關于電子檔案系統的工作總結

1、關于電子檔案系統的工作總結隨著信息技術迅猛發(fā)展，計算機被廣泛應用到各個領域， 包括工程設計領域。這樣以來，工程設計過程中形成的大量 電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸 檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運 營的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管 理工作對相關單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主 要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現高效 電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了 相關工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度， 并做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作

2、 提供可靠的制度保障。以 cadcad 文件的歸檔為例，歸檔人員首 先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程 負責人、經手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程序和詳盡 的規(guī)章制度保證了歸檔的準確性。但是，由于部分工程的工 期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與 工作時效產生矛盾。 所以，可以采用先進的計算機技術手段， 將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就 可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規(guī)章 制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴，勢必會造成反復歸檔，浪費人力 財力的現象， 甚至會導致文件歸檔混亂， 輸出的產

3、品為次品， 造成工程質量事故和嚴重的經濟損失。因此，做好電子文件 歸檔前的準備工作，尤其是規(guī)章制度的建設、宣傳以及推廣 應用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎。在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不 同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程 設計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設 計、委托書、計算書到技術說明書等形成了不同種類不同格 式的電子文件，有 ecelecel 表格、 worldworld文件、掃描形成的 tiftif 文件等等。并且，這些文件大都在工程設計正式開始之前形 成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來一定的 困難。為了使這些電子

4、文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要 以電子文件歸檔通知單為依據，從而提高這些電子文件的歸 檔率。對于 cadcad電子文件的歸檔可以采用 dwgdwg 格式，因為這 種格式可以在 cadcad 中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔 案標識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出 及圖紙保管工作都非常重要。同時，對于制作過程中的錯誤 如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大 提高 cadcad 出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。對于 pltplt 格式的文件，恰巧與 dwgdwg 格式的文件優(yōu)缺點相反。 pltplt 格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示

5、，但是文件 內容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。對于 pdfpdf 格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現對 設計的任何修改。實質上就是在計算機上閱讀紙質文件的電 子版，有一定的保護知識產權的作用。電子文件是形成紙質文件的源頭，而對歸檔電子文件的 檢驗是產品設計的最后一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面，兼 顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結 構、邏輯結構的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目 錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖 號、日期、 施工階段、 序號、復用圖的排列、 圖框的格式等； 二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符 大小、文本位

6、置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框 的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設備及其 標準有較強的依賴性，加之數據類型、文件格式的多樣化， 文件很可能在經過制作、保存、載體轉換等信息處理之后， 在歸檔檢查時出現問題，例如使用的字形存在差異；同種字 形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā) 生串位、變形，甚至出現亂碼。xxxxxxxxxxxxxxxxxx20 xx20 xx 年度檔案管理工作總結及計劃 一年來，我局檔案工作在分局領導的正確領導下，在檔 案局指導下，按照市局黨委和開發(fā)區(qū)黨工委、管委會的部署 要求，依據國家檔案法切實抓好具體的檔案管理工作。在增強職工檔案管理意識

7、、完善相關機制、推進檔案管理、加強國土資源管理、廣泛為社會提供服務等方面取得了明顯 成效。現將我局 XXXX 年度檔案工作總結如下：年初，我局向全體干部職工傳達了局領導關于檔案管理 工作申報省特級的有關部署要求，對抓好今年檔案工作進行 了專題研究和安排。一是成立了以黨支部書記、 局長為組長， 分管局長為副組長，各科室負責人、檔案管理員參加的檔案 管理工作領導小組，下設綜合檔案室，分派具備檔案管理資 格的人員上崗從事該工作，各科室專設兼職檔案員員一名。 二是進一步建立健全各類規(guī)章制度，制定了檔案管理崗位 職責制、檔案設備維護使用制度 、檔案管理現代化制度檔案工作人員職責 、重大活動檔案登記制度

8、、檔案借 閱保密制度 、檔案鑒定銷毀制度 、檔案統計制度 、檔 案歸檔保管制度 、會計檔案管理制度等一系列制度，并 上墻公示，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方 向推進。三是聘請檔案工作的專家到我局作專題指導，講授 檔案管理基本知識、重要意義和實施辦法，介紹當今國內外 檔案管理的先進經驗，學習檔案法等法律法規(guī)，從而， 使我局全體職工增強了對歷史、信息的尊重意識，提高了檔 案管理人員的工作能力。我局的工作性質和任務致使我局檔案資料具有專業(yè)性、 連續(xù)性、高技術性、保密性等特點，從而，決定了我局檔案 管理工作責任重大。 為此，按照局檔案管理工作的統一部署， 一是在機構與組織管理、基礎設施、業(yè)

