DKJ-HR-Z003(會議管理辦法)(版本號：B)20160617

1、會議管理辦法文件編號DKJ-HR-Z003文件版本B/0頁碼第1頁共4頁文件類型管理制度文件1.目的：為提高會議的質(zhì)量和效率，規(guī)范與會議有關(guān)事項的管理，特制定本制度。2.范圍 ：適用于公司各類會議進行的管理。3.職責：3.1行政人事部:負責會議室使用安排、會議設施的提供、茶水、清潔等后勤工作。3.2各部門:負責按本管理制度執(zhí)行會議工作。4.會議分類:4.1 本管理辦法中會議分為“公司例行會議” 、“部門會議”及“其他會議”。4.2 公司例行會議：4.2.1 部門經(jīng)理月例會：定于每月5日下午在會議室召開；4.2.2 公司經(jīng)營分析會: 定于每月15日下午在會議室召開； 4.2.3 績效考評會: 定

2、于每月18日下午在會議室召開； 4.2.4 生產(chǎn)、品質(zhì)會議：待定4.3 部門會議： 4.3.1早會:原則上每天召開,具體召開時間由各部門經(jīng)理自行安排。 4.3.2部門會議：根據(jù)部門的工作情況不定期召開。4.4其他會議 4.4.1協(xié)調(diào)會議:指部門間需協(xié)調(diào)溝通的工作不定時召開，時間以通知為準； 4.4.2臨時會議：指在公司特殊緊急情況下臨時召開，時間以通知為準；4.5會議安排:4.5.1各種會議安排表:會 議 名 稱主持人記錄人參加人員召開時期用時公司經(jīng)營分析會議財務總監(jiān)財務部文員各部門經(jīng)理級以上人員每月15日2小時績效考評會議人力資源總監(jiān)行政人事文員各部門經(jīng)理級以上人員每月18日1.5小時生產(chǎn)、

3、品質(zhì)會議生產(chǎn)總監(jiān)文員各部門主管級以上人員待定待定部門經(jīng)理月例會總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門經(jīng)理級以上人員每月5日2小時部門早會部門經(jīng)理部門文員部門人員不定期15分鐘部門會議部門經(jīng)理部門文員部門人員不定期不定時協(xié)調(diào)會議專題責任人責任部門文員專題相關(guān)人員不定期不定時編制審核批準批準日期相關(guān)部門會簽 會議管理辦法文件編號DLJ-HR-Z003文件版本B/0頁碼第2頁共4頁文件類型管理制度文件4.5.2其他臨時會議，由會議組織者通知相關(guān)人員會議的時間、地點、用時、議程及主持人等等。4.5.3外單位組織在本公司召開之會議,由行政人事部協(xié)助實施，相關(guān)客戶組織之會議，則由銷售部負責協(xié)助實施。4.6會議內(nèi)容安排：公

4、司例行會議主要內(nèi)容,下表僅作為參考,具體可依實際情況添加或刪減。會 議 名 稱會議主要內(nèi)容公司經(jīng)營分析會議1.由財務經(jīng)理對經(jīng)營分析報告作出匯報。2.由各部門負責人對部門問題點進行應答。3.主持人作總結(jié)?？冃Э荚u會1.各項績效指標的達成情況、工作中遇到的問題以及需要尋求的支持。2.主持人作總結(jié)。生產(chǎn)、品質(zhì)會議1.各項生產(chǎn)、品質(zhì)指標的達成情況、工作中遇到的問題以及需要尋求的支持。2. 主持人作總結(jié)。部門經(jīng)理月例會1.匯報上月工作計劃對未完成項分析；2.提出下月工作計劃；3.月例會匯報表詳見附件四：部門早會1.解決當前存在問題；2.分析問題、整改、提出處理步驟；3.跟進后期工作。部門會議根據(jù)本部門實

5、際工作問題展開討論及總結(jié)。協(xié)調(diào)會議1.針對本部門無法解決的問題，需要相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決；2.會議溝通事宜：對運營管理、招商工作、企劃工作、行政管理工作、產(chǎn)、 供、銷工作協(xié)調(diào)、賬務數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理及合約事宜等專項工作進行討論；3.通過會議解決最后的瓶頸問題。5會議申請 各部門負責人應于每周五前對下周需要組織召開的會議填寫會議登記表（一會一表）報行政人 事部登記備案。6.會議計劃及報批 行政人事部對上報登記的各類會議進行匯總和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定每周會議計劃，各會議不得相互沖突， 報人力資源總監(jiān)審批，待通過后于每周六下發(fā)會議計劃至各部門負責人，并由會議組織部門文員負 責通知相關(guān)參會人員。編制審核批準批準日期相

