企業(yè)合同管理制度及流程

1、企業(yè)合同管理制度及流程第一節(jié)目的第一條為規(guī)范公司合同管理、防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)、有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)范。第二節(jié)適用范圍第二條本規(guī)范適用于集團(tuán)所屬公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等；包括買賣合同、供用電、水、氣、熱力合同、贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、擔(dān)保合同、勞動(dòng)合同、聘用合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同和居間合同等。第三節(jié)合同管理部門及職責(zé)第三條董事長負(fù)責(zé)法定代表人授權(quán)委托書的簽署，資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、借款合同、房產(chǎn)租賃合同、對(duì)外擔(dān)保合同；以及涉及資產(chǎn)、大額借貸經(jīng)營合同、財(cái)產(chǎn)處理等合同的審批。

2、各公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司勞動(dòng)合同、干部聘用合同以及銷售、采購等經(jīng)濟(jì)合同的審批。第四條集團(tuán)辦公室和各公司行政辦公室負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)是：（一）集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)各司合同文本的審查、歸檔和備案。（二）各公司行政辦公室負(fù)責(zé)對(duì)合同專用章、合同文本、法人授權(quán)委托書等合同文本的發(fā)放和管理。（三）參與各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查，并向法定代表人提交審查意見；（四）監(jiān)督檢查合同履行情況，對(duì)履行中出現(xiàn)的重要問題進(jìn)行分析，提出意見；（五）協(xié)助處理合同糾紛，參與爭議仲裁、法律訴訟。（六）負(fù)責(zé)的監(jiān)督執(zhí)行。第五條合同具體承辦部門的主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)合同相對(duì)方資信情況、履約能力等情況的調(diào)

3、查，并提供相應(yīng)資料；（二）具體負(fù)責(zé)所承辦合同的招標(biāo)、談判和文本的起草；（三）嚴(yán)格按照規(guī)定的程序完成合同的審批手續(xù)；（四）負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)解決履行中出現(xiàn)的問題。遇有合同變更、解除等重大事項(xiàng)，須報(bào)集團(tuán)辦公室審核同意；（五）負(fù)責(zé)向集團(tuán)辦公室報(bào)送合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表及有關(guān)資料；（六）負(fù)責(zé)所承辦合同的歸檔第四節(jié)合同的授權(quán)委托第六條簽訂合同實(shí)行授權(quán)委托制度。合同由法定代表人或主要負(fù)責(zé)人簽訂，也可以由企業(yè)法定代表人或總經(jīng)理書面授權(quán)的公司有關(guān)人員代理簽訂。第七條代理企業(yè)法定代表人簽訂合同的，簽約人應(yīng)持企業(yè)法定代表人簽發(fā)并加蓋企業(yè)公章的法定代表人授權(quán)委托書（見附件一），并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。法定代表人授權(quán)委托書采

4、取一事（合同）一授權(quán)，合同一經(jīng)履行，委托事項(xiàng)即行終止。第八條集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)管理合同授權(quán)委托書，根據(jù)董事長的決定，辦理出具授權(quán)委托書事宜。第九條代理人必須忠實(shí)履行職責(zé)，維護(hù)本公司的合法權(quán)益，對(duì)本公司負(fù)責(zé)，對(duì)法定代表人或者總經(jīng)理負(fù)責(zé)。第十條代理人實(shí)施損害本公司合法權(quán)益的行為或者不再適宜擔(dān)任代理人的，各公司有權(quán)隨時(shí)終止委托代理關(guān)系。終止委托代理關(guān)系的，由董事長做出決定，辦公室負(fù)責(zé)收回授權(quán)委托書。第五節(jié)合同的日常管理第十一條本集團(tuán)實(shí)行二級(jí)合同管理，集團(tuán)辦公室全面負(fù)責(zé)重要合同的管理；各公司行政辦公室負(fù)責(zé)本公司的合同管理。（一）集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、借款合同、房產(chǎn)租賃合同、對(duì)外擔(dān)保合同，以及涉及資產(chǎn)

