公司董事會(huì)秘書(shū)工作細(xì)則

1、董事會(huì)秘書(shū)工作細(xì)則第一章 總則第一條 為了明確董事會(huì)秘書(shū)的職責(zé)權(quán)限，充分發(fā)揮董事會(huì)秘書(shū)的作用，規(guī)范公司管理行為， 提高公司管理效率，根據(jù) 中華人民共和國(guó)公司法（以下簡(jiǎn)稱公司法） 及 北京公司章程（以下簡(jiǎn)稱公司章程）的有關(guān)規(guī)定，特制定本細(xì)則。第二條董事會(huì)秘書(shū)為公司高級(jí)管理人員， 承擔(dān)法律、法規(guī)及公司章程對(duì)公司高級(jí)管理人員要求的義務(wù)，享有相應(yīng)的工作職權(quán)。第三條董事會(huì)秘書(shū)由董事長(zhǎng)提名，董事會(huì)聘任和解聘。第四條董事會(huì)秘書(shū)的報(bào)酬和獎(jiǎng)懲，由董事會(huì)決定。第五條董事會(huì)秘書(shū)的任職資格如下：1、具有大學(xué)以上學(xué)歷，有一定財(cái)務(wù)、法律、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的知識(shí)；2、具有行政、管理等任職經(jīng)驗(yàn)；3、具有良好的個(gè)人品質(zhì)和職業(yè)道

2、德素質(zhì)；4、公司法第57、 58 條規(guī)定的人員及其他法律、法規(guī)禁止的人員不得擔(dān)任；5、公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理（副經(jīng)理除外）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人不得擔(dān)任；6、其他任職資格條件。第六條 董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)遵守國(guó)家法律、法規(guī)和公司章程及公司基本管理制度的要求，忠實(shí)履行職責(zé)，謹(jǐn)慎、認(rèn)真、勤勉行使公司賦予的權(quán)利，保守公司秘密，不得利用在公司的地位和職權(quán)為自己謀取私利，并保證：1、公平對(duì)待所有股東、董事；2、在其職責(zé)范圍內(nèi)行使權(quán)利，不得越權(quán)；3、不得利用所掌握的公司信息為個(gè)人或他人謀取利益或從事?lián)p害公司利益的活動(dòng)；4、不得利用職權(quán)收受賄賂或其他非法收入，不得侵占公司財(cái)產(chǎn)；5、不得利用職務(wù)便利為自己或他人侵占或接受本應(yīng)屬于

3、公司的商業(yè)機(jī)會(huì)；6、不得泄露在任職期間內(nèi)獲得的本公司商業(yè)秘密；7、接受董事長(zhǎng)對(duì)其履行職責(zé)的合法監(jiān)督和董事會(huì)成員對(duì)其工作的合理建議。第七條 董事會(huì)秘書(shū)在其任職期間內(nèi)可以向董事會(huì)提出書(shū)面辭職請(qǐng)求，經(jīng)董事會(huì)同意后，并與繼任者完全交接工作后，方可離開(kāi)職位。第二章 董事會(huì)會(huì)議第八條 董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)公司董事會(huì)會(huì)議的籌備工作，包括以下內(nèi)容：1、接收并整理會(huì)議提案，對(duì)所提交的提案進(jìn)行形式上的審查，包括：提案人資格、提案人數(shù)是否符合公司法及公司章程的規(guī)定、提案名稱和內(nèi)容是否符合、提案人簽名及提案附帶的材料是否齊全等；2、根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理工作安排，提出會(huì)議方案，包括：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議出席人員及列席人員名單

4、、會(huì)議議程、所審議提案及相關(guān)材料、會(huì)議費(fèi)用等，報(bào)董事長(zhǎng)同意后定稿；3、根據(jù)會(huì)議議程安排和出席會(huì)議的人員，整理、復(fù)制相應(yīng)份數(shù)的會(huì)議文件；4、根據(jù)公司章程規(guī)定的期限和內(nèi)容，向董事會(huì)成員和列席人員發(fā)出會(huì)議通知，并接收會(huì)議通知回執(zhí)，統(tǒng)計(jì)出席人員情況；5、發(fā)出會(huì)議通知的同時(shí)，向董事會(huì)成員和列席人員傳送會(huì)議材料；6、安排具體會(huì)務(wù)。第九條 董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)制作、保管董事會(huì)會(huì)議簽到簿。董事會(huì)簽到簿應(yīng)記載如下內(nèi)容：1、董事會(huì)屆次；2、會(huì)議地點(diǎn)、日期；3、親自出席會(huì)議的董事簽名；4、不能親自出席會(huì)議的董事缺席原因及所委托代理出席董事的簽名；5、其他內(nèi)容。第十條 董事不能親自出席會(huì)議而委托他人代為參加會(huì)議的，應(yīng)在簽到

