采購(gòu)管理制度(共6頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上目的及適用范圍本文根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，建立公司的采購(gòu)章程以及相關(guān)政策，包括采購(gòu)過(guò)程中各部門的角色和職責(zé)、采購(gòu)模式，品類分類管理辦法，供應(yīng)商管理，采購(gòu)談判，合同文件管理、商業(yè)道德規(guī)范、采購(gòu)執(zhí)行活動(dòng)的審核及采購(gòu)節(jié)約率等內(nèi)容。明確采購(gòu)部是公司唯一授權(quán)對(duì)外施行采購(gòu)行為的部門，并嚴(yán)格遵守相關(guān)政策和流程，保證公司利益最大化。 所有采購(gòu)人員和被授權(quán)參與執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)的人員在從事第三方采購(gòu)活動(dòng)時(shí)必須遵守此政策。 采購(gòu)活動(dòng)是指為謀求建立供應(yīng)商關(guān)系而尋找供應(yīng)商并進(jìn)行詢價(jià)、磋商、比較、做出采購(gòu)決定及簽署采購(gòu)合同等活動(dòng)。 集中采購(gòu)：為保證公司資源優(yōu)化，由公司采購(gòu)部集合公司各部門/地域之間的共同需

2、求，對(duì)不同類型商品或服務(wù)進(jìn)行從需求確認(rèn)，采購(gòu)尋源，供應(yīng)商選擇，談判和供應(yīng)商管理的統(tǒng)一采購(gòu)。包括發(fā)展戰(zhàn)略采購(gòu)，運(yùn)營(yíng)采購(gòu)以及項(xiàng)目采購(gòu)。 授權(quán)采購(gòu)：經(jīng)公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批授權(quán)給采購(gòu)部以外的其他業(yè)務(wù)部門接口人進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)。 名詞解釋 非訂單采購(gòu) 如：辦公用品。集中采購(gòu)：由采購(gòu)部統(tǒng)一進(jìn)行的采購(gòu)行為 。授權(quán)采購(gòu)：經(jīng)公司負(fù)責(zé)人授權(quán)，采購(gòu)部分析確認(rèn)后 由業(yè)務(wù)部門自助進(jìn)行的采購(gòu)行為 。角色與職責(zé) 采購(gòu)部的職責(zé) 采購(gòu)部的使命是通過(guò)高 績(jī)效的專業(yè)技術(shù)采購(gòu)管理，保證降本增值，高質(zhì)交付。跨業(yè)務(wù)線整合各部門的采購(gòu)需求，通過(guò)集中和授權(quán)兩種采購(gòu)模式降低公司采購(gòu)成本，提高效率，減少風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)協(xié)同，服務(wù)于所有內(nèi)部人員和客戶。除

3、以下行為：合并與并購(gòu)、商務(wù)合作，戰(zhàn)略合作，資金管理活動(dòng)，資產(chǎn)管理和處置，物料庫(kù)存管理，車輛及車輛維保相關(guān)和在公司非訂單采購(gòu)清單中規(guī)定的事項(xiàng)，采購(gòu)部全權(quán)負(fù)責(zé)其余全部采購(gòu)事宜。 采購(gòu)部應(yīng)優(yōu)先選擇在質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)方面出色的供應(yīng)商并致力于發(fā)展和供應(yīng)商長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以符合公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展利益。 公司員工在規(guī)定的范圍內(nèi)均可向采購(gòu)部推薦供應(yīng)商，采購(gòu)部將根據(jù)公司關(guān)于供應(yīng)商選擇的相關(guān)規(guī)定及采購(gòu)策略，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。在公司內(nèi)部，只有經(jīng)過(guò)公司授權(quán)的采購(gòu)人員才能行使以下權(quán)力: l 制定不同品類的采購(gòu)策略； l 供應(yīng)商的尋源和入庫(kù)審核； l 就價(jià)格、合同條款與供應(yīng)商進(jìn)行談判； 與供應(yīng)商進(jìn)行合同約定（例如：框架

