萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引

1、頁日1力科企業(yè)股份有限公司厶T Y八4 /r r冷十E # X 一 rt斗-/ / . 口“ 厶已口. 編號VKWG08-31L a-r r、名稱物業(yè)官理公司籌建丄作指引b r t t.r f 、/八.版本70八.壬J H第 1 貝共5編制張雋史改審核向云批準(zhǔn)張力生效期2012 年 9月41. 目的為物業(yè)管理公司籌建工作提供指引，為日后物業(yè)公司日常工作的開展奠定基礎(chǔ)2. 范圍適用于集團(tuán)內(nèi)的全資及控股的所有房地產(chǎn)公司籌建新物業(yè)管理公司之 用。3.職責(zé)3.1 集團(tuán)物業(yè)管理部負(fù)責(zé)編制、發(fā)布和修訂本工作指引3.2 地產(chǎn)公司負(fù)責(zé)參照本指引籌建物業(yè)公司。4. 方法和過程控制4.1 物業(yè)管理公司成立的條件4

2、.1.1 所管轄項目必須達(dá)到建筑面積15萬平方米以上（含 15萬平方米），且已有兩個以上（含兩個）獨立運作的物業(yè)管理項目。4.1.2 所管轄項目按規(guī)定提取的管理酬金總額足以支持物業(yè)管理公司本部的日 常運作。4.1.3 同一行政管理區(qū)無萬科投資的其他物業(yè)公司。4.2物業(yè)管理公司的成立流程4.2.1 同時滿足以上三項成立條件的，可向集團(tuán)總部申請成立新的物業(yè)管理公司，具體報批程序見VKZB01-11新公司成立指引第 4.1條款。在此之前需要通過集團(tuán)物業(yè)管理部初審。若當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)明確規(guī)定物業(yè)管理機構(gòu)必須具有獨立法人資格或為防止出現(xiàn)惡意搶注我司名稱等情況，可特別申報審批成立物業(yè)公司。4.2.2 新公司成立的

3、申請獲公司董事會批準(zhǔn)通過后，即可向當(dāng)?shù)毓ど滩块T進(jìn)行注冊登記，向當(dāng)?shù)匦姓鞴懿块T申請資質(zhì)審批，具體操作流程詳見本指引第5. 條款中所繪流程圖。注冊過程中應(yīng)特別注意因地區(qū)差異而可能存在的政策差異，避免因此而影響到新公司的注冊。423_新千公司注冊登記應(yīng)提交的文字資料及證明 詳見下表：序號文字資料及證明提交文件 的公司類型1公司董事長簽署的注冊登記申請書有限、股份力科企業(yè)股份有限公司厶T Y八4 /r r冷十E # X 一 rt斗-/ / . 口“ 厶已口. 編號VKWG08-311 ar r名稱物業(yè)管理公司籌建丄作指引b F t f 、/八.版本/Ozr .產(chǎn)仲卄第 2貝共5編制張雋更改審核向云批

4、準(zhǔn)張力生效期J2012 年 9月42全體股東指定代表或者共同委托代理人的證明有限3法律、仃政法規(guī)規(guī)定注冊有限責(zé)仕公司必須報經(jīng)審批 的，國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件有限4國務(wù)院授權(quán)部門或者省、自治區(qū)、直轄巾人民政丿付的批準(zhǔn)文件股份， 昔隹宀H縣5國務(wù)院證券管理部門的批準(zhǔn)文件>人 r、ra、人八 a、，、*、一i- :t募集設(shè)立的月艾 份有限公司6創(chuàng)立人會的會議記錄股t份7"1公司章程有限、股份8壽刃、公口的財務(wù)審計報告股份9具有法定資格的驗資機構(gòu)出具限毛、股份10'股東的法人資格證明或者自然人身份證明限AA11發(fā)起人的法人資格證明或者目然人身份證明r. r、 * t4 r* t

5、 r *»亠. tt .> * f t、一»股份12載明公司重事、監(jiān)事、經(jīng)埋的姓名、仕所的乂件以及 有關(guān)委派、選舉或者聘用的證明4 » 、.r 丄宀 、 # *、亠幾 »八 、 A I*/ A有限、股份r-tb-t rt /t13公司法定代表人仕職乂件和身份證明艮、股份14企業(yè)名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書有'限、股份15公司住所證明有限、股份16經(jīng)營范圍中有法律、行政法規(guī)規(guī)定必須報經(jīng)審批的壩目的，國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件有限、股份1.本表右側(cè)欄內(nèi) “有限”、“股份”分別為“有限責(zé)任公司”、'股份有限公司”。備注租賃房屋2.住所證明系指房屋產(chǎn)權(quán)證

