文件標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法

1、文件標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法（試行版）姓名職位日期慕名編制審核1 1'y批準(zhǔn)修改記錄版本修改者修改日期修改內(nèi)容專(zhuān)業(yè)資料發(fā)送部門(mén):1、目的：通過(guò)對(duì)公司文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場(chǎng)使用唯一有效的文件資料， 并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫(xiě)格式及處理程序；2、范圍：本管理辦法適用于公司所有公務(wù)文書(shū)、文件和資料的管理；3、定義：3.1 公文：是指公司在處理各種公務(wù)時(shí)使用的應(yīng)用文書(shū)包括：決定、決議、通知、通 報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函（電報(bào)）、會(huì)議紀(jì)要；3.2 制度（程序）：是指要求公司所有員工共同遵守的按一定程序辦事的規(guī)程性文件;3.3 辦法：是指公司針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的管理的文件；3.4 標(biāo)準(zhǔn)：是指

2、公司對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和約定的文件；3.5 規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱(chēng)；3.6 記錄（表單）：指公司對(duì)某項(xiàng)工作的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進(jìn)行記錄可供事后追溯該 項(xiàng)工作完成質(zhì)量的證據(jù)性文件，主要為表格形式；4、權(quán)責(zé)：專(zhuān)業(yè)資料4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司辦法、制度、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、表單和以公司名義下發(fā)的公文的批準(zhǔn)；4.2 常務(wù)副總負(fù)責(zé)辦法、制度、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、表單的審核；4.3 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件資料的編寫(xiě)、審核、校對(duì)工作；4.4 辦公室負(fù)責(zé)以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類(lèi)文件資料的編號(hào)、發(fā)放、收回、作廢銷(xiāo)毀 和歸檔，負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；4.5 各部門(mén)負(fù)責(zé)以本部門(mén)名義下發(fā)

3、執(zhí)行的各類(lèi)文件資料的編號(hào)、發(fā)放、收回、作廢銷(xiāo)毀和歸檔；5、內(nèi)容5.1 文件資料的編寫(xiě)格式5.1.1 文件資料的用紙標(biāo)準(zhǔn)：公司各類(lèi)文件資料的正式編印一般用 A4(210mm X297mm)型紙張；圖紙表格等不 宜減小時(shí)該頁(yè)應(yīng)按以上紙型尺寸折疊裝訂；張貼的公文用紙大小根據(jù)實(shí)際需要確定；5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：5.1.2.1 根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分“章”就是一個(gè)章節(jié)包括條和款，“條”是章的一個(gè)部分，“款”是章或條的一個(gè)層次；章、條、款均用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)；5.1.2.2 “章”應(yīng)左起頂格書(shū)寫(xiě)如第1章用“1、”標(biāo)注，寫(xiě)該章的標(biāo)題標(biāo)題一行書(shū) 寫(xiě)不夠時(shí)可另起一行這一行的第一個(gè)字與標(biāo)題的第

4、一個(gè)字平排書(shū)寫(xiě)，章與章之間應(yīng)空一行編排；5.1.2.3 “條”在“章”的編號(hào)右下空一格加一個(gè)小圓點(diǎn)再寫(xiě)該條在該章所處的順 序，如第4章第1條用“4.1”表示后空一格書(shū)寫(xiě)該條的標(biāo)題；如果一章的各條根據(jù)需專(zhuān)業(yè)資料要再分為若干下一層次的小條其編號(hào)表示方法同上，如第4章第2條再分3小條則分另表示為“4.2.1 "、“4.2.2"、“4.2.3”如果“4.2.1 ”再分為2個(gè)小條則分別表示為“4.2.1.1、4.2.1.2"；條一般只劃分到第三層次即只以 4位數(shù)字表示為限下一層次的內(nèi)容用“款” 的形式進(jìn)行敘述可用特殊符號(hào)“ 1）”編號(hào)；5.1.3文件資料的字體、排版、裝訂標(biāo)

