文件和資料管理辦法范本

1、（本部使用，不得外傳）中國水電建設集團十五工程局有限公司亭口水庫工程項目部 文 件 文件和資料管理辦法2010年6月5日發(fā)布 2005年6月10日實施陜西省水電工程局（集團）有限責任公司引 紅 濟 石 項 目 經 理 部 文件名稱質量（2005）003文件和資料管理辦法編 寫徐 萍審 核李 淵批 準強東會版 次1修改次0發(fā)布日期2005年6月5日實施日期2005年6月10日目 錄1、目的-32、范圍-33、依據-34、職責-35、術語/定義-36、工作程序-37、文件和資料的更改、換版和作廢-78、記錄-8 1、目的為了對與質量體系及工程質量有關的文件和資料進行控制，確保質量管理體系運行，在引

2、紅濟石調水工程的施工過程中使用文件和資料的有效版本，特定本辦法。2、范圍本辦法適用于引紅濟石調水工程項目經理部質量體系及工程施工過程中所有文件和資料的管理與控制。3、依據本辦法依據Q/SPBCX012001文件控制程序、Q/SPBSC2001質量手冊和本部質量計劃。 本辦法采用GB/T19000-2000標準中相關的術語/定義5、職責5.1、總工負責本辦法的保持與改進；5.2、質安部負責本工程質量體系文件的控制和管理，工程技術部負責技術文件和資料的控制和管理； 5.3、綜合辦公室負責本辦法的協(xié)作實施。6、工作程序文件和資料控制過程如圖所示文件策劃編 寫審 核N批 準Y分類編目印 制外來文件標

3、識識 別分發(fā)記錄分類編目標 識必要的評審審分發(fā)記錄文件變更舊文件處置記錄標識借閱過期銷毀記 錄歸檔保存、文件和資料的分類、質量體系文件質量計劃及支持性文件、質量記錄、質量管理細則、有關規(guī)定/制度/辦法、技術文件和資料a)內部文件：施工組織設計、技術方案、作業(yè)指導書等；b)外來文件：設計單位/顧客提供的設計圖紙及設計變更文件，業(yè)主/監(jiān)理的文件，質檢文件，技術標準，技術會議紀要及竣工驗收文件、合同技術條款及其變更的文件。文件編制、審核及批準發(fā)放質量體系文件和資料的編制、審核及批準a)質量計劃及支持性文件由質安部負責組織編制，總工審核，并確定發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放范圍審批表，并由經理批準。b)有關規(guī)

4、定、制度、辦法由經理部相關部門負責編寫、審核并確定發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放范圍審批表，并由經理批準。c）質量記錄、管理細則由質安部編制，質安部部長審核，并確定發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放范圍審批表，由總工批準。d)國家或行業(yè)技術標準/規(guī)范/規(guī)程，由質安部登記，部門領導審核適用性和確定發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放范圍審批表，總工批準。技術性文件和資料的編制、審核、批準a)施工組織設計、技術方案、作業(yè)指導書由工程技術部組織編制，部門領導審核，填寫文件發(fā)放范圍審批表，由總工批準。b)業(yè)主、監(jiān)理提供的圖紙、文件由工程技術部收文、登記、部門領導批閱后，確定發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放范圍審批表，經總工批準。文件和資料的編號

5、文件資料共分三類：質量、技術、規(guī)范及標準；質量、規(guī)范及標準文件由質安部編號并發(fā)放，技術文件由工程技術部編號并發(fā)放。文件的標識文件由發(fā)放人標識在文件的封皮上打印或加蓋標識圖章文件標識如下：受控狀態(tài)發(fā) 放 號XXX持 件 人XXX說 明：受控狀態(tài)一欄中注明受控或非受控文件和資料的發(fā)放、保存、歸檔質安部對本部的質量體系文件和資料、對該項目所適用的國家和行業(yè)技術標準、規(guī)范、規(guī)程進行統(tǒng)一編號、標識、編制文件發(fā)放記錄，按照批準的發(fā)放范圍進行發(fā)放，并將一份原件保存、歸檔。6工程技術部對技術文件和資料統(tǒng)一編號、標識、編制文件發(fā)放記錄，按照批準的發(fā)放范圍進行發(fā)放，并將一份原件保存、歸檔。文件和資料的使用控制6質

