試論電子檔案的管理安全與利用

1、試論電子檔案的管理平安與利用 試論電子檔案的管理平安與利用 中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-114506-000-02 摘 要 隨著信息技術(shù)的迅速開展，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)π畔⒓夹g(shù)的依賴程度也越來越高，因此采用電子檔案進(jìn)行各種信息的管理成為企事業(yè)單位檔案管理的趨勢(shì)。本文對(duì)目前電子檔案管理所存在的問題進(jìn)行了分析，同時(shí)針對(duì)存在的缺陷與缺乏提出了幾點(diǎn)看法。 關(guān)鍵詞 電子檔案 檔案管理 檔案利用 電子檔案是指計(jì)算機(jī)硬盤、效勞器硬盤等硬件信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的，與傳統(tǒng)的紙張所記錄的信息相匹配，兩者之間完全相同的圖片、文字等信息的集合。檔案管理人員必須清醒的認(rèn)識(shí)到，電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔

2、案存在很大的差異，必須采用與其完全不同的方式進(jìn)行管理，以確保檔案的真實(shí)性、完整性和平安性等。 一、電子檔案的管理現(xiàn)狀 長期以來社會(huì)各領(lǐng)域都是采用紙質(zhì)檔案，但是隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的開展，電子檔案逐漸成為現(xiàn)階段各領(lǐng)域檔案管理的主要方式。但是由于電子檔案剛剛興起，現(xiàn)階段相關(guān)技術(shù)和管理理念都不夠成熟，所以在電子檔案的使用過程中仍然存在很多的問題。 盡管電子檔案技術(shù)的使用和管理存在各種各樣的問題，但是為了能夠解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量極大、占用空間多、非常容易損壞和喪失的問題，迫切需要使用電子檔案來解決紙質(zhì)檔案管理中存在的問題。雖然以后很多的企事業(yè)單位開始嘗試使用電子檔案來保存相關(guān)信息，但是由于缺少專業(yè)的電

3、子檔案管理的技術(shù)，現(xiàn)階段這些企事業(yè)單位電子檔案管理的信息化程度很低，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求。為了解決此問題，電子檔案管理相關(guān)技術(shù)的推廣與培訓(xùn)已經(jīng)刻不容緩。 二、電子檔案的管理平安 隨著電子檔案的逐漸普及，其平安性已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案管理部門所需面臨的又一挑戰(zhàn)。雖然信息技術(shù)開展進(jìn)一步深化，但是由于電子檔案管理理念、方式方法等各不相同，也將導(dǎo)致出現(xiàn)各種各樣的問題。如何確保電子檔案信息的完整性、真實(shí)性和保密性等是確保檔案信息有效利用的前提。 企業(yè)、單位檔案管理部門必須對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，每位管理員都必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，任何人都不能夠違反規(guī)章制度查看檔案信息。于此同時(shí)，檔案

4、管理部門必須嚴(yán)格控制相關(guān)人員的檔案查詢權(quán)限，以及相關(guān)紙質(zhì)檔案實(shí)體的管理。只有在確保使用者不會(huì)破壞檔案信息，并且能夠?qū)n案信息嚴(yán)格保密的情況下才能夠進(jìn)行相關(guān)信息的查詢檢索。 檔案管理部門必須能夠及時(shí)發(fā)覺并消除任何存在的威脅到檔案平安性的問題。例如在企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)定期維護(hù)期間，檔案管理部門必須能夠意識(shí)到所存在的平安隱患，積極采取相應(yīng)的解決方式。同時(shí)，為了防止不法黑客份子的惡意攻擊所導(dǎo)致的電子檔案信息喪失或損壞，檔案管理部門必須實(shí)時(shí)備份相關(guān)信息。不管在電子檔案的管理過程中遇到何種問題，電子檔案管理人員必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，積極采取相應(yīng)的解決措施，爭取防止損失或?qū)p失降到最低。 三、電子檔案的利

5、用 檔案的保存是為了以后工作和研究提供參考，各企事業(yè)單位檔案管理部門怎樣才能夠提高電子檔案的利用率，能夠真正的發(fā)揮其作用和優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)人們對(duì)電子檔案的了解與認(rèn)識(shí)，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案的進(jìn)一步開展。電子檔案具有查詢快捷、存儲(chǔ)方便以及所占空間有限等特點(diǎn)，所以電子檔案的利用也應(yīng)該已信息技術(shù)為平臺(tái)才能夠充分表達(dá)其優(yōu)勢(shì)。因此，電子檔案的利用大致可以分為以下幾個(gè)方面： 電子檔案復(fù)制 電子檔案復(fù)制，可以向電子檔案使用者提供其全部信息，從而保證用戶所用信息的真實(shí)性、有效性和權(quán)威性等。檔案管理部門可以在向電子檔案使用者提供通用的標(biāo)準(zhǔn)文檔格式，以方便用戶的查看。假設(shè)電子檔案使用者不具備相應(yīng)的軟件、硬件平臺(tái)時(shí)，檔案管理人

