工程技術(shù)資料及檔案管理制度

1、頁眉內(nèi)容工程技術(shù)資料及檔案管理制度第一章范圍1本制度規(guī)定了項目部所有部門工程技術(shù)資料管理標準、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。2本制度適用于本工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間所有工程項目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。第二章規(guī)范性引用文件建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法I -工程竣工圖文件編制規(guī)定 r ： - xf p、#嚴A、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范/ # Z 汁_ r-f IJF i1第三章管理辦法與制度一、工程技術(shù)資料歸檔范圍及要求1對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體 的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。2、項

2、目凡持有上條所述標準規(guī)定之范圍中所列資料的，無論是由部門或者個人保管，均應按 本制度要求進行整理，由檔案工作人員驗收后歸檔。3、對與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體 的文件，均應收集齊全，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應同時收集齊全。,I 、 x4、所有歸檔的工程文件應為原件。二、工程技術(shù)資料管理1接收：技術(shù)檔案室在接收資料時應仔細核對資料名稱、份數(shù)、資料狀況（正、副本、原件、 復印件、完好、齊全、破損）。 I I2、登記：充分利用資料管理軟件，分類登記，確保軟件自動生成的檔案號與分類表一致。3、填寫卷盒封面、脊背。4、排架：資料按類別分類排架：依照從

3、上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）正面向左。三、資料的分發(fā)及借閱1資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。（表格見附表1.1、1.2）2、項目工程技術(shù)檔案資料原則上僅供項目內(nèi)部人員使用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)項目領(lǐng)導批準， 見有效證件才可接待3、資料外借一般不超過1個月，最長不超過3個月。超過規(guī)定時間應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室 保存的資料數(shù)量任何時候不應少于二套， 只剩二套時，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱， 必 須經(jīng)過綜合部主任簽字批準。4、借閱資料要及時歸還。5、對借出歸還的資料要認真核對清點。6、收到歸還的資料要及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。7、

4、檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期末還的資料發(fā)出催還通知。8工程技術(shù)檔案管理。四、收集1、凡從項目立項前準備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間，辦理完畢并能反應與生產(chǎn)、建設(shè)、技 術(shù)等有關(guān)重要職能活動，對今后各項工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價值的科 技文件材料（紙質(zhì)及其它載體）均需進行收集。 孑:h ' I I I "2、檔案管理人員應堅持“五參加”（參加科研成果和科研項目鑒定；參加設(shè)備招、評標，參加設(shè)備開箱；參加工程項目驗收；參加重要的生產(chǎn)事故分析會），了解工程進度及有關(guān)資料情況，以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的歸檔。五、檔案的排架與保管1、檔案柜（架）依次從

5、上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也依據(jù)從上到下，從左 到右的方法。2、本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷順 序號依次排列。3、檔案保管應做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密； 不使檔案遭到損壞。六、報告與記錄1、報告項目以外的其他人員借閱檔案時，應經(jīng)主管部門領(lǐng)導同意后方可借閱。 發(fā)現(xiàn)借閱人員損壞檔案 的現(xiàn)象時，應及時向主管部門領(lǐng)導匯報，并進行相應的處理。2、記錄A:接收檔案材料必須有交接記錄。（見附表1.3）B:調(diào)、借、閱檔案材料必須有登記記錄。C:檔案安全檢查要有記錄。（見附表1.4）D:年度檔案管理總結(jié)應存檔備

6、查。第四章部門職責一、綜合部1項目檔案室是直接管理部門，負責建立規(guī)范的項目檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人 員。2負責根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)，制定項目工程技術(shù)檔案管理制度，報公司批準后，印發(fā) 各部門執(zhí)行。3、及時向項目檔案室移交本部門構(gòu)成元素的工程項目資料。二、檔案室1負責工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負責圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文 件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、電腦錄入及編碼歸檔。2、負責歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。3、負責指導項目各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。 I I I I "4、負責檔案設(shè)施、設(shè)備的維護管理，負責庫存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。5

7、、負責達標投產(chǎn)的資料整理工作。三、工程部I P1建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)管理人員。2、督促參建各單位（包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位）嚴格遵守項目工程技術(shù)檔案資料 管理辦法，并納入合同條款中進行管理。3、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。4、審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時移交資料室。四、計劃合同部1負責提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。2、收集、積累以及移交檔案室之前的保存及管理。3、負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。4、負責經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。5、負責與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。6、負責新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時通知工程部收取開箱資料。第

