《有效時間管理》

1、1 2l充分認(rèn)識時間管理的重要性充分認(rèn)識時間管理的重要性l把握時間管理的原則與方法把握時間管理的原則與方法l學(xué)會如何應(yīng)付時間殺手學(xué)會如何應(yīng)付時間殺手3依賴依賴獨立獨立互賴互賴溝通溝通集思廣集思廣益益雙贏雙贏不斷完善不斷完善不斷完善不斷完善自身效能自身效能人際效能人際效能目標(biāo)目標(biāo)導(dǎo)向?qū)?積極積極主動主動優(yōu)先優(yōu)先次序次序4l積極心態(tài)積極心態(tài)l目標(biāo)管理目標(biāo)管理l要事管理要事管理l雙贏思維雙贏思維l知彼解己知彼解己l團(tuán)隊合作團(tuán)隊合作l不斷更新不斷更新567“時間是不能控制的，計劃趕不上變化時間是不能控制的，計劃趕不上變化”“時間掌握在別人手中時間掌握在別人手中”“時間管理太麻煩，有那時間不如干點實事

2、時間管理太麻煩，有那時間不如干點實事”“時間管理各人有各人的習(xí)慣，時間管理各人有各人的習(xí)慣， 按部就班就行了按部就班就行了”不能管理不能管理 / / 不值得管理不值得管理你是否同意這樣的說法？8時間是時間是?時間對任何人都是時間對任何人都是?人人都擁有時間資源人人都擁有時間資源既是有限的既是有限的, 也是公平的也是公平的但人們對時間的感覺卻大不相同但人們對時間的感覺卻大不相同?對時間的不同看待對時間的不同看待/使用及結(jié)果使用及結(jié)果時間是什么?9你平時怎樣看待時間？視時間為視時間為 主宰主宰- 嚴(yán)格遵循時間嚴(yán)格遵循時間, 恪守固定時間辦事恪守固定時間辦事. 重形式而重形式而不重內(nèi)容不重內(nèi)容視時間

3、為視時間為 奴隸奴隸- 無視時間的存在無視時間的存在, 隨意使用隨意使用, 任意延長工作時任意延長工作時間間視時間為視時間為 無限無限- 時間還多時間還多 ,可以明天做可以明天做 拖到最后一刻拖到最后一刻視時間為視時間為 朋友朋友- 尊重尊重, 珍惜珍惜, 善待善待, 享有享有 (充分利用充分利用) 110時間時間特征特征不變性不變性不可取代不可取代不可儲存不可儲存不可伸縮性不可伸縮性11按每周工作按每周工作5 5天，每天天，每天7 7小時，每年小時，每年251251個工作日計算個工作日計算你是否意識你的時間成本？年薪年薪 （人工成本）（人工成本）每天價值每天價值每小時價值每小時價值每分鐘價值

4、每分鐘價值￥30,00030,000￥119.52119.52￥17.0817.08￥0.380.38￥60,00060,000￥239.04239.04￥34.1534.15￥0.570.57￥70,00070,000￥278.88278.88￥39.8439.84￥0.660.66￥80,00080,000￥318.73318.73￥45.5345.53￥0.760.76￥90,00090,000￥358.57358.57￥51.2251.22￥0.850.85￥100,000100,000￥398.41398.41￥57.9257.92￥0.950.95￥110,000110,000￥4

5、38.25438.25￥62.6162.61￥1.041.04￥120,000120,000￥478.09478.09￥68.3068.30￥1.141.14￥130,000130,000￥517.93517.93￥73.9973.99￥1.231.2312v金錢是通過時間金錢是通過時間 ( (每分鐘每分鐘/ /每小時每小時/ /每天的每天的工作中工作中) )創(chuàng)造出來的創(chuàng)造出來的v每天浪費一小時，意味著單位時間成本利每天浪費一小時，意味著單位時間成本利潤率的下降，或潤率的下降，或當(dāng)天當(dāng)天其它其它單位單位時間的掙錢時間的掙錢效率需提高效率需提高15%15%v可怕的是這種情況隨時可能發(fā)生可怕的是這