4、或特殊采購(gòu)協(xié)議、供應(yīng)商合同、采購(gòu)訂單、諒解備忘錄、意向書、保密協(xié)議、合作伙伴陽(yáng)光誠(chéng)信暨反商業(yè)賄賂協(xié)議書等） 負(fù)責(zé)組織公司相關(guān)部門，定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行評(píng)估，包括質(zhì)量、交貨、態(tài)度和服務(wù)等。 持續(xù)維護(hù)優(yōu)化供應(yīng)商庫(kù)和供應(yīng)商管理，建立戰(zhàn)略，優(yōu)選，合格以及淘汰供應(yīng)商體系；建立供應(yīng)商黑名單制度 ，通過(guò)采購(gòu)流程和政策控制保證職責(zé)分離 。3.2產(chǎn)品或服務(wù)需求部門的職責(zé) 負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品或服務(wù)的明確具體型號(hào)，具體參數(shù)，及相關(guān)描述，特殊需求等，包含需求內(nèi)容、要求標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間及地點(diǎn)，售后服務(wù)等。需求還應(yīng)包括應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)及工藝、環(huán)境，物流和維護(hù)保養(yǎng)方面的需要等。需求部門應(yīng)盡早引入采購(gòu)部參與或討論以確保需求及要求的合理性

5、及必要性。 各部門 或中標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立采購(gòu)需求接口人，接受采購(gòu)部組織的培訓(xùn)和溝通活動(dòng)。 采購(gòu)需求接口人由業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目經(jīng)理 推薦，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能部門或項(xiàng)目部門的采購(gòu)需求，授權(quán) 在采購(gòu) OA付款申請(qǐng)中提請(qǐng)需求并負(fù)責(zé)跟盯完成 審批。 負(fù)責(zé)向最終用戶收集驗(yàn)收結(jié)果，并依據(jù)其結(jié)果，進(jìn)行催項(xiàng)目回款。 采購(gòu)管理組的職責(zé) 在采購(gòu)、詢比價(jià)和定向談判的過(guò)程中，如果對(duì)于結(jié)果有異議可升級(jí)至采購(gòu)管理組進(jìn)行裁決。 采購(gòu)管理組會(huì)分為一級(jí)和二級(jí)兩個(gè)委員會(huì)， - 50萬(wàn)以上的項(xiàng)目采購(gòu) 由一級(jí)采購(gòu)管理組處理； - 50萬(wàn)以下的項(xiàng)目由二級(jí)采購(gòu)管理組處理。 一級(jí)采購(gòu)負(fù)責(zé)人 由一級(jí)部門負(fù)責(zé)人構(gòu)成 l 采購(gòu) l 業(yè)務(wù)線 職能部門（領(lǐng)導(dǎo)）

6、l 財(cái)務(wù)（財(cái)務(wù)顧問）構(gòu)成二級(jí)部門負(fù)責(zé)人 l 采購(gòu) l 業(yè)務(wù)， 職能部門（領(lǐng)導(dǎo)） l 財(cái)務(wù) （財(cái)務(wù)顧問）采購(gòu)部門、業(yè)務(wù)部門，職能部門、財(cái)務(wù)根據(jù)職責(zé)分別從采購(gòu)流程及供應(yīng)商、采購(gòu)需求的實(shí)現(xiàn)、財(cái)務(wù)預(yù)算管理提出意見并取得各方一致通過(guò)的決策。采購(gòu)模式和品類分類管理辦法 采購(gòu)模式 為了兼顧交付效率，質(zhì)量，成本和合規(guī)性，公司在采購(gòu)模式上分為集中和授權(quán)兩種采購(gòu)模式。 集中采購(gòu)：為保證公司資源優(yōu)化，由公司采購(gòu)部集合公司各部門/地域之間的共同需求，對(duì)不同類型商品或服務(wù)進(jìn)行從 需求確認(rèn)，采購(gòu)尋源，供應(yīng)商選擇，談判和供應(yīng)商管理的統(tǒng)一采購(gòu)。包括項(xiàng)目采購(gòu)，運(yùn)營(yíng)采購(gòu)以及辦公采購(gòu)。 授權(quán)采購(gòu)：經(jīng)公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批授權(quán)給采購(gòu)部

