如何高效管理電子郵件

1、如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 1一汽-大眾成都分公司“8+2”學(xué)習(xí)分享題目：分享題目：如何高效管理電子郵件分享人：生產(chǎn)管理科分享人：生產(chǎn)管理科 黃雪川黃雪川分享時(shí)間：分享時(shí)間：90分鐘分鐘如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 2分享內(nèi)容分享內(nèi)容u序言u(píng)第一步：減少電子郵件數(shù)量u第二步：提高電子郵件質(zhì)量u第三步：信息輔導(dǎo)如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 3 時(shí)至今日，腦力勞動(dòng)的效率仍然非常低，這

2、是信息社會(huì)需要解決的難題。每個(gè)國(guó)家、每個(gè)行業(yè)、每家企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力都有賴于此。 彼得德魯克“現(xiàn)代管理學(xué)之父”、“大師中的大師” 序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 4我將同大家分享：l減少郵件負(fù)荷的新鮮而有趣的辦法l擺脫電子郵件的“轉(zhuǎn)輪”序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 5每天充滿了郵件、報(bào)告、會(huì)議需要處理PDA叫不停，剛開(kāi)始還喜歡這種科技感，每天24小時(shí)在線，現(xiàn)在越來(lái)越討厭。在大量的郵件中存了真正需要的東西，但到后來(lái)卻怎么也找不到了，像蒸發(fā)了一樣。有時(shí)感覺(jué)

3、就想一只倉(cāng)鼠，在發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、接收、查找的轉(zhuǎn)輪上跑。處理越快越忙乎。那怎么辦？序言現(xiàn)狀現(xiàn)狀如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 6徹底徹底擺脫擺脫電子郵件電子郵件轉(zhuǎn)輪轉(zhuǎn)輪序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 7平均每天收到20封郵件發(fā)出10封左右也就是每天收發(fā)30封郵件全年工作251天，全年要處理的郵件達(dá)（封）：平均封郵件處理時(shí)間3分鐘全年處理郵件時(shí)間達(dá)到（分鐘）：全年處理郵件的天數(shù)約47天，每月工作21.75天每年有約2個(gè)月在處理郵件！讓我們來(lái)看一組數(shù)據(jù)除了呼吸處

4、理email成了我們做得最多的事。序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 8首先首先給自己制定一個(gè)簡(jiǎn)單的目標(biāo)吧：處理郵件的時(shí)間縮短20%？在處理電子郵件上少花在處理電子郵件上少花20%20%時(shí)間，能節(jié)約多少時(shí)間？時(shí)間，能節(jié)約多少時(shí)間？每天收發(fā)的電子郵件數(shù)每年收發(fā)的電子郵件數(shù)花在電子郵件上的天數(shù)節(jié)省20%時(shí)間后省下的天數(shù)10 2510 16 3 20 5020 31 6 30 7530 47 9 40 10040 63 13 50 12550 78 16 序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huang

5、faw- 2010年8月8日 9序言小竅門(mén)小竅門(mén)激勵(lì)自己完成目標(biāo)，需要給自己簡(jiǎn)單、足夠的動(dòng)力。給我力量！給我力量！目標(biāo)目標(biāo)目標(biāo)類型目標(biāo)類型1、每周給父母通30分鐘電話，聊聊天。個(gè)人2、每周花1個(gè)小時(shí)學(xué)習(xí)Excel函數(shù)。工作如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 10第一步：減少電子郵件數(shù)量一、減少電子郵件數(shù)量原則：原則：“發(fā)得少收得的就少。”現(xiàn)實(shí)：現(xiàn)實(shí)：收到5封email中就會(huì)有3封需要回復(fù)，同理，你發(fā)出的5封郵件中就會(huì)回來(lái)3封。（飛去來(lái)器效應(yīng)）推理：推理：少發(fā)1封email，郵件數(shù)就 會(huì)減少12%。問(wèn)題：?jiǎn)栴}：“我發(fā)出去的郵件大多