5、準(zhǔn)5.1.3.1 公文類(lèi)文件資料的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn)：1）標(biāo)題應(yīng)采用二號(hào)宋體加黑，正文采用三號(hào)宋體字，行距為 1.5倍；2）縱向行文排版時(shí)A4型紙頁(yè)設(shè)置分別為：上下邊距為2厘米、左右邊距為2.5厘米，上下行距為1.5倍行距；3）橫向行文排版時(shí)A4型紙頁(yè)邊距分別為：上下邊距為2.5厘米、左右邊距為2 厘米，上下行距為1.5倍行距；4）非紅頭公文排版按印刷的標(biāo)準(zhǔn)紙張使用字體、行距應(yīng)符合以上要求；文件資料標(biāo)題一般采用小二號(hào)黑體、正文采用小四號(hào)宋體字；章的標(biāo)題采用小四號(hào)宋體字加粗；記錄編號(hào)應(yīng)在右上角用四號(hào)黑體字；5.1.3.2 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標(biāo)準(zhǔn)）的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn)：1）封

6、面:公司名稱(chēng)采用二號(hào)黑體加粗書(shū)寫(xiě)，標(biāo)題采用小初宋體加黑書(shū)寫(xiě)，文件編號(hào)采用三號(hào)宋體加黑書(shū)寫(xiě)；2）正文標(biāo)題應(yīng)采用小二宋體加黑，正文應(yīng)采用小四號(hào)宋體字，頁(yè)眉頁(yè)腳采用五號(hào)黑體加黑書(shū)寫(xiě)；4）縱向行文排版時(shí)A4型紙頁(yè)頁(yè)頁(yè)設(shè)置分別為：上下邊距為2厘米、左右邊距專(zhuān)業(yè)資料 為2.5厘米，上下行距為1.5倍行距；頁(yè)眉為1.7厘米，頁(yè)腳為1.5厘米；5）橫向行文排版時(shí)A4型紙頁(yè)邊距分別為：上下邊距為2.5厘米、左右邊距為2 厘米，上下行距為1.5倍行距；6）章的標(biāo)題采用小四號(hào)宋體加粗；7）頁(yè)碼從修改頁(yè)算起；8）記錄（表單）編號(hào)應(yīng)在右上角，用五號(hào)黑體加粗；5.1.3.3 文件資料一般左 側(cè)頁(yè)裝訂，縱向裝訂線(xiàn)左則為0.

7、8厘米，橫向裝訂線(xiàn)左則 為1.8厘米，一些處于需持續(xù)改進(jìn)或修訂的文件資料可采用活頁(yè)裝訂，但應(yīng)確保文件資 料的完整性；5.2文件資料的撰寫(xiě)格式及內(nèi)容5.2.1 文格式及內(nèi)容：5.2.1.1紅頭公文格式及內(nèi)容：1）紅頭公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、 緊急程度、發(fā)文部門(mén)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、 簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門(mén)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送部門(mén)，印發(fā)部門(mén)和印發(fā)日期等部分組成；2）發(fā)文部門(mén)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是聯(lián)合行文，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)排列 在前；3）公司的紅頭文件一律統(tǒng)一式樣，文件頭與正文用紅線(xiàn)隔開(kāi)，紅色反線(xiàn)下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)

8、，要做到詞義完整，排列對(duì) 稱(chēng)，間距恰當(dāng)：正文采用3號(hào)宋字體；專(zhuān)業(yè)資料4）發(fā)文字號(hào)，包括公司（部門(mén)）代號(hào)年號(hào)發(fā)文序號(hào)，年號(hào)一律用全稱(chēng)，并用方 括號(hào);聯(lián)合行文，須標(biāo)明主辦部門(mén)；5）上報(bào)的公文,漢文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)紅線(xiàn)上方發(fā)文字號(hào)右側(cè)注明簽發(fā)人姓名；6）紅頭文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部 門(mén)（紅頭文件標(biāo)題中，發(fā)文部門(mén)可省去），并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)，標(biāo)題中除引用法規(guī)、 規(guī)章名稱(chēng)時(shí)需加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；7）主送部門(mén)，一般寫(xiě)在公文標(biāo)題下、正文之前，頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)，主送部 門(mén)的全稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)，均應(yīng)使用統(tǒng)一的表達(dá)形式；公文不得多頭主送；8）紅頭公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、簽發(fā)