6、關(guān)部門會簽 會議管理辦法文件編號DLJ-HR-Z003文件版本B/0頁碼第3頁共4頁文件類型管理制度文件7.會議計劃執(zhí)行管理 7.1會議嚴格按計劃進行，一般不得調(diào)整；未列入計劃的會議，原則上不得召開，如需要緊急召開 要經(jīng)過行政人事部經(jīng)理審批。7.2會議通知、會議資料應至少提前一天進行發(fā)布；由于特殊原因未能如期召開會議的，也要提前 一天通知行政人事部進行取消。7.3會議組織部門應提前到達會議會場，按時清點人數(shù)，及時催請未到者。7.4會議由會議發(fā)起部門負責控制，盡量精簡會議，突出主題，提高會議效率，縮短會議時間。7.5 若無法出席會議者須提前向會議主持人報備理由，并安排代理人出席會議。8.會議過程

7、管理8.1會議簽到：各參會人員必須提前5-10分鐘到會議室簽到，由會議組織部門派專人提前到會場負 責監(jiān)督簽到情況，并收集整理會議簽到表。8.2會議議程8.2.1按本制度會議內(nèi)容安排執(zhí)行。8.2.2闡述上次會議決議的執(zhí)行情況及需落實的工作情況。8.2.3為會議需要解決、完成的各項任務展開討論。8.2.4總結(jié)本次會議的主要內(nèi)容并落實工作安排。8.3會議主持8.3.1按規(guī)定準時召開會議，把控會議時間及議程，控制好會議主題和目的；8.3.2會議召開時間及議程變更的事前協(xié)調(diào)；8.3.3會議紀律的監(jiān)督執(zhí)行；對會議違規(guī)行為的處理； 8.4會議規(guī)定8.4.1 禁止在會議過程中開小會，同一時間只有一人發(fā)言，且時

8、間控制在10-15分鐘內(nèi)。8.4.2與會者不得遲到、早退或缺席，確因急事須提前請假并征得會議主持人同意，同時指定代理人為履行職責。違者每次10元進行負激勵。8.4.3會議過程須把手機調(diào)為靜音、震動或關(guān)機，接聽緊急電話時須離座且不得大聲講話，違者每次負激勵10元。8.4.5 緊緊圍繞會議議程開展會議，不進行與會議議程無關(guān)的討論。8.4.6 主持人在會議的最后作總結(jié)，會議記錄人為所需落實的工作制定明確的工作安排表。8.4.8所有的負激勵由會議主持人開具獎懲通知單交行政人事部存檔在當月工資中體現(xiàn)。編制審核批準批準日期相關(guān)部門會簽 會議管理辦法文件編號DLJ-HR-Z003文件版本B/0頁碼第4頁共4

9、頁文件類型管理制度文件8.5會議紀要 8.5.1所有會議須有會議紀要，會議記錄人在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理完成會議記錄、決議， 給參會人員簽名確認。違規(guī)者每次10元進行負激勵。 8.5.2參會人員按會議決議規(guī)定，落實會議決議。逾期未完成會議決議事項且無正當理由的，每逾 期一個工作日負激勵10元。9會議室使用規(guī)定 9.1 會議室統(tǒng)一由行政人事部負責管理及安排。 9.2 會議室使用人員應愛護所有設施，會議結(jié)束后要主動擦干凈使用過的白板，擺放好會議椅， 做到人離關(guān)窗、關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)閉投影設備等，違者將視情節(jié)輕重對會議組織者進行20-50 元/次的負激勵。10相關(guān)表單10.1會議登記表10.2會議

10、簽到表10.3會議記錄表10.4月例會匯報表11.本制度由行政人事部負責編制、解釋及修訂；自總經(jīng)理簽準蓋章之日起開始實施。編制審核批準批準日期相關(guān)部門會簽附件一：會議登記表申請部門： 登記日期： 年 月 日序號會議名稱起止時間會議地點會議主持人會議要求參會人員編制： 審核： 審批：附件二：會 議 簽 到 表 NO: 2016XXXXX會議主題會議地點會議時間會議主持序號與會人姓名部門職務簽到時間備注123456789101112131415161718缺席名單：缺席原因：附件三： 會議紀要 NO： 會議名稱會議時間會議主持記錄人與會人員1.上次會議決議的執(zhí)行情況及需落實的工作情況匯報。1.11

11、.22.2.12.2一、本次會議需落實的工作安排表：序號會議決議事項/要求完成時間責任人跟進人結(jié)果確認說明：凡有會議則必須有會議記錄，否則記錄人最輕問責是小過/次。獎勵或問責記錄：附件四： 月例會匯報表 匯報人：（技術(shù)部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：1、產(chǎn)品開發(fā)進度提報-分品項匯報進度系列品項價格規(guī)劃承諾日期目前進度2、開發(fā)工藝問題遇到何障礙 3、新品/系列提報系列品項價格規(guī)劃預估交期備注（單價確認時間）需增援：事項未完成原因負責人承諾日期備注二、上月未完成事宜匯報 三、本月工作計劃事項相關(guān)部門承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月例會匯報表

