物業(yè)合同管理程序指引

1、E物業(yè)合同管理程序指引物業(yè)管理有限公司程序文件-合同管理程序指引1 .目的為合同的訂立、履行、保管提供指引，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范公司及各部門的合同管理。2 .范圍適用于公司或公司某部門作為一方當(dāng)事人的所有合同和合同管理的各個(gè)階段。3 .職責(zé)3.1 總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。3.2 以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。3.3 以部門名義簽訂的合同由本部門負(fù)責(zé)管理。4 .方法和過程控制4.1 合同的訂立4.1.1 合同的訂立應(yīng)遵循以下原則：4.1.1.1 事前簽訂原則所有合同或協(xié)議應(yīng)在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行，不應(yīng)未簽合同即先行履行。4.L1.2合同審核原則所

2、有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報(bào)批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報(bào)簽。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本，且合同當(dāng)事人對(duì)合同條款沒有提出增加或者刪減的合同，可作為本原則的例外。增加補(bǔ)充條款的，視為對(duì)合同條款的增加或者刪減。4.1.2合同內(nèi)容4.1.2.1合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款:A.當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、電話;B.標(biāo)的；C.數(shù)量；D.質(zhì)量；E.價(jià)款或者報(bào)酬；F.履行期限、地點(diǎn)和方式：買賣合同以及其他涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓（所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓）的合同，應(yīng)以公司或項(xiàng)目所在地為合同履行地;在公司為付款方時(shí)，應(yīng)將付款時(shí)間與對(duì)方當(dāng)事人履行義務(wù)的

3、時(shí)間相結(jié)合，若對(duì)方履行義務(wù)時(shí)間較長，應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務(wù)類合同合同期不得超過1年，以利于定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。G.違約責(zé)任：包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等；H.解決爭議的方法。4.122根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要，合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗(yàn)收、風(fēng)險(xiǎn)、權(quán)利歸屬等條款：A.工程合同、買賣合同等，在公司為付款方時(shí)，應(yīng)有保修條款；B.涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)（包括商業(yè)秘密）的合同，應(yīng)有保密條款和權(quán)利歸屬的條款；C.涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓（所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓）或成果移交的合同，應(yīng)有驗(yàn)收條款和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)或轉(zhuǎn)移條款。4.1.2.3合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定，能明確界定各方當(dāng)事人的

4、權(quán)利、義務(wù);客觀情況在簽約時(shí)確實(shí)無法明確規(guī)定的，應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。4.L3合同的草擬4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬,公司已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。4.132采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款，但必須履行合同報(bào)批手續(xù)。4.1.3.3政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定的，可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。4.1.4.1 合同報(bào)批前，經(jīng)辦部門須對(duì)對(duì)方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽(yù)狀況及背景等進(jìn)行審查，并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)

5、照復(fù)印件和相關(guān)資格證明。4.1.4.2 經(jīng)辦人員應(yīng)將草擬好的合同分別報(bào)部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批，各審批部門應(yīng)在各自職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書面修改意見，經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。4.1.4.3 性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同，審批程序可以有差異，但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同，必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本，由總經(jīng)理辦公室存入“合同范本庫所有涉及款項(xiàng)收付的合同均須有財(cái)務(wù)人員審核。4.1.4.4 各管理處可以根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)B類合同的范本動(dòng)議更改，填寫文件更改申請(qǐng)表由部門經(jīng)理簽署意見后報(bào)品質(zhì)部和法律人員審

6、核，總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請(qǐng)部門在本部門范圍內(nèi)使用。4.1.5合同的簽署4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險(xiǎn)及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的A類物資及其它采購合同、電梯維護(hù)保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務(wù)合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同，均以公司名義簽訂，加蓋公司印章。K他合同以業(yè)務(wù)部門名義簽訂，加蓋業(yè)務(wù)部門公章。4.1.5.2 對(duì)于以公司名義簽定，對(duì)方須由法人代表或經(jīng)法人書而授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人親自簽約，法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。4.153 各審核部門在合同審批表上均簽字同意后，經(jīng)辦

7、人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的，應(yīng)先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）簽字，然后報(bào)公司總經(jīng)理辦公室蓋章，未明確加蓋公章的，應(yīng)盡量蓋合同專用章。4.154 公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意，否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。條件允許的，每件合同應(yīng)保證公司擁有兩份原件。4.155 部門對(duì)外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約，如經(jīng)理出差、假休原因應(yīng)委托分管總經(jīng)理助理簽約，不允許向下授權(quán)。4.1.5.6 體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議，可以長期授權(quán)形式（書面授權(quán)書）指定專

8、人負(fù)責(zé)簽約。4.1.5.7 合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章;不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)避免我方先行簽字蓋章;對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。4.2 合同的履行4.2.1 合同訂立之后，經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤州務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應(yīng)對(duì)合同的履行給予必要的協(xié)助。4.2.2 經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況，按照合同規(guī)定及時(shí)行使我方的權(quán)利，全面履行我方的義務(wù)，特別是對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付款須及時(shí)報(bào)批結(jié)算，不得擅自延期履行。4.2.3 合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容，或者對(duì)方提出變更要求的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示，依照合同訂立的有

9、關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。4.2.4 合同訂立后，對(duì)方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。4.2.5 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時(shí)，經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門經(jīng)理報(bào)告并知會(huì)公司相關(guān)部門，由公司相關(guān)部門協(xié)商并請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施。426合同的解除4.2.6 .1合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除合同的，參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù)，合同當(dāng)事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充

10、合同。4.2.6.2合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部門經(jīng)理并知會(huì)公司相關(guān)部門，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。4.3 合同的保管4.3.1 合同保管應(yīng)遵循下列原則43.1.1及時(shí)歸檔原則；431.2完整保存原件原則；4.3.1.4便于查找原則。4.3.2合同保管的范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:4.3.2.1合同（包括附件）；4.322合同評(píng)審的相關(guān)記錄；4.323合同訂立與履行過程中的所有書面材料。4.3.3合同保管部門4.3.3.1 公司業(yè)務(wù)部門在職權(quán)范圍內(nèi)，對(duì)以本部門名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。4.3.3.2 公

11、司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。4.3.3.3 公司各業(yè)務(wù)部門以本公司名義對(duì)外簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)一式兩份（含一式兩份）以上，公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件，業(yè)務(wù)部門保留一份影印件存檔，其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門持有（具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報(bào)批部門數(shù)目確定）。4.3.3.4 財(cái)務(wù)部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務(wù)需要，可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)保存有關(guān)合同復(fù)印件。4.3.4合同的歸檔4.3.4.1 經(jīng)辦人員對(duì)合同履行過程中的各種材料，除款項(xiàng)結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同K他當(dāng)事人或者公司其他部門的材料外，所有材料應(yīng)在合同履行過程中作為合同附件及時(shí)妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時(shí)，按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。4.342 與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人且公司沒有備份的，經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按434.1的規(guī)定處理。4.343 各部門合同管理員負(fù)責(zé)保管應(yīng)由本部門保存的所有合同，并依照合同登記表進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、存檔，保證存檔的合同內(nèi)容完整，便于管理。4.344 4所有合同均應(yīng)永久保存。4.345 合同的使用登記4.345.1.1 在歸檔之后