公司辦事處管理辦法

1、ujixruj.SSbopcon好好學習天天向上中國3000萬經理人首選培訓網站公司辦事處管理辦法、為貫徹本公司的營銷計劃，進一步開拓市場，使辦事處的各項管理規(guī)范化和合理化，以保證公司各項業(yè)務規(guī)范而有序地進行，特制定本辦法二、辦事處的工作職能1、負責當?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源的開發(fā)和管理；2、承擔公司下達的銷售任務；3、代表公司與當?shù)乜蛻暨M行業(yè)務上的聯(lián)絡與協(xié)調；4、負責收集、整理、反饋當?shù)厥袌鲂畔⒓巴惛偁幃a品的動態(tài)；5、根據(jù)公司的有關規(guī)定，執(zhí)行和負責應收貨款的催收和費用結算工作，防止客戶拖欠 貨款，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作；6嚴格執(zhí)行公司有關財務制度，如實填寫各項報表，嚴禁弄虛

2、作假，嚴禁做有損公司 利益的事。7、積極與公司溝通匯報，提出有利于開拓市場的建議和意見；8、合理計劃、開支辦事處的各項費用；9、負責辦事處各項財產的管理和保護，確保公司財產安全。三、辦事處與公司間的協(xié)調1、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。2、辦事處協(xié)助公司對貨物的移送進行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務管理及產品價格規(guī)定1、辦事處對外的產品價格及相關價格政策應參照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2、產品以低于公司規(guī)定價格出售的，由辦事處提出申請，報公司審批，未經審批程序, 不得以任何形式變相降低產品價格。五、客戶管理1、客戶選擇：辦事處應選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。2、資信調查：（1）辦事處對

3、于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應進行必要時的資信調查，審查的內 容主要包括：公司名稱、注冊地點、注冊資本、經營范圍、法人代表、經營責任人、經營歷 史和現(xiàn)狀。（2）對新客戶進行審查時，應要求對方提供下列復印件并出示原件：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證、經營責任人身份證等。3、實地調查：對新客戶的注冊地點（辦公或經營場所）進行實地調查，確?？蛻籼峁┑馁Y信真實可靠。4、建立客戶檔案：（1）當新客戶資信經審查合格并計劃建立業(yè)務關系， 業(yè)務員按公司要求建立客戶檔案, 辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。（2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務人員變化進行更新。（3）客戶名稱變更的，按

4、客戶資信審查標準要求客戶提供名稱變更后的資料。由該客 戶對名稱變更前的債務承擔證明，交公司財務部作調整應收帳款依據(jù)。六、購銷合同的管理1、各項業(yè)務原則上都必須事先簽署購銷合同；2、簽訂合同，必須以維護公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同 假公濟私、損公肥私。3、簽訂合同時必須備齊如下相關資料：合作方的營業(yè)執(zhí)照副本復印件；合作方的稅務登記證復印件；公司擬好的合同一式兩 份。4、駐辦事處業(yè)務人員簽訂合同須經公司業(yè)務部審核，報業(yè)務部審批，補充協(xié)議或在購 銷協(xié)議上增加條款，必須由公司業(yè)務部經理簽字蓋章，方才有效。任何人員不得超越權限， 違反規(guī)定者將承擔相應的經濟責任。5、簽訂合同的業(yè)務

5、人員對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。業(yè)務人員必 須完整地收集合同執(zhí)行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。6如合同履行過程中出現(xiàn)困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式 （包括雙方往來的函電等）。7、如合同履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經雙方協(xié)商達成一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由 雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協(xié)商仍無法解決的，提交有管轄權的人民法院處 理。8、經濟合同專用章應嚴格在授權范圍內使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合 同上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，應立即登報聲明作廢，并追究相 關責任人的經濟責任。9、辦事處業(yè)務人員應將已經生效的購銷

6、合同的原件寄回公司業(yè)務部存檔，辦事處可保 留合同復印件，但需專人管理。10、合同作為公司對外經濟活動的重要依據(jù)和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或無意向外界泄露合同信息，合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查 閱。七、客戶信用管理單個客戶的最高信用額（進貨可欠款總額）和信用期（每筆進貨的欠款期限）由財務 部、業(yè)務部核定。八、客戶訂單處理程序1、接受訂單：辦事處在接到所在區(qū)域客戶的訂單后，立即對訂單進行全面審核，確保 訂單上的價格、付款條件與已簽訂的購銷合同相符，然后由辦事處業(yè)務人員簽名后傳至公司 業(yè)務部。2、訂單確認：辦事處業(yè)務人員根據(jù)存貨或公司的貨源計劃，以及以書面形式向客

