電商外包倉庫庫存管理要點(diǎn)

1、電商外包倉庫庫存管理分享很多電商企業(yè)做到一定規(guī)模后會(huì)把庫存外包給專業(yè)的第三方倉儲(chǔ)企業(yè)去管理，與自己管理倉庫不同，很多信息上的溝通如果做的不到位的話， 即使第三方倉儲(chǔ)企業(yè)再專業(yè)，也會(huì)導(dǎo)致很多庫存問題。比如：1、入庫異常：商家下屬各供應(yīng)商、工廠入倉質(zhì)量無法管控，導(dǎo)致入倉數(shù) 據(jù)從源頭上就出錯(cuò)。如果在入倉環(huán)節(jié)供應(yīng)商和廠家沒配合好，就會(huì)增加倉庫收貨 作業(yè)難度和成本，這些成本最終都會(huì)轉(zhuǎn)移到電商企業(yè)自身。作為第三方倉儲(chǔ)企業(yè)， 能夠輔助商家搞好對(duì)供應(yīng)商的管理，于雙方都是很有意義的事情。2、超賣：俗話說“天下武功，唯快不破”。電商行業(yè)和傳統(tǒng)銷售行業(yè)相 比，效率高、速度快。一個(gè)爆款出現(xiàn)，瞬時(shí)會(huì)有大量的訂單出現(xiàn)。因

2、為前后臺(tái)庫存數(shù)據(jù)不一致導(dǎo)致訂單超賣。而各大電商平臺(tái)為了對(duì)消費(fèi)者的體驗(yàn)負(fù)責(zé)， 對(duì)超賣 會(huì)有嚴(yán)格的控制，甚至有些懲罰措施，比如天貓對(duì)超賣訂單會(huì)要求商家賠償 30% 的貨值給消費(fèi)者。如果前后臺(tái)的庫存沒銜接好，即使倉內(nèi)的庫存是 OK的，前臺(tái) 未必能上架正確的庫存數(shù)量，由此帶來給商家和買家的損失就不可避免了。3、出庫與結(jié)算環(huán)節(jié)的糾紛：電商的這種“快”往往會(huì)讓倉庫作業(yè)處于非 常被動(dòng)的地步快速入倉，以便盡快發(fā)貨，快速發(fā)貨，以便客戶體驗(yàn)好。賣 的不好的話，快速退倉，以便盡快尋找其他銷貨渠道。因?yàn)檫@種“快”，讓倉內(nèi) 來不和對(duì)庫存進(jìn)行細(xì)致的管理和反饋，導(dǎo)致在退倉的時(shí)候有糾紛。這種糾紛會(huì)耗 費(fèi)雙方業(yè)務(wù)和結(jié)算人員大量

3、的精力去舉證、判責(zé)，嚴(yán)重的會(huì)影響到雙方的合作。4、滯倉費(fèi)計(jì)算：一般情況下，滯倉費(fèi)會(huì)遵循先進(jìn)先出的原則，跟進(jìn)商品 滯倉天數(shù)去計(jì)算滯倉費(fèi)，但滯倉費(fèi)的計(jì)算是基于一個(gè)準(zhǔn)確的庫存數(shù)量的。如果庫 存數(shù)量錯(cuò)誤，滯倉費(fèi)也就會(huì)產(chǎn)生各種糾紛。上述問題的出現(xiàn)，歸根到底是“庫存管理”的問題。我相信大部分的倉儲(chǔ)企業(yè)對(duì) 庫存管理都有一套非常完善非常專業(yè)的機(jī)制，筆者沒有專業(yè)的倉庫管理經(jīng)驗(yàn)，無意在各位倉庫管理專家面前班門弄斧。 但筆者認(rèn)為，電商與倉庫的庫存管理，應(yīng) 該站在“聯(lián)動(dòng)”的角度看，確保過程和結(jié)果都是準(zhǔn)確的。本文不討論倉庫庫存管 理的細(xì)節(jié)，重點(diǎn)分享下電商和第三方倉儲(chǔ)如何聯(lián)動(dòng)管好庫存。1.源頭準(zhǔn)：規(guī)范供應(yīng)商入倉，從源頭上

