黃陵礦業(yè)OA公文系統(tǒng)用戶使用指南.

1、黃陵礦業(yè)OA公文系統(tǒng)用戶使用指南黃陵礦業(yè)OA公文系統(tǒng)用戶使用指南2014-02-25目錄第一章 基本設(shè)置- 3 -1.1輸入訪問地址- 3 -1.2設(shè)置可信站點- 3 -1.3安裝控件- 5 -1.4桌面快捷方式的創(chuàng)建- 6 -第二章 系統(tǒng)登錄- 7 -2.1登錄頁- 7 -第三章 公文系統(tǒng)- 8 -3.1發(fā)文管理- 8 -3.1.1擬稿- 8 -3.1.2核稿- 11 -3.1.3審稿- 12 -3.1.4簽發(fā)- 13 -3.1.5排版- 13 -3.1.6蓋章- 15 -3.1.7文件分發(fā)- 16 -3.1.8文件簽收- 16 -3.2收文管理- 17 -3.2.1新建收文- 17 -3.

2、2.2擬辦- 18 -3.2.3領(lǐng)導批示- 19 -3.2.4主辦人意見- 19 -3.2.5處理結(jié)果- 19 -3.2.6處理環(huán)節(jié)返回- 20 -3.3 一步分發(fā)- 20 -3.3.1 擬稿- 20 -3.3.2 排版、蓋章、分發(fā)- 21 -3.4文件歸檔- 22 -3.4.1發(fā)文檔案歸檔- 22 -3.4.2檔案查看- 23 -3.4.3收文檔案歸檔- 25 -第一章 基本設(shè)置1.1輸入訪問地址打開瀏覽器，IE或者360等基于IE內(nèi)核的瀏覽器都可以，在地址欄輸入地址192.168.10.244進入系統(tǒng)。1.2設(shè)置可信站點在打開菜單欄中的“工具”選項，然后選擇“Internet選項”，進入設(shè)

3、置選擇“安全”選項，點擊“可信站點”，再點擊“站點”進入站點設(shè)置將“對該區(qū)域中”前面的對勾取消，然后在“將該網(wǎng)站添加到區(qū)域”下面輸入192.168.10.244，再“添加”就完成了對可信站點的設(shè)置1.3安裝控件登錄窗口右上方會有一個“控件下載”的選項，點擊它完成下載。下載成功后，打開壓縮包，點擊OaControle-power.exe控件安裝程序；然后點擊“下一步”直到安裝成功。1.4桌面快捷方式的創(chuàng)建首先說明下這只是一個小技巧，不是必須做的。在登錄窗口左邊空白區(qū)域內(nèi)，點擊鼠標右鍵，選擇紅框所示的選項在桌面創(chuàng)建快捷，在之后的登錄中可以方便的從快捷方式直接進入，而不需要再輸入網(wǎng)址。第二章 系統(tǒng)登

4、錄2.1登錄頁如下圖所示，是黃礦OA的登錄頁。注：用戶名：中文姓名或姓名的拼音全拼密 碼：123456（默認密碼）下圖是登錄進系統(tǒng)后的首頁效果圖，“公文管理”是用來做公文流轉(zhuǎn)的模塊，收發(fā)文都在這個模塊中，用戶當前需要處理的文件，都將在“待辦事宜”顯示處理，而上級單位分發(fā)的文件都將在“公文中心”顯示，這里用于簽收文件。第三章 公文系統(tǒng)3.1發(fā)文管理3.1.1擬稿（1）進入系統(tǒng)后，點擊左邊公文管理，選擇“發(fā)文管理”，然后點擊右邊“新增”，進入到擬稿環(huán)節(jié)（2）新增發(fā)文之后，會彈出發(fā)文表單，在編輯內(nèi)容之前，首先要選擇對應(yīng)流程，其次選擇發(fā)文文種，最后輸入標題，做完這三步才可以編輯文件內(nèi)容。（3）這是一個

5、文種的選擇界面，根據(jù)文件的具體性質(zhì)在中間選擇提供的文種，雙擊或者單擊文種點“選擇”按鈕，然后確定，點擊表單右上方“編輯正文”。（4）編輯正文的時候，我們建議擬稿人在自己電腦上先擬好文件，然后將內(nèi)容復(fù)制粘貼到OA的編輯窗口里，編輯好之后，點擊右上角“返回”按鈕，系統(tǒng)自動保存文件。（5）文件編輯完成后，表單右上角此時會顯示出一個“提交”的按鈕，點擊提交擬稿則環(huán)節(jié)完成。（6）提交之后，系統(tǒng)會提示下一環(huán)節(jié)處理人選擇，點擊“地址本”，彈出當前擬稿人所在部門的其他人員信息，如果要給本單位其他部門人員提交，點擊“本單位人員”，就可以看到全單位的人員信息，“我的群組”是個人建立的常用聯(lián)系人組。3.1.2核稿（

