供應商往來賬核對管理規(guī)定

1、 供應商往來帳核對管理規(guī)定2013-02-01 供應商往來帳核對管理規(guī)定V2.0目 錄1.目的22.范圍23.名詞解釋24.職責25.管理制度25.1日常結款的往來對帳要求25.2日常結款的往來帳款核對25.3定期與供應商往來帳務的核對36.工作流程77.注意事項78.附件7第8頁共8頁1. 目的為規(guī)范分部同供應商對帳工作，完善往來帳務的核對內容，保證分部與供應商往來帳務記錄的完整、準確，各管理部門能及時掌握各分部與供應商往來帳務的實際情況，就分部與供應商定期核對往來帳務的事宜，特制定本規(guī)定。2. 范圍 適用范圍：*電器財務中心、經營戰(zhàn)略中心；各大區(qū)；各分部。 發(fā)布范圍：*電器財務中心、經營戰(zhàn)

2、略中心；各大區(qū)；各分部。3. 名詞解釋往來帳：本規(guī)定的往來帳款具體指的是“應付帳款（受托代銷商品款、代銷商品款）”；“未扣收降價款”；“未扣收退殘款”；“應收商業(yè)折扣”；“應收補利”；“賣場管理費”；“賣場支持費”；“促銷活動費”；“質量保證金”及其他應收款項。4. 職責無5. 管理制度5.1日常結款的往來對帳要求5.1.1 代銷商品每月結款前必須核對清楚“代銷商品款”余額，否則禁止支付貨款；5.1.2 經銷商品每次結款前必須核對該批商品的入庫明細，包括商品名稱、規(guī)格、數量和金額，核對無誤后同時保證金力系統(tǒng)和用友財務帳金額一致才可繼續(xù)結算貨款。5.2日常結款的往來帳款核對：5.2.1結算人員在

3、每次結款時需要與供應商核對清楚相關往來款項，根據公司目前商品的結算情況（經銷商品按帳期依據進貨的批次結算貨款，代銷商品按照結算期的實際銷售進行結款），分經銷和代銷兩部分分別進行核對。5.2.2經銷商品5.2.2.1 經銷商品需要核對“應付帳款”、“未扣收降價款”、“未扣收退殘款”三項內容。5.2.2.2 核對“應付帳款”時應結合財務的“商品入庫單”結算聯內容相符，審核商品的入庫價格與廠家的供價是否一致。5.2.2.3 核對“未扣收降價款”時應結合采銷部門的“商品變價單”、“廠家確認函”，應仔細審核所調商品的規(guī)格型號、價格及數量。5.2.3代銷商品5.2.3.1 代銷商品主要核對結算期內的“代銷

4、商品款”，結算期內的實際銷售數量及金額。5.2.3.2 代銷商品的核對依據有：業(yè)務的“進貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“商品入庫單”、財務的“商品入庫單”結算聯。5.2.3.3 業(yè)務的“進貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“商品入庫單”三單應該相互核對，保證與財務的“商品入庫單”結算聯內容相符，以保證入庫商品的規(guī)格型號、數量、金額等無誤。5.3定期與供應商往來帳務的核對5.3.1核對的范圍：5.3.1.1 所有經銷供應商（包括物流直供、非直供品牌）。5.3.1.2 代銷及帶貨安裝供應商不納入對帳范圍，分部按照結算制度要求在結算時對清即可。5.3.1.3出現下列任意一種情況（包括

5、但不限于）的供應商視為非正常供應商：1）連續(xù)兩個月未銷售或未進貨或未結算的；2) 總部或分部以文件形式下發(fā)明確暫時停止合作或結算的；3）主動或被動已撤場未結算的；4）有明顯跡象或其他原因可以判定為非正常合作的。5.3.2核對時間：5.3.2.1 對于正常合作的供應商，要求分部每半年對往來帳務核對一次，即每年的6月30日、12月31日待帳務結轉后進行對帳。具體時間為，每年7月開始核對截止6月30日的往來帳務，分部應在7月1日至9月15日合理安排時間，制定對帳計劃，分別完成計算、制作、發(fā)放、收回對帳函工作，9月15日為最終收回日期。次年1月開始核對截止12月31日的往來帳務，分部應在次年1月1日至