6、種情況隨時可能發(fā)生時間價值的啟示13l在同等的時間創(chuàng)造更大的價值在同等的時間創(chuàng)造更大的價值 l增加工作時間量增加工作時間量 14l瓶頸理論認(rèn)為瓶頸理論認(rèn)為, 改善績效的最佳方法不是改進(jìn)改善績效的最佳方法不是改進(jìn)每個環(huán)節(jié)步驟每個環(huán)節(jié)步驟, 而是改進(jìn)瓶頸而是改進(jìn)瓶頸 (最大的約束因最大的約束因素素). 因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸l時間正是管理人員的最大的約束因素時間正是管理人員的最大的約束因素. 失去時失去時間間, 人們會變得無能人們會變得無能l時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略, 創(chuàng)新創(chuàng)新, 領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為眩目的管理議題導(dǎo)力這些看似更

7、為眩目的管理議題, 甚至更為甚至更為重要重要15l主要做的事及用時間主要做的事及用時間l時間時間/ /工作清單分析工作清單分析l有多少是有計劃的？有多少是有計劃的？l有多少時段記不起做什么？有多少時段記不起做什么？l超時超時/ /浪費多少浪費多少 （總和（總和/ /各項）？各項）？l時間利用率？時間利用率？= = 工作用時之和工作用時之和 / / 法定工作時數(shù)法定工作時數(shù)什么原因？什么原因？16 B C D 重要重要緊急緊急不重要不重要不緊急不緊急17小李做銷售很有經(jīng)驗小李做銷售很有經(jīng)驗, 業(yè)績突出業(yè)績突出, 提升為銷提升為銷售經(jīng)理后售經(jīng)理后, 工作更加努力工作更加努力, 心中常想心中常想:

8、“以往的銷以往的銷售業(yè)績已成為過去售業(yè)績已成為過去, 今后我如何將工作做得更今后我如何將工作做得更好好”. 行動中也以此為行動中也以此為激勵激勵. 老板肯定了他的工老板肯定了他的工作態(tài)度作態(tài)度, 另方面卻說另方面卻說:“你這樣下去可不行你這樣下去可不行”老板的意思是老板的意思是?管理者最常見的錯誤莫過于管理者最常見的錯誤莫過于我我如何將工作做如何將工作做好好而不是而不是如何讓我的如何讓我的團(tuán)隊團(tuán)隊去做好去做好518l永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事第二象限法則第二象限法則l避免平均分配時間和精力避免平均分配時間和精力帕雷托帕雷托80/20法則法則l避免避免事事都想做完事事都想做完, 學(xué)

9、會取舍學(xué)會取舍工作工作ABC法則法則19l 20%的工作占整個工作的工作占整個工作80%的價值的價值l集中集中80%的精力做此的精力做此20%的工作的工作l投入投入20%的精力做另外的精力做另外80%的工作的工作20 許多瑣碎的事許多瑣碎的事少卻關(guān)鍵的工作少卻關(guān)鍵的工作工作工作/事情的種類事情的種類工作的價值工作的價值100%100%80%20%0021一般做法一般做法l接聽所有電話接聽所有電話l出席所有會議出席所有會議l聽取所有建議聽取所有建議l閱讀所有文件閱讀所有文件l會見所有客戶會見所有客戶l每天要做完所有的事每天要做完所有的事結(jié)果：忙碌結(jié)果：忙碌按按80/20原則原則22市場部提議對公

10、司現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改型市場部提議對公司現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改型, 考慮涉及到考慮涉及到追加投資追加投資, 公司總經(jīng)理臨時要求市場部在股東會上做個有公司總經(jīng)理臨時要求市場部在股東會上做個有關(guān)市場需求方面有影響力的演示關(guān)市場需求方面有影響力的演示.為完成好任務(wù)為完成好任務(wù), 市場部認(rèn)市場部認(rèn)為要做的事包括為要做的事包括: 做個較為廣泛的市場問卷調(diào)查做個較為廣泛的市場問卷調(diào)查, 與主要客與主要客戶座談戶座談, 針對性的收集競爭對手最新信息針對性的收集競爭對手最新信息, 從研發(fā)和生產(chǎn)部從研發(fā)和生產(chǎn)部門提煉本公司在此方面的競爭優(yōu)勢門提煉本公司在此方面的競爭優(yōu)勢, 對調(diào)查及座談結(jié)果進(jìn)對調(diào)查及座談結(jié)果進(jìn)行分析行分析,