4、確保庫存準(zhǔn)確和傳統(tǒng)企業(yè)一樣，很多有點(diǎn)規(guī)模的電商企業(yè)的貨源可能來自多個(gè)供貨商，這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規(guī)范入倉要看商家對(duì)供應(yīng)商的約束能力和倉 庫對(duì)入倉異常的和時(shí)反饋。在入倉環(huán)節(jié)比較常見的異常是：l供應(yīng)商發(fā)貨延遲，導(dǎo)致倉庫來不和收貨，影響電商店鋪的銷售計(jì)劃。尤其是在 大促時(shí)期，如果供貨商沒和時(shí)發(fā)貨會(huì)對(duì)倉庫收貨和發(fā)貨產(chǎn)生重大影響，會(huì)嚴(yán)重影響電商平臺(tái)對(duì)店鋪的評(píng)分和消費(fèi)者體驗(yàn)。I貨品包裝不規(guī)范。有些品牌商如李寧、美邦等對(duì)供貨商的管理是非常完善的， 供貨商會(huì)嚴(yán)格按照指定的包裝入倉， 嘜頭、包裝規(guī)范。但很多中小型電商未必能 對(duì)供應(yīng)商有這么強(qiáng)的把控能力。嘜頭貼錯(cuò)、包裝不統(tǒng)一。有些甚至直接拿個(gè)大編

5、 織袋來裝貨，給倉庫收貨清點(diǎn)造成了很大困難。I條碼錯(cuò)誤：個(gè)別工廠未按照倉庫和商家要求打條碼，或者張貼了錯(cuò)誤的條碼。這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在服裝行業(yè)。貼碼和水洗標(biāo)、箱外的嘜頭不一致，會(huì)導(dǎo)致倉庫 清點(diǎn)錯(cuò)誤。如果倉庫在入倉環(huán)節(jié)未和時(shí)發(fā)現(xiàn)，后面的發(fā)貨環(huán)節(jié)發(fā)錯(cuò)貨就不可避免 了。I分批到倉。一般情況下，一個(gè)入庫單對(duì)應(yīng)一次入庫行為，有些供貨商因?yàn)闇?zhǔn)備 不足或者其他問題會(huì)采用分批到貨的方式入倉。 對(duì)一些需要進(jìn)行批次管理的商品 來說，分批到倉會(huì)導(dǎo)致倉庫對(duì)批次的混淆。也會(huì)影響到銷售端對(duì)不同產(chǎn)品的批次 定價(jià)和倉庫端對(duì)滯倉費(fèi)的計(jì)算。I數(shù)量差異。供貨商未按照商家指定的數(shù)量入倉，倉庫在入倉環(huán)節(jié)要反復(fù)和商家、 供貨商兩邊確認(rèn)，影

6、響入倉作業(yè)I貨品混裝：不同SKU的商品混裝在一個(gè)大包裝內(nèi)，導(dǎo)致倉庫收貨混亂，清點(diǎn)時(shí) 間加長(zhǎng)，收錯(cuò)貨的風(fēng)險(xiǎn)也增高。I QC問題，有些商品需要根據(jù)電商平臺(tái)進(jìn)行倉內(nèi) QC，需要倉內(nèi)配合。如果商家 未協(xié)調(diào)好QC和倉庫的作業(yè)時(shí)間，會(huì)導(dǎo)致 QC延遲和收貨延遲。上述問題，總結(jié)一起就是商家缺乏對(duì)供貨商的管控。 由此帶來倉庫入倉清點(diǎn)難度 加大，出錯(cuò)比例增高、收貨延遲，后續(xù)的發(fā)貨延遲和發(fā)錯(cuò)貨的風(fēng)險(xiǎn)也增高。要解 決上述問題，一方面要需要倉庫忠實(shí)的記錄和反饋入倉過程中的各種異常，和時(shí)的反饋給商家。商家要在和供貨商的協(xié)議中明確這些問題點(diǎn)， 對(duì)這些點(diǎn)進(jìn)行量化 和追責(zé)，讓供貨商一起來承擔(dān)由此帶來的損失。逐漸的讓供貨商提升入

