合同管理規(guī)定

1、精選文檔合同管理規(guī)定1. 目的為建立公司的合同管理制度， 維護(hù)公司的合法權(quán)益， 規(guī)范公司合同的簽訂程 序，防止不應(yīng)有的糾紛，控制公司風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。2. 適用范圍本規(guī)定適用湖南原子九洲光電工程有限公司、 湖南原子照明科技有限公司以 及聯(lián)名合作公司對(duì)外簽訂的所有合同。3. 定義3.1 本規(guī)定所指的合同， 是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以法人及聯(lián)名合作公司名義對(duì)外 簽訂的各種合同（包括具有合同性質(zhì)的各種訂單、協(xié)議書(shū)等） 。3.2 公司合同的種類(lèi)包括各類(lèi)采購(gòu)合同、工程合同、產(chǎn)品合同、聯(lián)名公司合同、 等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種有名和無(wú)名合同。3.3 合同管理是指對(duì)公司合同的審核、 監(jiān)督和管理， 包括合同的評(píng)審、

2、 合同格式 的提供，合同履行的監(jiān)督以及合同糾紛處理等全過(guò)程的管理。4. 合同管理部門(mén)與職責(zé)4.1 公司財(cái)務(wù)部是公司合同的歸口管理部門(mén)， 各主要業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合 同的管理和合同事務(wù)承辦。4.2 公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)公司的合同統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督管理并行使以下職責(zé)：（一）制訂完善合同管理制度，提高公司合同管理水平；（二）評(píng)審公司對(duì)外簽訂的所有合同；（三）制訂公司需對(duì)外簽訂的各種合同格式，并在履行過(guò)程中不斷修改完善；（四）監(jiān)督合同履行情況，并對(duì)存在問(wèn)題提出整改意見(jiàn)；（五）參與公司重大合同的談判；（六）配合有關(guān)部門(mén)辦理相關(guān)合同的公證、登記、備案等事項(xiàng)；（七）對(duì)公司業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)人員進(jìn)行合同法律常識(shí)方面的培

3、訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.3公司各部門(mén)合同主辦人員主要履行以下職責(zé)；（一）在權(quán)限內(nèi)負(fù)責(zé)辦理與本人業(yè)務(wù)有關(guān)的合同簽訂、變更、解除等有關(guān)事宜；（二）起草本人業(yè)務(wù)過(guò)程中需要的各種合同文本并與財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)審核后確認(rèn);（三）認(rèn)真執(zhí)行其本人業(yè)務(wù)往來(lái)中所簽合同；（四）對(duì)合同履行中發(fā)生的問(wèn)題和糾紛采取必要措施，并及時(shí)匯報(bào)，協(xié)助有 關(guān)部門(mén)積極的解決問(wèn)題和有關(guān)糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益；（五）負(fù)責(zé)將其本人簽訂的合同文件整理形成檔案，交由所在部門(mén)統(tǒng)一保存；（六）配合公司財(cái)務(wù)，對(duì)合同的日常管理工作提供必要的協(xié)助。5. 合同的訂立與資信調(diào)查5.1公司對(duì)外交易活動(dòng)，除能即時(shí)結(jié)清、無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的小金額交易外，必須簽訂書(shū)面 合同，無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的

4、口頭訂單參照本規(guī)定執(zhí)行。無(wú)需簽訂書(shū)面合同的口頭訂單是指合 同金額在2000元以下且能即時(shí)結(jié)清，公司沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)（主要是不涉及后續(xù)的產(chǎn)品質(zhì) 量保證和售后服務(wù)事宜）的一般商品買(mǎi)賣(mài)交易。5.2與所簽訂合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)文書(shū)、圖紙、表格、信函、傳真、數(shù)據(jù) 電文（電子郵件）等均為合同的組成部分。5.3合同簽訂之前的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查：公司相關(guān)部門(mén)在選定合作對(duì)象之后， 合同簽訂之 前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況調(diào)查對(duì)方的資信狀況和履約能力，尤其是對(duì)欲建立長(zhǎng)期合作關(guān) 系和涉及食品安全、工程安全的供貨商、銷(xiāo)售商，必須派人調(diào)查其詳細(xì)的經(jīng)營(yíng)狀 況，主要包括以下幾個(gè)方面：（一）審查工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)

5、生許可證、安裝資質(zhì)、安全許可等資質(zhì)證明文件的真實(shí)性以及年檢情 況；審查個(gè)人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等。通過(guò)此項(xiàng)審查確定對(duì)方當(dāng)事 人是否具有簽訂合同的主體資格和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)；（二）調(diào)查對(duì)方以往產(chǎn)品、安裝工程的質(zhì)量情況、貨源渠道和售后服務(wù)情況, 通過(guò)此項(xiàng)調(diào)查確認(rèn)對(duì)方的業(yè)務(wù)能力和誠(chéng)信狀況；（三）考察對(duì)方的地址、經(jīng)營(yíng)狀況、人員情況等，以此確定對(duì)方的實(shí)際履約 能力。5.4各部門(mén)合同主辦人員應(yīng)當(dāng)將調(diào)查了解的對(duì)方資信、經(jīng)營(yíng)狀況形成書(shū)面文件，并提出合同簽訂意見(jiàn)由該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，作為附件，隨合同一起評(píng)審。6. 合同評(píng)審及流程6.1合同的起草6.1.1統(tǒng)一合同文本的制定。公司財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同簽訂需求，經(jīng)過(guò)與

