【行政管理制度】行政人事基礎(chǔ)管理制度-管理性文件編寫規(guī)定

1、.天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632設(shè)備制造有限公司管理標準 QG/ZTC0105-1998管理性文件編寫規(guī)定1998-5-1發(fā)布 1998-5-1實施設(shè)備制造有限公司 發(fā)布 管理性文件編寫規(guī)定 QG/ZTC0105-19981 目的和適用范圍為了指導各部門正確、規(guī)范地編寫各類管理性文件，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于本公司管理性文件（管理標準、工作標準、考核標準、質(zhì)量手冊和程序文件）的編寫格式和規(guī)則。2 相關(guān)文件本規(guī)定引用了以下相關(guān)文件：QG/ZT0101-1998標準化管理標準QG/ZTC0101-1998管理性文件編號辦法GB/T1.1-1995標準

2、化工作導則第一單元：標準化的起草與表述規(guī)則 第一部分：標準編寫的基本規(guī)定3 職責和職權(quán)3.1 企管辦職責3.1.1企管辦負責收集、匯總、編號和綜合平衡各類管理性文件；3.1.2負責管理性文件的規(guī)范化審核，提出修改意見；3.1.3組織有關(guān)人員對管理性文件進行討論或會簽；3.1.4負責檢查考核管理性文件的執(zhí)行情況。3.2其他部門負責本單位管理性文件的編寫。4 管理性文件的確定及基本要求4.1凡在日常工作中重復(fù)出現(xiàn)及可能對公司產(chǎn)生重大影響的管理活動，均應(yīng)編制相應(yīng)的管理性文件，將其工作流程、基本要求、相應(yīng)措施等以文字實施確定下來。4.2文體 為使所有讀者易于理解，管理性文件的編寫應(yīng)盡可能簡單、明了。4

3、.3統(tǒng)一不僅每一項標準內(nèi)，而且在一系列配套標準內(nèi)，結(jié)構(gòu)、文體和術(shù)語均應(yīng)保持一致。相關(guān)標準的結(jié)構(gòu)及其條文的編號應(yīng)盡可能完全相同。在每一項標準或一系列標準中應(yīng)始終使用同一術(shù)語表達某一特定概念。管理性文件的用紙，原則上使用標準16K規(guī)格紙，縱向橫書。設(shè)備制造有限公司 1998-5-1批準 1998-5-1實施QG/ZTC0105-19984.4實施管理性文件的制定，應(yīng)有利于實施和引用。5 管理性文件的編寫5.1各分公司、各部門在編寫管理性文件時，應(yīng)力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理論匯編。5.2管理性文件可根據(jù)需要采用條文或表格形式。5.3應(yīng)將標準要求同僅用于參考指導的敘述明確區(qū)分開來（動詞形式見

4、附一）。5.4管理標準的編寫內(nèi)容與格式（見附二）5.4.1目的與適用范圍這部分應(yīng)明確該標準編寫的目的，標準的主題及其所包括的各方面，目的的一般格式為：“為了，特制定本標準?！保贿m用范圍的一般格式為：“本標準適用于。”5.4.2相關(guān)文件（引用標準）這部分應(yīng)明確該標準引用或配合使用的管理性文件的名稱及其編號，而引用這些文件對使用該標準是必不可少的。如果沒有引用，這部分可省略。5.4.3職責和職權(quán) 這部分應(yīng)明確該標準所涉及的管理職能，確定該標準的歸口管理部門及相關(guān)部門的職責和職權(quán)，以便分工配合，提高工作效率。5.4.4管理內(nèi)容 該部分是標準的核心，應(yīng)明確規(guī)定該項管理工作的具體內(nèi)容、工作程序、工作要求

5、、各部門的相應(yīng)職責和工作流程，其條文詳略可根據(jù)文體涉及的范圍和管理事項的繁簡程度而定。有附件（附錄）時，應(yīng)在相關(guān)文字后注明附件序號，一般格式為：“（見附5）”。5.4.5標準的書眉線除附件外的標準正文每頁均應(yīng)加書眉線，書眉線上方應(yīng)居中書寫標準編號。5.4.6標準的終結(jié)線標準條文結(jié)束后，應(yīng)在附加說明與管理內(nèi)容之間畫一條粗實線做為終結(jié)線，其長度約為版面寬度的四分之一。5.4.7附加說明在標準終結(jié)線下，以“附加說明”四字為標題，分行列出以下內(nèi)容：“本標準由555部門提出。 本標準由555部門歸口管理。 本標準主要起草人555?！盦G/ZTC0105-19985.4.8附件 第一個附件應(yīng)另起一頁書寫。

