人事檔案保管制度

1、人事檔案保管制度 人事檔案保管制度 目的 第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥當(dāng)保管，能有效地保守機(jī)密。 第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。 第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容 建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。 (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其

2、是否符合歸檔的要求；其次，根據(jù)材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的詳細(xì) 位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最終，將新材料放入檔案。 (2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤 等。 檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列狀況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)： 突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后： 對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。 發(fā)覺某些損害之后，如發(fā)覺材料變霉，發(fā)覺了蟲蛀等。 (3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度

3、是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下： 取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案； 在檔案底賬上注銷； 填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單； 按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，準(zhǔn)時(shí)退回。 ( 4)保衛(wèi)保密制度。詳細(xì)要求如下： 對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。 庫房備有必要的防火、防潮器材。 庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。 離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。 (

4、5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)： 人事檔案的數(shù)量。 人事檔案材料收集補(bǔ)充狀況。 檔案整理狀況。 檔案保管狀況。 利用狀況。 庫房設(shè)備狀況。 人事檔案工作人員狀況。 二、人事檔案利用制度 目的 第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)供應(yīng)規(guī)章依據(jù)。工作人員必需根據(jù)這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式： (1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理

5、。這種方式具有很多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。 (2)借出訪用。借出庫房須滿意一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特別需要必需借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長，到期未還者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)催還。 (3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)狀況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求 出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。 3.人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必需符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。 (1)查

6、閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等狀況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最終，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則賜予批準(zhǔn)。 (2)外借手續(xù)。 首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。 其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。 再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。 然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清晰，并由借檔人員簽字。 最終，歸還時(shí)，準(zhǔn)時(shí)在外借登記上注銷。 (3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)： 首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