怎樣做好合同管理

1、-可編輯修改 -怎樣做好合同管理合同是兩個或兩個以上當(dāng)事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達(dá)成一致的協(xié)議。 市場經(jīng)濟是法 治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟， 合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物， 是商品交換的法律表現(xiàn)形式。 現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟 往來， 主要是通過合同形式進(jìn)行的， 在市場經(jīng)濟條件下， 企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的， 明確 相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同， 企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系， 是一種受法律保護的民 事法律關(guān)系， 所以通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為， 是企業(yè)經(jīng)營 活動過程不可避免的行為， 因此， 合同管理對企業(yè)的成敗非常重要， 是防范企業(yè)法律風(fēng)險的 基礎(chǔ)性工作。 合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營過程存在法律風(fēng)險

2、的重要表現(xiàn)， 法律風(fēng)險是指企業(yè)所承 擔(dān)的發(fā)生潛在經(jīng)濟損失或其它損害的風(fēng)險， 防止出現(xiàn)合同糾紛， 防范企業(yè)法律風(fēng)險， 就要建 立科學(xué)的合同管理制度。一、企業(yè)的合同管理機構(gòu)合同應(yīng)由企業(yè)的專門機構(gòu)來執(zhí)行， 即由企業(yè)法律顧問部門管理。 既然企業(yè)通過合同所確 立的民事關(guān)系， 是一種受法律保護的民事法律關(guān)系， 訂立合同的行為就是一種民事法律行為。 由此可見， 由于合同本身的特征， 決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、 財務(wù)等管理工作， 已超越了企業(yè)自身的界限， 使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系， 涉及大量的法律專 業(yè)問題， 所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問部門管理， 企業(yè)法律顧問具備專業(yè)的法律知識。 一方面

3、， 企業(yè)法律顧問注意學(xué)習(xí)法律， 同時關(guān)注市場法律環(huán)境的變化，研究法律適用對本企業(yè)產(chǎn)生的 影響，在學(xué)習(xí)中培養(yǎng)并不斷增強法律意識。另一方面，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動， 認(rèn)真總結(jié) 企業(yè)經(jīng)營管理實踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗和不依法辦事造成損失的教訓(xùn)， 學(xué)習(xí)其他企業(yè) 依法經(jīng)營管理好的做法， 具有適用法律思考問題、 處理問題的能力。 設(shè)立專門的法律機構(gòu)來 管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。二、企業(yè)的合同管理模式企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和企業(yè)的組織機構(gòu)不同， 企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同， 但大中 型以上的企業(yè)， 合同管理的模式應(yīng)采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務(wù)部門、 各單位分 口管理的模式，因為其部門分工不同

4、， 業(yè)務(wù)不同。 法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部 門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、 檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。 具體操作上， 對合同實行分級、 劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門 （主要有供應(yīng)、銷售、研發(fā)、投資等 ）和所屬各單位 （主要有分公司、駐 外機構(gòu)等 ）作為合同二級管理單位，由他們負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，向企業(yè) 法律顧問部門備案， 并定期匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況， 法律顧問部門隨時檢查和監(jiān)督。 這樣， 企業(yè)和所屬各部門、 各單位對合同的管理做到機構(gòu)、人員、制度三落實， 形成完善的合同管 理體系。同時， 應(yīng)加強對合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低， 直接 影響著合同管理的質(zhì)

5、量。 通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)， 使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧， 建 立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度， 這不但增強了合同管理人員的責(zé)任感， 也提高了 合同法律意識。三、合同管理制度的內(nèi)容 要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，建立規(guī)章制度，制定 切實可行的合同管理制度， 使管理工作有章可循。 合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的 歸口管理制度，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、保存，法人授權(quán)委托辦法，合同檔案管理， 合同專用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理機制， 合同定期統(tǒng)計與 考核檢查辦法， 合同管理人員培訓(xùn)制度， 合同管理獎懲與績效考核等。 企業(yè)通

6、過建立一整套 規(guī)范、科學(xué)的合同管理制度，同時，落實各項制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。四、合同管理的具體方法 合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過程 的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分，合同管理分為：合同-可編輯修改 -事 前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對 處理為輔的合同管理方式。 （一）合同管理的事前防范做好企業(yè)合同管理的事前防范工作， 首先， 應(yīng)當(dāng)從調(diào)查客戶的資信情況開始， 即了解客 戶的商業(yè)信用、 經(jīng)營情況、

