公司物資采購(gòu)財(cái)務(wù)管理制度

1、工程物資采購(gòu)財(cái)務(wù)治理制度目錄第一章總那么第二章采購(gòu)原那么第三章物資采購(gòu)價(jià)格治理第四章合同簽訂與內(nèi)部審核第五章采購(gòu)物資入庫(kù)及出庫(kù)治理第六章資金付款及報(bào)賬治理第七章有關(guān)責(zé)任第八章附那么一、總那么為了進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)物資采購(gòu)行為,增強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督治理,根據(jù)國(guó)家要求,為 提升公司經(jīng)濟(jì)效益,特制訂本制度.本制度是對(duì)公司購(gòu)置材料、工具、配件、五金電器、勞保用品、辦公用品等 物資的財(cái)務(wù)行為的根本標(biāo)準(zhǔn).、采購(gòu)原那么2.1 物資采購(gòu)根據(jù)采購(gòu)金額的大小,實(shí)行分級(jí)分權(quán)治理.2.2 除工程施工有特殊要求或僅有唯一供貨單位外,其余每一物資采購(gòu)均應(yīng) 選擇三家以上的供貨單位實(shí)行比質(zhì)比價(jià),同等產(chǎn)品比質(zhì)量,同等質(zhì)量比價(jià)格,同 等價(jià)格

2、比信譽(yù),嚴(yán)格價(jià)格和質(zhì)量監(jiān)督.供貨單位選擇和采購(gòu)價(jià)格確實(shí)定,應(yīng)做到公開(kāi)、公平、公正,不搞個(gè)人特權(quán) 和人情交易.三、物資采購(gòu)價(jià)格治理3.1 公司對(duì)大宗原輔材料、定點(diǎn)采購(gòu)材料應(yīng)逐步實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)治理.選點(diǎn)定 點(diǎn)原那么及具體做法按公司財(cái)務(wù)治理制度文件執(zhí)行.公司對(duì)非定點(diǎn)采購(gòu)材料、零星采購(gòu)材料,年累計(jì)采購(gòu)金額較大的,也應(yīng)盡量 實(shí)行招標(biāo)采購(gòu).3.2 公司成立專(zhuān)門(mén)的招標(biāo)評(píng)審工作機(jī)構(gòu),由采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)部門(mén)及 相應(yīng)的副總經(jīng)理共同負(fù)責(zé)招標(biāo)工作.各部門(mén)在招標(biāo)治理中的責(zé)任如下：3.2.1 采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)提供招標(biāo)單位資料,擬定招標(biāo)方案.3.2.2 工程、設(shè)計(jì)部門(mén)依據(jù)采購(gòu)部門(mén)提供的招標(biāo)單位資料,從技術(shù)、質(zhì)量角 度對(duì)招標(biāo)

3、單位的物資產(chǎn)品能否符合要求進(jìn)行論證,并做出鑒定意見(jiàn).3.2.3 財(cái)務(wù)部門(mén)著重進(jìn)行價(jià)格論證,在滿足技術(shù)、質(zhì)量要求的前提下,選擇 最低價(jià)位的供給商.3.3 經(jīng)相應(yīng)部門(mén)論證后,招標(biāo)金額在10萬(wàn)元以下的物資采購(gòu),由招標(biāo)評(píng)審機(jī) 構(gòu)集體討論確定中標(biāo)單位,招標(biāo)金額在 10萬(wàn)元以上的,由招標(biāo)評(píng)審機(jī)構(gòu)提議交總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)實(shí)施.3.4 各責(zé)任部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)對(duì)中標(biāo)單位治理,如發(fā)現(xiàn)中標(biāo)單位擅自更改技術(shù)、質(zhì) 量要求和價(jià)格,必須及時(shí)向分管副總報(bào)告,后果嚴(yán)重的,應(yīng)取消定點(diǎn)資格.3.5 為保證采購(gòu)物資優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià),公司對(duì)已經(jīng)定點(diǎn)采購(gòu)的單位,也必須每年進(jìn) 行審定,不搞終身制.需要對(duì)招標(biāo)采購(gòu)單位和招標(biāo)采購(gòu)物資作調(diào)整的,由采購(gòu)部 門(mén)及