5、、大額借貸經(jīng)營合同、財(cái)產(chǎn)處理合同的審查、備案和歸檔工作。（二）集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)合同標(biāo)的額在二十萬元以上（含二十萬元）的合同審查、備案和歸檔工作，各分公司簽署合同標(biāo)的額二十萬元以上（含二十萬元）的合同必須先經(jīng)集團(tuán)辦公室審查，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽訂，并報(bào)集團(tuán)辦公室進(jìn)行歸檔備案。（三）各分公司行政辦公司負(fù)責(zé)合同標(biāo)的二十萬元以下合同的審查和歸檔備案，各公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可簽訂。在合同簽署后，以掃描文件并加密的格式發(fā)電子郵件于集團(tuán)辦公室*郵箱進(jìn)行電子文件合同備案。第十二條公司的合同專用章專人管理，公司辦公室負(fù)責(zé)保管。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托

6、書、空白合同出差，特殊情況，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、已簽訂的合同等遺失的，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并登報(bào)聲明。第十三條已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對(duì)帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交集團(tuán)辦公室隨合同保管。第十四條合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司辦公室和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，公司辦公室應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。第六節(jié)合同具體要求第十五條合同的主體（一）訂立合同的

7、主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。（二）訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。（三）公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意第十六條合同的形式（一）訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。（二）“書面形式”是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書

8、形式。第十七條合同的內(nèi)容（一）當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。（二）合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號(hào)、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級(jí)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)描述等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對(duì)合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。（三）數(shù)量：合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等）。（四）質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主

9、要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。（五）價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。（六）履行期限、地點(diǎn)和方式：履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式；合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對(duì)本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級(jí)；買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)

10、志，如托運(yùn)單、倉庫保管員簽單等。（七）合同的擔(dān)保：合同中對(duì)方事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮?duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（八）合同的解釋：合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對(duì)可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。（九）保密條款：對(duì)技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。（十）合同聯(lián)系制度：履行期限長的重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。（十一）違約責(zé)任：根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。（十二）解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或訴訟，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對(duì)仲

11、裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。（十三）合同管轄權(quán)的約定：在合同中應(yīng)將合同管轄權(quán)約定明確，本公司所署合同一般情況下將法院訴訟管轄約定于榆林市人民法院進(jìn)行管轄，國家法定管轄的情形除外。第七節(jié)合同的簽訂程序第十八條合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)預(yù)先審查對(duì)方以下情況：（一）對(duì)方當(dāng)事人主體資格審查。包括：企業(yè)名稱、性質(zhì)、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資金以及依法應(yīng)當(dāng)辦理的行政許可證。（二）對(duì)方當(dāng)事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負(fù)債、技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽(yù)等。（三）對(duì)方合同承辦人員資格審查。包括簽約代理人的身份證明、授權(quán)委托證明。（四）合同簽訂時(shí)要求對(duì)方公司提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（

12、需在復(fù)印件加蓋公司紅章）、法定代表人身份證復(fù)印件、銀行賬號(hào)；有代理人的需提供代理人身份復(fù)印件和授權(quán)委托書。第十九條合同應(yīng)按下列程序辦理簽訂、審批手續(xù)：草擬會(huì)簽：合同承辦單位應(yīng)就商談約定的內(nèi)容草擬合同文本，填寫“合同審查會(huì)簽表”，送相關(guān)部門會(huì)簽，各相關(guān)部門應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)完成會(huì)簽，并將會(huì)簽意見及合同文本交承辦公司辦公室。（2） 審查修改：承辦公司辦公室于2日內(nèi)就合同文本的合法性，有效性提出審查意見，會(huì)同相關(guān)部門意見一并交承辦部門進(jìn)行修改，相關(guān)部門與承辦部門對(duì)合同內(nèi)容有異議的，由承辦公司辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)定稿。（三）最后簽訂：經(jīng)會(huì)簽的合同文本定稿后，由合同承辦部門送主管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人簽批后，由承辦公司辦公