6、或能證明產(chǎn)權(quán)歸屬的有效文件。還包括使用人與房屋產(chǎn)權(quán)所有人直接簽訂的房屋租賃協(xié)議書或合同3.3 物業(yè)管理公司的組織形式4.3 物業(yè)管理公司應(yīng)本著精簡高效的原則，根據(jù)所管轄項目的范圍、類型、數(shù)量及自身的人力、財力等實際情況確定合適之組織形式。4.4 對于已達(dá)到成立條件但項目數(shù)量及規(guī)模相對較小的情況，建議采用直線制組織形式，即物業(yè)公司總經(jīng)理直接管理、監(jiān)督各管理項目，不設(shè)專門職能機構(gòu)，必要時可設(shè)置助理分管業(yè)務(wù)。4.5 管轄項目達(dá)到一定的數(shù)量和規(guī)模，具備充分實現(xiàn)規(guī)模效益的經(jīng)濟(jì)條件時，建議采用直線職能制組織形式，即在公司根據(jù)需要設(shè)立相應(yīng)的職能部門，對管理項目進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)、資源整合、相互調(diào)配，同時各級領(lǐng)導(dǎo)者

7、可分別分管職能部門和管理項目，將職能制和直線制有效相結(jié)合。這種制度應(yīng)注意加強部門之間的橫向協(xié)作，防止本位主義現(xiàn)象發(fā)生。3.4 物業(yè)管理公司的機構(gòu)設(shè)置4.1.4 對于采取直線制的物業(yè)公司，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要可配備事務(wù)秘書，擔(dān)當(dāng)事 務(wù)性工作。1萬科企業(yè)股份有限公司厶T Y八4 /r r冷十E # X 一 rt斗-/ / . 口“ 厶已口. 編號VKWG08-31L a r r 、名稱物業(yè)官理公司籌建丄作指引> F t J J 、，八版本HP U .70第 3貝共 51編制張雋更改中核向云批準(zhǔn)張力生效期2012 年 9月44.4.2對于采取直線職能制的物業(yè)公司，機構(gòu)總體結(jié)構(gòu)可分為兩極：即公司本部

8、和各物業(yè)管理項目4.4.3 公司本部主要負(fù)責(zé)公司宏觀決策、管理、監(jiān)督，合理調(diào)配各項目之間的關(guān)系，優(yōu)化公司總體資源配置，對管理項目提供各種支持、幫助及全面的業(yè)務(wù)督導(dǎo)。在公司本部設(shè)立若干職能部門，指導(dǎo)、監(jiān)管、支持各物業(yè)管理項 目不同的業(yè)務(wù)。4.4.4 常見的職能機構(gòu)包括:a）綜合管理部門：負(fù)責(zé)人力資源、行政后勤、資產(chǎn)管理、檔案管理、綜合 協(xié)調(diào)、信息管理等，可根據(jù)需要分設(shè)人力資源管理部門、行政后勤管理 部門及辦公室等。b）財務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)財務(wù)管理、會計核算、成本控制、各類費用收繳工 作的跟進(jìn)及指導(dǎo)等方面的工作。c）品質(zhì)管理部門：負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系的建立、維護(hù)、指導(dǎo)，對各物業(yè) 管理處的日常管理運作

9、提供技術(shù)支持，并進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)控。d）經(jīng)營管理部門：負(fù)責(zé)跟進(jìn)公司經(jīng)營計劃的落實，策劃經(jīng)營服務(wù)方案、組 織、開發(fā)各種經(jīng)營項目，開展多種經(jīng)營活動。4.4.5 物業(yè)管理公司職能機構(gòu)必須根據(jù)管理項目的業(yè)務(wù)需要和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)來設(shè)置，在物業(yè)管理的不同階段，可以適當(dāng)整合、增刪相關(guān)聯(lián)的職能管理部門，以發(fā)揮最大功效。3.5 物業(yè)管理公司的制度建設(shè)4.6新物業(yè)管理公司可參照集團(tuán)總部相關(guān)部門制定的各項規(guī)章制度，制訂或執(zhí)行相應(yīng)的管理制度。4.7 新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)建立、健全以下相關(guān)企業(yè)管理制度：A人事行政管理制度；B財務(wù)管理制度；C信息管理制度；D質(zhì)量管理制度 （包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、各項業(yè)務(wù)操作程序及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、崗位職

