工程項目資料登記、驗收與歸檔辦法

1、（ 五 ） 工程項目資料登記、驗收與歸檔辦法第一章 總 則第一條 為使我公司工程項目資料完整、準(zhǔn)確、安全保管并有效利用，根 據(jù)國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法 （檔發(fā)字 199715 號）、重大建設(shè)項 目檔案驗收辦法 （檔發(fā) 20062 號）、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)（DA/T28-2002 ）及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制定本辦法。第二章 職責(zé)劃分第二條 部門職責(zé)（ 一 ） 公司經(jīng)營管理部門職責(zé) 負責(zé)向檔案室及時提供工程中標(biāo)項目信息，公司與項目部負責(zé)人簽訂“項目 管理目標(biāo)責(zé)任書”的同時，一并簽訂“項目歸檔責(zé)任書” （ 附件 1） 。未提供信息， 發(fā)生漏簽項目，扣罰經(jīng)營

2、管理部門負責(zé)人的兌現(xiàn)獎。（ 二 ） 公司工程管理部門職責(zé)1、 負責(zé)所屬項目部工程項目資料登記的督辦工作，并負責(zé)向檔案室及時提供 工程項目竣工信息。2、負責(zé)工程項目資料檢查與驗收的牽頭組織工作。3、負責(zé)竣工資料齊全、 各項記錄數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確的審核、 簽字移交工作，對竣 工資料審核把關(guān)不嚴(yán)就簽字蓋章， 造成不可補救損失和未及時提供工程竣工信息、 不按期移交工程項目資料，扣罰工程管理部門負責(zé)人的兌現(xiàn)獎。（ 三 ） 公司檔案管理部門職責(zé)1、負責(zé)匯總與掌握工程項目資料登記情況。2、負責(zé)項目資料的檢查與驗收， 并向預(yù)算考核部門提供歸檔情況統(tǒng)計考核意 見，預(yù)算考核部門在未接到檔案部門的考核意見之前，不得計發(fā)兌

3、現(xiàn)獎。3、 對符合歸檔要求的工程項目資料，進行接收并歸檔； 對不符合歸檔要求的 情況，提出限期整改意見。4、擅自接收未經(jīng)部門負責(zé)人審核、 簽字蓋章不齊全、 不合格資料歸檔的， 扣 罰檔案管理部門負責(zé)人的兌現(xiàn)獎和檔案管理人員當(dāng)月獎金。（ 四 ） 項目部職責(zé)1、項目部一經(jīng)成立， 項目經(jīng)理和項目總工應(yīng)提前劃定各崗位責(zé)任人的資料收 集、整理圍，提出數(shù)量、質(zhì)量、時間、責(zé)任要求等，并同時指定一名兼職檔案員 報公司檔案主管部門備案，填寫“項目檔案員登記表” （附件 2）。若因機構(gòu)調(diào)整、 人事變動等原因應(yīng)及時對兼職檔案員予以調(diào)整。2、項目部兼職檔案員要把好檔案形成的第一關(guān)， 并依照工程的進度， 即前期 準(zhǔn)備、

4、施工過程中與竣工驗收等不同階段，做好各種文件材料的收集、整理和保 管工作，確保項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。第三章 工程項目資料登記第三條 公司項目部負責(zé)按項目隸屬關(guān)系做好本年度新建、在建、即將竣 工工程項目資料的登記工作。第四條 項目部自成立一周，由指定專人負責(zé)填寫天津航道局工程項目 資料登記表（附件 3），報公司檔案部門備案。先施工后簽定合同的工程項目， 待合同簽定并下發(fā)后一周進行登記。第四章 工程項目資料檢查與驗收第五條 工程項目所屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)對本單位項目部的資料歸檔工作負領(lǐng) 導(dǎo)責(zé)任，對歸檔資料的數(shù)量、質(zhì)量和“歸檔驗收評定統(tǒng)計表”容是否齊全負核查 之責(zé)。對已竣工項目在未接到檔案主管部門出

