備用金及借款管理規(guī)定

1、【最新資料，WOR文檔，可編輯】第一節(jié)備用金及借款管理規(guī)定摘自永2004財(cái)（規(guī)）字第04004號為了防止資金流失，加強(qiáng)資金管理，提高工作效率，現(xiàn)就集團(tuán)備用金管理規(guī)定 如下：一、備用金為保證日常臨零支付而單獨(dú)儲(chǔ)備的現(xiàn)金。 備用金分定額備用金、臨時(shí)備用 金、出納備用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金， 具有時(shí)間長、比較固定的特點(diǎn)；臨時(shí)備用金是指因臨時(shí)性的需要而借支的現(xiàn)金， 具有一次性、時(shí)間較短的特點(diǎn)；出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金， 具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，一般不超過規(guī)定限額。二、定額備用金和臨時(shí)備用金的申請審批、歸還手續(xù)（一） 定額備用金和臨時(shí)備用金的申請審批、

2、歸還手續(xù)1）借支：借款人填寫借款暫支單申請簽名部門主管或經(jīng)理審核 分公司總經(jīng)理（職能中心總監(jiān)）批準(zhǔn)一一財(cái)務(wù)經(jīng)理（財(cái)務(wù)總監(jiān)）審批一一 財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)（超過限額或規(guī)定范圍外）一一總裁（超過限額或規(guī)定 范圍外）一一出納審核付款注：A、在獨(dú)立核算單位財(cái)務(wù)部借支的，還需獨(dú)立核算單位會(huì)計(jì)審核（上海分公 司獨(dú)立核算門店除外）B、會(huì)計(jì)核算設(shè)置科目：“其他應(yīng)收款-定額備用金-部門/XX人”；“其 他應(yīng)收款-臨時(shí)備用金-部門/XX人”2）歸還：借款人歸還現(xiàn)款或以報(bào)銷費(fèi)用抵沖或工資獎(jiǎng)金中內(nèi)扣一一出納收款 歸還借款暫支單還款收據(jù)聯(lián)。注：出納收到還款后，必須在借款暫支單上加蓋收訖章；出納和還款 人都必須在借款暫支單還

3、款財(cái)務(wù)聯(lián)和還款收據(jù)聯(lián)上簽字。（二）出納備用金的申請審批手續(xù)出納填寫資金申請單并簽名一一結(jié)算主管審核一一財(cái)務(wù)部經(jīng)理一一 財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)（集團(tuán)總部出納，分公司超過規(guī)定限額）填寫基本戶銀 行支票或經(jīng)特批后至門店領(lǐng)取（限上海分公司和總部出納）三、定額備用金1、定額使用備用金的對象、用途和金額限制定額使用備用金用途限制金額的對象門店收銀收銀找零周轉(zhuǎn)使用1000元/人門店財(cái)務(wù)主管臨時(shí)急需費(fèi)用類支出 使用3000元/店行政采購零星采購需要使用2000元/人非商業(yè)類零星材料米購零星米購需要使用2000元/人物流配件采購零星采購需要使用上海分公司5000元/崗位；配送部門外叫車配送中經(jīng)常性臨時(shí)外其他分公司30

4、00元/崗位上海分公司5000元；其他分公司3000元/集中其他叫車其他支出頻繁等原因配送區(qū)1000元/人需要備用金的人員疋額備用金申請程序1）部門主管就其借支事由的真實(shí)性、必要性進(jìn)行初審；2）分公司總經(jīng)理、職能中心總監(jiān)對借支必要性進(jìn)行復(fù)審，并對本部門借支款 進(jìn)行總體監(jiān)督；3）財(cái)務(wù)經(jīng)理對合理性負(fù)責(zé)審核，根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析，按現(xiàn)金管理制 度作出是非判斷。4）超出規(guī)定范圍（超過控制金額，控制金額小于2000但借支額2000元以上）， 必須報(bào)總部財(cái)務(wù)管理中心財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。5）超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報(bào)總部總裁審批。3、定額備用金管理1）根據(jù)工作需要、管理需要原則進(jìn)行辦理；備用金額度

