淮南工業(yè)學(xué)院基建類檔案工作制度

1、淮南工業(yè)學(xué)院基建類檔案工作規(guī)范（試行）（院人 200116 號）為提高我?；n案工作質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在學(xué)校建設(shè)中作用，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)中華人民共和國檔案法、高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本規(guī)范。一、基本原則1 、凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。2 、基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。3 、基建檔案必須反映基建管理和項(xiàng)目建設(shè)全過程，遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，與實(shí)物完全一致并有成套性。4

2、 、基建檔案工作做到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格竣工圖驗(yàn)收同步進(jìn)行。5 、嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度，立卷部門應(yīng)明確一名專（兼）職人員負(fù)責(zé)基建檔案工作，并納入工作職責(zé)范圍之中。二、歸檔范圍1 、歸檔的主要內(nèi)容：包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、建設(shè)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面，具體范圍見附件。2 、歸檔的重點(diǎn)：項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成不同載體文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。3 、不歸檔的文件材料：上級機(jī)關(guān)有關(guān)基建普發(fā)性

3、（非專指高校）不辦的文件；正式施工前的草圖，未定型圖紙；重份文件和重份圖紙；無查考價(jià)值臨時(shí)性、事務(wù)性文件。三、歸檔要求1 、使用基建文件材料過程中不允許隨便更改。如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。2 、歸檔的基建文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字完備，一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水書寫。3 、堅(jiān)持由部門立卷歸檔原則，由部門專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料排列好順序、書寫好卷內(nèi)目錄后向校檔案館歸檔。4 、基建項(xiàng)目結(jié)束（含最終完成）后，按工程項(xiàng)目組卷，一項(xiàng)一卷或若干卷，管理性文件材料排在整個(gè)項(xiàng)目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。5 、卷內(nèi)密不可分文

4、字材料排列按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后。圖紙按圖類別序號排列（即地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖） 。6 、卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。7、各種材料大小均為16 開，藍(lán)圖按四號圖紙規(guī)格折疊成手風(fēng)琴式；底圖采用卷筒或平放兩種方式保管；藍(lán)圖、底圖可以不裝訂，透明底圖必須用縫紉機(jī)打圖邊。8 、按順序編排頁號，無論單面或雙面，只要有書寫文字均作為一面編寫頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角；藍(lán)圖、底圖可以一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件，以件為單元，在每件文件材料的右上角蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記章

5、，并逐一填寫卷內(nèi)目錄。9、填寫卷內(nèi)目錄和備考表；確定保管期限（見附件）；草擬案卷封面標(biāo)題。10 、移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正移交。11 、移交時(shí)填寫移交目錄。一式兩份，清點(diǎn)無誤后，雙方在移交目錄上簽字蓋章，各執(zhí)一份存查。四、歸檔時(shí)間1 、基建管理性文件材料在次年六月底以前立卷歸檔。2 、基建項(xiàng)目文件材料在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)立卷歸檔。二一年十月十日附件一：高等學(xué)校基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表JJ11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)基建工作的文件長期2基建工作規(guī)章制度長

6、期3基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)長期4基建工作總體規(guī)劃永久5基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久6基建工作財(cái)務(wù)預(yù)、決算長期7全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖永久8水、電、氣管道分布圖永久9地質(zhì)勘探、地形測量材料永久JJ12 1可行性研究序號類目名稱保管期限1項(xiàng)目建議書及上級批復(fù)永久2可行性研究報(bào)告永久3項(xiàng)目評估永久4環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告永久5設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書永久JJ12 2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)序號類目名稱保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明永久2 地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基

7、礎(chǔ)材料永久JJ12 3設(shè)計(jì)文件序號類目名稱保管期限1初步設(shè)計(jì)永久2技術(shù)設(shè)計(jì)永久3施工圖設(shè)計(jì)短期4技術(shù)秘密材料、專利文件永久5設(shè)計(jì)計(jì)算書長期6關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn)永久7總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久8設(shè)計(jì)評價(jià)、鑒定及審批長期JJ12 4工程管理文件序號類目名稱保管期限1征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書永久2承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書永久5產(chǎn)權(quán)證書永久JJ12 5施工序號類目名稱保管期限1 土地施工文件（ 1 ）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要短期（ 2 ）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全

8、措施、施工工藝長期（ 3 ）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期（ 4 ）建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告短期（ 5 ）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久（ 6）土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久（ 7）土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖永久（ 8）隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久（ 9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報(bào)告永久（ 10）分項(xiàng)、分單位工程抽量檢查、評定長期（ 11）交工驗(yàn)收記錄證明長期（ 12）竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告永久2 設(shè)備及管線安裝施工文件（ 1 ）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要短期（ 2 ）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期（ 3 ）

9、焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄長期（ 4 ）隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄長期（ 5 ）強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告長期（ 6）設(shè)備調(diào)試記錄短期（ 7）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報(bào)告長期（ 8）系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗(yàn)記錄長期（ 9）管線清洗、通水、消毒記錄短期（ 10 ）管線標(biāo)高位置、坡度測量記錄長期（ 11）中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評定長期（ 12）竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告長期3 電氣、儀表安裝施工文件（ 1 ）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審短期（ 2 ）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期（ 3 ）調(diào)試、整定記錄長期（ 4 ）性能測試和校核長期（ 5 ）施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報(bào)告長期（ 6 ）操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)短期（ 7 ）電氣裝置交接記錄短期（ 8 ）中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評定長期（ 9 ）竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告長期JJ12 6竣工驗(yàn)收序號類目名稱保管期限1竣工驗(yàn)收報(bào)告永久2全部竣工圖紙永久3質(zhì)量評審材料永久4工程現(xiàn)場聲像材料永久5竣工驗(yàn)收會議決議文件永久JJ12 7基建財(cái)務(wù)、器材管理序號類目名稱保管期限1財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃短期2工程概算、預(yù)算、決算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定資產(chǎn)永久JJ12 8生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、