6、3月15日分別完成計算、制作、發(fā)放、收回對帳函工作，次年3月15日為最終收回日期。同供應商核對往來帳務期結束后，對于正常合作供應商存在差異的，在每周五開始上報*電器（ ）分部對帳函差異跟蹤表（見附件8.9）。對帳函存在差異的情況分以下幾種：未發(fā)出對帳函、已發(fā)對帳函未收回、已收對帳函中蓋章不合格、雙方帳務存在未確認差異，凡屬于上述任意一種情況均需編制在*電器（ ）分部對帳函差異跟蹤表中。5.3.2.2 對于非正常合作的供應商，分部應于每年4月末和11月末對往來帳務進行核對，即每年5月開始核對截止4月30日的應收金額，12月開始核對截止11月30日的應收金額。要求對全部非正常合作供應商發(fā)出應收對帳

7、函，無論是新增還是以前年度的非正常合作供應商均需重新發(fā)放應收對帳函。各分部財務人員不應被動等待供應商前來結帳時發(fā)送往來帳務對帳函，應請采銷協(xié)助聯系供應商或利用直接掛號郵寄并傳真給供應商財務等多種手段確保按時發(fā)出，以免影響對帳進度。5.3.3核對內容：5.3.3.1對于正常合作供應商應核對應付帳款（其中包括退殘款、降價款）、應收商業(yè)折扣、補利、賣場管理費、賣場支持費、促銷活動費、質量保證金、其他費用等所有應付應收項目。5.3.3.2 對于非正常合作供應商應核對應收商業(yè)折扣、補利、賣場管理費、賣場支持費、促銷活動費、質量保證金、其他費用等所有應收項目，特別強調的是非正常合作供應商只核對應收項目，不

8、核對應付帳款。5.3.4 對帳函標準格式：全國合同且正常合作的供應商及物流直供品牌且正常合作的供應商（物流直供品牌由物流公司直接核對）采用往來帳務對帳函（一）（見附件8.1），地方合同且正常合作的供應商采用往來帳務對帳函（二）（見附件8.2），物流非直供品牌且正常合作的供應商采用往來帳務對帳函（三）（見附件8.3）。 判定為非正常合作的供應商，采用往來帳務對帳函（四）（見附件8.4）。5.3.5 往來對賬取數口徑：5.3.5.1 應付帳款（其中包括已扣退殘款、降價款）：正常合作供應商對帳函中以上三項按用友6月30日或12月31日結帳后的期末余額填列，但非正常合作供應商對帳函中只填列未扣收退殘款

9、、降價款。5.3.5.2 應收商業(yè)折扣、補利、賣場管理費、賣場支持費、促銷活動費、質量保證金：以上幾項按“權責發(fā)生制”原則計算并填列，即應歸屬于6月30日或12月31日前應收未收的商業(yè)折扣、補利、賣場管理費、賣場支持費、促銷活動費、質量保證金?！纠纭?5年6月份月度商業(yè)折扣及上半年的半年度商業(yè)折扣，在7月初計算應收金額，但按實際歸屬日期應為上半年應收金額，故必須在對帳函中進行填列。5.3.5.3 其他費用：其他費用包括合同、協(xié)議、備忘錄、確認函中已簽訂，但不屬于B條款中所列項目（商業(yè)折扣、補利、賣場管理費、賣場支持費、促銷活動費、質量保證金）的其他所有應收款項。其他費用應按分部實際應收未收項