7、倉能力， 規(guī)范入倉。目前筆者所負(fù)責(zé)的倉庫是這么做的：異常分類問題說明責(zé)任界定處理方案延遲到貨商家發(fā)貨遲，物流未和商家在活動(dòng)前1天的中午12點(diǎn)后入倉的商品，倉庫收取延時(shí)將貨品送至倉庫遲清點(diǎn)費(fèi)未在入庫通知單下發(fā)24小時(shí)內(nèi)通知商家導(dǎo)致倉庫商家到貨延時(shí)貨物到倉之后確保12小時(shí)之內(nèi)清點(diǎn)完畢，免收加急清點(diǎn)費(fèi)同一個(gè)入庫單上的商品分批到貨商家分多批入倉對(duì)事先未告知入倉的部分按件收費(fèi)實(shí)際清點(diǎn)數(shù)量與入庫單商家 預(yù)計(jì)入庫數(shù)量不一致總體差異超過土5%，倉庫對(duì)超出部分收取清點(diǎn)費(fèi)商品總數(shù)致，銷售時(shí)數(shù)量不符倉庫發(fā)現(xiàn)SKU數(shù)量有誤倉庫再次全部清點(diǎn)，并回告實(shí)際數(shù)量，同時(shí)支付該入庫 單入庫數(shù)量X元4件的處罰商品清點(diǎn)數(shù)量不準(zhǔn)確導(dǎo)倉

8、庫 致超賣倉庫和時(shí)提供缺貨訂單，并承擔(dān)超賣商品銷售價(jià)30%的賠償貨品混裝非尾箱混裝，跨SPU混 商家裝倉庫對(duì)需清點(diǎn)部分加倍收取清點(diǎn)費(fèi)運(yùn)輸大包裝破損商家包裝問題對(duì)運(yùn)輸大包裝破損，嚴(yán)重影響到清點(diǎn)或訂單發(fā)貨，倉庫有權(quán)拒收該批商品銷售包裝不符合要求商家倉庫不接受無銷售包裝的商品，可由商豕重新包裝后入 倉，或由雙方協(xié)商處理?xiàng)l碼缺失或無法識(shí)別商豕條碼問題對(duì)不可識(shí)別的商品，不計(jì)入可銷售庫存；如需倉庫貼碼， 倉庫收取貼碼費(fèi)條碼與商品不符商家因條碼與商品不符而造成的買家投訴和索賠， 由商家承擔(dān)責(zé)任2.過程準(zhǔn)：確保倉庫后臺(tái)庫存變動(dòng)和前臺(tái)能實(shí)時(shí)同步，確保不超賣保證過程準(zhǔn)主要靠?jī)牲c(diǎn)：一個(gè)是倉內(nèi)的管理，另一個(gè)是倉庫WM

9、S系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)和電商平臺(tái)的商家后臺(tái)。1) 倉內(nèi)管理：這點(diǎn)不詳細(xì)展開，倉庫專業(yè)人員的專業(yè)能力是應(yīng)該相信的，只是簡(jiǎn)單說幾點(diǎn)：a)關(guān)于庫存變動(dòng)：商品入倉后，因各種原因會(huì)導(dǎo)致庫存變動(dòng)，倉庫要忠實(shí)且和 時(shí)的把這種變動(dòng)記錄下來，并通過系統(tǒng)接口同步給店鋪 ERP系統(tǒng)和電商平臺(tái)的 商家后臺(tái)。主要有以下幾種場(chǎng)景：l正次品轉(zhuǎn)換：入倉的時(shí)候是正品的可發(fā)貨庫存，實(shí)際揀貨的時(shí)候發(fā)現(xiàn)是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉庫需要扣減一個(gè)正品庫存，增加一個(gè)次品庫存。l倉庫丟貨：倉庫盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)貨物短少，需要扣減庫存。l倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯(cuò)貨：倉庫發(fā)錯(cuò)貨，需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。l倉庫盤點(diǎn)錯(cuò)誤：上次盤點(diǎn)錯(cuò)誤，在本次盤點(diǎn)中糾正，需要