10、責(zé)、監(jiān)控 制度、檢查及考核制度等），并通過實際運作不斷完善各項管理制度。4.8 新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)從集團(tuán)物業(yè)管理部獲得物業(yè)管理工作軟件及萬科物業(yè)企業(yè)形象策劃手冊，并嚴(yán)格推廣執(zhí)行。3.6 物業(yè)管理公司的資產(chǎn)購置本著嚴(yán)格控制、從嚴(yán)審批的原則進(jìn)行固定資產(chǎn)管理。新成立的物業(yè)管理公司在固定資產(chǎn)（及相關(guān)政策）購置、租賃及處理時應(yīng)嚴(yán)格遵循集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，詳見 VKZB01-11新公司成立指引第4.5 條款。3.7 物業(yè)管理公司的信息管理4.1.5 新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)及時取得與集團(tuán)總部網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)，并開設(shè)郵箱。4.1.6 新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)建立規(guī)范的信息管理制度，協(xié)調(diào)好各類信息的報頁日1萬科企業(yè)股份有

11、限公司厶T Y八4 /r r冷十E # X 一 rt斗-/ / . 口“ 厶已口. 編號VKWG08-31L a-r r、名稱物業(yè)管理公司籌建丄作指引> F t J J 、，八版本HP U .70第 4貝共51編制張雋更改中核向云批準(zhǔn)張力生效期2012 年 9月4送單位、時限要求及批轉(zhuǎn)流程。6. 物業(yè)管理公司成立后應(yīng)向集團(tuán)物業(yè)管理部呈報以下重要信息：a）公司季度經(jīng)營例會紀(jì)要b）年度計劃總結(jié)c）管理評審紀(jì)要d）物業(yè)管理半月報e）物業(yè)管理快報（包括業(yè)主重大投訴或突發(fā)事件情況、公司要聞等）7. 對于集團(tuán)其它部門規(guī)定報送的信息，詳見VKZB01-10萬科企業(yè)股份有限公司信息管理辦法及相關(guān)管理規(guī)定

12、。3.8 物業(yè)管理公司成立流程圖（詳見下頁，僅供參考）符合物業(yè)公司成立條件項目籌建工作指引）集團(tuán)物業(yè)管理部初審企業(yè)章程所需的文字資料及證明區(qū)物業(yè)主管部門審批區(qū)建設(shè)主管部門審批設(shè)立物業(yè)管理企 業(yè)申請函件丨主董管事單會位對對設(shè)設(shè)立立企企 業(yè)法人代表任命書業(yè)法人代表任命出具注冊驗資報維持原狀或成立新物業(yè)管理項目（參見物業(yè)管理提供辦公場明材料公司董事會審批市物業(yè)主管部門領(lǐng)取物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書技理人證上崗稅務(wù)局辦理稅務(wù)登記公安局辦理特種 行業(yè)許可證技術(shù)監(jiān)督局辦理銀行辦理企業(yè)代碼證開戶許可證力科企業(yè)股份有限公司厶T Y八4 /r r冷十E # X 一 rt斗-/ / .門“厶口 11. 編號VKWG08

13、-311 ar r、名稱物業(yè)管理公司籌建丄作指引b r t t.r f 、/八.版本70八.壬J H第 5貝共 5編制張雋史改審核冋云批準(zhǔn)張力生效期2012 年 9月48. 本文件經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理辦公會討論通過，自頒布之日起生效。萬科企業(yè)股份有限公司名稱 物業(yè)管理公司籌建工作指引編制 張雋 更改*編號版本審核 向云 批準(zhǔn) 張力VKWG08-31A/0 第 5 頁 共 5 頁生效期 2012 年 9 月 4 日維持原狀或成立新物業(yè)管符合物業(yè)公司成立條件理項目（參見物業(yè)管理項目籌建工作指引）設(shè)立物業(yè)管理企 業(yè)申請函件集團(tuán)物業(yè)管理部初審主董管事單會位對對設(shè)設(shè)立立企企業(yè)法人代表任命書 業(yè)法人代表任命公司董事會審批所需的文字資料及證明企業(yè)章程區(qū)物業(yè)主管部門審批出資具金注冊驗告資報區(qū)