5、根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化， 對使用對象和用途范圍半年審定一次2）定額備用金實(shí)行專人借支專人負(fù)責(zé)的辦法，不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時(shí) 備用金性質(zhì)借支他人；3）定額備用金作為個(gè)人借支入帳，以定額備用金形式反映；4）定額備用金必須借款時(shí)間最長不超過半年，每半年清理一次，如需繼續(xù)借 用的，重新辦理申請審批手續(xù)。5）因人員調(diào)動(dòng)或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的，必須辦理變更手 續(xù)，變更方式采用借還二條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款, 財(cái)務(wù)賬作相應(yīng)調(diào)整。6）分公司財(cái)務(wù)部必須于每月月末對門店財(cái)務(wù)主管定額備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)， 并編制現(xiàn)金盤點(diǎn)表；門店財(cái)務(wù)主管必須定期對收銀備用金進(jìn)行實(shí)地盤 點(diǎn)，作好盤點(diǎn)記錄。

6、四、臨時(shí)備用金1、臨時(shí)備用金范圍1）因公司業(yè)務(wù)需要暫支款，包括差旅費(fèi)、臨時(shí)采購款、行政臨時(shí)事務(wù)借支等 工作性質(zhì)的一次性借支款；2）門店臨時(shí)性活動(dòng)的借支；3）理賠等事故性質(zhì)借支；4）押金等性質(zhì)借支；5）因生活困難而暫支款；6）其他經(jīng)批準(zhǔn)的暫支款。2、臨時(shí)備用金支付方式包括：現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式3、臨時(shí)備用金申請程序1）個(gè)人提出申請，必須真實(shí)詳細(xì)的注明借支事由、金額、歸還時(shí)間，出差性 質(zhì)的必須注明出差事由、地點(diǎn)；2）部門主管就其借支事由的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核；3）職能中心總監(jiān)、分公司總經(jīng)理對本部門借支款進(jìn)行總體監(jiān)督；4）財(cái)務(wù)經(jīng)理就金額的合理性進(jìn)行審核，出納對審批手續(xù)和前期借款清查審核未轉(zhuǎn)

7、正員工控制借支；經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工控制借支；根據(jù)事由控制借支金額的標(biāo)準(zhǔn)；其他財(cái)務(wù)要求。5）超過規(guī)定金額（2000元及以上）必須報(bào)總部財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)審批。6）超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報(bào)總部總裁審批。7）借支范圍內(nèi)后兩種非業(yè)務(wù)需要借支不分金額大小，均須報(bào)總部財(cái)務(wù)管理中 心總監(jiān)審批。4、臨時(shí)備用金管理1）以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收，并在借款 暫支單上注明票據(jù)號碼；2）理賠、押金等性質(zhì)借支，在取得對方單位正式收據(jù)后，可以及時(shí)辦理轉(zhuǎn)帳 手續(xù)；3）具體借支人為借支款項(xiàng)的責(zé)任人，轉(zhuǎn)借或其他情況而沒有辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手 續(xù)的，財(cái)務(wù)不予承認(rèn)；4）部門審核主管為各種臨時(shí)性

8、備用金歸還的第一管理人，必須監(jiān)督經(jīng)辦人及 時(shí)辦理相關(guān)報(bào)帳歸還手續(xù)；5）以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人發(fā)生 的費(fèi)用報(bào)銷抵沖。6）生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時(shí)間進(jìn)行催收；7）各分公司財(cái)務(wù)部結(jié)算科為臨時(shí)備用金的管理部門；出納必須于每月5號前清理臨時(shí)性個(gè)人備用金借款，并以文字方式通告當(dāng)事人；門店由財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)協(xié)肋催收。8）需要臨時(shí)借款的一般在分公司財(cái)務(wù)部借支；非獨(dú)立門店一律不得從定額備 用金中借支；借款人獨(dú)立核算單位的，在辦妥審批手續(xù)后，可在獨(dú)立核算 財(cái)務(wù)部借支（上海獨(dú)立核算門店除外）。9）各部門員工變更或離職必須及時(shí)辦理清帳手續(xù)，人事部門有義務(wù)及時(shí)通知 財(cái)務(wù)部

9、門清帳，否則造成的損失由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。五、出納備用金1、出納備用金的申領(lǐng)：1）出納領(lǐng)取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支；2）如因特殊情況，需要調(diào)用門店現(xiàn)金的，由出納提出領(lǐng)款申請單，經(jīng)分 公司財(cái)務(wù)經(jīng)理（財(cái)務(wù)總監(jiān)）批準(zhǔn)后，以支票換現(xiàn)金形式到門店領(lǐng)用；門店 財(cái)務(wù)主管必須憑手續(xù)完整的領(lǐng)款申請單和支票調(diào)換現(xiàn)金，領(lǐng)款申請 單由門店財(cái)務(wù)主管歸檔備查，領(lǐng)款申請單上必須有領(lǐng)用日期、金額、 調(diào)換支票賬號及號碼、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店名稱等。本項(xiàng)只 適用于上海分公司和集團(tuán)總部；其他分公司因特殊情況需要調(diào)用的，填寫 領(lǐng)款申請單經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。2、出納備用金的金額控制1）獨(dú)立門店出納備