6、業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)商，在公司現(xiàn)有的各種合同文本基礎(chǔ)上進(jìn)行修改或重新起草修訂， 制 定公司統(tǒng)一的合同文本格式，以便于在后續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中采用。6.1.2其他臨時(shí)性合同或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的合同文本由公司財(cái)務(wù)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同起草修訂。6.2合同的評(píng)審6.2.1合同經(jīng)辦人將整理好的合同文本（含公司統(tǒng)一的合同文本或其他公司提供 的合同文本）隨合同審批表一起送交與該項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門(mén)審核傳閱，并對(duì)各部門(mén)提出的意見(jiàn)進(jìn)行篩選，完善合同事項(xiàng)，形成合同評(píng)審意見(jiàn)稿。622合同經(jīng)辦人將合同評(píng)審意見(jiàn)稿發(fā)送對(duì)方進(jìn)行商談，將對(duì)方提出的修改意見(jiàn) 進(jìn)行反饋，由該業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人與公司財(cái)務(wù)共同確定合同內(nèi)容。 公司與合同有關(guān) 的保底性條款不得更

7、改。6.2.3合同經(jīng)辦人將確定好的合同文本、合同審批表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交總 經(jīng)理審批。合同經(jīng)辦人或部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在合同審批表中注明需要總經(jīng)理審批或 關(guān)注的特殊事項(xiàng)（如合同的價(jià)格、付款條件、特殊質(zhì)量要求等相關(guān)條款）。6.3合同經(jīng)總經(jīng)理審核完畢簽字批準(zhǔn)后，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同簽訂具體事務(wù)的辦 理。6.4合同經(jīng)辦人在最終簽訂合同時(shí)，不得對(duì)已經(jīng)評(píng)審確認(rèn)好的合同進(jìn)行任何的添 加或修改，如確需修改合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人與公司財(cái)務(wù)共同確認(rèn)后方可更 改，但關(guān)于合同價(jià)款、特殊工藝質(zhì)量要求、付款方式的更改仍需總經(jīng)理批準(zhǔn)。7. 合同的履行7.1合同簽訂生效后，各部門(mén)合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)注意合同的每個(gè)履行階段， 監(jiān)督合

8、 同對(duì)方的履約情況；并確保公司按照約定履行合同義務(wù)，避免出現(xiàn)違約情況。在 合同履行過(guò)程中，遇履約困難或爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。7.2合同付款7.2.1合同付款的一般要求：（一）除能即時(shí)結(jié)清金額在2000元以?xún)?nèi)合同外，一般不得采用現(xiàn)金付款；（二）采用銀行電匯方式付款時(shí)，原則上應(yīng)支付至合同對(duì)方的戶(hù)名和賬號(hào)，如對(duì)方要求我公司將款項(xiàng)支付至其他銀行賬戶(hù)， 必須在合同中特別注明或由合同 對(duì)方向我公司出具收款賬戶(hù)證明，否則不得將款項(xiàng)支付至其他賬戶(hù)；（三）合同付款種類(lèi)分為定金（或預(yù)付款）、貨前款、貨后款、安裝驗(yàn)收（或 調(diào)試驗(yàn)收）后款、質(zhì)保金。公司業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況， 在進(jìn)行合同談判時(shí)， 將除合同定

9、金外的付款控制為貨到驗(yàn)收或調(diào)試安裝后，減少貨前或驗(yàn)收前支付款 項(xiàng)，并且盡量降低定金數(shù)額（一般情況下定金的最高數(shù)額不得超過(guò)合同總額的 20%,預(yù)留一定數(shù)額的質(zhì)保金，以充分保證公司的利益。（四）付款時(shí)必須向合同對(duì)方索要發(fā)票或收據(jù)。7.2.2財(cái)務(wù)付款后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ铰鋵?shí)款項(xiàng)到賬情況，付款過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)及時(shí)處理。7.3合同收款731除2000元以?xún)?nèi)小額合同或?qū)Ψ缴祥T(mén)付款的情形外， 其他合同履行中不得收 取現(xiàn)金。7.3.2合同或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人收到對(duì)方支付的款項(xiàng)后應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間交付公司財(cái)務(wù)部。7.3.3客戶(hù)采用支票、電匯方式付款時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)在款項(xiàng)到賬后立即通知相關(guān) 業(yè)務(wù)部門(mén)，以