13、室加蓋合同專用章。第二十條合同承辦、審查會(huì)簽部門的審查事項(xiàng)及責(zé)任：（一）合同承辦部門應(yīng)對(duì)合同的業(yè)務(wù)、技術(shù)條款進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)；（二）財(cái)務(wù)部門對(duì)合同項(xiàng)目是否與國家、上級(jí)主管部門、本單位的計(jì)劃抵觸以及合同支付條款進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)；（3） 技術(shù)研發(fā)部門應(yīng)對(duì)合同項(xiàng)目是否符合政策法規(guī)、規(guī)章制度、生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)。（四）承辦公司辦公室對(duì)合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語是否準(zhǔn)確、規(guī)范進(jìn)行審查，并對(duì)之負(fù)責(zé)。第二十一條法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的合同，合同成立后由承辦公司辦公室依法及時(shí)辦理。第二十二條合同正式簽訂后，應(yīng)當(dāng)隨合同審查會(huì)審表交存承辦公司辦公室

14、備案；同時(shí)送公司財(cái)務(wù)部門入卷，方便執(zhí)行。第八節(jié)合同的變更、解除第二十三條在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。第二十四條存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同：（一）因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，對(duì)方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；（三）對(duì)方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（四）對(duì)方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（五）法律規(guī)定的其他情形。第二十五條變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)

15、采用書面形式（包括書信、電報(bào)）；第二十六條變更或解除經(jīng)濟(jì)合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理。第九節(jié)合同的履行第二十七條公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)履行其義務(wù)。第二十八條在合同履行過程中，對(duì)本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。（一）履行銷售合同交付貨物時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對(duì)方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。（二）履行采購合同付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以

16、現(xiàn)金形式支付。第二十九條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書面上報(bào)集團(tuán)辦公室處理，并報(bào)總經(jīng)理及法律顧問。（一）經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；（二）轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；（三）喪失商業(yè)信譽(yù)；（四）有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形；第三十條在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中,經(jīng)辦人員應(yīng)定期對(duì)帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；第三十一條在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。第十節(jié)合同公證第三十二條在簽訂下列合同時(shí)按雙方約定，總經(jīng)理批

17、示進(jìn)行合同公證：（一）房產(chǎn)類：辦理房產(chǎn)買賣、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)與、交換、拍賣、租賃；辦理合作建房、土地使用權(quán)有償出讓轉(zhuǎn)止、房屋拆遷補(bǔ)償協(xié)議和保全證據(jù)；辦理房產(chǎn)代銷、包銷協(xié)議以及其他有關(guān)房地產(chǎn)事項(xiàng)。（二）經(jīng)濟(jì)類：辦理產(chǎn)權(quán)、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)承包租賃經(jīng)營、聯(lián)營、中外合資、合作、建設(shè)工程承包、加工承攬、購銷、科技協(xié)作等各種經(jīng)濟(jì)合同；辦理股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議、招標(biāo)、投標(biāo)、辦理資信證明、專利、商標(biāo)權(quán)證明、提存、境外投資委托協(xié)議等。（三）金融類：借（貸）款合同、融資租賃合同；商品房產(chǎn)、土地使用權(quán)、樓花、機(jī)器設(shè)備、股權(quán)，股票及其它有價(jià)證券、權(quán)益等的抵押、質(zhì)押合同；保證合同；與上述合同相關(guān)的委托書、聲明書、擔(dān)保書、承諾書等

18、。第十一節(jié)無效合同第三十三條有下列情形之一的，合同無效：（一）一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國家利益;（二）惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益；（三）以合法形式掩蓋非法目的；（四）損害社會(huì)公共利益；（五）違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。第十二節(jié)合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟第三十四條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十五條合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致處理意見或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告部門經(jīng)理和集團(tuán)辦公室，并擬定處理意見，報(bào)總經(jīng)理決定。對(duì)方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告集團(tuán)辦公室、總經(jīng)理法律

19、顧問，會(huì)商處理。第三十六條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)集團(tuán)辦公室。第十三節(jié)考核與獎(jiǎng)懲第三十七條公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守，有效訂立、履行合同,切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。公司行政辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第三十八條對(duì)在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。第三十九條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失：（一）未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；（三）應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。第四十條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情