會議管理辦法

1、 會議管理辦法 編制： 審核： 會簽： 批準(zhǔn)： 2015 年 月 日 實施 1范圍 本辦法規(guī)定了對公司行政會議進(jìn)行統(tǒng)一管理、有序安排并對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理及實施的原則、范圍和方法等內(nèi)容。 本辦法適用于公司所有會議的管理。 2引用標(biāo)準(zhǔn) 無 3術(shù)語和定義 會議管理：行政會議進(jìn)行統(tǒng)一管理、有序安排并對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督的管理措施。 4培訓(xùn)和資格 公司各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)并熟悉本辦 法，并按照本辦法執(zhí)行。 5職責(zé) 5.1 人事部 a）負(fù)責(zé)公司會議室的統(tǒng)籌安排及跟蹤管理； b) 負(fù)責(zé)公司級會議通知、會議紀(jì)要的編號管理； c）負(fù)責(zé)公司級會議紀(jì)要的收集反饋至總經(jīng)理。 5.2

2、其他管理部門、生產(chǎn)車間 a）負(fù)責(zé)本部門/生產(chǎn)車間內(nèi)部會議的召開和組織； b) 負(fù)責(zé)本部門/生產(chǎn)車間內(nèi)部會議紀(jì)要的記錄，同時將會議紀(jì)要提交人事部存檔； c) 負(fù)責(zé)本部門/生產(chǎn)車間內(nèi)部會議室申請。 6會議類別 6.1 公司級會議 a) 由總經(jīng)理主持的會議； b）參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人； c）會議不定時召開，人事部負(fù)責(zé)會議的相關(guān)準(zhǔn)備工作以及收集和記錄會議議題； 6.2 生產(chǎn)管理會議 a) 由各車間負(fù)責(zé)人主持，針對生產(chǎn)做工作安排和協(xié)調(diào)。 b) 生產(chǎn)車間可根據(jù)自身生產(chǎn)的要求，自行安排并通知相關(guān)人員參加。 c）生產(chǎn)例會自行固定例會時間，并報備人事部。 7 。會議室的申請與安排 7.1

3、日常工作會議由各召集部門提前至少一天填寫日常會議申請表，由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)報人事部備案；7.2每周例行會議應(yīng)在周六負(fù)責(zé)人確認(rèn)后交人事部統(tǒng)一安排，人事部統(tǒng)籌安排下周的所有日常會議時間。7.3對于臨時緊急會議的，召集部門填寫臨時會議申請表，由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后， 交人事部安排，在接到各部門會議申請表后，人事部應(yīng)在最短時間內(nèi)對其 做安排并知各部門； 7.4各部門必須服從人事部統(tǒng)一安排，應(yīng)堅持小會服從整體的原則，人事部有權(quán)根據(jù)會議級別、會議性質(zhì)和會議的緊急程度統(tǒng)一平衡并編制會議計劃。 7.5會議的通知 7.5.1 公司級會議由人事部負(fù)責(zé)通知，非公司級會議由召集部門設(shè)專人負(fù)責(zé)通知； 7.5.2 會議召集部門

4、在發(fā)布會議通知時應(yīng)將會議時間、地點、主題、相關(guān)與會人員及相關(guān)準(zhǔn)備資料等交待詳盡。 7.6 會議紀(jì)要的編寫與發(fā)放 7.6.1 會議紀(jì)要的編寫有統(tǒng)一的格式，各部門均須參照執(zhí)行； 7.6.2 公司級會議的會議紀(jì)要須在會后兩個工作日之內(nèi)整理完畢后由會議主持人審批后下發(fā)； 非公司級會議的會議紀(jì)要由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 7.6.3 會議紀(jì)要作為公司重要文件，公司會議紀(jì)要由人事部存檔備案，非公司級會議紀(jì)要由相關(guān)部門存檔備案，人事部對各部門的會議紀(jì)要歸檔情況按體系要求檢查。 7.7 會議紀(jì)要事項的督辦 會議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤均由記錄歸口負(fù)責(zé)，同時檢查和督促會議決議的執(zhí)行、落實情況，并及時向部門負(fù)責(zé)人或者總經(jīng)理反饋。