5、據(jù)的 “項目檔案歸檔驗收評定表” （ 附 件 4） 之前，不得簽批該項目的兌現(xiàn)獎罰意見。第六條 工程項目資料檢查驗收組由工程、檔案部門聯(lián)合組成，工程部門 負責(zé)人分管負責(zé)。第七條 工程項目資料檢查驗收組對施工過程中或已竣工項目需歸檔的文 件材料進行檢查驗收， 檢查驗收容見 天津航道局疏浚工程項目文件材料歸檔圍 （見附件 5）、天津航道局水工工程項目文件材料歸檔圍 （見附件 6）。第五章 工程項目資料整理第八條 遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷工程文件材料的有機聯(lián) 系，便于檔案的保管和利用。第九條 案卷工程文件材料容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)及其管理活動的真實情 況。第十條 工程項目資料整理立卷流程包括

6、分類、編號、編目、裝訂四個步驟。（一）分類：詳見附件 5、附件 6；（二）編號：具體指編制文件頁號。案卷有書寫容的頁面必須編寫頁號。 頁號編寫位置：單面書寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在 左上角；圖樣的頁號編寫在右上角；各卷之間不連續(xù)編頁號。（三）編目：具體指編制科技檔案卷目錄（見附件7）、編制科技檔案案卷目錄（見附件 8）、編制卷備考表（見附件 9）、編制科技檔案案卷封面（見附件 10）、編制科技檔案案卷脊背（見附件11）五項容。1、科技檔案卷目錄編寫要求序號：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 l 起，依次標(biāo)注卷文件的順序，一個文件一 個號，如1, 2, 3；文件編號：應(yīng)完整填寫文件文號或

7、圖樣的圖號或設(shè)備、項目代號；責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；文件名稱：應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱；日期：應(yīng)填寫文件形成日期。如：該份文件日期為 2002年1 月1日，該項目則標(biāo)記為： 20020101；頁次：應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號，如 1/3 ；備注 （注明原件或復(fù)印件 ） 。2、科技檔案案卷目錄編寫要求序號： 應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 l 起，依次標(biāo)注案卷順序， 每卷一個號， 如 1 ，2, 3；檔號：空項；案卷標(biāo)題：應(yīng)簡明準(zhǔn)確地揭示卷科技文件材料的容,主要包括項目名 稱及其階段的名稱等。女口： XXX工程招投標(biāo)文件（招標(biāo)書、資質(zhì)材料、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、公證書）；案卷起止日期：卷科技文

8、件材料的起止日期。如：該卷文件最早為 2001 年1 月 1 日,最晚為 2002年 10月 10日,該項 目則標(biāo)記為： 200100；卷數(shù)：該卷所含文件的總頁數(shù)。如：該卷所含文件的總頁數(shù)為 100,該項目則填寫： 100；保管期限：長期； 備注：空項。3、卷備考表編寫要求 盒文件情況說明：要標(biāo)明卷文件的件數(shù)、頁數(shù)。 如：文字材料 20 件，100 頁，照片 10，附圖 1； 整理人：項目部兼職檔案人員；檢查人：項目經(jīng)理；審核人：公司工程部門兼職檔案員； 審核部門負責(zé)人：公司工程部門負責(zé)人； 年月日：應(yīng)填寫實際完成立卷的日期； 卷備考表排列在卷文件最后。4、科技檔案案卷封面編寫要求 檔號：空項

9、； 檔案館號：空項； 縮微號：空項；案卷題名：即案卷標(biāo)題，要求填寫完整； 編制單位：項目部全稱，要求加蓋項目部公章； 編制日期：項目資料整理立卷實際日期； 保管期限：長期；密級：空項。5、科技檔案案卷脊背編寫要求 年度、保管期限：暫用鉛筆填寫；檔號：空項。（四）裝訂： 1、項目文件材料采用分卷裝訂形式； 2、案卷不應(yīng)有金屬物；3、裝訂采用線繩三孔一線左側(cè)裝訂，孔距為8cm；4、單獨成冊、外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形 式。第十一條 聲像資料：應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等 容逐一進行著錄。第十二條 電子檔案：應(yīng)保存電子版施工組織設(shè)計、施工總結(jié)等重要容，連