5、時(shí)將委托書(shū)交予董事會(huì)秘書(shū)。董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)對(duì)委托書(shū)進(jìn)行審查，是否符合公司法及公司章程所規(guī)定的要件。核對(duì)無(wú)誤的，應(yīng)由受托人代委托人簽到。第十一條董事會(huì)會(huì)議簽到簿和代理出席會(huì)議委托書(shū)由董事會(huì)秘書(shū)建檔保存。第十二條董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議記錄工作或指定公司行政部門專人負(fù)責(zé)。第十三條會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：1、會(huì)議屆次；2、會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和主持人；3、出席會(huì)議董事及受委托代理出席會(huì)議的情況、列席人員情況；4、會(huì)議議程；5、董事發(fā)言內(nèi)容；6、對(duì)會(huì)議議題形成決議或不能形成決議的情況；7、其他會(huì)議事項(xiàng)。第十四條董事會(huì)會(huì)議記錄應(yīng)由出席會(huì)議的董事會(huì)成員和記錄人簽名。第十五條董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)會(huì)議記錄，整理、歸納匯

6、總后，制作會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議基本情況、董事發(fā)言概要，所通過(guò)的決議；經(jīng)董事長(zhǎng)簽發(fā)后，按照董事會(huì)成員及公司經(jīng)理班子成員的人數(shù)復(fù)制相應(yīng)份數(shù)，于會(huì)議結(jié)束后7 日內(nèi)送交出席會(huì)議的董事會(huì)成員及公司經(jīng)理班子成員。第十六條董事會(huì)決議書(shū)由董事會(huì)秘書(shū)擬訂，根據(jù)實(shí)際需要決定決議書(shū)的份數(shù)，并于會(huì)議結(jié)束后3 日內(nèi)送交各位董事簽字。第十七條董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)董事長(zhǎng)的授權(quán)，比照上述董事會(huì)的規(guī)定，負(fù)責(zé)公司股東會(huì)的組織、籌備和會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議的草擬工作，第三章 董事會(huì)文件管理第十八條董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議文件及其他文件的擬訂和管理工作。第十九條董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)本著細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木瘢罁?jù)法律、法規(guī)及公司檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定應(yīng)制訂

7、有關(guān)文件管理的具體規(guī)章，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后施行。第二十條公司股東入資完畢或因受讓而取得公司股東地位的，董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)制作出資證明書(shū)，記載股東名稱、持股數(shù)量、股份比例、獲得股份的日期和方式等內(nèi)容，經(jīng)董事長(zhǎng)簽發(fā)后，送交各股東。第二十一條股東因轉(zhuǎn)讓或其他行為失去公司股東地位的，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)及時(shí)收繳其出資證明書(shū)，并辦理相關(guān)的變更手續(xù)。第二十二條董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)制作和保管公司股東名冊(cè)，記錄公司股東的基本情況（包括股東名稱、持股數(shù)量、股份比例、獲得股份的日期和方式、法定代表人、法定地址、聯(lián)絡(luò)方式等）。第二十三條董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)保持和股東的聯(lián)絡(luò)，在股東基本情況發(fā)生變化時(shí)，請(qǐng)求股東出具其基本情況變化的有關(guān)證明文件，及時(shí)

8、調(diào)整股東名冊(cè)的記錄；股東基本情況發(fā)生變化， 須對(duì)公司章程進(jìn)行修改的，應(yīng)及時(shí)向董事長(zhǎng)反映情況并擬定章程修改的草案，以備董事會(huì)和股東會(huì)討論。第二十四條董事會(huì)決議書(shū)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、 真實(shí)的反映在董事會(huì)會(huì)議上所通過(guò)的決議內(nèi)容，文字簡(jiǎn)潔、通順，書(shū)寫規(guī)范，符合有關(guān)法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定，不得使用容易引起歧義的表述，并應(yīng)包括如下內(nèi)容：1、決議名稱（包括決議屆次）；2、會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)及出席會(huì)議董事的情況；3、提案名稱和內(nèi)容概況；4、決議內(nèi)容，同意、不同意和棄權(quán)的票數(shù)；6、董事簽字；7、日期。第二十五條董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決議原件由董事會(huì)秘書(shū)建檔保存，涉及公司商業(yè)秘密的，應(yīng)遵循保密原則進(jìn)行