10、做好合同履行工作，避免出現(xiàn)違約現(xiàn)象。7.4合同履行過(guò)程中，涉及合同變更、驗(yàn)收、通知等重要事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取書(shū)面 文件的形式，如需將上述文件提供對(duì)方時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用快遞或直接由對(duì)方簽收等方 式發(fā)出，快遞單據(jù)或?qū)Ψ降暮炇諔{證應(yīng)當(dāng)隨合同一起妥善保存。7.5合同履行過(guò)程中，禁止公司任何人在合同對(duì)方提供的各種文件資料上簽署名 字或加蓋印章；如因業(yè)務(wù)需要必須簽字或加蓋印章時(shí)， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)該部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì) 需簽字的文件內(nèi)容審核通過(guò)后方可。8、合同糾紛處理8.1合同履行中產(chǎn)生糾紛時(shí)，合同主辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理，財(cái)務(wù)部門(mén)予以協(xié)助。8.2合同糾紛發(fā)生后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)先以協(xié)商解決為基本方法，協(xié)商不成時(shí), 再采用訴訟或仲裁的方式。

11、8.3 對(duì)重大合同糾紛，合同管理和承辦人應(yīng)提出處理意見(jiàn)，并將合同糾紛情況 經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交送財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部出具處理意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理審批后組織實(shí) 施。8.4進(jìn)入訴訟或仲裁階段的合同糾紛按照公司訴訟管理辦法另行規(guī)定。9、合同檔案9.1公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人，將本部門(mén)簽訂的各種合同文件建立檔案并 且統(tǒng)一妥善保存。9.2合同檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、報(bào)價(jià)單、 交貨單據(jù)、驗(yàn)收證明以及雙方在合同履行過(guò)程中的往來(lái)信函、傳真和電子郵件等與合同履行有關(guān)的一切文件。10、罰則 10.1凡未按本規(guī)定的要求簽訂和管理合同事宜、 或發(fā)生問(wèn)題未及時(shí)匯報(bào)情況的,將根據(jù)具體情節(jié)給予相應(yīng)責(zé)任人

12、100元以上500元以下的經(jīng)濟(jì)處罰。10.2因違反本規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將追究責(zé)任人的法律責(zé)任11、附則11.1本規(guī)定解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部11.2本規(guī)定自2016年6月8日起實(shí)施12、與合同管理規(guī)定有關(guān)的記錄與文件12.1合同審批流程圖（附件一）12.2合同審批表（附件二）附件一:合同審批流程圖、合同審批流程圖（另附詳細(xì)文字說(shuō)明）承辦部門(mén)/經(jīng)辦人（合同方向擬定）L _不通過(guò)返 回 修 改經(jīng)辦人把合同稿報(bào)送相關(guān)部門(mén)負(fù) 責(zé)人初審并出示意見(jiàn)，初審?fù)ㄟ^(guò)送 合同管理員就文本格式進(jìn)行審核。J審核通過(guò)后，經(jīng)辦人填寫(xiě)合同審批表，附合同草案及相關(guān)文件資料，送會(huì)簽部門(mén)審查簽批。k勺為法律上有漏洞或不、利于公司

13、經(jīng)營(yíng)的，應(yīng)當(dāng) 要求經(jīng)辦人與合同方協(xié) 商并進(jìn)行修改。必要時(shí)，法建顧問(wèn)可直接修改。< 丿r刁組織起草編制外部或標(biāo)準(zhǔn)合同通過(guò)-11 -T通過(guò)審查部門(mén)應(yīng)提出具體的審查意見(jiàn)，按職責(zé)在會(huì)簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見(jiàn)并簽字。T通過(guò)不通過(guò)公司法律顧問(wèn)審查，認(rèn)為符合法律規(guī)定并有利于公司經(jīng)營(yíng)的，提出具體的審查意見(jiàn)并簽署“同意”。不通過(guò)J總經(jīng)理簽批二、合同備案1、所有合同原件均由財(cái)務(wù)部保存，同時(shí)提供合同正本掃描件。業(yè)務(wù)部門(mén)合 同申請(qǐng)人可自行保留合同復(fù)印件以備參考。2、在合同雙方簽署蓋章后，合同申請(qǐng)人應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)將合同原件返還 存檔。三、合同執(zhí)行及備注1、相關(guān)部門(mén)及簽署人特別是合同申請(qǐng)人均應(yīng)對(duì)合同的執(zhí)行負(fù)責(zé)。2、合同申請(qǐng)人應(yīng)該掌握合同執(zhí)行的整體情況，確保公司權(quán)益得到保障及未 構(gòu)成違約。3、鑒于一些部門(mén)的特殊情況可以和法律部聯(lián)系協(xié)商特殊流程，經(jīng)法律部確 認(rèn)后可執(zhí)行。附件二：合同審批表合同編號(hào)：合同名稱(chēng)申報(bào)類(lèi)型緊急普通保密類(lèi)型絕密保密普通合冋類(lèi)型聯(lián)名類(lèi)項(xiàng)目類(lèi)產(chǎn)品類(lèi)采購(gòu)類(lèi)