2018工程資料管理制度

1、工程資料治理制度、總那么1 .為保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),保證檔案案卷合格率,使工 程檔案治理順利到達(dá)?建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)?(GBT/50328-2021)的要求, 特制定本制度.2 .根本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)工程,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的 過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括工程的決策立項、批復(fù)、承發(fā)包 合同、勘探、設(shè)計、施工、設(shè)備調(diào)試、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收、移交生產(chǎn)等過程中形 成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料.3 .根本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的珍貴財富,是勘測、設(shè)計、施工和 治理人員的勞動結(jié)晶.依據(jù)?中華人民共和國檔案法?,各級人員做好

2、文件材料 的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位責(zé)任, 各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的工程所形成 的、具有保存價值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并保證檔案的完整性、 準(zhǔn)確性.二、工程檔案治理制度2.1 工程檔案治理1 .工程資料治理工作是工程建設(shè)過程的一局部,應(yīng)納入建設(shè)全過程治理并與 工程建設(shè)同步.檔案資料室集中統(tǒng)一治理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案 資料的接收和移交.2 .為了便于各個治理環(huán)節(jié)的銜接,檔案資料室配備專職檔案員,為更好地管 理好檔案資料,應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備.3 .工程建設(shè)中,各種技術(shù)

3、資料交由檔案資料室統(tǒng)一治理發(fā)放,各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù).4 .設(shè)備到貨后,由采購部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后,設(shè)備資料(歸檔的質(zhì)保 資料)統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一治理,造冊登記并建立收創(chuàng)造細(xì)帳. 各單項工程總體 驗(yàn)收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn), 各項工程竣工決算的 最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付.5 .購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請,經(jīng)批準(zhǔn)后按方案辦理, 或委托有關(guān)部門自行辦理.凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報銷憑證,一律由檔 案室簽收前方可辦理報銷手續(xù).2. 2工程文件的歸檔范圍2.1.1 對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和

4、現(xiàn)狀、具有保 存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔.2.1.2 工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合?建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)?(GBT/50328-2021)附錄 A 的要求.2.3 歸檔文件的質(zhì)量要求2.3.1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件.2.3.2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程.2.3.3 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合.2.3.4 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,不得使 用易褪色的書寫材料,如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等.2.3.5 工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清楚,

5、圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備.2.3.6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4幅面297m由210mm.圖紙 宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅.2.3.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張.圖紙 一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖.計算機(jī)出圖必須清楚,不得使用計算機(jī)出 圖的復(fù)印件.2.3.8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章.1竣工圖章的根本內(nèi)容包括：“竣工圖字樣、施工單位、編制人、審核人、 技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān).2竣工圖章例如如下圖2.3.8 :竣工圖施工單 位編制人審核人技木負(fù) 責(zé)人編制日 期監(jiān)理單 位總監(jiān).J現(xiàn)場監(jiān) 理8017777720202020圖2.3

6、.8 竣工圖章例如3竣工圖章尺寸為：50mrK 80mm4竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處.2.3.9 利用施工圖改繪竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、 平面布置等有重大改變,或變更局部超過圖面1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖.2.3.10 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按?技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法? GB/10609.3-89統(tǒng)一折疊成 A4幅面 297mm 210mm ,圖標(biāo)欄露在外面.2.4歸檔文件立卷的原那么和方法2.4.1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用.2.4.2 一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時,工程文件應(yīng)按

7、單位工程組卷.2.4.3 立卷可采用如下方法：1工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、施工文件、竣工圖、竣 工驗(yàn)收文件4局部；2工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；3施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；5竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷.2.4.4 立卷過程中宜遵循以下要求：1案卷不宜過厚,一般不超過 40mm2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷.三、工程文件收發(fā)及治理規(guī)定為增強(qiáng)工程文件收發(fā)治理,理順傳遞關(guān)系,并按工程進(jìn)度作好工程文件的提 供利用,特制定本制度.3.1 工程文件接收1 .各單位提供應(yīng)工程部