6、數(shù)非常必要”現(xiàn)象：現(xiàn)象：1、PDA 2、回復(fù)所有人如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 11思考：思考：自己在email混亂中扮演的什么角色？ 不需要給一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，但希望能給大家一個(gè)簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單的工具，讓大家更清楚地辨別哪些郵件應(yīng)該發(fā)，哪些郵件不應(yīng)該發(fā)。一、減少電子郵件數(shù)量1、必要？、必要？及時(shí)相關(guān)完整2、合適？、合適？合規(guī)職業(yè)化不得罪人3、目標(biāo)正確？、目標(biāo)正確？回復(fù)所有人群發(fā)名單、抄送最佳渠道然后點(diǎn)擊發(fā)送首先詢問(wèn)自己：如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 12l僅供參考（

7、FYI）的郵件l瑣碎的感謝郵件l多余的電子郵件l不完整的電子郵件（PDA）l包含可以搜索到的信息的郵件一、減少電子郵件數(shù)量1、必要？Q：忙碌的收件人是否需要這封email？A：給收信人工作中真正需要的，有針對(duì)性、有意義的信息。 我們郵件如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 132、合適？Q：這封email是否合規(guī)、職業(yè)化、不得罪人？審查、關(guān)鍵詞灰色地帶、證據(jù)職業(yè)化？失面子說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心。一、減少電子郵件數(shù)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 143、目標(biāo)正確？Q

8、：我的信息是否通過(guò)最佳渠道發(fā)給了正確的接受人？回復(fù)所有人回復(fù)所有人抄送抄送群發(fā)群發(fā)電子郵件三劑電子郵件三劑“猛藥猛藥”一、減少電子郵件數(shù)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 15一、減少電子郵件數(shù)量“回復(fù)所有人”的副作用：要么沒(méi)功夫來(lái)參與你一廂情愿認(rèn)為大家愿意參加的討論，要么就膨脹成一個(gè)巨大的非同步的虛擬討論圈。解藥：偏方：NRN（No Reply is Needed）NTN（No Thanks Needed）如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 16“抄送”和“群

9、發(fā)”的副作用：誤抄送給無(wú)關(guān)的人員容易引起抱怨；過(guò)多的群發(fā)讓人感覺(jué)發(fā)信人緊張不安、效率底下；不利于打造職業(yè)化的個(gè)人形象。解藥：1、時(shí)代變了，“抄送”和“群發(fā)”必須有所收斂，只抄送給真正需要知道這條信息的人。2、根據(jù)不同的目的制定不同的群發(fā)通訊組，并保持其最新?tīng)顟B(tài)。3、不要只依靠電子郵件，必要時(shí)組織實(shí)時(shí)討論吧（電話、視頻、會(huì)議）。4、不要忘記及時(shí)信息工具（Instant Messaging， IM ），進(jìn)行更有效率的及時(shí)討論。一、減少電子郵件數(shù)量小結(jié)：小結(jié)：現(xiàn)在這個(gè)年代，通信交流的手段太多，我們應(yīng)當(dāng)經(jīng)常問(wèn)一問(wèn)自己：“我的信息用這種渠道發(fā)送是最好的嗎？”如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 x

10、uechuan.huangfaw- 2010年8月8日 17下面大家一起來(lái)看兩封郵件對(duì)比哪一封你看起來(lái)感覺(jué)要好些？二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 18 OK，看了剛才的兩封郵件，下面我們來(lái)看看怎么提高電子郵件質(zhì)量吧。同樣很簡(jiǎn)單的工具：二、提高電子郵件質(zhì)量加強(qiáng)抬頭加強(qiáng)抬頭雕塑主體雕塑主體寄送：寄送：行動(dòng)實(shí)施者行動(dòng)實(shí)施者抄送：抄送：相關(guān)者相關(guān)者題目：題目： 使用使用“行動(dòng)行動(dòng)”“”“信息信息”“”“要求要求”“”“確認(rèn)確認(rèn)”等分類等分類 使用描述性的題目結(jié)尾使用描述性的題目結(jié)尾附件：附件： 清楚簡(jiǎn)明的附件清楚