9、務建設、檔案信息化 建設、檔案信息開發(fā)利用六個方面確定目標任務，并向局領 導、責任科室、個人層層分解，簽定目標責任書，真正做到 任務、時間、人員三落實。二是嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用程序實施管理：1 1、注重日常接收文件、資料和征集資料信息，凡已工 作處理完備的文檔、圖紙、圖片、電子文檔、實物等檔案一 個月內進入局檔案室，并按程序處理檔案2 2、檔案入庫前，首先對其真實性、完整性、可用性、 時限性和保密程度進行分類鑒定和處理，有利于對其實施動 態(tài)管理，而后，對檔案進行整理、保管分類、編號、登記， 增強了檔案的保存價值和使用價值；3 3、檔案入庫時，按規(guī)定的分類庫柜位置存放，確保檔

10、 案目錄、檔案名稱、檔案存放位置、計算機管理總目錄協調 一致，以便于清查、使用檔案；4 4、檔案入庫后，切實加強對檔案的保管、保衛(wèi)和保密 工作，堅持每月清潔庫房一次、 打蟲一次， 做好防火、 防盜、 防蟲咬、防霉變等預防工作；堅持每半年對電子文檔載體和 環(huán)境進行檢測，及時檢查信息保存情況，做到防磁化、防輻 射、防碰撞；局每半年對全局檔案工作實施全面檢查，特別是對檔案管理的制度落實、安全防護、正規(guī)化建設等方面進 行重點檢查，發(fā)現隱患和問題及時整改；5 5、做好檔案資料的利用工作，一方面對未利用檔案進 行妥善保管和防護， 另一方面對可利用檔案按照審批、 登記、 發(fā)出的程序向社會提供咨詢服務，產生較

11、好的社會效應。截 止 XXXX 年我局檔案共 91559155卷，其中文書檔案為 39183918 卷，財 會檔案為 226226 冊，業(yè)務檔案為 50115011卷，其中 XXXX 年我局檔案 共 628628 卷，文書檔案為 527527 卷，財會檔案為 3131 卷，業(yè)務檔 案為 617617 卷。今年我局把檔案硬件設施建設作為重要工作之一抓緊 抓好。一是安裝了監(jiān)控視頻系統和自動報警器，提高了檔案管理的安全性，增強了安全防范能力；二是將全部檔案 掃描入庫，建立電子檔案，提高了工作效率；三是各科室文 獻、資料的收發(fā)、登記、信息傳遞和電子文件的存放均實現 了辦公自動化，檔案管理的科技含量倍增

12、，確保我局檔案管 理工作上檔升級。我局結合本身工作需要組織對檔案管理工作實施全面 檢查。1 1、重溫學習了國家檔案法有關條款、保密守則和 獎懲措施，做到檢查督促工作有法可依；2 2、檢查檔案管理目標責任落實情況，將目標任務與獎 懲措施掛鉤，任務完成者獎，未完成者罰；3 3、督促各科室整理資料，并及時向局檔案室移交，以防檔案資料遺失或泄密；4 4、對照山東省檔案管理考核書要求準備相關材料，做 到材料齊全、完整、規(guī)范；5 5、實施全面清庫，按照進檔、修復、續(xù)存、可用、銷 毀、上繳幾個方面進行檢查、分類、整理庫存檔案，重新編 寫目錄，上機登記，做到對檔案件件有登記、有呵護、有掌 握。今年，我局檔案管

13、理工作取得了較大成績，但距上級要 求還有差距，特別是由于我局經歷了多次改革變動、機構撤 并、職能調整以及辦公地點的變遷，所以在檔案內容的連貫 性、年代的連續(xù)性、完整性等方面難免有一些缺憾。1 1、積極深入到各科室，做好兼職檔案管理員的檔案管 理工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料歸檔率、齊全率、完 整率都達到要求。進一步完善特種載體檔案的管理，加強對 電子、照片、錄音、錄像等特種載體檔案和榮譽檔案的收集 及規(guī)范化整理工作。2 2、繼續(xù)推進檔案管理工作的網絡化建設，加快我局現 代化管理檔案的進程，加大對兼職檔案員各門類文件材料形 成、積累、歸檔工作的監(jiān)督、協調和指導力度。3 3、繼續(xù)做好檔案的保管工