8、的工程文件工程技術(shù)文件、圖紙資料由檔案資料 室統(tǒng)一接收；行政主管部門所發(fā)的行政方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收.2 .工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律交檔案資料室.3 .設(shè)備文件,采購部匯同有關(guān)部門對設(shè)備開箱驗(yàn)收后, 及時將設(shè)備資料立卷 歸檔；設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)部門.4 .檔案資料室對接收的工程文件資料, 必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn) 問題應(yīng)及時整改.5 .檔案資料室對接工程文件應(yīng)及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳簿式臺帳,并能利用計算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索.6 .登記完畢的工程文件,應(yīng)及時予以處理,在保證歸檔份數(shù)后,應(yīng)按工程部

9、領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關(guān)單位和部門.7 .對接收的密級文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級文 件資料的借閱規(guī)定.8 .檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案登錄總登 記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè).3.2 工程文件資料發(fā)放1 .分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理.2 .呈送上級單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量.3 .檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、工程文件資料當(dāng)工程施工圖有限,檔案資料室僅提供應(yīng)治理人員、專業(yè)分包單位或施工班組一套文件, 缺乏局部由專業(yè)分包單位或施工班組自費(fèi)復(fù)制.

10、4 .分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺帳,資料分發(fā)臺帳應(yīng)留存?zhèn)洳?5 .為防止工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單,并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程 文件資料.3.3 設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及治理規(guī)定1 .設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計修改通知單、工程 聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄.2 .設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存,工程 結(jié)束后由檔案資料室向設(shè)計院提供全部設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供 設(shè)計院編制竣工圖.3 .凡涉及設(shè)計修改、變更,檔案資料室應(yīng)及時在歸檔圖紙的

11、副本對應(yīng)卷冊圖 紙目錄上加蓋設(shè)計修改印章,并將變更單復(fù)印件及時放入卷冊內(nèi).四、單位責(zé)任及資料歸檔范圍4.1 單位責(zé)任工程實(shí)行總承包,總承包單位負(fù)責(zé)對其總包工程的文件從形成到編制的全 過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo).并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作.按規(guī)定向 建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案.4.1.1、 總承包單位：收集、編制、整理工程各單位工程施工文件的形成、積累 和歸檔工作并進(jìn)行收集、匯總、立卷.4.1.2、 各專業(yè)分包單位：負(fù)責(zé)收集、編制、整理合同承包范圍內(nèi)的分局部項工 程施工文件立卷歸檔.4.2 各單位資料歸檔范圍4.2.1、 、施工總承包單位歸檔范圍1 所有單位

12、工程施工、安裝等全部工程資料；2 工程建設(shè)期間的工程聯(lián)系單、設(shè)計變更單 ；3收集各專業(yè)分包單位的全部工程資料含設(shè)備調(diào)試、檢測及相關(guān)材料；4 提交歸檔范圍內(nèi)的所有工程資料含影像資料；5按時提交全套完整的竣工圖一式三份,并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有 關(guān)規(guī)定.4.2.2、 各分包單位的資料歸檔范圍1)合同范圍內(nèi)的分局部項工程施工、 安裝等全部工程資料(含設(shè)備調(diào)試、檢測 及相關(guān)材料)；2)分包范圍內(nèi)的竣工圖；3)分包范圍內(nèi)的影像資料.4.2.3、 對不符合歸檔要求的處理：對各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,檔案資料室有 權(quán)退回,各分包單位應(yīng)按檔案治理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求

13、 的工程資料及案卷文件材料.4.2.4、 凡因各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,不能進(jìn)行 工程決算,各分包單位竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對分局部項工程 的竣工資料簽收合格后支付.4.3 其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號方法及規(guī)定執(zhí)行.工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案治理方法執(zhí)行.檔案庫房治理按本工程檔案庫房治理規(guī)定執(zhí)行.五、聲像及電子文件檔案治理方法5.1歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用下表所列開放式文件或通用格式進(jìn)行存 儲.文件類別格式文本(表格)文件PDF XML TXT圖像文件JPEG TIFF圖形文件DWGPDF SVG影像文件MPEG2 MPE

14、G4 AVI聲首文件MP3 WAV5.2 歸檔的建設(shè)工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)版一致.5.3 照片檔案應(yīng)符合以下要求：(1)主體明確、影像清楚、畫面完整、未加修飾剪裁；(2)能表達(dá)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；(3)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于 400萬有效像素.5.4 錄像檔案應(yīng)符合以下要求：(1)主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清楚、鏡頭平穩(wěn)；(2)聲像資料因按工程各階段立卷,聲像資料與紙質(zhì)檔案應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識關(guān)系(文字說明)；文字說明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計單位、施工單位、地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期