11、簡(jiǎn)明的附件使用簡(jiǎn)潔熱情的問(wèn)候語(yǔ)A Action Summary 行動(dòng)簡(jiǎn)述簡(jiǎn)單地列明需要采取的具體行動(dòng)、關(guān)鍵點(diǎn)、或特殊目的點(diǎn)明前因后果，做到明白無(wú)誤B Background 背景信息清楚、簡(jiǎn)潔、相關(guān)使用分點(diǎn)或數(shù)字來(lái)雕塑主體用清晰的黑體字總結(jié)各段落C Close 結(jié)尾下一步行動(dòng)和小提示使用帶有職務(wù)和聯(lián)系信息的自動(dòng)落款如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 19二、提高電子郵件質(zhì)量 加強(qiáng)抬頭之-使用題目分類提示主旨l建議使用行動(dòng)（Action）、信息（Info）、請(qǐng)求（Request）、確認(rèn)（Confirmed）、寄送（Delivery）

12、等詞來(lái)分類，它們能提示出每一封信的目的，有助于讀者迅速理解。l另一個(gè)好處，就是收信人可以按類別來(lái)檢索（如，找出“請(qǐng)求”或”行動(dòng)”的郵件），這樣能更好的規(guī)劃工作量，分出輕重緩急，提高團(tuán)隊(duì)工作效率。如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 20 加強(qiáng)抬頭之-描述性題目l用含糊的詞語(yǔ)做題目對(duì)雙方的效率都有妨礙。（如，只有一個(gè)“會(huì)議”或空白題目）l不清楚的題目讓人找起儲(chǔ)存的郵件也很困難。l一個(gè)描述性的題目會(huì)把電子郵件變得更簡(jiǎn)潔，因?yàn)樗鼤?huì)強(qiáng)迫你圍繞一個(gè)已經(jīng)定下來(lái)的主題去寫(xiě)信。leom(end of message)給大家節(jié)省時(shí)間。二、提高電子郵

13、件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 21 使用簡(jiǎn)潔熱情的問(wèn)候語(yǔ) 雕塑主體之行動(dòng)簡(jiǎn)述（Action Summary）l一個(gè)清晰的行動(dòng)簡(jiǎn)述，可以讓讀者對(duì)電子郵件做出快速反應(yīng)，而無(wú)需再冗長(zhǎng)的文字間尋找線索。l在PDA和短信盛行的年代，太模糊或過(guò)于簡(jiǎn)單的答復(fù)都容易讓人摸不著頭腦。模糊的回復(fù)模糊的回復(fù)行動(dòng)簡(jiǎn)述回復(fù)行動(dòng)簡(jiǎn)述回復(fù)好的。同意：我把建議書(shū)縮短到4頁(yè)。我去。確認(rèn)：我參加8月20日的質(zhì)量周會(huì)。已解決。最后決定：生產(chǎn)部將產(chǎn)量提高到4860。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huang

14、faw- 2010年8月8日 22 雕塑主體之背景部分（Background）這是信息的主體，稍微費(fèi)心組織一下會(huì)起到事半功倍的效果。l突出重點(diǎn)。項(xiàng)目分點(diǎn)對(duì)疲勞的眼睛是一種解放。l準(zhǔn)確描述和控制附件。清楚地描述每個(gè)附件的目的，如果附件的內(nèi)容太長(zhǎng)，最好告訴讀者重要部分在第幾頁(yè)、第幾段。盡量減少附件數(shù)量，減輕IT部門(mén)后臺(tái)支持的負(fù)擔(dān)。l給老板的電子郵件更要簡(jiǎn)潔。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 23 雕塑主體之結(jié)尾部分（Close）l更多的客氣話。一開(kāi)頭過(guò)多的客氣話可能會(huì)喧賓奪主，把更多的留到最后才不至于有損主體的