11、確定演示內(nèi)容并制作幻燈片確定演示內(nèi)容并制作幻燈片, 利用創(chuàng)意的手段創(chuàng)造利用創(chuàng)意的手段創(chuàng)造最佳演示效果以增強(qiáng)影響力最佳演示效果以增強(qiáng)影響力. 但市場部經(jīng)理在估算人力及時間之后但市場部經(jīng)理在估算人力及時間之后, 發(fā)現(xiàn)市場部發(fā)現(xiàn)市場部根本無法在股東會前完成上述所有的事根本無法在股東會前完成上述所有的事, 但在股東會上做但在股東會上做好演示是要保證的好演示是要保證的為實現(xiàn)此目的你如何對這些事的重要為實現(xiàn)此目的你如何對這些事的重要性排序性排序? 如果由于時間有限最終有三件事不能做如果由于時間有限最終有三件事不能做, 你會舍棄你會舍棄哪些哪些?623A - 在特定階段的頭等在特定階段的頭等/主要工作主要工

12、作 B 圍繞圍繞A的的/增強(qiáng)增強(qiáng)/指導(dǎo)性的工作指導(dǎo)性的工作C 其它次相關(guān)其它次相關(guān)/具體具體/零散零散/的事的事24將工作分為三類：將工作分為三類： A 必須要做的必須要做的 (關(guān)鍵的關(guān)鍵的) B 應(yīng)該做應(yīng)該做 (對于提高對于提高/增強(qiáng)是重要的增強(qiáng)是重要的) C 最好做最好做 (是否做是否做/必須要做它們嗎必須要做它們嗎?)25第四象限第四象限不緊急且不重要不緊急且不重要第三象限第三象限 緊急但不重要緊急但不重要第二象限第二象限 不緊急但重要不緊急但重要第一象限第一象限 緊急而重要緊急而重要重要重要 不重要不重要 緊急緊急 不緊急不緊急26第四象限第四象限繁瑣的工作繁瑣的工作某些信件某些信件某

13、些電話某些電話浪費時間之事浪費時間之事有趣的活動有趣的活動第三象限第三象限不速之客不速之客某些電話某些電話某些信件與報告某些信件與報告某些會議某些會議必要而不重要的問題必要而不重要的問題受歡迎的活動受歡迎的活動第二象限第二象限第一象限第一象限危機(jī)危機(jī)急迫的問題急迫的問題有期限壓力的計劃有期限壓力的計劃重要 不重要緊急 不緊急27第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限第一象限第一象限結(jié)果結(jié)果l壓力壓力l精疲力竭精疲力竭l危機(jī)處理危機(jī)處理l忙于收拾殘局忙于收拾殘局重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急28第四象限第四象限第三象限第三象限第二象限第二象限結(jié)果：結(jié)果：有遠(yuǎn)見，有理想有遠(yuǎn)

14、見，有理想平衡平衡紀(jì)律紀(jì)律自制自制少有危機(jī)少有危機(jī)第一象限第一象限重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急29 第四象限第四象限第三象限第三象限結(jié)果：結(jié)果：全無責(zé)任感全無責(zé)任感工作不保工作不保依賴他人和社會機(jī)構(gòu)維生依賴他人和社會機(jī)構(gòu)維生第二象限第二象限第一象限第一象限重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急30lWhat 什么占據(jù)了我的時間什么占據(jù)了我的時間lWhen 何時工作效率最高何時工作效率最高lWhere 哪里還能擠出時間哪里還能擠出時間lWhy 我的時間使用率為什么會這樣我的時間使用率為什么會這樣lWhat if 如果如果怎樣怎樣31l識別干擾因素識別干擾因素l排除干擾方法排

