公文管理辦法

1、國(guó)順集團(tuán)公文治理制度第一章總那么第一條 為規(guī)公文治理,提升工作效率,維護(hù)公文治理的嚴(yán) 肅性,結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度.第二條公文治理責(zé)任.一綜合部是公司公文的執(zhí)行與監(jiān)督機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)公司公文的打印、用印、發(fā)放、立卷、歸檔工作,各單位上報(bào)公文和收到外 部公文的分類轉(zhuǎn)報(bào)、傳遞、立卷、歸檔工作,及檢查各單位的公 文處理活動(dòng).二各部門、單位必須嚴(yán)格執(zhí)行公文治理程序,根據(jù)職權(quán)圍認(rèn)真做好公文治理的各項(xiàng)工作,具體負(fù)責(zé)公司歸口公文的擬稿、 打字、校對(duì)、核稿、報(bào)批,以及本部門、單位公文的擬稿、 打字、 校對(duì)、核稿、報(bào)批、打印、用印、發(fā)放、立卷、歸檔工作.第二章公文分類第三條公文根據(jù)發(fā)文主體可分為部公文和外部公文.一

2、部公文.1 .公司公文：發(fā)文單位為公司的公文2 .分公司公文：發(fā)文單位為分公司的公文.3.職能部門公文：發(fā)文單位為職能部門的公文.二外部公文：來(lái)自于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、協(xié)會(huì)、中介機(jī) 構(gòu)、集團(tuán)等外部單位的公文.第四條 公文根據(jù)文件容可分為決議、決定、通知、通報(bào)、 報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要等.一決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng).二決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作由決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng).三通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文, 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相 隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或 執(zhí)行的事項(xiàng),以及任免人員等.四通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、 批

3、評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告 知重要情況.五報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況,回復(fù)上級(jí)單位的詢問,報(bào)告不需上級(jí)單位答復(fù).六請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn),請(qǐng)示事項(xiàng)一般需上級(jí)單位給予批復(fù).七批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng).八函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng), 非重要事項(xiàng)也可用函的形式下發(fā).九紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng).第五條公文根據(jù)發(fā)文載體可分為文件和便函.一文件：發(fā)文單位為公司,用于發(fā)送公司的決定、意見、 通報(bào)、通知、制度、請(qǐng)示、報(bào)告和批復(fù)等重要容.工程部根據(jù)工 程實(shí)際,可以對(duì)業(yè)主、監(jiān)理等外部單位發(fā)送與工程有關(guān)的事項(xiàng)的 請(qǐng)

4、示、說(shuō)明、通知等容的文件.二便函：發(fā)文單位為分公司、 職能部門或直屬工程部,用 于發(fā)送分公司、職能部門或直屬工程部的通報(bào)、通知等一般容.第三章公文格式第六條 公文一般由等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、文件 編號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、成文 日期、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等 局部組成.一發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)化簡(jiǎn)稱;年份、發(fā)文順序號(hào)組成：XX合行文,主辦單位排列在前二文件編號(hào)由發(fā)文單位代字、XXXK X號(hào).1 .發(fā)文單位代字如下：國(guó)順集團(tuán)：國(guó)順集團(tuán)；國(guó)順綜合：國(guó)順集團(tuán)綜合部；國(guó)順企管：國(guó)順集團(tuán)企業(yè)治理部；國(guó)順財(cái)務(wù)：國(guó)順集團(tuán)財(cái)務(wù)部；國(guó)順