7、以外的其他業(yè)務(wù)部門接口人進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)。 品類分類管理 根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求，采購(gòu)部門管理各大中小采購(gòu)品類的劃分，評(píng)估并進(jìn)行品類分類的增減以及調(diào)整，協(xié)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門明確對(duì)應(yīng)的科目編碼及科目名稱，相應(yīng)調(diào)整采購(gòu)部門內(nèi)部采購(gòu)經(jīng)理的分工，并及時(shí)公示大中小采購(gòu)品類分類明細(xì)信息。 由各品類項(xiàng)目采購(gòu)定期進(jìn)行梳理，指導(dǎo)該品類的采購(gòu)行為。按照采購(gòu)品類實(shí)際情況，采購(gòu)策略可涉及供應(yīng)商選擇、物料/服務(wù)品質(zhì)、采購(gòu)價(jià)格、批量采購(gòu)、優(yōu)選供應(yīng)商合作、績(jī)效管理及維護(hù)等內(nèi)容。每年，采購(gòu)策略由采購(gòu)品類主管發(fā)起，和相應(yīng)的項(xiàng)目部門溝通，進(jìn)行年度采購(gòu)策略討論并執(zhí)行。需求管理 采購(gòu)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，建立并推行采購(gòu)職能，采購(gòu)部早期參與并協(xié)助制定

8、大型項(xiàng)目需求計(jì)劃，各品類采購(gòu)負(fù)責(zé)人較早進(jìn)行供應(yīng)商尋源和相關(guān)準(zhǔn)備工作。基本步驟：收集和澄清需求（包括前期參數(shù)變更）- 考慮到多維度，現(xiàn)在及將來(lái)的需求 - 通過(guò)制定品類需求標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)估需求的合理性，避免超標(biāo)配置的浪費(fèi) - 分析需求的合理性以減少招標(biāo)壁壘。 立項(xiàng)申請(qǐng)將是所有采購(gòu)控制的起點(diǎn)，相應(yīng)的管理人員應(yīng)該審批該申請(qǐng)，且只有該申請(qǐng)被完全批準(zhǔn)并已向供應(yīng)商發(fā)出正式的采購(gòu)訂單，公司才承擔(dān)相應(yīng)的財(cái)務(wù)義務(wù)。經(jīng)過(guò)需求評(píng)估，尋源，談判以及合同流程后，采購(gòu)接口人提交采購(gòu)申請(qǐng)并最終審批由系統(tǒng)生成訂單。原則上在未得到最終審批通過(guò)前，不得發(fā)生任何交易性采購(gòu)行為，公司也不承擔(dān)任何義務(wù)。在采購(gòu)行為之后填寫的立項(xiàng)、或者合同審批屬

9、于倒簽行為被視為違反公司政策或被退回，需完成特殊情況采購(gòu)審批表審批。 總體原則：公開、公平、公正、民主 在選擇供應(yīng)商的過(guò)程中，采購(gòu)人員有責(zé)任通過(guò)合規(guī)的采購(gòu)方法保證滿足以下兩個(gè)條件： 選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商 保證采購(gòu)價(jià)格的公允, 公允價(jià)格是指公司在特定的市場(chǎng)條件和時(shí)間點(diǎn)上，從供應(yīng)商處獲得的服務(wù)或產(chǎn)品的價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力。 合同管理采購(gòu)過(guò)程中需有詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容描述。如交付內(nèi)容復(fù)雜或要求有特別的條款，采購(gòu)員需在準(zhǔn)備采購(gòu)合同時(shí)提供描述清晰的需求（包括具體的可量化的交付物，交付周期，質(zhì)量和服務(wù)水平要求，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等） . 使用經(jīng)法務(wù)審核過(guò)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板 采購(gòu) 采購(gòu)經(jīng)理提出用印申請(qǐng)，由法務(wù)部直接打印經(jīng)OA系統(tǒng)審批