15、等.六、設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單治理規(guī)定6.1設(shè)計變更制度1 .應(yīng)盡量減少施工中的設(shè)計變更與簽證,如假設(shè)不可防止,按本制度執(zhí)行.2 .各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強(qiáng)烈的責(zé)任心, 嚴(yán)格履行自己的責(zé)任,把好工程質(zhì) 量關(guān),并努力降低工程造價.在工程開工前,仔細(xì)研究圖紙,并組織圖紙會審, 將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決, 對工程圖紙不齊全的局部,需及時催促設(shè)計單 位補(bǔ)充、修改圖紙.3 .工程設(shè)計變更的具體經(jīng)辦人是工程部技術(shù)負(fù)責(zé)人, 具體負(fù)責(zé)與公司總工及 使用單位、設(shè)計單位、施工承包單位聯(lián)系,并負(fù)責(zé)分發(fā)設(shè)計變更通知單.4 .所有設(shè)計變更必須有文字記載,禁止口頭承諾.特殊情況下,可以先口頭 承諾,事后必須在7日內(nèi)

16、補(bǔ)辦完設(shè)計變更通知單.5 .設(shè)計院以郵寄、 等方式的設(shè)計變更資料,由工程經(jīng)理負(fù)責(zé)簽收并報送 工程部備確認(rèn)案后,技術(shù)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)工程師組織實(shí)施.6 .各專業(yè)工程師在接到設(shè)計變更資料后應(yīng)當(dāng)天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實(shí)施.7 .設(shè)計變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結(jié)果,并報送工程經(jīng)理審核.8 .經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記,作為今后結(jié)算的依據(jù).6.2簽證治理制度1 .簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容.為了做到有效限制工程造價和工期,所有現(xiàn)場治理人員在開工前須熟悉合同書、 招投標(biāo)文件,需審核施工單位提交的 施工組織設(shè)計,嚴(yán)格限制現(xiàn)場簽證.2 .發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工

17、單位原因造成的工程內(nèi)容及工 程量的增減經(jīng)批準(zhǔn)后,且在保證工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持不變的前提下,方能實(shí)施簽證.工程施工現(xiàn)場簽證由施工單位、 工程監(jiān)理和工程部現(xiàn)場治理人員共 同簽證,嚴(yán)禁事后補(bǔ)簽.3 .現(xiàn)場簽證單由施工單位報送,經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后, 由現(xiàn)場 專業(yè)工程師和工程經(jīng)理復(fù)核后,共同簽字并蓋章,簽證有效.4 . 工程使用材料的質(zhì)量、價格如有特殊情況需簽證時,由工程監(jiān)理、工程 部有關(guān)人員共同簽證.5 .已審核同意的簽證,分包單位必須按期執(zhí)行,否那么,造成的損失由分包單 位承當(dāng).由于分包單位對施工圖閱讀不仔細(xì)等原因造成的返工不予認(rèn)可, 因此延 誤工期由分包單位負(fù)責(zé).七、工程竣工圖編

18、制治理規(guī)定7.1 編制竣工圖的形式和深度1 .凡按圖施工沒有變動的,那么由施工單位包括總包和分包施工單位,下同 在原施工圖上加蓋“竣工圖標(biāo)志后,即作為竣工圖.2 .凡在施工中雖有一般性設(shè)計變更,但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工 圖的,可不重新繪制,由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖必須是新藍(lán)圖上注明修改 的局部,并附以設(shè)計變更通知單和施工說明.加蓋“竣工圖標(biāo)志后,即作為竣 工圖.3 .凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變,不宜再 在原施工圖上修改、補(bǔ)充者,應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖.由于設(shè)計原因造成的, 由設(shè)計單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于施工原因造成的,由施工單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由 于其他原因造成的,由建設(shè)單位自行繪圖或委托設(shè)計單位繪圖. 施工單位負(fù)責(zé)在 新圖上加蓋“竣工圖標(biāo)志并附以有關(guān)記錄說明,作為竣工圖.重大的改建、擴(kuò) 建工程涉及原有工程工程變更時,應(yīng)將相關(guān)工程的