10、目明細逐一填列項目名稱、小寫及大寫金額，若明細較多，分部應逐一填列。5.3.6 核對的具體要求：5.3.6.1 各分部按供應商逐個機制打印往來帳務對帳函（見附件8.1、8.2、8.3、8.4），注意填寫對帳函最下端內容，將合同甲乙雙方名稱、合同號、簽訂日期和某某地區(qū)等項目填列清楚。往來帳務對帳函除簽字外必須機制打印，不得手工填寫。5.3.6.2 各分部需刻一枚對帳專用章，往來帳務對帳函一式兩份加蓋騎縫章。5.3.6.3往來帳務對賬函中相關人員無須簽字，并且無須加蓋*公司的財務章，只需填列相關數據后，將一份發(fā)給供應商，另一份分部留存。5.3.6.4 供應商在往來帳務對帳函上必須加蓋供應商公章或財

11、務專用章（或有供應商公函授權的印章亦可）。5.3.6.5 所有和供應商往來帳余額有差異的，分部一定要安排時間并按規(guī)定時限與供應商進行詳細對帳，對清往來帳后要填寫_*電器有限公司往來帳務余額差異調節(jié)表（見附件8.5），并限期雙方實現調帳。若不采用我方規(guī)定格式則采用的差異調節(jié)表需包含公司規(guī)定事項。差異調節(jié)表中應付、應收的各項目余額必須同往來帳務對帳函保持一致。5.3.6.6 差異調節(jié)表中每筆調節(jié)項目均需詳細寫明“摘要”、“差異處理”?！纠纭?摘要可以寫為“05年6月補利”，差異處理可以寫為“*已計算或扣收，廠家已確認未下帳”。）對于有確定日期、憑證號的項目也需填列齊全。調節(jié)表中我方已計算或扣收，

12、但由于供應商原因未及時進行帳務處理所產生的差異，應填列在供應商差異明細中。差異調節(jié)表經雙方調整差異事項后，余額應保持一致，由結算會計、結算主管、收入會計、收入主管簽字后，雙方在調節(jié)表上蓋章確認（調節(jié)表、對帳函上的供應商蓋章必須保持一致）。5.3.6.7 若供應商主動要求并提供其自制的對帳函及調節(jié)表進行往來帳務的核對時，要求各分部要將截止對帳日該供應商的所有往來（所有應收、應付）全部填列在對帳函中，應收金額按照權責發(fā)生制原則計算，即應歸屬于對帳截止日前應收未收的所有款項。遇有應收商業(yè)折扣、補利等尚未計算出來的應收未收款項，須等到收入組將相關數字計算出來后進行填列，原則上由結算會計、結算主管、收入

13、會計、收入主管簽字，如有供應商提出要加蓋財務章的，須經分部財務經理批準后方能加蓋。5.3.6.8 原始憑據的保存：為了有效的保全資產，要求分部將非正常合作供應商應收對帳函按照合同地址逐份通過EMS形式（必須）發(fā)送，要求將對帳函內容、金額簡潔明確的標注在特快專遞郵件詳情單上，且要求郵局針對每份特快專遞開具付款收據或發(fā)票。5.3.6.9 郵寄地址：按合同中注明的供應商經營地址分別發(fā)函，若郵寄后退回則再按注冊地址發(fā)送。5.3.7 帳務差異及遺留問題的解決方法5.3.7.1 在與供應商往來帳務的核對中，因未達帳項造成的差異，按正常時間入帳，不需進行具體的帳務調整。5.3.7.2 核對中發(fā)現的因公司會計

14、人員帳務數據錄入造成的差異，如：供應商名稱、品類；商品數量、價格等，由往來帳務核對會計填寫*電器往來帳款帳務修正單（見附件8.8）”，報本分部結算主管、財務經理簽字確認后，發(fā)送相關系統(tǒng)錄入員按審批結果于財務系統(tǒng)中給予更正。5.3.7.3 因采銷人員訂單價格錯誤造成的差異，由采銷人員提出申請，經總部經營戰(zhàn)略中心分管品類采銷總監(jiān)審批后，在系統(tǒng)中予以調整，財務監(jiān)督執(zhí)行。5.3.7.4 在帳務核對中查明了詳細原因，但未與供應商達成一致處理意見的，由結算會計、收入會計持_*電器往來帳務核對明細表（見附件8.7）書面通知采銷人員并下發(fā)工作聯系函，催促盡快協(xié)調辦理。5.3.7.5 分部如不能解決的，由分部按