5、物資：國(guó)順集團(tuán)物資部；國(guó)順技經(jīng)：國(guó)順集團(tuán)技經(jīng)部；國(guó)順監(jiān)察：國(guó)順集團(tuán)監(jiān)察部；國(guó)順市場(chǎng)：國(guó)順集團(tuán)市場(chǎng)開發(fā)部；聯(lián)能電力：聯(lián)能電力設(shè)計(jì)；國(guó)順建設(shè)：國(guó)順工程建設(shè)；國(guó)順麗城：麗城公共設(shè)施投資.2 .年份：全稱用六角括號(hào)括入,如“2022代表2022年度發(fā)送的公文.3 .發(fā)文順序號(hào)：由公文發(fā)放單位分別順序編號(hào),使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注,發(fā)文順序號(hào)不加“第字,不編虛位即 1不編為 01,在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)字,如國(guó)順集團(tuán) 2022年發(fā)送的 第1號(hào)文件,文件編號(hào)為“國(guó)順20221號(hào).4 .便函編號(hào)：同文件編號(hào)規(guī)那么,但單獨(dú)編號(hào),不與文件混編.5 .編號(hào)主體：公司公文由綜合部統(tǒng)一編號(hào), 其他公文由發(fā)文 單位負(fù)責(zé)編號(hào).三

6、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要容并標(biāo)明公文 種類,上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位,下行文可省略發(fā)文單位.公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào).四主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱.五公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱.六公文除“會(huì)議紀(jì)要以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章.七成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn).八公文如有附注需要說(shuō)明的其他事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注.九公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞,上行文根據(jù)上級(jí)單位的要求標(biāo)注 主題詞.十抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他 單位.第七條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 21OmmX297mm 表頭向上、向左,左側(cè)裝訂.第四章行文規(guī)

7、那么第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用.第九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)圍確定,一般不得越 級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告.第十條 公司可以直接向上級(jí)主管單位、下級(jí)單位行文.各 分公司、職能部門在自己的權(quán)限圍,可相互行文,但不得對(duì)外行文.第十一條 “請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事.一般只寫一個(gè)主送單位, 需要同時(shí)發(fā)送其他單位的, 應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí) 單位.下行文和平行文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)發(fā)文單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng) 導(dǎo).“報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),請(qǐng)示事項(xiàng)不得以“意見上報(bào)第十二條 對(duì)上級(jí)單位的來(lái)文,公司如無(wú)具體貫徹意見,可按要求原文翻印復(fù)印加蓋轉(zhuǎn)發(fā)部門章下發(fā),不再重復(fù)行文轉(zhuǎn) 發(fā),收文單位應(yīng)根據(jù)執(zhí)行.第五章公文簽發(fā)審批權(quán)限第

8、十三條 發(fā)文單位為公司的,須報(bào)總經(jīng)理審批,涉及公司 重大人事調(diào)整、組織架構(gòu)調(diào)整及制度下發(fā)的,須報(bào)董事長(zhǎng)審批.第十四條 發(fā)文單位為分公司、職能部門或直屬工程部的, 須報(bào)分公司、職能部門或直屬工程部負(fù)責(zé)人審批,涉及公司重大事項(xiàng)的,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批.第十五條 集團(tuán)或公司授權(quán)治理制度另有規(guī)定的,從其規(guī)定.第六章發(fā)文辦理第十七條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程,包括擬稿、打字、 校對(duì)、審核、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)等程序.以公司名義發(fā)文,具體包括：公司主辦單位負(fù)責(zé)人擬稿,分管領(lǐng)導(dǎo)審核,送總經(jīng)理簽發(fā),綜合部編號(hào)、蓋章、裝訂、分發(fā), 有關(guān)單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽. 印制前由主辦單位承辦人負(fù)責(zé)校對(duì).發(fā)文的擬稿紙由綜

9、合部負(fù)責(zé)存檔.一擬稿、打字：擬稿人根據(jù)上級(jí)部門要求、直接領(lǐng)導(dǎo)安排進(jìn)行擬稿、打字,填寫?發(fā)文簽批單?并簽字.草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1 .符合國(guó)家的法律、法規(guī)和公司規(guī)章制度, 做到合法、合理、 科學(xué).2 .觀點(diǎn)明晰、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、措辭精煉, 字詞規(guī)、標(biāo)點(diǎn)正確.3 .公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定.4 .人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確.引用公文應(yīng)領(lǐng)先引標(biāo)題, 后引文件編號(hào).引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義.日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日.5 .結(jié)構(gòu)層次序數(shù).對(duì)于四層結(jié)構(gòu)的文件序數(shù)為第一層為“一、,第二層為“一,第三層為“1.第四層為“1 ； 對(duì)于三層結(jié)構(gòu)的文件序數(shù)