6、1）進入首頁后，在待辦事宜中會顯示你當前要處理的文件，點擊文件名，進入文件處理界面。（2）進入到文件處理表單，可以看到當前處理環(huán)節(jié)是屬于流程中的哪一步，點擊“編輯正文”可以對文件進行修改，如果不做修改則點擊“提交”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（3）點擊“編輯正文”后，會彈出word窗口供用戶修改文件，左上方有“顯示留痕”，這個功能是模仿紙質(zhì)文件實現(xiàn)的，下圖是用戶刪除了文件中的一句話后，點擊“顯示留痕”所出現(xiàn)的效果，被修改內(nèi)容會以另一種顏色進行呈現(xiàn)，而且鼠標放在上面時，可以顯示出是誰在什么時候做的修改。3.1.3審稿（1）主任或者文書核稿完成后，進入下一環(huán)節(jié)，即領(lǐng)導審稿環(huán)節(jié)。領(lǐng)導登入系統(tǒng)，在待辦中找到要審

7、核的文件，點擊打開表單。（2）“查看正文”可以對文件進行閱覽，點擊“填寫意見”，對文件進行批閱。（3）點擊“填寫意見”后，系統(tǒng)會彈出如下對話框，左邊的紅框是系統(tǒng)維護進去的常用語，選擇的方法和提交時選擇下一環(huán)節(jié)處理人相同，右邊的空白處，將會展示預(yù)提交的批語，這里也可以直接手動輸入批語。（4）提交，方法和擬稿提交的方法一致，不做贅述。3.1.4簽發(fā)簽發(fā)的操作和審稿是一樣的，就不做過多的介紹。3.1.5排版（1）領(lǐng)導簽發(fā)后，文件會流轉(zhuǎn)到套紅頭的環(huán)節(jié)，套紅人員進入系統(tǒng)，點開要處理的文件后，會彈出如下圖的界面，首先點擊“獲取文號”，或者手動輸入文號；然后點擊右上方的“排版”按鈕，進入到排版的界面。（2）

8、進入到排版界面，word左上角會有一個“文件套紅”的菜單，點擊它選擇對應(yīng)的紅頭文件，然后點擊“文件清稿”，套紅完成點擊右上角“返回”選項。（3）點擊“返回”之后，系統(tǒng)會彈出如下的對話框，選擇“確定”即保存套紅樣式，“取消”則需要重新套紅。（4）提交，方法前面已經(jīng)講過，不做贅述。3.1.6蓋章（1）蓋章人員進入到系統(tǒng)后，點擊待辦中待處理文件，進入表單界面，再點擊表單右上角“編輯正文”，進入到蓋章的界面，如下圖。鼠標點擊文件中預(yù)蓋章位置，然后點擊屏幕左上方“加蓋印章”菜單，選擇印章，輸入密碼即可進行蓋章（印章是涉密的，此環(huán)節(jié)不以帶印章的圖做示例）。（2）如果是需要用軟航的ekey進行蓋章，在安裝好

9、驅(qū)動后，word窗口會出現(xiàn)一個如下圖所示的菜單“NOTO安全簽章”，鼠標選擇預(yù)蓋章位置，點擊“NOTO安全簽章”后選擇“EKEY蓋章”，選擇EKEY名，輸入口令，確定之后再輸入印章密碼，即可完成蓋章。 3.1.7文件分發(fā)（1）文件分發(fā)人員，進入系統(tǒng)后，打開待辦文件，會彈出如下圖的窗口。根據(jù)要分發(fā)的對象，確定“機構(gòu)選擇”或者“人員選擇”。然后點擊“分發(fā)文件”。（2）分發(fā)完文件后，點擊右上角的“送歸檔”然后再點擊“流程結(jié)束”，則公文不再流轉(zhuǎn)。3.1.8文件簽收（1）收文員進入系統(tǒng)，在首頁中的“公文中心”中點擊查看文件。（2）打開文件后，系統(tǒng)會顯示下面的界面，分發(fā)的文件以附本的形式顯示，雙擊即可打開