15、除干擾方法32“管理者最稀缺的資源是時間管理者最稀缺的資源是時間”, 但管但管理者的時間一般容易理者的時間一般容易“屬于別人屬于別人”找出盡可能多的對你的找出盡可能多的對你的時間干擾時間干擾的方面的方面- - 來自你個人的有哪些來自你個人的有哪些? ? - 來自他人的有哪些來自他人的有哪些? ? 你是如何應(yīng)對的你是如何應(yīng)對的? ? 有什么困難有什么困難/ /問題問題? ?1733由于自己原因產(chǎn)生的由于自己原因產(chǎn)生的無序，亂無序，亂 (桌面桌面, 文檔文檔, 開始開始& 結(jié)束結(jié)束)l隨時更新文檔隨時更新文檔/文件存檔文件存檔l下班時按下班時按完成完成/未完未完/尚未開始尚未開始 等項整理

16、文件等項整理文件/桌桌面面條理不清（沒有輕重緩急，抓住什么做什么）條理不清（沒有輕重緩急，抓住什么做什么）l每周每周/日開始時花時間思考安排工作的順序日開始時花時間思考安排工作的順序隨意無拘束的方式隨意無拘束的方式 l給自己規(guī)定各項工作結(jié)束時間給自己規(guī)定各項工作結(jié)束時間l拒絕拖延拒絕拖延34由于自己原因產(chǎn)生的由于自己原因產(chǎn)生的l經(jīng)常忙于救火經(jīng)常忙于救火 (所有的事都應(yīng)急處理所有的事都應(yīng)急處理)保證時間完成重要的工作保證時間完成重要的工作做事考慮后果，不盲目處理做事考慮后果，不盲目處理加強(qiáng)溝通加強(qiáng)溝通l想干的事太多（過于自信，對工作缺乏時間概想干的事太多（過于自信，對工作缺乏時間概念）念）預(yù)測各

17、項工作所需的完成時間預(yù)測各項工作所需的完成時間授權(quán)，授權(quán)， 相信相信/指導(dǎo)他人指導(dǎo)他人l不注意溝通不注意溝通提前與有關(guān)人員溝通提前與有關(guān)人員溝通35由于自己原因產(chǎn)生的由于自己原因產(chǎn)生的l沒有情緒沒有情緒/興趣開始興趣開始 (枯燥枯燥, 困難困難, 不愉快不愉快)一開始先做不愿做的事一開始先做不愿做的事安排他人檢查安排他人檢查/公布于眾公布于眾建立獎勵自己的方法建立獎勵自己的方法 l不會拒絕（不會拒絕（say No，接受的比你能完成的多，接受的比你能完成的多)告知適當(dāng)?shù)脑蚋嬷m當(dāng)?shù)脑?闡明重要性闡明重要性/目前從事工作的緊目前從事工作的緊迫性迫性提出建議提出建議/其他適當(dāng)?shù)倪x擇方案其他適當(dāng)?shù)?/p>

18、選擇方案36環(huán)境環(huán)境 l來訪者來訪者 (太多太多, 突然到來突然到來, 過長的談話過長的談話)訪問他們，而不是被訪訪問他們，而不是被訪建議其它時間建議其它時間站著談話站著談話 / 提示性動作（暗示談話結(jié)束）提示性動作（暗示談話結(jié)束）l電話電話 (不斷的干擾不斷的干擾)直接切入主題，迅速提出解決方案直接切入主題，迅速提出解決方案不要開始閑聊的話題不要開始閑聊的話題話音表明你很忙話音表明你很忙 37環(huán)境環(huán)境 接收的電子郵件接收的電子郵件 (太多，內(nèi)容多樣太多，內(nèi)容多樣)l瀏覽題目，選擇重要的瀏覽題目，選擇重要的l對于急需回復(fù)的，立即行動對于急需回復(fù)的，立即行動 (只做一次只做一次)l對于提供信息的對于提供信息的, 有時間時閱讀它們有時間時閱讀它們 等待等待 / 會議會議l閱讀提供信息的電子郵件閱讀提供信息的電子郵件, 打打/回復(fù)電話回復(fù)電話l清理議程清理議程/準(zhǔn)備問題準(zhǔn)備問題/聚焦討論聚焦討論緊急不重要的事緊急不重要的事l事后想想緊急的原因事后想想緊急的原因, 找到避免