10、為第一層為“一、,第二層為“一,第三層為“ 1. ；對(duì)于兩層結(jié)構(gòu)的文件序數(shù)為第一層“一、, 第二層“ 1. ；第一層用黑體字,第二層、第三層和第四層用仿 宋體宇對(duì)外報(bào)送且有格式要求的從其要求.主標(biāo)題為二號(hào)字,正文為四號(hào)字.6 .應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定的計(jì)量單位 組織外文名稱或具縮寫形式, 應(yīng)當(dāng)在第一次由現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中 文譯名.7.文使用非規(guī)化簡(jiǎn)稱,應(yīng)領(lǐng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱使用國(guó)際8.公文中的數(shù)字,除局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù),在詞、詞組、慣用 語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字.二校對(duì)：核稿人對(duì)?發(fā)文簽批單?容進(jìn)行校對(duì),校對(duì)其字 詞、標(biāo)點(diǎn)是否準(zhǔn)確,行文是否妥當(dāng),是

11、否符合行文規(guī)那么和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合公司的規(guī)定等,不符合要求的退回?cái)M稿人修改,直至無(wú)誤.三核稿：核稿人根據(jù)上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)要求的精神實(shí)質(zhì)進(jìn)行核 稿,并在?發(fā)文簽批單?上簽字,核稿人一般為擬稿人、打字人 的直接上級(jí).在不改變?cè)獾那闆r下,核稿人可對(duì)文稿進(jìn)行刪節(jié) 和文字加工.四簽發(fā)：審批人按簽發(fā)審批權(quán)限審批, 并在?發(fā)文簽批單? 上簽字.五打?。捍蛴∪藢?duì)照電子版文件和審批后的 ?發(fā)文簽批單? 進(jìn)行打印、裝訂紙質(zhì)文件,打印前需檢查兩者是否一致,審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)、符 合公文格式要求等.六用?。捍蛴∪藢⒋蛴『蟮奈募B同 ?發(fā)文簽批單?報(bào)印鑒保管人,

12、根據(jù)經(jīng)簽批的?發(fā)文簽批單?用印并作用印登記.七發(fā)放：發(fā)放人根據(jù)經(jīng)簽批的發(fā)放文件并作發(fā)文登記.八立卷、歸檔：公文發(fā)放完畢,發(fā)放人將?發(fā)文簽批單? 和公文正本整理立卷,并按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔.第七章收文辦理第十八條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程,包括簽收、 登記、擬辦、批辦、承辦、督辦等程序.一簽收：綜合部收到文件一般應(yīng)履行簽收手續(xù),但 、 電子及不需簽收的,可以不辦簽收手續(xù),其他部門收到外部文件 一律轉(zhuǎn)綜合部處理,并履行簽收手續(xù).二登記：綜合部公文治理人員對(duì)外部來(lái)文進(jìn)行順序登記, 如文件編號(hào)、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、收文時(shí)間等；歸口業(yè)務(wù)部門 收到對(duì)于須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的部來(lái)文,本單位公文治理人員

13、進(jìn)行順序登記.三擬辦：綜合部負(fù)責(zé)人或歸口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件 容、特征提由擬辦意見,填寫?文件會(huì)簽單?,由公文治理人員 送領(lǐng)導(dǎo)批示.四批辦：領(lǐng)導(dǎo)批示后,公文治理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,對(duì)來(lái)文跟進(jìn)辦理：對(duì)需要辦理的事項(xiàng),催促承辦人按批示辦理；對(duì)需要公告的事項(xiàng),通過(guò)會(huì)議、 公告欄等方式進(jìn)行傳達(dá)； 對(duì)需要傳閱 的文件送達(dá)給相關(guān)責(zé)任人,并做傳閱登記,對(duì)于需要領(lǐng)導(dǎo)傳閱、 批閱的文件,應(yīng)先送第一應(yīng)閱人,第一應(yīng)閱人退回后,再送第二應(yīng)閱人,由送閱人采取一送一退的方法交領(lǐng)導(dǎo)依次傳閱；對(duì)于閱知性文件一般按領(lǐng)導(dǎo)的排序傳閱；對(duì)于閱批性文件,那么按領(lǐng)導(dǎo)排序自后往前傳閱.五承辦：承辦人對(duì)需要辦理的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)辦理.凡屬承辦單位