8、五章檢查與考核1項目領(lǐng)導班子不定期組織有關(guān)人員對各部門工程技術(shù)資料管理情況進行抽查。對本辦法中規(guī)定的檔案材料不自覺上交且長期占為私有者，每件次扣罰責任部門200元3、不按規(guī)定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經(jīng)催收仍不移交完整資料的，考核責任部門扣罰100-200元4、 重要設(shè)備開箱驗收不通知檔案人員收取資料的，考核責任部門扣罰100元。5、借閱檔案資料超過規(guī)定時間，收到催還通知仍不歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)的，考核責任部門 扣罰100元。6、 檔案資料遺失，每件次考核責任部門扣罰200元。7、 機密檔案材料不按規(guī)定收集、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責任部門扣罰200元, 重者依法追究責任人行

9、政和刑事責任。（見附表1.5）。一IJl精心整理頁眉內(nèi)容附表1.1文件和資料發(fā)放登記表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號文件名稱頁數(shù)發(fā)文單位）接收單位接收人簽名日期備注123415.|L_ ：'6Si i ： ,7 r?78 i i/9 Ti /'1J1011 j|( " -112131415161718191.2檔案借閱登記表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號檔案名稱借閱人借閱時間歸還時間收檔人備注精心整理頁眉內(nèi)容12345678-9101 /'je' F11 L1 1 1111 1

10、 11121'13* . 1廠;；/ / ”1141516 17-1819201.3檔案資料交接記錄表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號檔案名稱移交部門移交時間移交人接收人備注1234567891011121314I才.| 1_：'| -i|151 1 1 |1617i ；' y 1/_ |18z.X 1i. °? I'；I19201.4檔案安全檢查表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部檢杳時間檢查地點檢杳人員檢杳范圍檢查情況數(shù)量破損字跡褪變紙張破損霉變蟲蛀門窗安全火災水淹泄密采取措施-；廣

11、、/嚴,備注* j11 .- 1:1.5檔案工作考核表考核單位（部門）:年月日項目考核內(nèi)容 -_ 1分值.評分標準自查得分考 評 得 分備注人員配備20分有明確的分管領(lǐng)導主管檔案工作。5將檔案工作納入本單位年度工作計劃中得5分有兼職檔案員且相對穩(wěn)定，兼職檔案員因調(diào) 動或調(diào)整時，辦理檔案移交手續(xù)并能及時配 齊兼職檔案員。5有兼職檔案員且相對固定的得 5分，調(diào)動或 調(diào)整時辦理了檔案移交手續(xù)并及時配齊兼 職檔案員的得3分分管領(lǐng)導與兼職檔案員能認真執(zhí)行有關(guān)檔案 工作規(guī)章制度，積極參加檔案工作會議、業(yè) 務培訓和相關(guān)活動。10根據(jù)參加檔案工作會議和業(yè)務活動情況評 分，每缺少一次扣2分。預立卷 歸檔70分檔

12、案存放有固定場所，配備專門檔案柜裝具 等設(shè)施，有專人負責保管，并能經(jīng)常性地收 集、整理、編目、預立卷等。15有固定存放地方得5分，有裝具得5分，有 專人保管得5分應交學校檔案館的文書、干部人事、學生等 各類檔案齊全、完整（依據(jù)學校部門文件材 料歸檔范圍檢查）。10應歸檔文件材料未歸的，發(fā)現(xiàn)一份未歸材料 扣2分，超過3份不得分歸檔材料有電子版的，必須同時歸檔。收集 文字材料的同時注意收集聲像、實物檔案。10電子文件、錄音、錄像、照片、磁盤、實物 等應歸檔載體收集不全酌情扣分，未收集不 得分；遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件的系統(tǒng)有 序，文件材料分類、預組卷正確合理。10不屬歸檔范圍而歸檔者扣 2分

13、，緊密相連的 材料人為的分開（如請示與批復、正文與定 稿等）扣3分，組卷紊亂、無條理、不規(guī)范 者扣3分歸檔文件材料用紙規(guī)范、書寫完整，用墨符 合要求，裝訂整齊，無金屬裝訂物。10文件材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、純藍墨水 字跡材料扣1 5分，有金屬裝訂物扣5分案卷標題準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。文字簡 練，不超過50字。5案卷標題不能反映案卷內(nèi)容扣3分，內(nèi)容不簡明、字跡不清楚者扣 2分文書檔案6月30日前定為歸檔時間，每年歸 檔一次。（財會、基建檔案除外），各部門 應在規(guī)定時間內(nèi)完成年度預立卷歸檔工作， 檔案移交手續(xù)完備。10以規(guī)定移交時間為準，無故逾期 1周內(nèi)扣4 分，逾期2周內(nèi)扣6分，逾期超過2周以上不得分安全保密10分安全保密意識強，認真負責保管檔案及文件 材料。10建立查借閱登記簿，并且進行規(guī)范登記得5分，檔案及文件材料保管有條理得 5分中交隧道工程局有限公司作業(yè)指導書管理臺賬I -項目名稱：鄭西高速欒雙段 LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號工程名稱指導書名稱編制人員負責人下發(fā)時間備注12713匕|4