3采購合同管理規(guī)定

1、置業(yè)集團公司采購合同管理規(guī)定已201305第一章總則第一條 為確保合同談判、簽訂、評審、檔案管理、分析評估的嚴肅性、有 效性及規(guī)范性，特制訂本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于采購管理中心。第二章 各業(yè)務(wù)階段的合同管理第三條合同談判：（一）談判人員必須通過公司組織的正規(guī)商務(wù)談判和合同知識培訓(xùn)；（二）在和客戶談判之前，主談人員必須用規(guī)范的表格做好詳盡的談判計劃；（三）所談物資為固定資產(chǎn)時，必須按公司相關(guān)文件的要求向請購部門索要 董事長的批文；（四）所談物資含有較強的專業(yè)性、技術(shù)性時，必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與 談判，并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認；（五）大型安裝項目合同，除商務(wù)談判外，還必須連同總經(jīng)辦、工程項目

2、人 員一起到供應(yīng)商處實地考察，以全面了解其實力、資質(zhì)和以往的工程業(yè)績等。（六）無論何種物資，原則上杜絕獨家供貨，必須找至少三家以上的客戶進 行投標、洽談（七）工程部等其他部門配合談判的合同，采購人員須嚴格遵守公司的前后 臺管理，做好各方人員的協(xié)調(diào)工作。（八）所談供應(yīng)商為新客戶時，則其必須提供相關(guān)的證件（稅務(wù)登記證、生 產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書）；（九）物資漲價時，必須有確鑿的信息來源，并經(jīng)部門經(jīng)理批示后方有權(quán)漲 價。第四條合同簽訂（一）所有進行洽談的合同必須有需求部門正規(guī)的物資申購單，并經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進入采購程序；（二）屬于招標采購的，必須嚴格按照部門的招標手冊開展工作，開標、

3、 議標、談判增值表等各項資料必須齊備。（三）所用合同文本必須是我司法務(wù)人員頒布的標準版本，不得隨意更改。（四）在簽訂合同前，須要求供應(yīng)商提供各項有效的證件，作為合同附件一起評審、存檔。（五）買賣雙方單位名稱要做到“四一致”（抬頭、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照）， 不可相差一厘一毫。（六）若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時， 要單獨以 合同附件的形式簽訂，附件號可按簽訂合同時的日期編號，如： 2006年12月2 日簽訂合同的附件可編號為2006-12-02號附件。（七）合同上所有欄目都必須認真填寫，若有些欄目不需填寫時可用“/”代替。（八）“標的”中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計量標準，不

4、能以“捆、扎、 堆、斤”等模糊或不規(guī)范詞語填寫；合計金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫。（九）我方簽約人員須向?qū)Ψ秸J真講解我公司合同文本的相關(guān)條款，特別是 保密、商品生產(chǎn)、變更、商業(yè)賄賂之禁止等。（十）合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改， 特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改， 應(yīng)由雙方當事人簽字認可，并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。 （不準在合同文 本上涂改任何文字）（十一）所談對方是個體戶時，則必須填寫對方家庭住址，并附有身份證 復(fù)印件。（十二）除合同外，還須和供應(yīng)商簽訂單獨的廉政協(xié)議，作為合同附件 一起評審、存檔。第五條合同評審（一）合同簽訂后，首先由供應(yīng)商簽字蓋章，之后由我司的合同簽訂人員認 真填寫合同

5、評審表進行合同評審，合同評審表上各項內(nèi)容必須完備、真實、準確。（二）合同評審表上除中標單位外，還必須認真填寫各競標單位的信息。原 則上只找一家供應(yīng)商洽談合作的合同，拒絕評審。若是特殊情況，須認真在評審 表上詳盡說明。（三）合同原件要求一式五份，并要求供應(yīng)商在每份合同上蓋騎縫章。一份 檔案室存檔，一份財務(wù)部保存，一份部門留存，一份供應(yīng)商，一份備用。（四）合同簽訂人在填寫好的合同評審表上簽字確認后，按照如下流程進入評審程序：合同簽訂人一一招標處負責(zé)人一一采購管理中心法務(wù)人員一一采購管 理中心評審處一一采購管理中心負責(zé)人一一財務(wù)部負責(zé)人一一總經(jīng)辦合同評審 人員。（五）合同簽訂人負責(zé)合同評審過程中的跟

6、催和解釋等各項事宜，直至合同 蓋章、存檔。（六）上述每個流程的評審人員都須認真審核合同的各項條款，并在合同評審表上簽字確認。（七）合同評審時間原則上要求當天結(jié)束，特殊情況評審人員須及時和合同 簽訂人說明清楚。（八）合同評審人員發(fā)現(xiàn)合同問題，須及時反饋給合同簽訂人，以保證大家 口徑一致，共同談判，提高工作效率，降低采購成本。（九）總經(jīng)辦人員審核簽字后，即表示合同評審結(jié)束。之后即可填寫用章 申請單，由采購管理中心總經(jīng)理簽字同意后，到行政部蓋章。（十）蓋章后的合同一式四份，并按要求分發(fā)給各部門。第六條合同執(zhí)行：（一）蓋章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力。（二）若本合同所采購的物資隸屬某工程項

7、目， 且該工程項目采購管理中心 在工地現(xiàn)場派駐有專職的人員，則合同簽訂人可以直接把該合同交給現(xiàn)場的負責(zé) 人員由其執(zhí)行，如：辦理預(yù)付款、接受貨物、報批發(fā)票等。（三）若本合同不隸屬某特定的工程項目或采購管理中心沒有安排專職的工 程負責(zé)人員，則合同簽訂人即為合同執(zhí)行的直接負責(zé)人， 負責(zé)合同執(zhí)行中各項事 宜的安排、協(xié)調(diào)等。（四）合同開始執(zhí)行，材料進場或供應(yīng)商工人進駐工地時， 合同執(zhí)行的直接 負責(zé)人要積極協(xié)調(diào)各項事宜，妥善處理好供應(yīng)商和工地人員之間的關(guān)系， 在處理 好前后臺管理的同時，保證項目的順利進展。第七條合同檔案管理（一）行政部評審蓋章后的原件合同（每份一式四份）先由行政部存檔一份，采購管理中心留存一份，其他兩份由采購管理中心轉(zhuǎn)交給財務(wù)部和供應(yīng)商。 其他部門若有需求則自行復(fù)印合同。（二）合同管理員在接受合同時，應(yīng)對評審表、合同內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容、以及客 戶的相關(guān)證件進行審核，并進行書面交接。（三）當別的部門因工作需要要查閱相關(guān)的合同時，一定要其