上市公司收發(fā)文管理辦法

1、收發(fā)文管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范 *（ 以下簡稱“*公司” 、 “公司”）公文處理工作，提高行文質(zhì)量和公文運行效率，依據(jù)國務(wù)院發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法 ，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條子公司可根據(jù)本企業(yè)實際，參照執(zhí)行本管理辦法第三條公司公文是用來溝通、協(xié)調(diào)和處理上下左右之間關(guān)系， 辦理公司各項公務(wù)的具有法定效力的公務(wù)文書。具體用于發(fā)布公司規(guī)章制度、管理辦法，施行行政管理措施；請求和答復(fù)問題；指導(dǎo)、布置和商洽工作。第四條公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國家及公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司秘密的安全。第五條*公司辦公室負(fù)責(zé)公司本部公文處理工作，包括公文的草擬、印制、審核、收發(fā)、傳遞、督辦、立

2、卷、歸檔、銷毀等，并對*公司各成員企業(yè)的公文處理及*公司各職能部門的公文草擬工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第六條 董事會秘書辦服務(wù)于董事會，主要處理股東大會決議、董事會決議、上市公司公告，信息披露等事項，辦公室予以協(xié)助。第二章 公司發(fā)文處理第七條發(fā)文處理：發(fā)文程序包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、打印、用印、分發(fā)、存檔等。第八條公文擬稿：一般公文按照分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序， 誰主管的事項由誰擬辦，帶有政策性、戰(zhàn)略性、全局性的重要文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人要親自擬辦，也可以集體研究，提出方案，再指定專人擬辦。草擬公文應(yīng)附相應(yīng)的辦文依據(jù)，根據(jù)來文擬辦的公文，應(yīng)附來文及辦公室文件處理單等；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示草擬的公文，應(yīng)附有關(guān)

3、領(lǐng)導(dǎo)批示，根據(jù)會議議定事項草擬的公文，應(yīng)附有關(guān)會議紀(jì)要，因工作需要主動辦理的公文，必要時應(yīng)附簡要說明。第九條 公文審核： 公文審核實行分級負(fù)責(zé)制， 主辦部門負(fù)責(zé)人要對本部門擬定的公文進(jìn)行初審并簽字，凡公司發(fā)文應(yīng)由辦公室審核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審簽，部門發(fā)文也應(yīng)由辦公室審核。審核內(nèi)容包括有無發(fā)文的必要； 用什么名義和文種行文； 內(nèi)容是否符合政策、 法規(guī)；主送機關(guān)、抄送機關(guān)是否合適；提出的措施和要求是否明確具體；涉及有關(guān)部門和單位的問題是否協(xié)商一致；篇章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當(dāng)?shù)?。未?jīng)辦公室核稿的公司級公文，公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。第十條 簽發(fā)：以公司名義發(fā)出的公文由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)按照

4、分工負(fù)責(zé)的原則簽發(fā)， 其中上行文以及涉及有關(guān)重要問題或涉及面廣的公文由有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，根據(jù)公司章程的規(guī)定權(quán)限送董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。以部門名義發(fā)出的公文，應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人審核修改后在簽發(fā) 欄內(nèi)簽批 發(fā) ，并簽上姓名和時間。姓名應(yīng)寫全稱。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或口頭同意的公文，辦公室拒絕承印和蓋章。公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意印發(fā)的公文，事后，由秘書人員讓同意印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)補簽。第十一條復(fù)核：文稿經(jīng)董事長或總經(jīng)理簽發(fā)之后，由文件主辦部門負(fù)責(zé)校對，辦公室負(fù)責(zé)審核。第十二條打?。汗谋仨氁罁?jù)簽發(fā)的文稿打印，其全部內(nèi)容必須與文稿一致，不得在打印過程中擅自增加或減少原文內(nèi)容。沒有特殊情況，當(dāng)天簽發(fā)的公文，當(dāng)天