14、職權(quán)圍可以答復(fù)的事項(xiàng),承辦單位應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位； 凡涉及其他部門業(yè)務(wù)圍的事項(xiàng),承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理.六督辦：綜合部有權(quán)對(duì)承辦情況進(jìn)行催促檢查.督辦貫穿于簽批事項(xiàng)處理的各個(gè)環(huán)節(jié),根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度隨時(shí)或者定期 向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)辦理情況.第十九條 時(shí)間限制：各事項(xiàng)在擬辦、 承辦、督辦等每一階 段,均須按要求時(shí)限辦理；其中,普通件辦理限制在兩天,急件 辦理限制在一天,特急件應(yīng)立即辦理.各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時(shí)間圍 向公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合部反應(yīng)辦理情況.第二十條 各分公司、職能部門、直屬工程部收到其他單位的通知、通報(bào)等一般容的部來(lái)文應(yīng)及時(shí)處理, 由本單位公文治理 人員填寫?文件會(huì)簽單?交單位負(fù)責(zé)人閱示

15、、 相關(guān)人員閱辦后填 寫處理結(jié)果并整理、立卷、歸檔.第八章公文第二十一條 公司公文的等級(jí)分為“秘密、“"、“絕密 三級(jí).一秘密.不得向公司以外公開.二o不得向部門負(fù)責(zé)人、 基層治理人員及業(yè)務(wù)相關(guān)人員以 外者公開.三絕密.不得向部門負(fù)責(zé)人、 基層治理人員以及特別指明 的最小圍的相關(guān)工作人員及承辦人員以外者公開.第九章公文的保管與銷毀第二十二條 公文的整理與保管.一處理完畢的公司文件,由企業(yè)治理部進(jìn)行整理、立卷、 歸檔.二各部門形成的部文件,應(yīng)由本部門指定的公文治理人員負(fù)責(zé)妥善保管.三涉密文件必須存放在保險(xiǎn)柜或者帶鎖的文件柜里.四任何個(gè)人不得保存公司文件, 員工離職時(shí)應(yīng)將文件和記 錄本清

16、理移交.第二十三條公文的銷毀.一不具備保存價(jià)值的文件,須填寫?文件銷毀審批單?, 經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn), 報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后, 方可銷毀.二保存期滿或沒有必要繼續(xù)保存的文件,企業(yè)治理部填寫?文件銷毀審批單?,注明銷毀原因,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理 批準(zhǔn)前方可銷毀.三文件銷毀可采取碎紙機(jī)粉碎或者直接燃燒的方式, 銷毀 密級(jí)文件時(shí)必須安排兩名以上人員進(jìn)行監(jiān)督, 保證不喪失、不漏 銷.四銷毀文件必須登記造冊(cè),以備查考.第十章罰那么第二十四條 各單位、責(zé)任人在執(zhí)行本制度過(guò)程中由現(xiàn)過(guò)失 的,視情況處以20-200元罰款；造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的, 除賠償經(jīng)濟(jì)損失外,并處以 200-2000元罰款.第十一章附那么 第二十五條本制度最終解釋權(quán)歸綜合部.第二十六條 本制度自公布之日起實(shí)施,原公文治理制度同 時(shí)廢止.附件1:?發(fā)文簽批單?附件2:?文件會(huì)簽單?附件3:?文件銷毀審批單?附件1:國(guó)