7、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等， 對客戶的資信進(jìn)行調(diào)查是事前預(yù)防的一 項重要工作， 調(diào)查客戶的資信狀況主要是通過查閱其財務(wù)資料、 參觀其經(jīng)營場所和訪談其管 理人員， 核實和驗證各種信息的真實性和準(zhǔn)確性。 同時， 通過對客戶以外的單位和個人進(jìn)行 調(diào)查， 間接了解客戶信息，如： 向工商行政管理部門調(diào)查客戶的注冊登記和年檢情況， 了解 客戶的企業(yè)性質(zhì)、 股東構(gòu)成、 經(jīng)營范圍和經(jīng)營期限等； 向稅務(wù)管理部門了解客戶的納稅情況； 向房地產(chǎn)管理部門調(diào)查作為客戶經(jīng)營場所的房地產(chǎn)的權(quán)屬狀況；向行業(yè)協(xié)會、消費者組織、 與客戶有經(jīng)濟交往的其它企業(yè)等調(diào)查客戶的行業(yè)地位和商業(yè)信譽；等等。 另外客戶的資信狀況不是一成不變的， 而是

8、隨著時間的推移而不斷變化， 也不能將客戶以往的資信狀況視為當(dāng) 前的資信狀況并以此作為決策的依據(jù)，要及時更新資料，或重新調(diào)查后才能對客戶當(dāng)前的資 信狀況做出準(zhǔn)確 （下轉(zhuǎn)第 63 頁）（上接第 57 頁）的評價。將客戶的各種資料，認(rèn)真地歸檔 保存，建立客戶檔案管理。 其次， 對合同文本的審查， 在對當(dāng)事人資信調(diào)查后進(jìn)行合同談判， 然后起草合同文本， 都由企業(yè)設(shè)立法律顧問辦事機構(gòu)或通過聘請律師擔(dān)任企業(yè)的法律顧問參 與，建立合同簽訂前的審核制度， 因為律師和企業(yè)聘請的法律顧問擁有豐富的法律知識和法 律專業(yè)業(yè)務(wù)能力， 在合同簽訂之前由他們對合同進(jìn)行審核， 企業(yè)法律顧問從了解客戶的商業(yè) 信用、 經(jīng)營情況、

9、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等基礎(chǔ)上， 對合同條款、法律風(fēng)險等方面提出法律意 見和建議，決定選擇適用何種方式，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權(quán)益。（二）合同管理的事中控制 合同管理的事中控制就是對合同履行過程監(jiān)督和管理， 合同簽約的目的主要是保障合同 的及時有效履行， 防止違約行為的發(fā)生， 所以； 企業(yè)法律顧問對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分 必要的。 通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況， 及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因， 以便隨時 向各部門反饋， 排除阻礙， 防止違約的發(fā)生。 合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合 同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)， 也促使對方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。 這一階段的工作主要就是做 好

10、合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結(jié)算關(guān)。如，在合同履行過程還會出現(xiàn)合 同變更的情況， 對此，應(yīng)對合同變更的協(xié)商過程和協(xié)商結(jié)果進(jìn)行評估和記錄， 在協(xié)商不成或 沒有就變更結(jié)果達(dá)成一致意見時，應(yīng)繼續(xù)按原合同履行， 以免出現(xiàn)違約的情況。因此， 事中 的管理工作非常關(guān)鍵，為了保護合同得以切實履行，需要法律顧問部門同財務(wù)部門、供應(yīng)、 銷售等相關(guān)部門密切配合，實施有效的管理， 才能得以實現(xiàn)。 當(dāng)合同履行過程出現(xiàn)異常，可 能導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行或出現(xiàn)履行與合同的約定不符時， 業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時把情況反饋到 法律顧問部門， 法律顧問部門根據(jù)情況進(jìn)行分析處理或提出法律建議等，如，要求對方提供 合同擔(dān)保或行

11、使抗辯權(quán)等。（三）合同管理的事后應(yīng)對處理合同關(guān)系是一種法律關(guān)系， 違約行為是一種違法行為， 要承擔(dān)支付違約金、 賠償損失或 強制履行等法律后果。 合同事后補救主要是合同履行出現(xiàn)問題， 也就是合同的一方當(dāng)事人出 現(xiàn)違約行為后的應(yīng)對措施，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況， 及時采用協(xié)商， 仲裁 或訴訟等方式， 如要求對方繼續(xù)履行或承擔(dān)違約金以及解除合同， 以及采取合同保全、 訴訟 保全等措施。 事后應(yīng)對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下， 為減少企業(yè)的經(jīng)濟 損失，維護企業(yè)的合法權(quán)益不得已的措施之一，但也是合同管理的最后保障。合同管理是企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作， 它不再是簡單的要約、 承諾、 簽約等 內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，總之，事前采取周密的防范，事中采取有效 的管理，事后進(jìn)行妥善