12、 匯報人：（品牌部） 日期： 年 月 日一、 本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號項目狀況1月營業(yè)狀況分析2店面管理狀況分析3出差巡店督導情況4培訓情況匯報二、上月未完成事宜匯報：事項未完成原因負責人承諾日期備注三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月例會匯報表 匯報人：（企劃部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：1、工程組未完成裝修項目、進度匯報（含老店返新） 進度裝修項目（店）計劃開業(yè)時間平面圖審批確認全套施工圖紙配送物料規(guī)劃物料配送裝修驗收 2、平面/室內(nèi)設計尚未完成工作匯報客戶名稱設計品類申請設計部門完成設計/招牌承

13、諾日期超期未能完成原因3、配送物品安全檢查（需下單模組塊）物品名稱計劃備貨數(shù)量生產(chǎn)周期發(fā)貨日期備注4、直營/加盟店裝修標準修訂建議建議事項相關(guān)部門承諾日期備注事項未完成原因負責人承諾日期備注二、上月未完成事宜匯報 三、本月工作計劃事項相關(guān)部門承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月 例會匯報表 匯報人：（加盟業(yè)務部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析： 1、業(yè)績提報業(yè)績本月預估業(yè)績元達成業(yè)績值得推廣的方法： 本月累計達成業(yè)績元達成率%新加盟客戶（家）舊店翻新客戶（家） 2、本月上市新品提報上市新品出倉日期出倉數(shù)量上市新品銷售情況反饋暢銷產(chǎn)品：反應差產(chǎn)品

14、： 3、交期延誤產(chǎn)品提報產(chǎn)品名稱預估交期延誤后交期處理意見 4、客訴提報客訴事項處理情況預防措施備注 5、本月需宣導、培訓、執(zhí)行的新政策/方案序號內(nèi)容責任人事項未完成原因負責人承諾日期備注 二、上月未完成事宜匯報：三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注 四、資源協(xié)助或建議事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月 例會匯報表 匯報人：（銷售部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析： 1、業(yè)績提報業(yè)績本月預估業(yè)績元達成業(yè)績值得推廣的方法： 本月累計達成業(yè)績元達成率%未達成業(yè)績原因分析及改進計劃新開拓客戶（家） 2、展會/推廣會匯報分享 二、上月未完成計劃匯報：事項未完成原因負責人承諾

15、日期備注三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注 四、資源協(xié)助或建議事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月例會匯報表 匯報人：（包裝部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號項目狀況1生產(chǎn)排期情況已排至何時2生產(chǎn)工藝情況遇何種障礙3在線產(chǎn)品提報總量或分類略述4交期延誤提報何產(chǎn)品何原因延誤何時5質(zhì)量事故/客訴情況責任人損失金額責任分析處理結(jié)果二、上月未完成事宜匯報：事項未完成原因負責人承諾日期備注三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月例會匯報表 匯報人：（儲運部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號

16、項目狀況1庫存準確率2先進先出作業(yè)3近期將出現(xiàn)斷貨產(chǎn)品提報產(chǎn)品名稱周期備注4客戶退貨跟蹤退貨客戶退貨到倉日期目前處理進度結(jié)果二、上月未完成事宜匯報：事項未完成原因負責人承諾日期備注三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月例會匯報表匯報人：（ 行政人事部 ） 日期： 年 月 日一、 本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號項目狀況1人員流失率，流失原因分析2人員招聘率，未達標分析3培訓計劃達成率4行政費用分析5飯?zhí)脻M意度（季度）二、上月未完成事宜匯報：事項未完成原因負責人承諾日期備注三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：

17、事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四：月例會匯報表 匯報人：（財務部） 日期： 年 月 日1、 本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析：序號項目狀況1各部門預算達標情況：2費用匯報3倉庫盤點情況：4臨期產(chǎn)品提報5出貨/回款提報：含上月出貨額、回款額、異常提報二、上月未完成事宜匯報：事項未完成原因負責人承諾日期備注三、本月工作計劃：計劃事項負責人承諾日期備注四、資源協(xié)助或建議：事項相關(guān)部門承諾日期備注附件四： 月 例會匯報表 匯報人：（電商部） 日期： 年 月 日一、本部門工作小結(jié)及數(shù)據(jù)分析： 1、業(yè)績提報業(yè)績本月預估業(yè)績元達成業(yè)績值得推廣的方法： 本月累計達成業(yè)績元達成率%未達成業(yè)績原因分析及改進計劃新開拓客戶（家） 2、本月上市新品提報上市新品出倉日期出倉數(shù)量上市新品銷售情況反饋暢銷產(chǎn)品：反映差產(chǎn)品： 3、交期延誤產(chǎn)品提報產(chǎn)品名稱預估交期延誤后交期處理意見 4、客訴提報客訴事項處理情況預防措施備注 5、本月需宣導、培