10、對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。I錯(cuò)碼調(diào)整：入倉時(shí)未發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤，在庫內(nèi)管理或者發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。l退件入倉或者截單成功：前臺(tái)訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉庫需要截單，如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉庫，倉庫需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。上述庫存調(diào)整場(chǎng)景，有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要 倉庫承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯(cuò)貨。不管是誰的責(zé)任，倉庫都要忠實(shí)記錄，和 時(shí)反饋，時(shí)刻保持前后臺(tái)庫存數(shù)據(jù)一致。b）關(guān)于倉內(nèi)盤點(diǎn)：作為倉內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個(gè)倉庫都會(huì)有各種盤點(diǎn)規(guī)則，如月度的、季度的大盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、動(dòng)碰盤點(diǎn)等等。但我們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，倉 內(nèi)的盤點(diǎn)規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。 為此我們經(jīng)過一段時(shí)間的摸

11、索，探 索出以下幾個(gè)盤點(diǎn)原則：l月初庫存低于20個(gè)的商品全量盤點(diǎn)：庫存低于20個(gè)的時(shí)候，我們認(rèn)為就有超賣的風(fēng)險(xiǎn)。請(qǐng)倉庫在月初對(duì)低于 20個(gè)的SKU進(jìn)行全盤，盤點(diǎn)結(jié)果反饋給商家ERP系統(tǒng)和店鋪后臺(tái)。如果有差異的話，店鋪后臺(tái)自動(dòng)更新上架數(shù)量。l當(dāng)天庫存低于20個(gè)的商品當(dāng)天盤點(diǎn)：同上，確保當(dāng)天低于20個(gè)的商品不產(chǎn)生 超賣。l庫存有差異實(shí)時(shí)盤點(diǎn)：利用系統(tǒng)功能，每天自動(dòng)比對(duì)店鋪上架數(shù)量、 ERP庫存 數(shù)量和倉庫庫存數(shù)量，對(duì)有差異的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成盤點(diǎn)請(qǐng)求， 請(qǐng)倉庫納入到自己的 盤點(diǎn)計(jì)劃中去，并把盤點(diǎn)結(jié)果同步給 ERP和商家的店鋪后臺(tái)。I活動(dòng)后盤點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預(yù)計(jì)的大型

12、促銷活動(dòng)，會(huì)在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個(gè)或 者幾十個(gè)SKU。當(dāng)活動(dòng)過后，需要倉庫倉庫對(duì)這些 SKU進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證庫存 的準(zhǔn)確。I退倉前盤點(diǎn)：為了確保退倉時(shí)的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉前對(duì)庫存進(jìn)行盤 點(diǎn)，以便按照正確的數(shù)量退倉。2）發(fā)貨：確保發(fā)貨過程中不錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好就好了：I揀貨環(huán)節(jié)：確保揀貨SKU和數(shù)量和訂單一致。I包裝環(huán)節(jié)：包裝臺(tái)最好兩道符合環(huán)節(jié)，一道系統(tǒng)（把槍掃描），一道人工。I交付快遞環(huán)節(jié)：特別關(guān)注退款訂單和訂單內(nèi)容有修改的訂單。3.結(jié)果準(zhǔn)：所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉和結(jié)算的時(shí)候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即

13、使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追 責(zé)，確保商家和倉庫、供應(yīng)商在退倉和結(jié)算環(huán)節(jié)沒有糾紛。筆者剛剛接手倉庫時(shí)，一直為出庫環(huán)節(jié)頭疼：商家說倉庫丟貨了，倉庫說是商家 入倉的時(shí)候少裝了。商家說你不給我賠我就不退倉，倉庫說你不退倉我就收你滯 倉費(fèi)！ 一筆糊涂賬，讓人好生頭疼！經(jīng)過一段時(shí)間的磨合，我們總結(jié)出來退倉 5大原則：I退倉前商品下架原則：退倉前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉單生成后店 鋪還有訂單流入，對(duì)倉庫的退倉工作造成干擾。這個(gè)最好通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，人工干 預(yù)會(huì)有遺漏的可能。l退倉前盤點(diǎn)原則：退倉前倉庫必須對(duì)要退倉的商品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果和時(shí)通 報(bào)給商家，并在系統(tǒng)中進(jìn)行同步更新。