4、相關(guān)部門(mén)提出調(diào)整意見(jiàn),按同樣的決策程序和治理權(quán)限執(zhí)行.3.6 對(duì)不具備招標(biāo)條件的物資采購(gòu)、非定點(diǎn)的物資采購(gòu)、零星采購(gòu)物資按采購(gòu)金額的大小,重點(diǎn)進(jìn)行價(jià)格限制與治理：3.6.1 同一型號(hào)規(guī)格一次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下或年累計(jì)采購(gòu)金額在10萬(wàn)元 以下的物資,由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后采購(gòu).3.6.2 同一型號(hào)規(guī)格年累計(jì)采購(gòu)金額在 10-20萬(wàn)元的物資,由采購(gòu)部門(mén)提出 三個(gè)以上供貨單位,進(jìn)行比質(zhì)比價(jià),并做出傾向性意見(jiàn),經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)價(jià)格會(huì)審后, 確定采購(gòu)價(jià)格.當(dāng)意見(jiàn)不一致時(shí),由分管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理最終決定.3.6.3 同一型號(hào)規(guī)格年累計(jì)采購(gòu)金額在 20萬(wàn)元以上的物資,由采購(gòu)部門(mén)提出 三個(gè)以上供貨單位,進(jìn)行比質(zhì)比價(jià),

5、并做出傾向性意見(jiàn),經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)價(jià)格會(huì)審后, 報(bào)財(cái)務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu).3.6.4 同一型號(hào)規(guī)格年累計(jì)采購(gòu)金額超過(guò) 100萬(wàn)元的物資,按上述程序?qū)徍?后,由財(cái)務(wù)副總經(jīng)理提交總經(jīng)理辦公會(huì)議決定,批準(zhǔn)實(shí)施.3.7 為了保證物資采購(gòu)工作及時(shí)、正常進(jìn)行,凡價(jià)格方案應(yīng)由總經(jīng)理辦公會(huì) 議確定的,那么應(yīng)在一周內(nèi)給予答復(fù)；其余的那么應(yīng)在三天內(nèi)給予答復(fù)；財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng) 與各采購(gòu)部門(mén)認(rèn)真配合,保證及時(shí)采購(gòu).四、合同簽訂與內(nèi)部審核4.1 凡已進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)的物資必須簽訂合同；非招標(biāo)采購(gòu)物資、非定點(diǎn)采購(gòu) 物資、零星采購(gòu)物資在同一供貨單位年內(nèi)采購(gòu)金額滿20萬(wàn)元以上的,也應(yīng)簽訂合同.如事先不能確定的,應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通,并在事后

6、補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù).4.2 合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)外簽訂,但在簽訂之前,必須執(zhí)行公司內(nèi)部的合 同簽訂審批規(guī)定.即由采購(gòu)部門(mén)填制內(nèi)部合同審批單,內(nèi)容包括供貨單位名稱(chēng)、采購(gòu)物資名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、總金額等,采購(gòu)部門(mén)根據(jù)治理權(quán)限逐級(jí)送審、 簽字,經(jīng)批準(zhǔn)前方能對(duì)外簽訂合同.4.3 合同正本其中一份應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)保存.五、采購(gòu)物資入庫(kù)及出庫(kù)治理5.1 物資到場(chǎng)后必須由采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)使用部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收,合格前方 可入庫(kù).5.2 對(duì)不合格物資,采購(gòu)部門(mén)必須與供貨商進(jìn)行協(xié)商,采取退貨、換貨或索 賠舉措.5.3 對(duì)收存入庫(kù)物資進(jìn)行核算、清點(diǎn)后,由倉(cāng)庫(kù)治理員出具入庫(kù)或收料單. 入庫(kù)單或收料單一式三聯(lián),倉(cāng)庫(kù)留存一聯(lián)作

7、為登記倉(cāng)庫(kù)帳用、交采購(gòu)人員或送貨 人員一聯(lián)作為采購(gòu)或供貨部門(mén)請(qǐng)款報(bào)銷(xiāo)憑證、交財(cái)務(wù)一聯(lián)作為付款記帳用.5.4 循環(huán)使用物資入庫(kù)填寫(xiě)入庫(kù)單,消耗性使用物資入庫(kù)填寫(xiě)收料單.5.5 循環(huán)使用物資出庫(kù)填寫(xiě)出庫(kù)單,消耗性使用物資入庫(kù)填寫(xiě)領(lǐng)料單.5.6 物料出庫(kù)必須要有出庫(kù)單或領(lǐng)料單,出庫(kù)單或領(lǐng)料單由領(lǐng)用人填寫(xiě),經(jīng)部 門(mén)經(jīng)理復(fù)核,倉(cāng)庫(kù)核量,財(cái)務(wù)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),所有字簽完以后交由倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨.5.7 出庫(kù)單或領(lǐng)料單一式三聯(lián),領(lǐng)用部門(mén)自己留存一聯(lián)作為部門(mén)留底,供領(lǐng) 雙方在確認(rèn)出庫(kù)物料的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量后把余下二聯(lián)交倉(cāng)庫(kù),一聯(lián)作為 倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)記賬用,另一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)交財(cái)務(wù)作為倉(cāng)庫(kù)出料發(fā)貨憑證用.5.8 領(lǐng)料人于物料