7、戶確 認訂單。3、訂單檔案：辦事處由專人管理訂單。訂單一經確認，立即按訂單編號建立檔案，并在發(fā)貨后進行相應注銷。每月底，向公司報送“客戶訂單處理情況統(tǒng)計表”。九、應收帳款處理程序1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進行對帳，并將相關數(shù)據(jù)限期交回公司財務部， 確保公司的應收帳款與相應客戶的帳面記錄一致。2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結算，由客戶直接匯到公司。3、應收帳款的責任（1）辦事處業(yè)務人員對所在區(qū)域內全部應收帳款負責。（2）公司業(yè)務部和財務部負責監(jiān)督管理貨款的收回。十、辦事處人員管理規(guī)定1、駐辦事處業(yè)務人員必須應本著“團結協(xié)作、實事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務，努 力進取。2、自覺

8、遵守公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀 的行為。3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關系。定期檢查和整理文件和資料，確保公 司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進 行分類管理。4、 駐外辦事處的財產列入辦事處財產登記表，傳真至公司存檔。辦事處人員對公 司財產負有保管和愛護的義務5、駐外辦事處的業(yè)務人員應保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班 時間內，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關的人等。6辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應保持整潔。7、駐外辦事處人員手機號碼或駐外機構

9、電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未 獲得批準而更改電話號碼導致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先 得到公司相關部門審核，未獲批準不準私自搬遷等。8、辦事處人員所負責的業(yè)務，在管理期間內出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務人員有責 任和義務進行清理，或由公司協(xié)調解決。業(yè)務人員不能正確陳述理由的，界定責任后，按實 際情況由責任人承擔相應責任。9、嚴禁駐辦事處人員私自直接向客戶結款或借支現(xiàn)金。十一、辦事處人員工資及其獎勵、補助標準基本工資（月）浮動工資效益提成各項補助備注職務試用期 錄職后 考核獎金（月）提成率 %通訊補助（月）市內交通補助（月）基本工資：1、基本工資：2、相關獎勵

10、：辦事處業(yè)務人員：每月發(fā)放回款提成的，余 在年底根據(jù)投入產出比控制情況發(fā)放。月度考核獎勵：1、考核獎金計算辦法：辦事處經理：所負責區(qū)域月度回款/月度目標*考核獎金，如目標達成率不夠 70%,取消考核 獎2、相關補助市內交通補助：指市內公共交通費用補助，但如去周邊地區(qū)乘車單程票價超過 5元，公司可適當考慮報銷（出 租車費除外），報銷時需提供電腦發(fā)票，如非電腦車票的其它形式有效財務發(fā)票，還需在票 面注明起止地點和時間；并且應當將票據(jù)按時間順序張貼好，附旅程工作表。通訊補助：出差補助：指在公司業(yè)務部的授權下因業(yè)務出差需離開辦事處所在地，且當晚無法返回需住酒店而給予的補助，該補助以每晚為單位；出差前需

11、寫出差申請表和旅程工作、時間安排；申報出差補 助時需提供本次出差的工作總結報告和注明住宿時間、單價、姓名的酒店發(fā)票，并在范圍內 實報實銷；另如辦事處經理出差的目的城市已租有住房，則不計出差補助。十二、相關費用的報結制度（一）辦事處人員有關費用單據(jù)必須按月在月末匯總寄回公司財務部，財務部負責辦理 核報手續(xù)，并將報銷款項匯款給辦事處具體費用報銷人，并取得相應的付款憑證。（二）公司所有人員，符合公司費用報銷標準的費用開支單據(jù)，均應及時按財務規(guī)定程 序辦理好財務報銷手續(xù)，當月發(fā)生的費用開支單據(jù)，均應在當月報銷結清。對于在月底發(fā)生 的費用單據(jù)，允許在次月五日內按財務規(guī)定程序辦理好報銷手續(xù)。超期未報銷結算

12、的費用單 據(jù)，財務部有權不再予以報銷。1、報銷費用項目（1）長途車、船費 注意事項：必須是在出差前填寫出差申請表，詳細說明出差路線、出差事由，并經過業(yè)務部經 理或總經理的簽名同意的費用。必須是財務有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據(jù)背后簡單注明事由, 非電腦發(fā)票必須在每張票據(jù)背后注明時間、起止地點、事由等。票據(jù)必須按時間、途徑順序整理張貼好，不得將時間和起止地點遮住。報結時應附有本次出差的工作說明。報銷原則：返回即予報銷，長駐外地人員必須在次月5日前將當月費用寄到公司業(yè)務部, 每愈一天，扣報5%跨月費用不再批報。（2）各項補助： 辦事處租房費用： 固話費用：辦公費用（復印、特快專遞、印刷名片等）： 注意事項：注明費用內容；提供有效財務發(fā)票。 報銷時間：必須在次月5日前將當月的費用寄到公司，每愈一天，扣報 5%跨月不再批報（三）對于借有專款或備用金的費用開支