體經(jīng)辦人承擔；3） 除月結(jié)付款外的零星轉(zhuǎn)賬付款，財務(wù)部接到審批完整的付款通知單后，下午（當日 15： 00 前接單）次日（當日 15 ： 00 后接單）統(tǒng)一安排開具支票并送交公司統(tǒng)一加蓋銀行印鑒，定為每周一、三、五下午對外轉(zhuǎn)賬時間；4） 無法辦理“公轉(zhuǎn)私”業(yè)務(wù)（公司賬戶款項直接轉(zhuǎn)入私人賬戶）；6. 匯票支付：1） 對于收款單位同意接收銀行承兌匯票的，具體經(jīng)辦人應(yīng)提前3 個工作日以上通知財務(wù)，以便財務(wù)做好開具銀行承兌匯票或背書轉(zhuǎn)讓工作；2） 對于本公司自行開具銀行承兌匯票的，具體經(jīng)辦部門應(yīng)積極配合財務(wù)做好收集開具銀行承兌匯票的相關(guān)資料（如：合同資料等）3） 對于已開好銀行承兌匯票或背書轉(zhuǎn)讓

17、工作完成的，轉(zhuǎn)交給收款單位，要求收款單位一律開具收據(jù)（內(nèi)容應(yīng)詳細注明銀行承兌匯票票面各要素）加蓋公章或財務(wù)專用章，以證明該銀行承兌匯票已收到；4） 如收款單位要求我司代辦將銀行承兌匯票郵寄，則要求收款單位一律開具代辦委托書并申明責(zé)任自負；5） 以上收據(jù)、委托書等相關(guān)證明均為有效的原件；7. 各部相關(guān)部門沒有按上述要求時間內(nèi)辦理好手續(xù)的， 付款時間自然順延至下一個付款周期。其他：1. 以上那個規(guī)定有不詳之處， 可參照已有相關(guān)規(guī)定執(zhí)行， 已已有規(guī)定相沖突的一 律以本規(guī)定為準。關(guān)于報銷管理制度的補充規(guī)定為了進一步完善請款報銷程序，提高工作效率，特就發(fā)票及請款單送交到財務(wù)部的期限做如下補充規(guī)定：1.

18、原紙類：發(fā)票及請款單必須在當月 26 日至月底之間交到財務(wù)部；2. 輔料類： 1）實行月結(jié)形式付款的：與各供應(yīng)商對賬截止到當月月底，次月10前各輔料的發(fā)票及請款單必須交到財務(wù)部。 2） 零星采購的： 必須 zai 發(fā)票記載日期起（發(fā)票沒有日期的以進倉單日期計算） 7 日內(nèi)將請款單交到財務(wù)部；3. 固定資產(chǎn)：在安裝調(diào)試完畢并達到我司使用要求或合同之規(guī)定后，具體經(jīng)辦人根據(jù)相關(guān)要求收集齊全請款用的單證，請款單及發(fā)票應(yīng)在發(fā)票記載日期起 10 天內(nèi)或貨到 10 天內(nèi)送交到財務(wù)部。以上三項沒有按規(guī)定辦理的，則該供應(yīng)商貨款在原付款日期的基礎(chǔ)上向后順延一個月再支付。但應(yīng)取得發(fā)票并請款而沒有將請款單送交財務(wù)的，或雖然取得發(fā)票但超過請款期限10 天沒有送交財務(wù)部的， 財務(wù)部有權(quán)拒絕支付貨款。因此造成的負面影響和損失由相關(guān)部門責(zé)任人負責(zé)；4.費用類：所有費用類的開支必須按公司制度執(zhí)行，即先有費用申請單再按 公司批準的額度內(nèi)開支。如發(fā)票上有日期的，請款時間以發(fā)票上記載的