10、文件。（3）點擊“查看詳細信息”后，系統(tǒng)會顯示文件的簽收記錄，如下圖紅框中所示。3.2收文管理3.2.1新建收文（1）點擊公文管理菜單，選擇“收文管理”，點擊右邊“新增”按鈕，即可進行新的收文創(chuàng)建。（2）點擊“新增” 后，系統(tǒng)會彈出如下圖所示的收文表單，首先選擇收文流程，然后表單中所有表星的內(nèi)容，這些都是必填的信息，然后“保存”。（3）鼠標向下滑動，會找到一個附件框，點擊綠色的加號，添加附件，并保存為正文，然后提交，提交的方法和發(fā)文一樣。3.2.2擬辦（1）主管部門領(lǐng)導進入系統(tǒng)，從待辦中選擇要處理的文件。（2）打開表單后，可以查看到當前環(huán)節(jié)的名稱，然后點擊“查看正文”，對文件進行閱覽，最后點擊

11、“填寫意見”，進行批閱，批閱的內(nèi)容會呈現(xiàn)在“主管部門批辦”的意見欄里，這說明批語意見填寫完成。（3）提交，提交的方法和發(fā)文相同。3.2.3領(lǐng)導批示領(lǐng)導批示的操作方法和主管部門批辦相同，就不做過多描述。3.2.4主辦人意見該環(huán)節(jié)的操作和上面2個環(huán)節(jié)相同，不做過多描述。3.2.5處理結(jié)果該環(huán)節(jié)操作方法和上述環(huán)節(jié)相同3.2.6處理環(huán)節(jié)返回部門落實文件內(nèi)容后，文件會自動流轉(zhuǎn)到流程發(fā)起人，發(fā)起人打開文件，點擊“結(jié)束流程”則整個流程進行完畢。3.3 一步分發(fā)3.3.1 擬稿和一般發(fā)文新增的方式一樣，打開公文管理，選擇發(fā)文管理，然后新增，進入到表單。編寫正文前，選擇流程為“一步發(fā)文流程”，選擇文種，輸入標題

12、。然后進行正文內(nèi)容的編寫，然后提交，這個一般用于發(fā)一些通知，所以默認的下一環(huán)節(jié)處理人設(shè)為擬稿人自己。3.3.2 排版、蓋章、分發(fā)進入系統(tǒng)后，打開表單，先獲取文號或者手動輸入文號，然后點右上角“排版”，對文件進行套紅，套紅完成后，返回表單并保存，最后選擇文件接收對象點擊“分發(fā)文件”，將文件分發(fā)出去。完成這些以后，選擇右上角的“送歸檔”、“流程結(jié)束”，結(jié)束公文的流轉(zhuǎn)。3.4文件歸檔文件歸檔的權(quán)限默認為單位管理員3.4.1發(fā)文檔案歸檔（1）管理員登入系統(tǒng)，選擇左邊導航中的“文檔管理”，然后點擊“發(fā)文檔案”，如下圖所示，然后選擇打開右側(cè)的“進入案卷管理”。（2）選擇“待入卷文件”，在系統(tǒng)頁面中間找到要

13、入卷的文件，并選擇該文件，點擊右上方的“入卷”，系統(tǒng)彈出一個對話框，選擇確定入卷。（3）確定文件入卷之后，系統(tǒng)會彈出一個“選擇入卷目標”的對話框，如下圖，此時可以在左邊的紅框中找到檔案的目錄，根據(jù)文件的性質(zhì)，選擇對應(yīng)的入卷位置，選擇后，右邊的類別和編號會出現(xiàn)變化，然后點擊下方的確定，完成歸檔。3.4.2檔案查看（1）檔案員進入系統(tǒng)，選擇文檔管理下發(fā)文檔案，選擇如下圖所示紅框內(nèi)的“發(fā)文檔案”，進入檔案系統(tǒng)。（2）進入檔案系統(tǒng)后，系統(tǒng)會出現(xiàn)如下圖所示的頁面，在左邊方框內(nèi)選擇對應(yīng)目錄（剛才是將文件保存在行政事務(wù)中），然后在右邊紅框區(qū)域內(nèi)找到要查看的檔案，左鍵點擊打開。（3）點擊“原文”即可打開檔案，這里的“有權(quán)查看人”默認的是參與公文流轉(zhuǎn)的