10、通過(guò)的合同，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理復(fù)核后用印蓋章 需求方的責(zé)任 向采購(gòu)人員提供合同中清晰明確的需求描述，審核采購(gòu)合同中交付相關(guān)條款和非標(biāo)準(zhǔn)條款，需求方應(yīng)當(dāng)對(duì)其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)條款進(jìn)行確認(rèn)并在項(xiàng)目實(shí)施階段遵照?qǐng)?zhí)行 如果需求方和供應(yīng)商有任何交付或其他方面的爭(zhēng)議，盡早通知采購(gòu)部 需求方明確各自事業(yè)部授權(quán)的合同審批負(fù)責(zé)人 采購(gòu)的責(zé)任 . 采購(gòu)人員應(yīng)盡可能使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板合同，編輯修改并及時(shí)在中提請(qǐng)合同審批。采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批合同中的任何非標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)條款包括價(jià)格，交付條件，付款條款，違約責(zé)任等。 財(cái)務(wù)審批責(zé)任 審核付款和賠償條款 法務(wù)的責(zé)任 整體合同審批包括任何非標(biāo)準(zhǔn)條款，最終版的蓋章審核。 合同更改或補(bǔ)充協(xié)議 審批需遵守原合

11、同審批流程 審批金額權(quán)限是依據(jù)總的預(yù)計(jì)采購(gòu)金額而不是增加部分，如果是框架無(wú)金額協(xié)議，也需要在中填寫預(yù)估合同金額，完成相應(yīng)的審批流程。 合同和文檔保留 合同審批單，審批簽字或郵件以及電子版合同保留在系統(tǒng)中5年 電子版蓋章合同或終止協(xié)議需要按照公司系統(tǒng)流程交由法務(wù)部保留歸檔并進(jìn)行相應(yīng)登記確認(rèn)，必須清楚填寫簽訂日期，保留5年 高風(fēng)險(xiǎn)情況的處理 被授權(quán)采購(gòu)的需求方簽署合同，蓋章時(shí)法務(wù)須嚴(yán)格審核，如有必要，須報(bào)備采購(gòu)并做進(jìn)一步調(diào)查。 合同中對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)法律或商務(wù)條款的更改。 這種情況必須在合同審批表中有采購(gòu)人員明確列示出來(lái)，跟進(jìn)相關(guān)的審批。 合同中沒有需求方對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容的確認(rèn)。在合同審批表中，需求方必須

12、簽字或郵件審批確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容和相關(guān)條款。 . 執(zhí)行合同超過(guò)有效期。目前各個(gè)品類的采購(gòu)負(fù)責(zé)人每季度手工核實(shí)逾期合同，并和需求方確認(rèn)是否續(xù)簽。 合同執(zhí)行的管理 . 需求方需要跟進(jìn)并監(jiān)督供應(yīng)商是否按合同條款（交付物，交付周期，質(zhì)量和服務(wù)水平要求，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）按時(shí)交付，如不能達(dá)到合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，可與采購(gòu)部門按照合同約定對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處罰。 . 采購(gòu)人員定期對(duì)供應(yīng)商做服務(wù)績(jī)效評(píng)估。（按供應(yīng)商級(jí)別不同分類管理，具體管理辦法見供應(yīng)商績(jī)效考核部分） 采購(gòu)訂單 PR經(jīng)由審批后會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單被確認(rèn)后會(huì)發(fā)送至供應(yīng)商確認(rèn)接收 采購(gòu)訂單后臺(tái)修改標(biāo)準(zhǔn)： 為確保采購(gòu)工作的可追溯性，針對(duì)采購(gòu)訂單的實(shí)質(zhì)變更，原則上采