5、印發(fā)。打印文稿清樣必須認(rèn)真校對，保證不出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)原稿中有錯漏、疑問之處，應(yīng)向擬稿人或簽發(fā)人提出檢查核對，由簽發(fā)人考慮改定，校對人員不得擅自修改。第十三條用?。航?jīng)審核履行正常公文審批程序，復(fù)核無誤的文稿打印成正式文件后，由辦公室專職人員在文件落款部位蓋章。第十四條分發(fā)：辦公室根據(jù)文件報、送、發(fā)的范圍，負(fù)責(zé)將文件分發(fā)至相關(guān)單位、部門或個人。無特殊情況，收發(fā)人員必須做到當(dāng)天印制的公文，當(dāng)天送達(dá)，并認(rèn)真履行發(fā)文登記手續(xù)。第十五條存檔：要留下領(lǐng)導(dǎo)簽字的稿本和兩份正本交檔案室立卷存檔。第十六條公文處理人員必須嚴(yán)格遵守各項保密制度。對所經(jīng)手的各類公文、 資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無事

6、故。第三章 公司收文處理第十七條收文處理：收文程序包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、存檔等。第十八條簽收：辦公室在收到有關(guān)單位文件時，應(yīng)在對方文件簽收本上簽名，表明文件已經(jīng)收到。辦公室應(yīng)每天及時查收公司信件、郵箱及傳真。以公司為收件人的信件由辦公室拆封，其中注明絕密、機密的信件由辦公室主任拆封，以公司領(lǐng)導(dǎo)為收件人的信件由領(lǐng)導(dǎo)本人處理，以部門為收件人的信件由部門拆封。第十九條 登記：收到外來文件后，收文部門根據(jù)文種及發(fā)文時間順序進(jìn)行編號、登記，并在文件的前面帖附文件處理單 ，詳細(xì)填寫其中的 來文單位 、 來文字號 、 文件主題 等內(nèi)容。第二十條 擬辦：提交辦公室主任提出擬辦意見。第二十一條

7、批辦：根據(jù)擬辦意見送交分管領(lǐng)導(dǎo)簽署閱批意見或送有關(guān)部門閱辦。第二十二條承辦：辦公室根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)批示意見，登記在公司領(lǐng)導(dǎo)批辦文件登記薄上，并根據(jù)批辦意見，及時送交承辦部門簽收。涉及到跨部門的，執(zhí)行會簽程序在文件處理單依次簽署意見。承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)對收文的批辦意見， 盡快辦理、 落實文件內(nèi)容。 辦理完畢后，填寫辦理結(jié)果反饋單，及時送交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)向批辦領(lǐng)導(dǎo)反饋。屬聯(lián)合承辦的文件，主辦部門應(yīng)主動做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)辦部門則要積極配合，力戒互相推諉。第二十三條催辦： 承辦人辦理期間， 辦公室應(yīng)及時催辦辦理進(jìn)展情況， 提醒領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員盡快閱處，保證領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的限期落實，提高辦事效率。第二十四

8、條存檔： 承辦事項辦結(jié)之后， 應(yīng)當(dāng)根據(jù) 中華人民共和國檔案法 和有關(guān)規(guī)定，由辦公室負(fù)責(zé)將及時將公文擬文紙、正本和有關(guān)材料整理立卷。第四章 公文的歸檔第二十五條公文復(fù)制件作為正式文件使用時， 應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章， 視同正式文件妥善保管。第二十六條各部門要有專人負(fù)責(zé)管理公文， 對公司領(lǐng)導(dǎo)批辦文件、 直接到部門的外來文件要妥善保管，承辦完畢后及時送交辦公室歸檔，部門確需暫存，可暫存文件復(fù)印件。第二十七條沒有歸檔和保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。第四章 附則第二十八條除重要公文和特殊要求外，可充分借助辦公自動化系統(tǒng)推進(jìn)無紙化辦公， 提高效率，減少浪費。第二十九條本制度由 *公司辦公室負(fù)責(zé)制訂、 修改并解釋。 此前 *公司的相關(guān)管理規(guī)定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執(zhí)行。第三十條 本制度未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定