會(huì)議禮儀培訓(xùn)

1、會(huì)議禮儀會(huì)議禮儀培訓(xùn)培訓(xùn)v 主講：張志成v 日期：2011.5.15【課程目錄】v v第一講第一講 會(huì)議功能會(huì)議功能v1. 會(huì)議的六大功能v2. 會(huì)議進(jìn)行前的注意要點(diǎn)v3. 決定開會(huì)日期應(yīng)注意的事項(xiàng)v4. 開會(huì)場所的選擇v5. 道具、視聽器材的準(zhǔn)備v v第二講第二講 跨國會(huì)議安排跨國會(huì)議安排v1. 會(huì)前的準(zhǔn)備v2. 接待外賓的細(xì)節(jié)v v第三講第三講 開會(huì)應(yīng)有的禮節(jié)開會(huì)應(yīng)有的禮節(jié)v1. 開會(huì)應(yīng)有的態(tài)度v2. 出席者應(yīng)遵守的禮節(jié)v v第四講第四講 質(zhì)詢的忌諱質(zhì)詢的忌諱v1. 質(zhì)詢的禮節(jié)v2. 司儀角色扮【內(nèi)容摘要】第一講第一講 會(huì)議功能會(huì)議功能v會(huì)議的六大功能 1傳達(dá)公司經(jīng)營理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一

2、致傳達(dá)公司經(jīng)營理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致 召開會(huì)議最主要是為了傳達(dá)公司的經(jīng)營理念，統(tǒng)一上下員工的步調(diào)，改進(jìn)公司的缺失，讓公司能夠更好。同時(shí)通過會(huì)議，集思廣益，把大家的意見統(tǒng)一起來使之成為公司即將遵循的一個(gè)方向，這樣才能眾志成城，又快又好的將目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。 2傳達(dá)決策者信念傳達(dá)決策者信念 決策者的信念也要通過會(huì)議來傳達(dá)。比如，公司今年開始要派發(fā)一些紅利給所有的員工，而且要根據(jù)每位員工完成各項(xiàng)指標(biāo)的多少而有所不同，這是領(lǐng)導(dǎo)者的一種激勵(lì)策略，這樣的信念就需要利用會(huì)議來隆重推出，充分吸引員工，激發(fā)員工的工作熱情。 3集思廣益共同解決問題與危機(jī)集思廣益共同解決問題與危機(jī) 集思廣益、共同解決問題與危機(jī)是會(huì)議

3、的又一個(gè)重要功能。當(dāng)公司突然陷入困境，下面的人沒有對策，領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)之間也拿不出合理的方案時(shí)，就需要大家坐在一起召開會(huì)議，貢獻(xiàn)自己的想法，設(shè)法解決公司所面臨的危機(jī)。所以，開會(huì)可以化危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī)，這也就是它存在的一個(gè)重要原因。 4腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營盲點(diǎn)腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營盲點(diǎn) 會(huì)議功能的第四點(diǎn)是腦力激蕩，開發(fā)富有創(chuàng)意的經(jīng)營理念。一個(gè)擁有良好的生產(chǎn)線、人員配備和產(chǎn)品的公司，如果沒有足夠的創(chuàng)新意識，依然不能稱之為是一個(gè)好公司。會(huì)議就是產(chǎn)生創(chuàng)意的一個(gè)良好場所，通過有效的會(huì)議，可以進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，不斷激發(fā)出良好的創(chuàng)意。 5檢討、改進(jìn)缺失檢討、改進(jìn)缺失 會(huì)議功能的第五點(diǎn)是全面檢討和改進(jìn)公司的缺失

4、。如果你的公司今年的業(yè)績一路下滑，你就要馬上召開會(huì)議，大家討論一下所以下滑的可能原因，比如：是不是產(chǎn)品不夠好，還是管銷費(fèi)用沒有有效控制，或者人員的配備有問題。通過會(huì)議，可以將所有可能的原因列舉出來，然后再編列成冊，一一做出分析，通過分析結(jié)果來檢討和改進(jìn)公司的有關(guān)缺失。 6達(dá)成告知功能達(dá)成告知功能 達(dá)成告知也是會(huì)議的一大功能。比如，今年你的公司的業(yè)績目標(biāo)是要達(dá)到一億的營業(yè)額，通過會(huì)議，你可以將這個(gè)目標(biāo)清晰準(zhǔn)確地傳達(dá)給各個(gè)相關(guān)部門，號召大家加快生產(chǎn)腳步，爭取按時(shí)完成任務(wù)。這樣傳達(dá)信息要比在布告欄上公布的效果好得多，而且也顯得更為鄭重。 會(huì)議進(jìn)行前的注意要點(diǎn) v1是否一定要開會(huì)是否一定要開會(huì)v一般來