8、出庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,未及時(shí)當(dāng)場(chǎng)處理的,那么該物料視為合格.5.9 以舊換新的物資一律交舊領(lǐng)新；5.10 對(duì)于各部門(mén)領(lǐng)用的各種工具、辦公用具、設(shè)備,倉(cāng)庫(kù)均要做“各部門(mén)在 用工具、辦公用具、設(shè)備臺(tái)賬,記錄各使用部門(mén)在用情況,并于每年年底盤(pán)點(diǎn) 一次相互核對(duì).5.11 銷(xiāo)耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢時(shí),倉(cāng)庫(kù)須填寫(xiě)“銷(xiāo)耗性物資損失 報(bào)告單或“循環(huán)使用物資損失報(bào)告單,經(jīng)有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行查驗(yàn)并在“銷(xiāo)耗 性物資損失報(bào)告單或“循環(huán)使用物資損失報(bào)告單上簽字認(rèn)可后,入庫(kù)并做好 記錄和標(biāo)識(shí).“銷(xiāo)耗性物資損失報(bào)告單或“循環(huán)使用物資損失報(bào)告單 一式兩 份,倉(cāng)庫(kù)留存一份作倉(cāng)庫(kù)報(bào)損銷(xiāo)帳用,報(bào)財(cái)務(wù)一份作為財(cái)務(wù)報(bào)損銷(xiāo)帳用.5.12

9、 對(duì)消耗性物資有消耗定額的,倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)限制發(fā)放,物 資治理部門(mén)如財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格限制簽字.六、資金付款及報(bào)帳治理6.1 根據(jù)采購(gòu)資金用款的特殊性,采購(gòu)部門(mén)可在規(guī)定的資金使用方案內(nèi),先 向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)用款.待該項(xiàng)物資發(fā)票報(bào)帳時(shí),再進(jìn)行審核.6.2 財(cái)務(wù)部門(mén)在報(bào)帳時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行審核,經(jīng)審核無(wú)誤前方能報(bào)帳 具體審核內(nèi)容如下：6.2.1 有無(wú)書(shū)面合同.6.2.2 合同是否有授權(quán)簽訂的批準(zhǔn)手續(xù).6.2.3 報(bào)帳發(fā)票的單位、物資名稱(chēng),數(shù)量,單價(jià)等是否與合同規(guī)定相符.6.2.4 無(wú)合同的付款事項(xiàng)是否符合公司相應(yīng)的規(guī)定.6.3 對(duì)審核不符合規(guī)定的付款,財(cái)務(wù)部門(mén)可以拒絕報(bào)帳.財(cái)務(wù)人員在報(bào)帳中

10、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的,應(yīng)及時(shí)報(bào)告或協(xié)調(diào)處理,以便嚴(yán)格制度,落實(shí)責(zé)任.6.4 財(cái)務(wù)和物資采購(gòu)部門(mén)應(yīng)同時(shí)對(duì)報(bào)帳物資進(jìn)行根底數(shù)據(jù)治理,將每一采購(gòu) 物資的型號(hào)規(guī)格、供給商、采購(gòu)單價(jià)等根底數(shù)據(jù)列入微機(jī)治理,為比價(jià)采購(gòu)積累 資料.6.5 審計(jì)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)重要采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督審計(jì),審計(jì)報(bào)告直接對(duì)董事長(zhǎng) 總經(jīng)理負(fù)責(zé).七、有關(guān)責(zé)任7.1 公司經(jīng)營(yíng)者及其高級(jí)治理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定,支持公司采購(gòu)部門(mén)、 價(jià)格監(jiān)督部門(mén)履行責(zé)任.7.2 公司責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人員、及責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度要求,結(jié) 合公司實(shí)際情況,在執(zhí)行中不斷完善物資比價(jià)采購(gòu)治理.7.3 凡違反本制度,損害公司利益,造成公司資產(chǎn)流失的部門(mén)和人員應(yīng)當(dāng)承 擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任：給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失