15、照每個供應商、每一品類逐一填寫*電器（ ）分部遺留問題及往來差異處理申請報告（見附件8.10），申請報告中要明確反映對帳函存在差異的情況及擬稿人處理意見，經分部收入主管、結算主管、財務經理、采銷總監(jiān)、總經理審核批準后，報總部經營戰(zhàn)略中心總監(jiān)、財務中心副總監(jiān)審批。情況說明中必須包括供應商名稱、品類、差異類型，若屬于雙方帳務存在差異的，則要詳細說明差異明細及原因。5.3.7.6 各分部采銷人員或結算會計根據各級領導審核批復的處理申報表，對往來款項中存在的問題及差異給予調整及跟進。5.3.8 往來帳務核對的控制辦法5.3.8.1 在各分部定期的往來帳務核對后，對所有相關帳務應做到即對即止。即在每次帳

16、務核對后，雙方財務人員應對當前帳務做到清楚明了，對所存在的差異明細以_*電器有限公司往來帳務余額差異調節(jié)表（見附件8.5）為基礎，在下一次帳務核對時憑本次的差異清單即可對前期帳務一目了然。5.3.8.2 供應商不按期寄回對帳函或與供應商預約對帳，供應商不予理會的，各分部結算組必須暫停與該供應商往來款項的結算，由采銷人員協(xié)調解決，雙方核對帳務后才能恢復辦理結算。5.3.8.3 對于差異金額供應商不予承認的相關款項，各分部不得擅自調整帳務，結算組應暫時停止對該供應商的貨款支付，直到采銷人員與供應商協(xié)調一致，確定解決時限后方可恢復對供應商貨款的結算。5.3.8.4 因采銷人員訂單價格錯誤造成的差異，

17、采銷人員須在發(fā)現錯誤當天提出申請報告，報告批復后當日予以糾正，采銷人員不予糾正的，該筆貨款不得予以結算，并可采用恰當的方式向采銷總監(jiān)、分部總經理進行反映，直至解決方可恢復對該供應商貨款的結算。5.3.9 對帳后的統(tǒng)計、整理、上報工作：5.3.9.1 對于正常合作供應商，應將供應商蓋章確認的對帳函及調節(jié)表與只蓋*財務章的留存聯一一對應，由結算主管捏對存檔備查。對于非正常合作供應商，應將對帳函、特快專遞留存聯和郵局收據或發(fā)票一一對應后由分部結算主管妥善保存。5.3.9.2 帳務核對完畢各分部按往來帳務的核對情況，如實填寫_*電器有限公司往來帳務核對匯總表（見附件8.6）及_*電器往來帳務核對明細表

18、（見附件8.7），兩表經分部財務經理、結算主管、收入主管簽字確認。5.3.9.3 每年3月16日、9月16日上報_*電器有限公司往來帳務核對匯總表、_*電器往來帳務核對明細表電子版及傳真件，同時將匯總表、明細表及對帳函的復印件在2日內郵寄到總部財務中心資金管理部。要求：對帳函復印件的順序必須同往來帳務核對明細表的排列順序保持一致，以便總部審核。5.3.9.4郵寄地址：6. 工作流程無7. 注意事項7.1所有結算人員應該結合目前商品管理系統(tǒng)的實際情況認真、仔細的核對同供應商的往來款項，保證往來款的準確無誤，及時對供應商進行結款。對核對中出現的問題應及時查明原因進行處理。7.2往來帳務對帳函的填寫要求及注意事項7.2.1填寫的各項內容必須以打印形式填寫，禁止手寫；7.2.2小寫金額前必須添加封號“￥”，小寫金額后必須填寫大寫金額；7.2.3大小寫金額必須頂頭，不能留有空隙；7.2.4空白項應以“無”標注。7.3對于發(fā)出的季度對帳函可以先以傳真件形式收回，之后必須收回原件，但年度往來帳