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1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行管理制度1 總則1.1 目的為規(guī)XXXXXX)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)公司)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱0A系統(tǒng))正常、安全、有效運(yùn)行,規(guī)范用戶操作使用,優(yōu)化辦公業(yè)務(wù)流程、提高工作效率和降低管理成本,特制定本制度。1.2 適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司各單位所有使用 0A系統(tǒng)的人員。1.3 定義0A系統(tǒng)運(yùn)行是指在集團(tuán)公司內(nèi),使用辦公系統(tǒng)處理日常辦公業(yè)務(wù), 實(shí)現(xiàn)本單位移動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制。1.4 職責(zé)1.4.1 信息部141.1 0A系統(tǒng)硬件維護(hù)、軟件升級(jí)的歸口管理部門。141.2 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司0A系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境維護(hù)和監(jiān)管。141.3 負(fù)責(zé)公文、表單、流程等在
2、0A系統(tǒng)內(nèi)的預(yù)制。141.4 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司0A的應(yīng)急處理。1.4.2 集團(tuán)辦公室1.4.2.1 0A系統(tǒng)運(yùn)行和規(guī)范使用的監(jiān)管部門。1.4.2.2 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司0A系統(tǒng)公文、表單、流程的審核、管理。1.4.3 各單位1.4.3.1 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境維護(hù)和監(jiān)管。1.4.3.2 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司0A系統(tǒng)協(xié)同推廣、文檔管理。1.4.3.3 單位管理員負(fù)責(zé)本單位1.4.3.4 表單管理員負(fù)責(zé)本單位1.4.3.5 文檔管理員負(fù)責(zé)本單位1.4.3.6 公文收發(fā)員負(fù)責(zé)本單位0A系統(tǒng)后臺(tái)配置和前臺(tái)應(yīng)用管理0A系統(tǒng)表單制作。0A系統(tǒng)文檔管理。0A系統(tǒng)公文管理。2.1 權(quán)限劃分2.1.1 集團(tuán)公司系統(tǒng)管
3、理員為信息部指定專人擔(dān)任,系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司各單位0A 系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行維護(hù)和日常監(jiān)督管理,系統(tǒng)環(huán)境維護(hù)包括基本信息配置、系統(tǒng)應(yīng)用配置、信息集成配置、組織架 構(gòu)設(shè)置和變更、公司標(biāo)示配置等。2.1.2 集團(tuán)公司應(yīng)用管理員為信息部指定專人擔(dān)任,應(yīng)用管理員負(fù)責(zé)對(duì)集 團(tuán)公司各單位0A系統(tǒng)使用進(jìn)行推廣、指導(dǎo)、監(jiān)督。2.1.3 各單位管理員為各單位指定專人,負(fù)責(zé)對(duì)本單位0A系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)配 置和前臺(tái)應(yīng)用管理,對(duì)本單位組織架構(gòu)和賬號(hào)進(jìn)行變更調(diào)整,對(duì)登 錄系統(tǒng)人員的賬號(hào)和權(quán)限進(jìn)行劃分,對(duì)表單管理員、文檔管理員、 公文收發(fā)員等角色進(jìn)行授權(quán),單位管理員任免和授權(quán)須經(jīng)本單位主 管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.1.4 表單管理
4、員由單位管理員進(jìn)行授權(quán),負(fù)責(zé)本單位表單制作、協(xié)同推 廣,表單管理員任免和授權(quán)須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各單位內(nèi)部 流轉(zhuǎn)的表單上線須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.1.5 文檔管理員由單位管理員進(jìn)行授權(quán),負(fù)責(zé)本單位文檔管理和公共討 論區(qū)的管理,文檔管理員的任免和授權(quán)須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.1.6 公文收發(fā)員由單位管理員進(jìn)行授權(quán),負(fù)責(zé)本單位和部門公文收發(fā)管 理,文檔管理員的任免和授權(quán)須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批并報(bào)集團(tuán)辦 公室備案。2.2 操作應(yīng)用2.2.1 集團(tuán)公司員工應(yīng)熟練掌握 0A系統(tǒng)的使用操作方法,使用 0A系統(tǒng)的 人員應(yīng)和時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息,處理相關(guān)業(yè)務(wù),集團(tuán)公司定期對(duì)0A使用人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核。