9、部門(mén)和時(shí)間之前注明附件順序和 名稱(chēng)；9）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人 的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；10）公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)部門(mén)和成文時(shí) 間相疊，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦部門(mén)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文 部門(mén)均應(yīng)加蓋公章，主辦部門(mén)的印章應(yīng)排列在前；5.2.2.2 一般公文格式及內(nèi)容：1） 一般公文一般由標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附件、簽發(fā)部門(mén) 和簽發(fā)日期等部分組成；2）發(fā)文部門(mén)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是聯(lián)合行文，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)排列 在前；專(zhuān)業(yè)資料3） 一般公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、簽發(fā)部門(mén)和時(shí)間之前注明

10、附件順序和名稱(chēng);4）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)部門(mén)領(lǐng) 導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；5）應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與簽發(fā)部門(mén)和成文時(shí)間相疊；5.2.3 管理辦法、規(guī)章制度格式及內(nèi)容：管理辦法、規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應(yīng)包括標(biāo)題、目的、適用范圍、權(quán)責(zé)內(nèi)容、 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、頒布者和生效時(shí)間等組成內(nèi)容；5.2.4 表單格式5.2.4.1 公司各部門(mén)相關(guān)的表單的設(shè)計(jì)、編制，要注明版本號(hào)并以適用性為原則；5.2.4.2 表單一經(jīng)確定，應(yīng)具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標(biāo)準(zhǔn)，由總經(jīng) 辦負(fù)責(zé)表單樣本的備案；5.3 文件資料的辦理程序5.3.1 公文辦理程序公文辦理分為收文和發(fā)文：

11、收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承 辦、催辦、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、校對(duì)、審核、簽發(fā)、 印刷、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等；5.3.2 公文行文規(guī)則5.3.2.1 公司內(nèi)部各部門(mén)需向其他相關(guān)部門(mén)請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決問(wèn)題的，應(yīng)直接向相關(guān)部 門(mén)行文；專(zhuān)業(yè)資料5.3.2.2 明確發(fā)文權(quán)限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義 行文，屬于公司內(nèi)部管理范圍內(nèi)，各部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)性文件，可以本部門(mén)名 義直接行文；5.3.2.3 向下級(jí)部門(mén)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（部門(mén)） 。5.4 文件和資料的擬寫(xiě)要求：5.4.1 符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定的內(nèi)部管理辦法

12、、程序文件，若需修訂或更換，要切實(shí)可 行、并加以說(shuō)明；5.4.2 情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清晰，文字精煉、書(shū)寫(xiě)工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力 求簡(jiǎn)短；5.4.3 用詞用字準(zhǔn)確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范；文內(nèi)若使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng) 先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)；引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引用發(fā)文字號(hào)，日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體 的年月日；5.4.4 文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的 句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；5.4.5 文件資料送領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前，應(yīng)當(dāng)由分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén)主任進(jìn)行審核，審核 的重點(diǎn)是：是否需要行文、是否要與相關(guān)部門(mén)會(huì)簽；文字表述、文種使用、行文格式等

13、 是否符合本管理辦法的有關(guān)規(guī)定；5.5 文件資料的審批程序5.5.1 公文審批要求；5.5.1.1 公司各部門(mén)根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的紅頭公文，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文單，經(jīng)主管領(lǐng)專(zhuān)業(yè)資料導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室加蓋公司印章后印發(fā)；5.5.1.2 公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)；5.5.2 公司各部門(mén)根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的部門(mén)相關(guān)的公文，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，根據(jù)本部門(mén)需求印刷（復(fù)?。?，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)；5.5.3 公司各部門(mén)根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草部相關(guān)文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋本部門(mén) 印章并印發(fā)；5.5.4 管理辦法、規(guī)章制度審批要求5.5.4.1 公司管理體系文件由相關(guān)部門(mén)組織起草，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文單或文件資料修 改通知單