14、作，加強檔案庫房管理制度 的落實，嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。濰坊市國土資源局濱海經濟開發(fā)區(qū)分局電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關 的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府 管理形態(tài)，實現政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性 互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在范圍和功能 方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的 政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、 簽署、發(fā)布以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中 進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動 的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理（ 但由于這些公文是通過電子政務

15、公文處理平臺產生的，它的 特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件 的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政 務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并 采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性 和安全性。傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理 流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準， 并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔 一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統一、嚴密的 手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件 和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流 程的重組，達到兩者在管理上的無

16、縫化和程序上的一體化， 從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的 真空地帶和減少重復性作業(yè)?！扒岸丝刂啤痹瓌t考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是 象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔， 分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件 的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的， 并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就 有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在 文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工 作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制” 的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控

17、制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理 工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始 控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔 案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后 文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為 一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一 個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄 和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建 立聯系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并 移交或發(fā)送給檔案部門。“全程管理”原則根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系， 即對電子文件從產生到永久保

18、存或銷毀進行全過程和全方 位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件全程管理原則具體應該體現在電子文件管理 體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內 容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統對文件流程各階段的 管理和監(jiān)控為例：設計的系統應對產生于機構內部各部門及 其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術操作， 包括操作平臺的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政 有效性和法律證據性都有著重要的作用。判斷傳統

19、文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件 載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的 文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。 只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表 示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則并不適用于電子文件， 因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不 固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更 多地著眼于其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時 當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國 際上的一般做法是采

20、用法定程序對電子文件的生命周期進 行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿 電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般 可采取的措施是：在計算機系統中設置安全防護技術措施一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。二是設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。三是對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。 在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對 只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文 件簽章。身份識別技術身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個 人身份

21、。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號 組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進 入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通 行字與存儲在系統內有關該用戶的資料進行比較驗證。如果 驗明他為合法用戶，就可接受他對系統進行訪問；如果驗證 不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統進行訪問。防寫技術將數字信息文件設置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可 以有效地防止用戶更改數字信息內容，從而達到保護其真實 性的目的。傳統文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成 的信息內容和載體是

22、否被破壞過，是否保持著作為證據所要 求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同， 其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可 以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用于 電子文件。目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子 文件和與之具有有機聯系的其他相關文件數量齊全；二是指 每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。為此， 要求電子文件歸檔時，有關電子文件的支持軟件和軟件的支 持文檔、以及有關的元數據都應同時歸檔。在同一活動中， 有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質文件，為 保持這些文件之間的有機聯系，確保同一活動中形成的檔案 信息完整性，應盡可

23、能將這些紙質文件作數字化處理，作為 電子文件一并保存。對于在不同應用系統中分散形成的、不 同媒體的內容相關的電子文件，如有關同一事件的電子文件 一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關數據庫中， 則應收集齊全并保持有機聯系。在電子政務系統中按公文處 理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附 件、電子文件的紙質拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不 同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。 這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法 的不同。又由于計算機技術的飛速發(fā)展，電子公文形成時所 依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能

24、過時，以致新的軟硬 件無法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長期 可存取性，建議采取以下幾種措施： 采用通用技術目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將 給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時， 應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或將 電子文件建立在通用的數據平臺上，以消除由于技術不同或 技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XMLXML 文檔和RTFRTF TXTTXT 為通用文件格式；圖像電子文件以JPEGJPEG TIFFTIFF 為通用格式；影像數據以 MPEGMPEG AVIAVI 為通用文件格式；音頻電子文件以 WAVMP3WAVMP3

25、 為通用文件格式；多媒體音像數據以 MPEGMPEGAVIAVI 為通用文件格式。打包保存法打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件 相關的軟件及其應用系統一并保存，并與電子文件存儲在一 起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起 的這些軟件系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為 通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經過計算機 處理的動態(tài)影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法 和相關軟件。拷貝法拷貝是在原來的技術環(huán)境下，適時重寫信息數據，防止 由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子 文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁 盤、光盤、磁

26、帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子 文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。再生性保存法再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光 盤上的電子檔案，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。 這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術讀取，從而避免了 計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件 長久的可讀性。其不足之處是失去數字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉 移到紙上或縮微品上。遷移法遷移法就是將數字信息從一種技術平臺轉換到另一種技術平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數 字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數字信息在將來 也可以被讀取。遷移也意味著數據信息從一個存儲載體轉移 到另一個存儲載體上，以進行數字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件 依賴性低的通用格式上?；蛘邔底中畔钠贩N繁多的格式 遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是