6、安部編制質量體系受控文件清單，工程技術部編制技術性受控文件清單6.6.2受控文件和資料的所有持件人都必須妥善保管所使用的文件和資料，任何人都不得以任何理由私自復制和對外提供。如持件人調離或文件需要修改時須交還質安部/工程技術部，由文件管理人員作收回記錄。在本部質量體系運行范圍內，不得使用文件的復印件的文件，一經發(fā)現立即由文件管理人員收回并銷毀。當文件使用人的文件資料破損或丟失時，經部門領導確認后，到相關部室辦理更換手續(xù)，并交回破損文件，換發(fā)新的文件。當文件使用人將文件丟失后，應到相關部門辦理重新補發(fā)手續(xù)，原發(fā)放編號作廢，并進行記錄。質安部要及時更改該項目適用的國家和行業(yè)標準、規(guī)程、規(guī)范保證使用

7、最新的有效版本（發(fā)有效版本、收失效版本）。當業(yè)主提供的圖紙、資料份數不夠使用時，由工程技術部復制，復制需經總工批準，并做好記錄。7、文件和資料的更改，換版與作廢、當文件需要更改時，由文件的編制部門填寫文件更改申請單，說明原因，經審批人審批，形成文件更改記錄，發(fā)給所有持件人，并在受控文件清單上標明更改記錄序號。、更改方式文件的持件人按文件更改通知單的要求，對文件進行修改，并將文件更改通知單附在文件后面。7.3、文件的換版與作廢文件經多次更改或需要進行大幅度修改時應進行換版，新的版本的編寫、審批、發(fā)放按本辦法6.2條款執(zhí)行；對作廢的文件和資料由質安部/工程技術部按文件的發(fā)放記錄收回，同時加蓋作廢印

8、章，經總工批準后集中銷毀，需保留的作廢文件應加蓋“作廢”和“保留”資料印章。 8、記錄本辦法形成下列記錄，樣表附后。附表一 收文記錄附表二 受控文件發(fā)放范圍審批表附表三 受控文件發(fā)放記錄附表四 受控文件清單附表五 文件借閱登記表附表六 文件發(fā)放登記表附表七 文件更改申請審批表附表八 文件更改通知單附表九 文件更改記錄附表十 文件歸檔登記 附表一收 文 記 錄序 號日 期收文編號文件名稱份 數發(fā)文單位收文人備 注附表二受 控 文 件 發(fā) 放 范 圍 審 批 表 編號：文件名稱文件編號版次修改次序號擬發(fā)放單位或個人份數備 注批準人： 年 月 日 編制人： 年 月 日附表三受 控 文 件 發(fā) 放 記

9、 錄 表 編號：文件名稱編碼/編號發(fā)放依據發(fā)放編號領用人份數簽名領用日期備注審查人： 發(fā)放人： 附表四 受 控 文 件 清 單 文件編號文 件 名 稱印刷份數發(fā)放份數發(fā)放時間版次修訂狀態(tài)備注審核人： 制表人： 年 月 日附表五文 件 借 閱 登 記 表 文件編號文件名稱借閱份數限歸還日期借閱人批準人借閱時間歸還日期備注 管理人： 第 頁附表六文 件 發(fā) 放 登 記 表序 號時 間收 文 單 位文 號文 件 內 容簽 字附表七文 件 更 改 申 請 審 批 表文件編號文 件 名 稱更改理由更改內容備注批準人： 審核人： 申請人： 年 月 日 附表八文 件 更 改 通 知 單通知單位/人員更改文件名稱