14、這樣做兩個(gè)好處：一個(gè)是商家可以盡快確 認(rèn)是否對(duì)退倉數(shù)量有疑問，另外一個(gè)是系統(tǒng)中同步更新后，可以按照盤點(diǎn)的結(jié)果 生成準(zhǔn)確的退倉單。l庫存差異數(shù)據(jù)當(dāng)場(chǎng)追償原則：如果庫存有差異，當(dāng)場(chǎng)追責(zé)。追責(zé)的依據(jù)就是倉 庫WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。所有的庫存變動(dòng)必須基于單據(jù)，入庫 單、發(fā)貨訂單、庫內(nèi)調(diào)整單、退倉單。這樣在庫存產(chǎn)生差異時(shí)，能夠直接找到對(duì) 應(yīng)的單據(jù)：是倉庫沒上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)還是倉內(nèi)庫存丟失一目了然。 所有的單據(jù)尤其 是庫存調(diào)整單必須有明確的調(diào)整原因。這樣在退倉和結(jié)算時(shí)可以立即確認(rèn)誰來承 擔(dān)責(zé)任。l追責(zé)和退倉兩條線原則：有了上面的盤點(diǎn)原則和追償原則，商家和倉庫不能再 以任何借口不退倉，追責(zé)和退倉兩

15、條線分開走。這樣不會(huì)因?qū)ν藗}數(shù)量有爭(zhēng)議而 延遲退倉。l月臺(tái)交接原則：這個(gè)主要是為了避免雙方對(duì)已經(jīng)交接的退倉數(shù)量有爭(zhēng)議。實(shí)際 操作過程中，以月臺(tái)交接為界，雙方對(duì)退倉數(shù)據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，事后不得反悔。 該原則在具體執(zhí)行的時(shí)候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉，第三方物流 對(duì)交接數(shù)據(jù)可能不太負(fù)責(zé)。這點(diǎn)還有待商榷。4.系統(tǒng)功能: 上述文字主要總結(jié)了庫存管理過程中商家、倉庫、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。筆者所在公司的系統(tǒng)和倉庫經(jīng)過一段時(shí)間 的努力，通過以下功能確保庫存管理的準(zhǔn)確。1) ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺(tái)、多店鋪、多渠 道銷售。不同的渠道對(duì)上

16、架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款 減庫存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共 享庫存和按渠道鎖定庫存。2) 庫存調(diào)整實(shí)時(shí)同步：倉內(nèi)庫存調(diào)整時(shí)，能實(shí)時(shí)同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從 而觸發(fā)電商后臺(tái)的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。 這個(gè)調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的， 以便 在后續(xù)對(duì)相關(guān)方追責(zé)。3) 每日定時(shí)生成庫存比對(duì)報(bào)告：店鋪ERP系統(tǒng)和倉庫 WMS系統(tǒng)每日凌晨 2點(diǎn)在庫存作業(yè)停止時(shí)進(jìn)行自動(dòng)的庫存比對(duì)，把兩邊的庫存比對(duì)差異生成報(bào)告， 提交給雙方。倉庫會(huì)根據(jù)差異報(bào)告主動(dòng)查找差異原因， 確認(rèn)需要調(diào)整庫存的，就 對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺(tái)。4) 進(jìn)銷存功能：這個(gè)是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更 方便的讓倉庫和商家發(fā)現(xiàn)庫存差異的原因， 是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。 筆者的公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場(chǎng)景下能夠快速調(diào)用該功能， 快速定位庫存差異原因。5) 庫存盤點(diǎn)打通：這點(diǎn)在前面已經(jīng)有所涉和，倉庫的盤點(diǎn)規(guī)則和商家所希 望的盤點(diǎn)規(guī)則是不一樣的，通過庫存盤點(diǎn)打通，ERP自動(dòng)把商家希望盤點(diǎn)的SK