6、“附5”應(yīng)寫在左起頂格位置。通常，每一附錄另起一頁書寫，當有多個附錄且較短時，可接排。”5.5工作標準的編寫內(nèi)容與格式（見附三）5.5.1工作標準分為部門工作標準（簡稱為工作標準）和個人工作標準（一般稱為崗位責任制），具體編寫格式可參照管理標準的格式要求進行。5.5.2主要內(nèi)容包括：a. 目的與適用范圍；b. 部門職責；c. 崗位職責（附崗位機構(gòu)圖）；d. 附加說明。5.6考核標準的編寫內(nèi)容與格式考核標準可單獨制定，也可與工作標準結(jié)合制定。如單獨制訂則應(yīng)按QG/ZTC0101-1998管理性文件編號辦法有關(guān)規(guī)定編號，如與工作標準結(jié)合編制，可不獨立編號。其編寫格式宜采用表格形式。5.7質(zhì)量體系程

7、序文件的編寫內(nèi)容與格式（見附四）5.7.1程序文件采用表格形式。5.7.2程序文件的編寫要求可參照管理標準進行，主要包括以下內(nèi)容：a. 目的與適用范圍；b. 相關(guān)文件；c. 目標和原則；d. 職責和職權(quán)；e. 管理內(nèi)容與方法；f. 質(zhì)量記錄6 管理性文件的制定和審批6.1各部門針對本部門的工作性質(zhì)和實際情況，就日常工作中重復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)及可能對公司產(chǎn)生重大重大影響的管理活動，擬訂管理性文件初稿，送企管辦協(xié)調(diào)平衡，必要時或涉及重大事項可由企管辦召集有關(guān)人員進行討論、修改。6.2將經(jīng)討論達成一致意見后的文件，按照QG/ZTC0101管理性文件編號辦法的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一編號后，報送主管副總及相關(guān)副總審核，

8、無異議后，由總經(jīng)理簽字批準實施并簽署實施意見。6.3總經(jīng)理批準的管理性文件由歸口管理部門企管辦行文發(fā)布。QG/ZTC0105-19986.4質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件）由管理者代表審核，總經(jīng)理批準實施；質(zhì)量體系文件的更改原則上由原審核單位審核，總經(jīng)理授權(quán)管理者代表批準實施。6.5管理化文件在實施過程中，各分公司、各部門如對有關(guān)條款存有異議或?qū)嵤┲邪l(fā)現(xiàn)不切合實際之處，可向企管辦提出修改意見。6.6發(fā)布實施的管理性文件應(yīng)報送集團公司企管辦備案。附加說明本規(guī)定由企管辦提出并起草。本規(guī)定由企管辦歸口管理。本規(guī)定主要起草人。附一 動詞形式表1-1中的動詞形式，用于表達那些要嚴格遵從才能符合標準且不

9、允許與其偏離的要求。 表1-1 要求動詞形式等效的表述應(yīng)應(yīng)該；要求；其要求為；不得不；只有才允許；必須不應(yīng)不允許；要求不；要求不得；不應(yīng)該注：1. 除在不得已的情況下，不得使用必須（一定要）；2. 表示禁止時，不得用不可以代替不應(yīng)；3. 表示一種指導規(guī)則，使用祈使語氣，如“打開記錄儀?！北?-2中的動詞形式，用于表達在幾種可能性中被推薦作為特別適用的一種，而未提及但也不排除其他的可能性，或用于表達一定的行動步驟是受到推薦的，但又不是必須要求的，或（以否定形式）用于表達某種可能性或行動步驟是不贊成但也不禁止。表1-2 推薦動詞形式等效的表述宜建議不宜建議不表1-3中的動詞形式，用于表達在標準界限

10、范圍內(nèi)允許的行動步驟。表1-3 允許動詞形式等效的表述可以允許；準許；許可不必不要求；不需要注：1. 可以表示由標準表達的允許，而能（表1-4）則與標準使用者的能力或提供給他的可能性有關(guān)。2. 在這種場合不要使用能代替可以。3. 在這種場合不得使用可能或不可能。表1-4中的動詞形式，用于說明材料、物資的或者是因果關(guān)系的可能性和潛在能力。 表1-4 可能動詞形式等效的表述能會；能夠；可能；有可能不能不會；不能；不可能；沒有可能附二1正泰集團成套設(shè)備制造有限公司管理標準 QG/ZTC5555-555555管理標準5555-5-5 發(fā)布 5555-5-5 實施正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布附二2

11、正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 555管理標準 QG/ZTC5555-55551 目的和適用范圍2 相關(guān)文件3 職責和職權(quán)4 管理內(nèi)容附加說明本標準由555提出。本標準由555歸口管理。本標準主要起草人555。正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 5555-5-5批準 5555-5-5實施附三1正泰集團成套設(shè)備制造有限公司工作標準 QZ/ZTC5555-55555555工作標準5555-5-5 發(fā)布 5555-5-5 實施正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布附三2正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 5555工作標準 QZ/ZTC5555-55551 目的和適用范圍2 部門職責3 崗位職責3.1崗位機構(gòu)圖（見附5）附加說明本標準由555提出。本標準由555歸口管理。本標準主要起草人555。正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 5555-5-5批準 5555-5-5實施附四1正泰集團成套設(shè)備制造有限公司程序文件 QC/ZTC55-55555