9、管理。第二十六條公司股東、董事可隨時(shí)向董事會(huì)秘書(shū)要求查閱上述文件。經(jīng)登記后，董事 可獲得董事會(huì)決議的復(fù)印件。第二十七條公司辦理工商登記或其他行政審批事項(xiàng)，需要向行政機(jī)關(guān)提供董事會(huì)決議原件的，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)登記所提供的決議內(nèi)容和份數(shù)及所涉及的事務(wù)和人員。第二十八條公司監(jiān)事可隨時(shí)向董事會(huì)秘書(shū)要求查閱董事會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要和會(huì)議決議原件， 董事會(huì)秘書(shū)不得拒絕。公司監(jiān)事要求獲得上述文件的復(fù)印件的，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)進(jìn)行登記。第二十九條董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)董事會(huì)授權(quán)，組織公司基本管理制度草案的制訂，提交董事會(huì)通過(guò)。第三十條公司年度董事會(huì)召開(kāi)前，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)對(duì)上一年度董事會(huì)召開(kāi)和通過(guò)決議的情況進(jìn)行總結(jié)，擬訂公司董事會(huì)年度

10、工作報(bào)告，經(jīng)董事長(zhǎng)審核后交董事會(huì)審議通過(guò)。第三十一條草擬董事會(huì)向股東會(huì)提交的工作報(bào)告、股東會(huì)決議執(zhí)行情況的報(bào)告及其他董事會(huì)向股東會(huì)提出的提案。第三十二條經(jīng)股東會(huì)、董事會(huì)通過(guò)公司章程變更事項(xiàng)的，擬訂新章程草案，交各股東簽章后到工商注冊(cè)管理機(jī)關(guān)辦理變更注冊(cè)手續(xù)。第三十三條公司股東會(huì)文件的擬訂和管理參照本章規(guī)定執(zhí)行。第四章 董事會(huì)規(guī)范化管理第三十四條搜集、整理有關(guān)法律、 行政法規(guī)及公司法人治理結(jié)構(gòu)建設(shè)的公共信息，以書(shū)面通訊形式，定期或不定期提供給董事會(huì)和董事長(zhǎng)作為參考。第三十五條籌備、組織董事會(huì)成員的政策、法制、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。第三十六條草擬董事會(huì)處理公司專項(xiàng)事務(wù)的行為規(guī)則和制訂董事會(huì)專項(xiàng)委員會(huì)制度，提交

11、董事會(huì)通過(guò)。第三十七條提出改進(jìn)董事會(huì)管理工作的革新計(jì)劃和草案，提交董事會(huì)通過(guò)。第五章 董事會(huì)對(duì)內(nèi)外聯(lián)系第三十八條根據(jù)董事會(huì)或董事長(zhǎng)的授權(quán)，對(duì)董事會(huì)決議的執(zhí)行實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。 掌握董事會(huì)決議執(zhí)行實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種情況，就發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向董事會(huì)或董事長(zhǎng)報(bào)告。第三十九條參加經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議，了解、掌握公司經(jīng)營(yíng)管理情況。如認(rèn)為經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議所議事項(xiàng)超出其經(jīng)營(yíng)權(quán)限或無(wú)董事會(huì)授權(quán)而決定某一議題，應(yīng)立即提出意見(jiàn)制止，并在次日向董事長(zhǎng)報(bào)告；如制止不成，應(yīng)立即退席向董事長(zhǎng)報(bào)告。第四十條每月向董事會(huì)成員報(bào)送簡(jiǎn)報(bào)，就公司經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)的重大事項(xiàng)做出說(shuō)明。重大事項(xiàng)包括：1、 投資計(jì)劃執(zhí)行情況；2、 經(jīng)營(yíng)計(jì)劃完成情況、重要財(cái)務(wù)指標(biāo)；3、 借貸計(jì)劃執(zhí)行情況；4、 項(xiàng)目運(yùn)行進(jìn)度情況；5、 重大資產(chǎn)處置或損失；6、 重要協(xié)議、合同情況；7、 重要人事變動(dòng)；8、 其他對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理產(chǎn)生重大影響的情況。第四十一條代表董事會(huì)接受公司監(jiān)事、管理人員、職工對(duì)董事會(huì)工作及經(jīng)營(yíng)管理工作提出的意見(jiàn)和建議。第四十二條代表董事會(huì)接受公司股東提出的意見(jiàn)、建議和質(zhì)詢，協(xié)調(diào)股東關(guān)系，保持與股東的聯(lián)絡(luò)。第四十三條公司股東向董事會(huì)秘書(shū)要求獲得公司有關(guān)信息，包括但不限于：公司章程、股東會(huì)會(huì)議記錄及決議、董事會(huì)