5、2.2.2 使用0A系統(tǒng)的人員應(yīng)保證通過 0A系統(tǒng)發(fā)起的協(xié)同、表單、公文等 內(nèi)容正確完整,流程準(zhǔn)確,在公共空間發(fā)布的公告、新聞、討論等 內(nèi)容積極向上、正面健康、符合國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)制度規(guī)定。2.2.3 使用0A系統(tǒng)的人員應(yīng)和時(shí)處理0A系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)。2.2.4 0A系統(tǒng)公共信息實(shí)行實(shí)名制管理,發(fā)起人發(fā)起的公共信息經(jīng)授權(quán)人 員審核通過后方可發(fā)布在公共空間相應(yīng)版塊中,發(fā)布的公共信息應(yīng) 遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司相關(guān)制度規(guī)定。225 OA系統(tǒng)表單模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程,涉和到的相關(guān)單位應(yīng)按照 表單模板使用說明實(shí)行網(wǎng)上辦公,流程定制發(fā)起的單位應(yīng)督促表單 模板的使用。2.2.6 OA系統(tǒng)簽章由
6、各單位負(fù)責(zé)人實(shí)名管理,簽章須由本人保管密碼并使 用,不得隨意將密碼外泄,發(fā)現(xiàn)密碼出現(xiàn)問題應(yīng)和時(shí)通知集團(tuán)系統(tǒng) 管理員解決,確因條件限制不能親自操作使用的,須書面授權(quán)指定 人員。3 業(yè)務(wù)運(yùn)行管理3.1 協(xié)同辦公管理3.1.1 各單位人員需要傳遞文件,須使用協(xié)同工作與權(quán)限內(nèi)的部門內(nèi)部或 其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件交換和消息溝 通。3.1.2 發(fā)起協(xié)同應(yīng)準(zhǔn)確編輯或選擇流程,流程無法正常執(zhí)行,應(yīng)和時(shí)聯(lián)系 本單位相關(guān)授權(quán)人員予以解決。3.2 表單管理3.2.1 OA系統(tǒng)中的表單分集團(tuán)、部門、單位間使用的表單和部門、單位內(nèi) 部使用的表單。3.2.2 增加集團(tuán)、部門、單位間使用的表單,由申
7、請(qǐng)單位將所需的表單樣 式和流程,通過相關(guān)部門、單位評(píng)審,簽字確認(rèn)后,提交集團(tuán)辦公 室或經(jīng)營管理部審核,集團(tuán)公司信息部應(yīng)用管理員制作正式發(fā)布為 表單模板。3.2.3 增加單位內(nèi)部使用的表單,需求單位將經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后 的表單樣式和流程,交由集團(tuán)公司信息部應(yīng)用管理員制作,通過需 求單位負(fù)責(zé)人審核,簽字確認(rèn)后發(fā)布并授權(quán)相關(guān)人員使用。3.3 公文管理3.3.1 各單位公文收發(fā)員負(fù)責(zé)接收公文并負(fù)責(zé)內(nèi)部傳閱和發(fā)文擬稿。3.3.2 各單位信息管理員應(yīng)對(duì)本部門需保存、共享的電子版資料進(jìn)行分類 整理,并歸檔到本部門“單位文檔”對(duì)應(yīng)的目錄中;并根據(jù)查詢權(quán) 限授權(quán)其它人員查詢或借閱,重要文檔需另外備份。集團(tuán)
8、應(yīng)用管理 員應(yīng)按照各部(室)需求建立“單位文檔” ,并指定相應(yīng)權(quán)限。3.3.3 公文處理的流程完成后,文件自動(dòng)歸檔到電子公文檔案庫,形成歸 檔文件,文檔管理員要對(duì)文件進(jìn)行登記、分類、立卷等工作并形成 檔案,供相關(guān)人員查詢或借閱。其他人員查閱或借閱公文檔案資料, 需要在0A系統(tǒng)中提出申請(qǐng),審批流程通過后,由檔案管理人員授權(quán) 查閱或借閱。3.4 公共空間管理 公共空間分由集團(tuán)辦公室、信息部負(fù)責(zé)管理。3.5 新聞發(fā)布管理 公共空間“集團(tuán)最新新聞、最新公告、最新調(diào)查”由集團(tuán)辦公室審核并 負(fù)責(zé)發(fā)布。各部門工作動(dòng)態(tài)由各部門領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布到公共空間相應(yīng)版 塊,按照“誰發(fā)布,誰負(fù)責(zé)”原則,相關(guān)責(zé)任由發(fā)布單位自
9、行承擔(dān)。3.6 公告管理 各單位起草的公告、通知等信息需要發(fā)布在公共空間,應(yīng)交本部門負(fù)責(zé) 人審核后在公共空間本部門 單位管理的板塊上發(fā)布;需要到公共空間 中集團(tuán)管理的板塊上發(fā)布的信息,部門 單位負(fù)責(zé)人審核通過后交集團(tuán) 辦公室審核并發(fā)布到相應(yīng)版塊。3.7 討論管理 在討論區(qū)發(fā)布信息,應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī),符合集團(tuán)公司相關(guān)制度 規(guī)定,尊重他人權(quán)益和隱私。空間管理員有權(quán)利和義務(wù)對(duì)空間進(jìn)行監(jiān)督 管理,如發(fā)現(xiàn)違反國家有關(guān)法律法規(guī),違反公司相關(guān)制度規(guī)定和侵犯他 人權(quán)益和隱私的言論一律刪除,并追究發(fā)起者、相關(guān)管理人員的責(zé)任。4 安全保密管理4.1 OA系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司商業(yè)