14、，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦按發(fā)文單或 文件資料修改通知單要求的印發(fā)數(shù)量和發(fā)文流向蓋公司受控印章下發(fā)；5.5.4.2 臨時(shí)性管理文件由相關(guān)部門(mén)組織起草，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí) 施；5.5.5 表單審批要求公司各部門(mén)根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)的具有穩(wěn)定性的表單，由設(shè)計(jì)部門(mén)根據(jù)本部門(mén)文件序號(hào)進(jìn)行表單編號(hào)，并報(bào)管理者代表審批，辦公室負(fù)責(zé)表單樣本的備案（含電子版） ；5.5.6 外來(lái)文件資料處理5.5.6.1 對(duì)外部門(mén)來(lái)文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁(yè) 貼附并填寫(xiě)文書(shū)處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見(jiàn)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；總經(jīng)辦按批 辦意見(jiàn)交相應(yīng)部門(mén)或人員承辦

15、，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理，需要時(shí)承辦 部門(mén)可以留存復(fù)印件。專(zhuān)業(yè)資料5.5.6.2 對(duì)文件資料的購(gòu)買(mǎi)，由部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)， 并在辦理入庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)見(jiàn)入庫(kù)單后方可辦理有關(guān)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)；使用時(shí)， 各部門(mén)在行 政部辦理借閱使用手續(xù)；5.5.6.3 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審 批日期；5.6 文件資料的發(fā)放5.6.1 文件資料的發(fā)放對(duì)象按發(fā)文單的要求確定。5.6.2 文件和資料發(fā)放前的標(biāo)識(shí)5.6.2.1 發(fā)放文件資料前應(yīng)進(jìn)行文件標(biāo)識(shí)，以示文件資料唯一有效；未加標(biāo)識(shí)或 蓋有作廢章的文件不得在工作現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)；5.6.2.2 受控標(biāo)

16、識(shí)：若屬受控文件，應(yīng)加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫(xiě)持有 者名稱(chēng)；需存檔的文件應(yīng)加蓋紅色“存檔”印章；5.6.3 文件和資料的發(fā)放手續(xù)：公司各部門(mén)按發(fā)文單中的要求發(fā)放文件；5.6.3.1 對(duì)各部門(mén)的發(fā)文，由收文部門(mén)經(jīng)辦人在文件資料發(fā)放回收登記表上 簽名，以示收文；5.7 文件和資料的修改5.7.1 文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫(xiě)部門(mén)填寫(xiě)文件資料修改通 知單，報(bào)原審批人審核批準(zhǔn)，原發(fā)文部門(mén)將文件資料修改通知單和修改的文件按 原發(fā)文手續(xù)進(jìn)行處理；5.7.2 對(duì)文件個(gè)別內(nèi)容進(jìn)行修改或增補(bǔ)文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)采取換頁(yè)的方式；換頁(yè)時(shí)應(yīng)在專(zhuān)業(yè)資料“修改號(hào)”處注明狀態(tài)號(hào)（1、2、3），并在文件修改表單上登記；由原發(fā)文部 門(mén)將作廢頁(yè)收回，填寫(xiě)文件和資料發(fā)放收回登記表；5.7.3 修改內(nèi)容超過(guò)原文件三分之一時(shí)，則適用換版方式；由原文件編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)修 訂換版，并在文件修改表單上登記，重新加蓋受控章，填寫(xiě)持有者；收回原收文部 門(mén)及個(gè)人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷(xiāo)毀程序執(zhí)行，并填寫(xiě)文件資料發(fā)放 收回登記表；5.8 文件和資料的作廢銷(xiāo)毀5.8.1 公司各部門(mén)對(duì)收回的作廢文件資料，應(yīng)填寫(xiě)文件資料銷(xiāo)毀清單，經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后三個(gè)月內(nèi)實(shí)施銷(xiāo)毀；5.8.2 存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存；5.9 文件和資料的使用管理5.9.1 文件和資料在使用過(guò)程