10、同紙質(zhì)檔案一并歸檔。第六章 工程項目資料移交與歸檔第十三條 應(yīng)在工程項目竣工驗收后 2 個月，經(jīng)系統(tǒng)整理分類后，及時向工 程部門移交。同時，將該項目需歸檔的容填寫在“項目檔案歸檔驗收評定表” 一并移交。 自項目部移交項目資料后一周時間， 項目所屬單位工程部門負責(zé)及時 向檔案部門歸檔，雙方辦理交接手續(xù)。因客觀因素造成工程項目資料延期移交， 項目部應(yīng)以書面形式向項目所屬單位工程管理部門和檔案管理部門作出說明。第七章 獎勵與懲罰第十四條 凡按時移交項目竣工檔案且符合歸檔要求的，由檔案管理部門協(xié) 同項目主管部門對優(yōu)秀竣工資料進行評比，并給予一定的物質(zhì)獎勵。第十五條 各施工項目竣工后，竣工資料不能按時移

11、交歸檔，項目負責(zé)人年 度兌現(xiàn)獎推遲到竣工資料歸檔后，憑檔案管理部門接收簽證單再行補發(fā)。第十六條 凡發(fā)生觸犯檔案法行為的，除追究經(jīng)濟責(zé)任外，還要給予行 政處分。第八章 附 則第十七條 第十八條 第十九條本辦法由公司辦公室負責(zé)解釋。 凡其它規(guī)定與本辦法有沖突之處以本辦法為準(zhǔn)。 本辦法自下發(fā)之日起施行。附件1項目歸檔責(zé)任書（封面）年 度： 項目名稱:依照公司 工程項目檔案責(zé)任制度 的規(guī)定，簽訂“項目歸檔責(zé)任書” 并嚴(yán)格履行。1. 責(zé)任書的主要責(zé)任人要明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)或主任工程師分管項目 資料工作，并配備一名專（兼）職檔案員具體負責(zé)，各單位在簽訂本責(zé)任 書的同時，將檔案員報公司檔案管理部門備案（人員如

12、有變動及時調(diào)整補 報）。2. 竣工驗收時， 應(yīng)保證所驗收項目竣工資料， 符合向公司移交歸檔要 求，并按規(guī)定時間由主管部門審核合格后， 向公司檔案管理部門移交檔案。3. 項目竣工后， 竣工資料不能按時移交歸檔， 項目負責(zé)人年度兌現(xiàn)獎 推遲到竣工資料歸檔后，憑檔案室接收簽證單再行補發(fā)。4. 凡按時移交項目竣工檔案且符合歸檔要求的， 檔案室協(xié)同項目主管 部門對優(yōu)秀竣工資料進行評比，給予一定的物質(zhì)獎勵。5. 違反本規(guī)定，接收不齊全、不合格檔案資料歸檔的，扣罰檔案管理 部門負責(zé)人的兌現(xiàn)獎和檔案管理人員當(dāng)月獎金。6. 凡發(fā)生觸犯檔案法行為的，除追究經(jīng)濟責(zé)任外，還要給予行政 處分。本保證書一式三份， 項目部

13、、項目主管部門、 檔案管理部門各執(zhí)一份項目部蓋章:項目主管部門蓋章:項目行政負責(zé)人簽字:項目黨組織負責(zé)人簽字:項目主管部門負責(zé)人簽字:檔案部門蓋章:檔案管理部門負責(zé)人簽字:項目檔案員登記表項目名稱:序號姓名年齡職稱參建項目名稱項目開工/竣工時間備注天津航道局工程項目資料登記表項目名稱合同工期實際開/ 竣工日期合同 工程量合同 工作量項目檔案 主管領(lǐng)導(dǎo)兼職 檔案人員項目地址 聯(lián)系方式項目部名稱（公章）：項目部負責(zé)人（簽字）：填表人:項目檔案歸檔驗收評定表工程項目名稱：共 頁第 頁序 號名稱應(yīng)歸檔 時間歸 檔 卷 數(shù)昭 八、 片 卷 數(shù)光 盤 數(shù)量實際 歸檔 時間備 注123456項目主管部門意見