5、說，一定要召開的會(huì)議至少應(yīng)該符合下列條件中的一個(gè)：v需要進(jìn)行信息交換v若要令部門內(nèi)部和部門之間在工作上配合默契，就需要召開會(huì)議來進(jìn)行信息的交換；有時(shí)為了客觀全面的了解情況，得出合乎實(shí)際的結(jié)論，也需要讓多個(gè)部門或許多人員在一起交換多方面搜集的信息，這時(shí)也應(yīng)當(dāng)開會(huì)；另外，如果需要激發(fā)出具有創(chuàng)造性和批評性的意見，從而尋找、分析、解決問題和做出決策時(shí)，也同樣需要開會(huì)。v需要整合不同意見v作為包含著許多個(gè)體的團(tuán)隊(duì)，要成為一個(gè)整體，就需要整合內(nèi)部不同的意見，如，讓眾人接受一個(gè)決定、計(jì)劃和構(gòu)想；或者重新整合眾人混亂的觀念，確保所有人都對一個(gè)問題有一致的理解，這時(shí)，就需要開會(huì)。另外，如果需要使某個(gè)問題盡快獲得

6、各方的反應(yīng)，或是需要全面推動(dòng)、加快已經(jīng)被延遲了的工作，往往也需要開會(huì)。v v涉及多方面的工作安排v如果決策實(shí)施時(shí)涉及多個(gè)部門、多個(gè)人員時(shí)，當(dāng)然也需要召開會(huì)議。比如說，為了讓大家明確目前所面臨的問題；處理涉及到不同部門的人事問題；處理不知道什么人對此應(yīng)負(fù)責(zé)，或是需要多人、多部門對此負(fù)責(zé)的問題；安排涉及多個(gè)部門人員的工作，以上這些情況均需要召開會(huì)議以取得最好效果。v2會(huì)議議程不可太過冗長會(huì)議議程不可太過冗長v安排會(huì)議議程v會(huì)議的議程如同軌道，可以令會(huì)議在預(yù)定的方向上有步驟、有計(jì)劃的進(jìn)行。一般來說，會(huì)議的議程是有一定模式的，大多數(shù)的會(huì)議議程都需要包括主席的開場白、介紹基本情況、自由發(fā)言、討論問題、整

7、合意見、得出結(jié)論和會(huì)議結(jié)束等幾個(gè)部分。v以上就是會(huì)議議程一般所要包括的內(nèi)容，除此之外，還可以根據(jù)實(shí)際需要對會(huì)議的議程進(jìn)行添加或刪減，比如，有的會(huì)議結(jié)束時(shí)可能需要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，有的會(huì)議的議題情況由主席代為介紹等。這些，都要視當(dāng)時(shí)具體的情況而定。v各種會(huì)議的長度v議程確定之后，一定要根據(jù)會(huì)議的類型把握好會(huì)議的長度，一般來說日常的例會(huì)需要3090分鐘；臨時(shí)性會(huì)議中的短期會(huì)議長度為30分鐘以內(nèi)、中期會(huì)議長度為30120分鐘、長期會(huì)議長度為1天以上。v v3開會(huì)地點(diǎn)的安排開會(huì)地點(diǎn)的安排v開會(huì)地點(diǎn)的選擇要切合會(huì)議的內(nèi)容以及形式，還要注意會(huì)議的預(yù)算、會(huì)議的規(guī)模及室溫、燈光、噪聲等各種因素，而且需要確保與會(huì)者的舒

8、適度。一個(gè)讓與會(huì)者感到不適的地方不會(huì)給會(huì)議帶來良好的效果。v公司內(nèi)部的會(huì)議一般都在公司內(nèi)舉行，但不同類型的會(huì)議，舉行的地點(diǎn)也有所不同。公司的例會(huì)，需要有一個(gè)固定的會(huì)議場所，最好是一間獨(dú)立、寬敞、明亮的房間，里面有必要的布置和設(shè)備；公司的高層在主辦會(huì)議時(shí)可以使用公司內(nèi)部的場地；公司間的會(huì)議根據(jù)會(huì)議舉行的目的而選擇不同的地點(diǎn)；大型會(huì)議，特別是比較正式的會(huì)議，其場所要求比其他會(huì)議要高一些，但是仍有不少地點(diǎn)可供選擇，比如會(huì)議中心、公共建筑和高校會(huì)堂等。v v4確定合適的開會(huì)時(shí)間確定合適的開會(huì)時(shí)間v日常的例會(huì)最好選擇在周二至周四8：0011：00或14：0016：00舉行；臨時(shí)例會(huì)則要選擇與會(huì)者都感到方