10、秘密保 護(hù)的有關(guān)制度規(guī)定,確保國家秘密和企業(yè)秘密的安全。4.2通過OA系統(tǒng)生成的電子文檔或表單與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或表單具有 同等效力,除有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外,其他無需打印存檔。4.3 0A系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證, 用戶首次登錄系統(tǒng)應(yīng)和 時(shí)更換密碼,不得泄露給他人,由于密碼泄露造成的損失,由該用戶承 擔(dān)相關(guān)責(zé)任。4.4 OA系統(tǒng)管理員和其他授權(quán)管理人員通過用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)后臺(tái),對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行和應(yīng)用進(jìn)行管理、維護(hù),管理員應(yīng)確保用戶名和密碼的安全, 不得泄露給他人, 由于用戶名和密碼泄露造成的損失由管理員承擔(dān)相關(guān) 法律責(zé)任。4.5 OA系統(tǒng)通過密碼認(rèn)證對(duì)中高層管理人員電子
11、簽名和集團(tuán)公司電子名章 進(jìn)行管理, 持有電子簽名人員和集團(tuán)公司電子名章保管人員應(yīng)確保電子 簽章密碼的安全,不得泄露給他人,由于密碼泄露造成的損失由本人負(fù) 責(zé),并對(duì)其追究法律責(zé)任。5 系統(tǒng)維護(hù)管理信息部每兩天對(duì)OA數(shù)據(jù)進(jìn)行一次本地備份,每周對(duì)0A系統(tǒng)完整數(shù)據(jù)(含 upload )進(jìn)行一次異地備份。6 系統(tǒng)配置變更管理6.1申請(qǐng)或變更0A系統(tǒng)登錄賬號(hào)和相關(guān)權(quán)限,需填寫人員增減和權(quán)限變 更申請(qǐng)單,由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后,提交人力資源部審核并由單位應(yīng)用管 理員進(jìn)行處理。6.2 變更組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,信息部管理員根據(jù)集團(tuán)公司下發(fā)組織機(jī)構(gòu),進(jìn)行變 更組織機(jī)構(gòu)。6.3 新增或變更表單流程,申請(qǐng)部門需填寫表單變更流程申
12、請(qǐng)單 ,附表 樣、流程圖,由集團(tuán)辦公室或經(jīng)營管理部審核,業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后提 交單位表單管理員制作。6.4 申請(qǐng)或主動(dòng)放棄空間版塊的管理權(quán)限,應(yīng)填寫公共空間版塊管理權(quán)限 變更申請(qǐng)單,部門 單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交信息部變更。7 考核管理7.1.1 信息部每月對(duì)各單位0A使用情況進(jìn)行跟蹤,凡違反0A使用的人員、 單位或部門,責(zé)令整改,整改仍沒有效果的,每月信息部將違反操 作不進(jìn)行整改的單位進(jìn)行集團(tuán)公司通報(bào)。7.1.2 凡違反0A系統(tǒng)登錄,造成泄密的,罰款500元,情節(jié)嚴(yán)重者予以解 除勞動(dòng)合同。7.1.3 凡違反OA系統(tǒng)簽章管理,對(duì)公司造成損失的,罰款1000元,情節(jié)嚴(yán)重者予以解除勞動(dòng)合同。7.1
13、.4 凡在OA系統(tǒng)中散播違反公司制度、國家法規(guī)、侮辱性言論,對(duì)公司 造成不良影響的,直接解除勞動(dòng)合同。7.1.5 因違規(guī)操作,造成OA系統(tǒng)不能正常使用的,視情節(jié)輕重,對(duì)相關(guān)人 員納入月度考核。8 附則8.1 本制度由信息部負(fù)責(zé)解釋。8.2 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。8.3 相關(guān)記錄附件一:人員增減和權(quán)限變更申請(qǐng)單 附件二:表單流程變更申請(qǐng)單 附件三:表單模板變更申請(qǐng)單 附件四:公共空間版塊管理權(quán)限變更申請(qǐng)單附件五:OA系統(tǒng)故障處理申請(qǐng)單附件一:人員增減和權(quán)限變更申請(qǐng)單申請(qǐng)人申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期權(quán)限變更說明部門負(fù)責(zé)人應(yīng)用管理員附件二:表單流程變更申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)變動(dòng)表單名稱變更說明(職責(zé)、權(quán)限變更說明,附表樣和表單流
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