10、用金控制金額為 3000元2）上海分公司及集團(tuán)總部出納備用金控制金額為 40000元3）其他分公司出納備用金控制金額為 20000元3、出納備用金的管理1）出納備用金的使用者只能是財(cái)務(wù)部門出納員；2）出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金，并且存放地 點(diǎn)符合公安、公司安全管理原則；3）保險(xiǎn)柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財(cái)務(wù)管理中心申請報(bào)批后才能實(shí)行；4）特殊情況下的大額存放，必須及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，以便采取相應(yīng)的安全 措施；5）出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對帳實(shí)數(shù)據(jù)；6）出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員，結(jié)算主管及財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)管理 責(zé)任。7）分

11、公司財(cái)務(wù)部必須于每月月末對出納備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制現(xiàn)金 盤點(diǎn)表。六、罰則1）分公司財(cái)務(wù)部未經(jīng)批準(zhǔn)私自擴(kuò)大備用金使用范圍或定額備用金限額的，視 情節(jié)輕重對分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理處 100元以上罰款。2）出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10淞罰，情節(jié)嚴(yán)重者直接除名。3）出納、門店財(cái)務(wù)主管無任何手續(xù)或白條抵庫，私自借款的，一律除名。4）到期臨時(shí)備用金借款未及時(shí)收回的，也無法提供其他特批書面報(bào)告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元。5）各級財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)對所屬單位備用金定期盤點(diǎn)（一個(gè)月不少于一次）， 因未及時(shí)盤點(diǎn)而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任；對于備用金盤點(diǎn)損失，一律由 責(zé)任人賠償；盤點(diǎn)盈余，

12、交分公司財(cái)務(wù)部作掛賬處理，無法查明原因的， 進(jìn)行賬務(wù)處理，列入“營業(yè)外收入”科目。6）臨時(shí)備用金超過歸定時(shí)間不歸還，每逾期一天按3%o計(jì)息，并在歸還借款時(shí) 付清；因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的， 必須提出書面報(bào)告，并經(jīng)部門經(jīng)理證明，分公司總經(jīng)理或職能中心總監(jiān)批準(zhǔn)后免于罰息。7）若借款人拒不歸還情況下（超過歸還時(shí)間一個(gè)星期），由出納提出申請經(jīng) 批準(zhǔn)后，在工資獎(jiǎng)金中扣收借款額和逾期利息。人事部門必須配合做好工作，如人事部門未作扣款處理，每次處罰 200元，造成損失的，由責(zé)任人 承擔(dān)。8）財(cái)務(wù)部對借款人的借款信用進(jìn)行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員， 嚴(yán)格控制以后借款甚至

13、取消借款資格。9）借款人員發(fā)生人事異動(dòng)或離職，人事部未書面通知財(cái)務(wù)部確認(rèn)清賬，造成 借款無法收回的，由人事部承擔(dān)借款損失。借款暫支單申請日期：年月 日付款聯(lián)NO 000001借款 事由原因： 因個(gè)人 因公司申請 金額¥:歸還日期年 月曰借款金額大寫：佰拾萬仟 佰 拾元 角 分¥：還款方式部門總經(jīng)理/財(cái)務(wù)部申請部門：申請人:主管當(dāng)|金 心、jin經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān) 心、jin主管總 裁借款人簽收還款后 出納 簽章還款人簽章借款暫支單每本五十份該借款暫支單一式三聯(lián)第一聯(lián) 白付款聯(lián) 財(cái)務(wù)付款憑證附件第二聯(lián) 紅還款入帳聯(lián)財(cái)務(wù)收款憑證附件第三聯(lián) 黃還款收據(jù)聯(lián)借款歸還交還款人七、備用金及借款管理的補(bǔ)充規(guī)定摘自永2004財(cái)（規(guī)）字第0011號 為適應(yīng)公司發(fā)展速度、規(guī)模及管理的需要，現(xiàn)對永2004 （財(cái)）字第004號“備用金及借款的規(guī)定”（本節(jié)前第