5、8.會議秩序和紀(jì)律 8.1 嚴(yán)格遵守開會時間，不得無故遲到或早退，特殊情況，需由會議主持人批準(zhǔn)。 8.2 會議期間手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音狀態(tài)，特別事情到會議室外接聽。 8.3 會議發(fā)言應(yīng)簡明扼要，避免發(fā)表與會議無關(guān)的話題，會議主持者有權(quán)提示發(fā)言人，其他人員無權(quán)打斷發(fā)言人講話。 8.4 凡是違反會議秩序者，會議主持人有權(quán)給予通報批評。 8.5 會議應(yīng)按規(guī)定時間準(zhǔn)時召開，組織會議的部門會前應(yīng)準(zhǔn)備好會議議程及相關(guān)內(nèi)容，并負(fù)責(zé)維護(hù)會議紀(jì)律。 8.6 參會人員準(zhǔn)時參加會議并簽到，所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間未到的，計為遲到。凡參加會議人員，如未經(jīng)會議主管同意在會議召開結(jié)束前離開會場的，計為早退；凡必須參

6、加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。 8.7 組織會議的部門需準(zhǔn)備好與會議有關(guān)的資料，做好會議記錄，對要求傳達(dá)的會議內(nèi)容要及時進(jìn)行傳達(dá)。 8.8 會議涉及機(jī)密事件，所有與會者要嚴(yán)守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關(guān)規(guī)定處理. 8.9 會議形成的決議應(yīng)由牽頭部門及時書面通知有關(guān)執(zhí)行部門，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實情況。 9.會議室的使用要求 9.1申請使用會議室的部門會前到人事部領(lǐng)取會議室鑰匙，會后及時交回人事部，以便統(tǒng)籌管理。 9.2 人事部設(shè)專人負(fù)責(zé)會議室相關(guān)設(shè)備的管理、使用和維護(hù)，如需使用相關(guān)設(shè)備可提前打申請；在設(shè)備使用過程中或操作過程有疑問可及時與人事部聯(lián)系，任何人

7、不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價予以賠償。 9.3 會后使用會議室的部門要及時清掃衛(wèi)生，整齊擺放桌椅，清理茶杯、廢紙等 雜物，關(guān)閉投影儀、空調(diào)、燈，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉。 9.4 人事部接到歸還的鑰匙后第一時間對會議室的衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，如衛(wèi)生情況不合格，人事部有權(quán)對使用會議的部門進(jìn)行處罰并要求重新進(jìn)行清理，直至合格為止。 9.5 自覺維護(hù)公共衛(wèi)生為保持會議室環(huán)境的整潔，全體人員應(yīng)自覺維護(hù)公共衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣。 10獎懲條例 10.1 公司級會議：部門負(fù)責(zé)人無正當(dāng)理由遲到、早退、缺席每次處 50 元的罰款；各主管無正當(dāng)理由遲到、早退、缺席每次處30元的罰款；非公司級會議無正當(dāng)理由遲到、早退、缺席的由會議主持人自行決定處罰標(biāo)準(zhǔn)。 10.2 會議室內(nèi)禁止吸煙，如有違反每次處 20 元的罰款。 10.3 開完會議以后沒有保持會議室公共衛(wèi)生的部門每次處罰 20元的罰款。10.4 開完會議以后沒有及時歸還會議室鑰匙的部門每次處罰 10 元的罰款。 11其他 11.1 本辦法自簽發(fā)之日起生效； 11.2 本辦法的解釋權(quán)、修改權(quán)歸人事部。 12附錄 附錄A 公司第 周會議情況匯總表 附錄B 公司臨時會議申請表 公司第 周會議情況匯總表序號會議名稱時間地點參加人員會議主要議題備注12345678910編制： 審核： 批準(zhǔn)：臨時會議申請表申請部門申請人申請日