9、便的時(shí)間。還有，如果你將會(huì)議安排在11：00召開，就要特別注意嚴(yán)格控制好會(huì)議時(shí)間，這樣才不會(huì)影響與會(huì)者的正常安排。v另外，緊急會(huì)議召開時(shí)間的選擇，一般遵守“越快越好”的原則。會(huì)議召開時(shí)間的安排要根據(jù)與會(huì)者的情況來進(jìn)行，要求一切以與會(huì)者為本。v5邀請適合參與會(huì)議的對象邀請適合參與會(huì)議的對象v適合參與會(huì)議的人員應(yīng)該符合如下條件：v有利于議題的討論v與會(huì)議的議題有關(guān)，應(yīng)當(dāng)是與會(huì)者的首要條件；與會(huì)者還包括跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人、可以提供專業(yè)或獨(dú)家信息的人、能使討論更有效率的人。v有利于會(huì)議的順利進(jìn)行v與會(huì)者還包括有利于會(huì)議順利進(jìn)行的人，比如，對會(huì)議的協(xié)調(diào)作用不可或缺的人、代表著某個(gè)團(tuán)體或群體利益的人

10、等。v有利于召集者的意愿v召集者的意愿是會(huì)議召開的一個(gè)決定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人當(dāng)然也是與會(huì)者的理想人選。v以上三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是確定與會(huì)者名單的一般標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然，有時(shí)在一些特別場合下還有其他的標(biāo)準(zhǔn)，但是這三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)在確定名單時(shí)首先被執(zhí)行。v v6輔助器材的搭配輔助器材的搭配v公司的會(huì)議室由于需要長期使用，所以應(yīng)配有常用的輔助器材，它們主要是一些電子設(shè)備：v首先是照明設(shè)備，無論采光效果如何，電燈的照明度都不應(yīng)低于辦公室的照明度；其次是擴(kuò)音設(shè)備，一般有三四個(gè)即可，均勻分布在會(huì)議室內(nèi)，擴(kuò)音器的功率要和會(huì)議室的大小相適應(yīng)，擴(kuò)音設(shè)備不但可以提高發(fā)言者傳遞信息的效率，也同樣可以幫助主

11、席或發(fā)言者在場面混亂的時(shí)候控制局勢；再者是投影設(shè)備，一般包括電腦、投影器、投影幕以及相關(guān)的傳導(dǎo)線等，投影器多為可移動(dòng)型，可在投影幕前24米處安裝；還包括視聽設(shè)備，雖然現(xiàn)在投影設(shè)備一般都可以替代視聽設(shè)備，但如果條件允許，還是應(yīng)當(dāng)有一套視聽設(shè)備，包括電視機(jī)、影碟機(jī)、功放機(jī)、音箱等。v決定開會(huì)日期應(yīng)注意的事項(xiàng)v v已經(jīng)確定要召開會(huì)議之后，接下來要做的就是確定召開會(huì)議的準(zhǔn)確時(shí)間。確定會(huì)議時(shí)間要考察好一些事項(xiàng)，如表11所示，怎樣才能讓所有需要參加會(huì)議的人都準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)在會(huì)場，才能讓會(huì)議順利進(jìn)行。v v決定開會(huì)日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)決定開會(huì)日期時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)v開會(huì)時(shí)間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊開會(huì)

12、時(shí)間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊時(shí)期時(shí)期 應(yīng)考慮出席者的工作狀況，可有代理人應(yīng)考慮出席者的工作狀況，可有代理人 輔助器材的來源輔助器材的來源 由誰負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)由誰負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò) 主席、會(huì)議記錄人員等相關(guān)人員的編派主席、會(huì)議記錄人員等相關(guān)人員的編派 會(huì)議進(jìn)會(huì)議進(jìn)行時(shí)間預(yù)計(jì)要多久。行時(shí)間預(yù)計(jì)要多久。 v下面以上幾個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行說明：v 1確定惟一的聯(lián)絡(luò)人確定惟一的聯(lián)絡(luò)人v要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由這個(gè)人來聯(lián)系，千萬不要今天這個(gè)人負(fù)責(zé)聯(lián)系，明天又換另外一個(gè)，這樣會(huì)讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門通知開會(huì)。v 2確定主席確定主席v要從會(huì)議召集者、參與會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)、與議題關(guān)系最為緊密的