13、購(gòu)需求接口人需取消采購(gòu)訂單并重新履行采購(gòu)訂單的申請(qǐng)及審批流程。 而僅針對(duì)以下情況： -訂單金額由于稅率調(diào)整引起的變化； -訂單金額尾差調(diào)整； -其他并不涉及采購(gòu)訂單實(shí)質(zhì)變更（供應(yīng)商、采購(gòu)事項(xiàng)及支付金額變更）的情況。 以上采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及采購(gòu)采購(gòu)經(jīng)理郵件審批后，由BT團(tuán)隊(duì)進(jìn)行訂單后臺(tái)修改，提高管理效率。 違規(guī)采購(gòu)情況及特殊情況采購(gòu)審批 嚴(yán)格禁止在未經(jīng)授權(quán)或無(wú)采購(gòu)人員介入的情況下向供應(yīng)商承諾采購(gòu)額/量或簽訂采購(gòu)合同的情況，同時(shí)嚴(yán)格禁止通過(guò)采購(gòu)拆單來(lái)規(guī)避審批。 采購(gòu)部會(huì)定期監(jiān)測(cè)類似事例并分析具體情況，進(jìn)一步定義是否屬于違規(guī)操作。對(duì)于確認(rèn)為違規(guī)的行為會(huì)發(fā)出預(yù)警郵件并通報(bào)到一級(jí)管理者。 對(duì)

14、于特殊情況的需求例如緊急事項(xiàng)、指定供應(yīng)商、流程倒置等情況，請(qǐng)?zhí)顚懱厥馇闆r采購(gòu)審批表，由業(yè)務(wù)部門和采購(gòu)相關(guān)人員共同評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，完成相應(yīng)審批。 7采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制 商業(yè)道德規(guī)范及陽(yáng)光誠(chéng)信暨反商業(yè)賄賂 采購(gòu)人員和被授權(quán)的執(zhí)行采購(gòu)職能的人員必須嚴(yán)格遵守商業(yè)和個(gè)人道德規(guī)范，公司員工行為準(zhǔn)則，誠(chéng)信&廉潔自律協(xié)議等。 根據(jù)公司陽(yáng)光誠(chéng)信暨反商業(yè)賄賂以及誠(chéng)信&廉潔自律協(xié)議等文件，任何違反相關(guān)規(guī)定和觸碰高壓線的行為都將受到處罰。 風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制指引 對(duì)于所有的采購(gòu)活動(dòng)均須有有效的記錄和存檔，以示采購(gòu)決定是通過(guò)合規(guī)的方式而作出，以防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，為采購(gòu)操作合乎流程標(biāo)準(zhǔn)提供支持性文件，供風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生或存在問題糾紛時(shí)備查。 下面是對(duì)一些高風(fēng)險(xiǎn)情形的描述，以及需要參考的采購(gòu)制度。 高風(fēng)險(xiǎn)狀況描述 需要采取的行動(dòng) 可供參考的采購(gòu)制度 需求方未經(jīng)授權(quán)或?qū)徟呀?jīng)自行采購(gòu)簽訂合同或達(dá)成服務(wù)意向； 定期收集流程倒簽情況匯報(bào)采購(gòu)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人；品類負(fù)責(zé)人分析具體情況，并獲取相關(guān)的解釋，并制定明確的下一步計(jì)劃。 【采購(gòu)管理制度】 沒有按照公司制度進(jìn)行采購(gòu) 通過(guò)采購(gòu)部自檢和風(fēng)控合規(guī)部抽檢發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)的活動(dòng)，將進(jìn)行相應(yīng)處理。 【供應(yīng)商管理制度】 新供應(yīng)商的準(zhǔn)入 可能會(huì)有新的風(fēng)險(xiǎn)，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)新供應(yīng)商準(zhǔn)入認(rèn)證流程。