6、員可以為其提供紙質(zhì)的相關(guān)材料供其參考。 利用網(wǎng)絡(luò)傳輸 在一些時(shí)候人們對(duì)相關(guān)電子檔案信息的需求時(shí)間緊迫，而又不能夠親自到檔案管理部門申請(qǐng)，這種情況下電子檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)將電子檔案發(fā)送到其網(wǎng)盤、郵箱等網(wǎng)絡(luò)文件存儲(chǔ)工具中。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息利用的最大化，同時(shí)也可以使各單位檔案管理部門之間相關(guān)信息的共享。 聯(lián)機(jī)檢索 各個(gè)企事業(yè)電子檔案管理部門可以可以在確保檔案平安性的前提下，對(duì)可靠的用戶提供聯(lián)機(jī)檢索，即由超級(jí)用戶管理員給電子檔案使用者開通一個(gè)帶有權(quán)限限制的檢索賬戶，可以在保證其對(duì)企業(yè)檔案的無損害的訪問。電子檔案管理部門須在其完成相關(guān)信息的查詢之后，將所提供的賬戶刪除或禁用。 四、

7、提高電子檔案管理平安和利用的對(duì)策 由于電子檔案獨(dú)特的特點(diǎn)，各企事業(yè)單位必須加強(qiáng)電子檔案的管理。電子檔案管理部門必須針對(duì)檔案的管理和利用各個(gè)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的規(guī)章制度、保護(hù)措施和使用標(biāo)準(zhǔn)等。必須根據(jù)檔案的密級(jí)制定相關(guān)的查閱制度，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定審核查閱者的資格。當(dāng)有人需要聯(lián)機(jī)檢索電子檔案時(shí)要嚴(yán)格審核其身份信息，防止不法分子竊取檔案。 用戶權(quán)限審核 在電子檔案使用過程中可以根據(jù)其所處的崗位、級(jí)別等確定賦予的使用權(quán)限，并按照審批手續(xù)進(jìn)行系統(tǒng)用戶注冊(cè)。同時(shí)系統(tǒng)在用戶登錄之后，能夠根據(jù)其所用賬戶信息判定使用者的身份的合法性及相關(guān)操作權(quán)限。使用者在登錄過程中的操作超出權(quán)限范圍時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)能夠拒絕其請(qǐng)求并及時(shí)給予

8、警告。在電子檔案拷貝文件使用的過程中也應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，并確保在使用后能夠被及時(shí)的收回或銷毀。 增強(qiáng)檔案管理人員的平安意識(shí) 由于電子檔案的提供利用方式各種各樣和所依賴的技術(shù)的多重化，導(dǎo)致電子檔案管理和利用工作的復(fù)雜化。正因如此，各企事業(yè)單位必須增強(qiáng)電子檔案管理人員的平安性意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)的檔案管理工作的重要性，最終不但能夠確保電子檔案被最大限度的利用，還能夠有效的保護(hù)電子檔案信息不會(huì)被泄露或損壞。無論如何，電子檔案管理部門必須提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，確保其能夠?qū)ぷ髫?fù)責(zé)，時(shí)刻保持一絲不茍的工作態(tài)度，這也是電子檔案管理工作中的重中之重。 完善制度、整合資源 要對(duì)現(xiàn)有的檔案使用制度進(jìn)行進(jìn)一

9、步的完善，建立嚴(yán)格的檔案訪問權(quán)限審核機(jī)制，使用電子檔案必須經(jīng)過主管部門的批準(zhǔn)。同時(shí)檔案管理部門要注重相關(guān)檔案信息的收集，并對(duì)收集的檔案信息進(jìn)行采編處理以補(bǔ)充檔案庫資源，最大限度的滿足使用者的需求。 五、總結(jié) 電子檔案已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)檔案管理的開展趨勢(shì)，它與快速開展的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相適應(yīng)。信息技術(shù)的使用也使得電子檔案的數(shù)量迅速增加，如何有效的管理和利用電子檔案是當(dāng)前人們所面臨的又一問題。電子檔案管理部門應(yīng)該在大力推行電子檔案的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)、法律法規(guī)的培訓(xùn)，確保其在檔案管理工作中能夠盡職盡責(zé)、嚴(yán)格保密等。 參考文獻(xiàn)： 【1】 黃昌瑛.電子檔案信息平安保障策略研究D.福州：福建師范大學(xué)，2007：1-2. 【2】 江微.淺談電子檔案的保管與利用J.辦公自動(dòng)化， 2021：19-20. 【3】