13、人、現(xiàn)場控制能力較強(qiáng)的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會(huì)議主席。v 3確定會(huì)議記錄者確定會(huì)議記錄者v好的會(huì)議記錄者，除了具備傾聽、互動(dòng)、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì)議過程中，會(huì)議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì)者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進(jìn)行討論。v開會(huì)場所的選擇v 一個(gè)好的會(huì)議場所要有利于營造會(huì)議的氣氛，為會(huì)議進(jìn)程的順利進(jìn)行提供種種方便，不合適的會(huì)議場所容易導(dǎo)致與會(huì)者的分心，不利于會(huì)議任務(wù)的順利完成。v在開會(huì)前做好有關(guān)會(huì)議場所的一切準(zhǔn)備工作，才能讓會(huì)議的成功有所保證。這些準(zhǔn)備包括確定一個(gè)在會(huì)議期間可以自由使用的場所，不能出現(xiàn)會(huì)議進(jìn)行了一半，忽然被通知不能繼續(xù)使用

14、的情況；一個(gè)好的會(huì)議場所一定要具備較好的隔音設(shè)施，否則就會(huì)如同身處鬧市區(qū)，根本無法集中精神來開會(huì)；舒適寬敞、采光通風(fēng)良好的會(huì)場，有利于讓與會(huì)者放松心情、集中注意力，有利于激發(fā)與會(huì)者的創(chuàng)意。v開會(huì)場所的選擇開會(huì)場所的選擇v開會(huì)場所的選擇1在會(huì)議時(shí)間內(nèi)可自由使用的場所2隔音效果良好3會(huì)場須舒適寬敞4采光通風(fēng)良好5沒有其他干擾源6最好有窗簾，在放投影資料時(shí)才能看清楚7安靜不嘈雜，空調(diào)良好8插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全。 v總而言之，開會(huì)場所一定要選在安靜合適的場所，必須要具備足夠的自由空間，必須要配備好必需的輔助器材，這樣才能為會(huì)議的成功保駕護(hù)航。v道具、視聽器材的準(zhǔn)備v v在開會(huì)日期以及開會(huì)場所

15、確定好之后，接下來要做的就是對道具、視聽器材的準(zhǔn)備工作。具體準(zhǔn)備的物品如表13所示，只有當(dāng)這些物品都準(zhǔn)備齊全之后，才能保證會(huì)議的順利進(jìn)行。v v道具、視聽器材的準(zhǔn)備道具、視聽器材的準(zhǔn)備v道具、視聽器材的準(zhǔn)備1桌、椅、名牌、免洗杯、飲料2黑白板、萬能筆、粉筆、板擦v3簽到簿、名冊、原子筆4投影機(jī)、幻燈機(jī)、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會(huì)議資料、產(chǎn)品。v下面就以上幾個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行說明：v v1簽到簿、名冊、原子筆簽到簿、名冊、原子筆v準(zhǔn)備簽到簿是舉行會(huì)議時(shí)必不可少的一項(xiàng)工作，除名冊以外還應(yīng)準(zhǔn)備原子筆，因?yàn)橛械呐c會(huì)者來參加會(huì)議的時(shí)候，會(huì)忘記帶筆，等到要做記錄的時(shí)候就會(huì)產(chǎn)生不必要的麻

16、煩，所以不僅要事先準(zhǔn)備好原子筆，還要保證充足供應(yīng)。v舉行會(huì)議之前，必須準(zhǔn)備好開會(huì)人員的名冊簿。當(dāng)需要有人發(fā)表意見時(shí)，主席可以依名冊點(diǎn)將，被點(diǎn)到的與會(huì)者就不得不公開發(fā)表自己的意見或建議，可以充分體現(xiàn)會(huì)議的公開性，所以在開會(huì)時(shí)最好要有一個(gè)名冊。v v2會(huì)議議程的相關(guān)資料會(huì)議議程的相關(guān)資料v會(huì)議議程確定之后，一定要準(zhǔn)備好與議程相關(guān)的輔助資料，例如，討論財(cái)務(wù)問題時(shí)會(huì)涉及到收支結(jié)算表，這就需要在會(huì)前將此表影印出來，并給與會(huì)者人手一份，等到討論有關(guān)收支結(jié)算表時(shí)，大家就可以通過此表來適時(shí)查看有關(guān)數(shù)據(jù)的對錯(cuò)，這樣才能保證議程的準(zhǔn)確性，才能讓會(huì)議達(dá)到預(yù)期的效果。 v【自檢】v請幫助這些會(huì)議的組織者選擇合適的會(huì)議長度：v會(huì)議：v30分鐘以內(nèi)3090分鐘30120分鐘v一天一天以上v會(huì)議：v30分鐘以內(nèi)3090分鐘30120分鐘v一天一天以上v會(huì)議：v30分鐘以內(nèi)3090分鐘30120分