15、清晰。l下一步。在有些郵件里，最好展望一下未來(lái)可能發(fā)生的情況，將當(dāng)前信息與未來(lái)計(jì)劃聯(lián)系在一起。l自動(dòng)簽名。一個(gè)好的自動(dòng)簽名能夠提供豐富的信息，還能樹(shù)立更加職業(yè)化的形象，以及向?qū)Ψ教峁┞?lián)系你的各種方式。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 24 電子郵件禮儀（建議）l所有大寫(xiě)看起來(lái)都像叫嚷，不必那么費(fèi)勁強(qiáng)調(diào)！l發(fā)信前一定記得檢查拼寫(xiě)和語(yǔ)法。l避免使用別人可能不理解的表情、簡(jiǎn)寫(xiě)、縮寫(xiě)，如果一定要使用，請(qǐng)記得在使用前先解釋清它代表什么。（注意，“我郵件”）l給母語(yǔ)不同的人寫(xiě)信，要保持清楚簡(jiǎn)潔。避免使用只有同文化背景的

16、人才能理解的表達(dá)方式。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 25三、信息輔導(dǎo)當(dāng)好教練的信息輔導(dǎo)工具1、接收輔導(dǎo)：感謝所有提供反饋意見(jiàn)或建議的人不要把它當(dāng)成個(gè)人的事定期詢問(wèn)自己團(tuán)隊(duì)同事對(duì)郵件的反饋意見(jiàn)2、自我輔導(dǎo)：實(shí)施改進(jìn)郵件的方法并征詢同事的反饋把工具應(yīng)用于白天的日常工作中熟能生巧3、輔導(dǎo)別人：制作Top10發(fā)件人名單和他們交流同他們分享你的故事輔導(dǎo)他們以正確的方法發(fā)送信息使用工具進(jìn)行“破冰”如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 26理想效果公司大

17、部分人郵箱里收到的郵件既清楚、又簡(jiǎn)潔、又能指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)，每個(gè)人能更安靜更關(guān)注的工作，整個(gè)管理人員的工作效率得到進(jìn)一步提高。如何幫助大家？從自己身邊人做起吧，80/20原則：你的郵箱里絕大部分郵件來(lái)自一小群人，我們應(yīng)該把給我們發(fā)郵件最多的人群作為我們重點(diǎn)輔導(dǎo)的對(duì)象。動(dòng)手吧！制作Top10發(fā)信人名單，你能給他們什么指導(dǎo)，你能發(fā)現(xiàn)他們什么優(yōu)點(diǎn)？TOP10發(fā)信人發(fā)信人姓名需改進(jìn)的一個(gè)方面一個(gè)優(yōu)點(diǎn)1、xxx2、xx.三、信息輔導(dǎo)如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽(tīng)！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 27給忙碌的您幾個(gè)快速的解答：p是否應(yīng)該隨時(shí)收發(fā)郵件？No，你應(yīng)關(guān)閉收件時(shí)的“?！甭暎蚱渌曇艉蛨D像的提示。因?yàn)槎鄶?shù)情況下，你不需要每封信都被提醒或及時(shí)處理。不然你每天相當(dāng)于要被無(wú)端打斷幾十次，每次被郵件打斷，再回到原來(lái)的思路上，平均需要1分鐘時(shí)間。郵件提示耗費(fèi)你的精力、影響你的速度。你應(yīng)當(dāng)將你的郵箱設(shè)置成30分鐘一次刷新，而非3分鐘一刷新。批量處理郵件的效率更高。p郵箱里有成百上千封信怎么辦？關(guān)鍵文檔和重要信息可能已經(jīng)埋