14、:歸檔評定意見:考核兌現(xiàn)部門意見:項目所屬單位分管領(lǐng)導(dǎo)意見:序號歸檔文件備注1招標(biāo)書（招標(biāo)文件）、資質(zhì)材料、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、公證 書原件2承包、分包合同及協(xié)議、施工合同及協(xié)議、米購材料等合同及協(xié) 議；履約保函；反擔(dān)保證書原件3工程地質(zhì)報告、水文地質(zhì)報告、踏勘報告4質(zhì)量交底、環(huán)保交底、職業(yè)健康安全交底5施工許可證、開工報告、航行通告原件6施工預(yù)算、施工組織設(shè)計、設(shè)計圖紙、重大的設(shè)計變更與洽商7項目管理目標(biāo)責(zé)任書、項目考評結(jié)果8我方與業(yè)主及監(jiān)理就工程質(zhì)量、安全、進度、造價、索賠、項目 重大增減、設(shè)計變更等事宜的業(yè)務(wù)聯(lián)系單、對外聯(lián)系函件及其它 技術(shù)資料、會議紀(jì)要原件9測量技術(shù)總結(jié)、測定報告、船

15、上報的施工旬報表、施工日志、簡 報10竣工驗收報告（竣工圖、竣工結(jié)算、決算清單、質(zhì)量檢驗評定表）原件11竣工工程項目情況一覽表原件12工程總結(jié)13被評為局級優(yōu)質(zhì)優(yōu)效工程、優(yōu)秀文明經(jīng)理部、優(yōu)秀施工組織設(shè)計和施工預(yù)算、優(yōu)秀工程總結(jié)、優(yōu)秀測量成果的評比材料14聲像資料（包括施工照片）15電子檔案（包括施工組織設(shè)計、施工總結(jié)）序號歸檔文件備注一、按期向檔案部門歸檔的容1招標(biāo)書（招標(biāo)文件）、投標(biāo)文件、工程合同和設(shè)計圖紙、中標(biāo)通知書、公證書原件2踏勘報告、施工組織設(shè)計（施工方案）、施工設(shè)計變更文件和 圖紙，施工預(yù)算3開工報告、竣工報告（包括浚前圖、竣工圖、驗收表、工程 量計算書）、重大事件報告原件4施工月

16、報、工程協(xié)調(diào)會議文件5竣工工程項目情況一覽表原件6工程總結(jié)、測量技術(shù)總結(jié)、測定報告、施工日志、施工周報、技術(shù)交底資料7對外聯(lián)系單、各種對外聯(lián)系函件原件8新材料、新工乙、新技術(shù)、新設(shè)備的 四新 工乙總結(jié)材料9項目經(jīng)濟責(zé)任書及項目考評結(jié)果10被評為局級優(yōu)質(zhì)有效工程、優(yōu)秀文明項目經(jīng)理部、優(yōu)秀施工 組織設(shè)計和施工預(yù)算、優(yōu)秀工程總結(jié)的評比材11工程結(jié)算單原件二、按期向業(yè)主單位提交的項目資料（一） 竣工 綜合 資料1、工程竣工說明2、開工報告3、竣工報告、竣工圖紙4、工程交工驗收證書5、工程竣工數(shù)量清單&工程結(jié)算清單或文件7、工程施工合同、協(xié)議8、有關(guān)工程工期、造價及項目重大增減的文件、紀(jì)要序號歸檔文件備注（二） 技術(shù) 綜合 資料1、圖紙會審記錄2、設(shè)計變更通知單3、工程更改洽商單4、工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單5、施工基線、水準(zhǔn)點驗收記錄6施工過程報驗單及驗收記錄7、主要施工記錄8、沉降、位移觀測成果等（三） 試驗 檢測 資料1、原材料出廠合格證、出廠試驗檢測報告2、原材料抽檢試驗資料3、施工過程中的平行試驗檢測資料4、第三方試驗抽檢資料及其它試驗檢測資料（四） 質(zhì)量 檢驗